Vinamilk được biết đến là thương hiệu sữa quốc dân với các sản phẩm dẫn đầu thị trường hiện nay. Thế nhưng, đã bao giờ bạn tự hỏi bí quyết nào giúp doanh nghiệp tầm cỡ này hoạch định nguồn lực và liên kết tổ chức hiệu quả? Câu trả lời nằm ở hệ thống ERP của Vinamilk – công cụ hỗ trợ quản lý quy trình kinh doanh một cách chính xác, tối ưu nhất.
Cùng MISA AMIS tìm hiểu về cách Vinamilk ứng dụng phần mềm ERP để quản lý toàn bộ hoạt động và tạo nên sự bứt phá nhé.
1. Thực trạng vận hành của Vinamilk trước khi ứng dụng ERP
Trước khi ứng dụng ERP vào quản lý sản xuất, quản lý chiến lược kinh doanh và quản lý hàng hóa, Vinamilk từng sử dụng một số phần mềm đơn lẻ khác. Mỗi phần mềm với các quy trình tách biệt được áp dụng ở từng bộ phân, phòng ban dựa trên đặc điểm nghiệp vụ.
Tuy nhiên, khi quy mô doanh nghiệp mở rộng, những phần mềm này trở nên lạc hậu, không đáp ứng tốt yêu cầu công việc. Đội ngũ cán bộ nhân viên và quản lý gặp rất nhiều khó khăn trong công việc cũng như công tác quản lý, điều hành.
1.1 Khó khăn khi quản lý đầu vào – đầu ra
Thời gian đầu Vinamilk chỉ theo dõi hàng hóa nhập vào và xuất ra hoàn toàn thủ công trên file excel. Điều này gây ra tình trạng nhân viên tốn nhiều thời gian nhập liệu, số liệu cập nhật chậm hơn thời gian thực.
Sự chậm trễ ngay từ khâu quản lý dẫn đến số lượng hàng tồn kho liên tục tăng cao. Vinamilk tốn nhiều nguyên liệu, nhân công hơn trong quá trình sản xuất. Lợi nhuận của tổ chức từ đó bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
Tìm hiểu ngay: Phần mềm ERP là gì? Lợi ích của phần mềm ERP với doanh nghiệp
1.2 Hạch toán chi phí chưa sát với thực tế
Với bộ phận kế toán – tài chính, việc hạch toán thủ công cũng vô cùng khó khăn. Lượng giấy tờ, thủ tục phải xử lý trong ngày lớn khiến nhân sự dễ mắc sai lầm, bỏ sót số liệu. Hạch toán là nghiệp vụ quan trọng của doanh nghiệp nên vấn đề sai phạm cần phải được khắc phục ngay để tránh mất mát tài nguyên chung.
1.3 Các khâu sản xuất hoạt động rời rạc
Quy trình vận hành trong doanh nghiệp được tạo nên bởi sự tương tác, phối hợp giữa các phòng ban. Vinamilk có cơ cấu tổ chức lớn nên cần gắn kết chặt chẽ tất cả quy trình hơn cả. Mặc dù vậy, việc liên kết từ khâu sản xuất, hoàn thiện đến cung ứng, bán hàng, truyền thông quảng bá của doanh nghiệp thời gian đầu còn chưa ổn định và kém hiệu quả.
1.4 Dữ liệu phân mảnh, không đồng bộ
Mỗi bộ phận dùng một phần mềm nghiệp riêng, giữa chúng sự kết nối với nha. Do đó, Vinamilk không thể chia sẻ, liên thông dữ liệu trong chính nội bộ công ty.
Để chuyển giao thông tin, người phụ trách sẽ phải lưu file thủ công hoặc in ấn bản cứng, sau đó tiến hành nhập liệu, tổng hợp thủ công. Cách làm này không chỉ tốn nhiều thời gian, công sức mà còn giảm năng suất lao động, tăng nguy cơ thất thoát dữ liệu.
MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY BỘ TÀI LIỆU VẬN HÀNH TỐI ƯU CHO DOANH NGHIỆP
2. Hệ thống ERP của Vinamilk giúp doanh nghiệp bứt phá mạnh mẽ
Đứng trước những thách thức về công tác hoạch định nguồn nhân lực, từ năm 2007 hệ thống ERP của Vinamilk đã chính thức được triển khai. Hệ thống tạo nên một nền tảng quản lý công việc xuyên suốt giữa các bộ phận, phòng ban trong công ty.
Chỉ sau 8 tháng sử dụng, Vinamilk đã gặt hái được nhiều thay đổi tích cực. Việc thực hiện sản xuất kinh doanh diễn ra ổn định giúp doanh nghiệp nâng cao lợi thế cạnh tranh. Đến năm 2019, Vinamilk thành công lọt vào danh sách 200 công ty có doanh thu tốt nhất Châu Á – Thái Bình Dương.
2.1 Cải thiện hiệu quả nguồn nhân lực
Hệ thống ERP của Vinamilk hỗ trợ người quản lý đánh giá chính xác năng suất, hiệu quả công việc mà mỗi nhân viên mang lại. Một nhân sự cập nhật trạng thái công việc mới thì người quản cũng đồng thời nhận được thông báo để nắm bắt thông tin liên tục, tức thời.
Mặt khác, ERP còn phân tích dữ liệu thu thập được để nhân sự chủ động tự đánh giá được công việc. Đồng thời, người quản lý có thể đưa ra được những điều chỉnh nhanh chóng để cân đối nguồn lực.
2.2 Tối ưu hóa quy trình thanh toán
Một trong những tính năng nổi bật của phần mềm ERP là thanh toán tự động theo cài đặt của doanh nghiệp. Chỉ cần đến thời hạn, việc thanh toán cho nhà cung cấp hay đối tác sẽ do hệ thống tự động thực hiện.
Không chỉ vậy, giao dịch giữa người bán và người mua cũng trở nên đơn giản, nhanh chóng. Nhờ ERP liên kết trực tiếp với ngân hàng, khách hàng chỉ cần quét mã hoặc thao tác trên ứng dụng là có thể hoàn tất mua sắm ngay tức thì.
Tham khảo thêm: Kinh nghiệm triển khai ERP thành công các doanh nghiệp cần biết
2.3 Cung cấp báo cáo tổng quát cho người quản lý, lãnh đạo
Các sản phẩm của Vinamilk có ảnh hưởng lớn đến sức khỏe người tiêu dùng. Vì thế, nhiệm vụ quản lý chất lượng từ nguồn nguyên liệu, chế biến, đóng gói đến khi vận chuyển luôn được đặt lên hàng đầu.
Với hệ thống ERP, người quản lý, lãnh đạo dễ dàng nắm bắt bức tranh tổng quan mọi lúc mọi nơi. Từ đó, họ đưa ra những quyết định chính xác nhất để tối ưu quy trình làm việc.
2.4 Đơn giản hóa nhiều nghiệp vụ
Vinamilk đang cung cấp cho thị trường trong nước và quốc tế khoảng 200 dòng sản phẩm khác nhau. Mỗi dòng sản phẩm lại có chính sách giá, ưu đãi giảm giá riêng,…
Theo thời gian, chúng tạo áp lực không nhỏ lên việc kiểm soát, thống kê. Lúc này, khả năng tự động hóa, đơn giản hóa nghiệp vụ của ERP được xem là giải pháp ưu việt. Nó giúp công ty tự động hóa nhiều nghiệp vụ phức tạp, thủ công. Từ đó, năng suất của đội ngũ và doanh thu của doanh nghiệp tăng rõ rệt.
Ví dụ: Doanh nghiệp trang bị phần mềm quản lý khách hàng CRM kết hợp với phần mềm kế toán. Nếu nhân viên kinh doanh thêm danh sách khách hàng mới trên phần mềm quản lý bán hàng, hệ thống cũng tự động cập nhật đơn hàng mới trên phần mềm kế toán. Việc này giúp quá trình bán hàng diễn ra nhanh chóng, tự động và chính xác.
3. Bài học kinh nghiệm từ câu chuyện triển khai hệ thống ERP của Vinamilk
Ứng dụng hệ thống ERP vào trong hoạt động, Vinamilk đã gặt hái được những thành công vượt bậc. Tuy nhiên, để đạt được điều đó, Vinamilk cũng đã phải trải qua những thách thức lớn mà không phải doanh nghiệp nào cũng can đảm và có thể vượt qua. Đó là việc Vinamilk cùng lúc sử dụng kết hợp giải pháp ERP của 3 nhà cung cấp khác nhau: SAP (phần mềm CRM), Microsoft (Power BI, Solomo) và Oracle.
Với sự linh hoạt, sẵn sàng ứng phó, toàn bộ nhân viên luôn trong tâm thế sẵn sàng học hỏi để có thể kết hợp nhuần nhuyễn các giải pháp công nghệ mới, nhanh chóng đem đến kết quả, các doanh nghiệp có thể rút ra cho mình những bài học quý giá.
Dưới đây là những bài học doanh nghiệp có thể rút ra được từ quá trình đầu tư và phát triển công nghệ của Vinamilk trước khi triển khai ERP vào trong tổ chức.
3.1 Lựa chọn giải pháp ERP phù hợp với nhu cầu quản trị của doanh nghiệp
Trước khi đi đến bước lựa chọn giải pháp, doanh nghiệp cần xác định những vấn đề mình đang gặp phải, nhu cầu cụ thể đối với phần mềm. Những yêu cầu này nên được tổng hợp từ tất cả các phòng ban. Đây là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp xác định được đâu là giải pháp phù hợp với nhu cầu, quy mô hiện tại của doanh nghiệp.
Trước khi đi đến quyết định, doanh nghiệp nên tham khảo giải pháp từ nhiều nhà cung cấp khác nhau, so sánh cả về tính năng, chi phí, mức độ hỗ trợ để đưa ra lựa chọn chính xác.
3.2 Lên kế hoạch triển khai cụ thể, chi tiết
Sau khi lựa chọn được giải pháp phù hợp, doanh nghiệp cần đưa ra kế hoạch triển khai cụ thể, rõ ràng với lộ trình cụ thể, nhân sự tham gia và cả chi phí. Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng, quá trình triển khai và áp dụng sẽ dễ dàng và nhanh chóng đem lại hiệu quả hơn.
3.3 Có sự cam kết từ ban lãnh đạo
Với một hạng mục lớn như triển khai ERP, khi triển khai ít nhiều sẽ có nhân sự ngờ vực về tính hiệu quả của hệ thống. Lúc này ban lãnh đạo với những cam kết cụ thể sẽ tạo động lực rất lớn để toàn bộ đội ngũ bắt tay vào thực hiện công cuộc đổi mới và đạt được những mục tiêu đã đề ra.
3.4 Con người là yếu tố chính quyết định đến hiệu quả của hệ thống ERP
Tính năng, mức độ đáp ứng của hệ thống đối với nghiệp vụ của tổ chức rất quan trọng. Tuy nhiên, con người mới là yếu tố quyết định đến sự thành bại của một dự án ERP.
Nếu như đội ngũ triển khai dự án chịu trách nhiệm xác định yêu cầu, theo dõi tiến độ dự án, kiểm thử, nghiệm thu và đưa hệ thống vào trong doanh nghiệp thì nhân sự trực tiếp sử dụng phần mềm lại là những người đang tạo nên sự thay đổi từng ngày.
Chính vì vậy, doanh nghiệp cần đào tạo đội ngũ nhân sự để họ hiểu rõ tính năng và cách vận hành của từng phần mềm tránh hiện tượng chồng chéo, nhầm lẫn thông tin dẫn đến những hệ quả nghiêm trọng. Đồng thời, văn hóa chuyển đổi số cũng cần được xây dựng để nhân sự luôn trong tâm thế sẵn sàng học hỏi, thích ứng với sự đổi mới.
3.5. Tập trung vào mục tiêu
Xác định mục tiêu ngày từ đầu sẽ giúp tổ chức đi đúng hướng.
Khi toàn bộ nhân sự đồng lòng, họ sẽ biết được hoạt động mình sẽ đóng góp gì vào kết quả của doanh nghiệp. Từ đó họ sẽ nỗ lực hết mình, tập trung hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao giúp tổ chức tiến xa hơn.
Xem thêm: Hệ thống ERP của thegioididong – Bí mật thành công của chuỗi bán lẻ hàng đầu Việt Nam
4. Doanh nghiệp có thật sự cần một hệ thống ERP như Vinamilk?
Trước tiên, ERP là một hệ thống mạnh mẽ mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi thế cạnh tranh. ERP không dành riêng cho một tổ chức nào nào cả. Bất kỳ doanh nghiệp nào xác định được nhu cầu, có mục tiêu, đi đúng hướng, sở hữu nguồn lực tốt đều có thể triển khai ERP.
Tuy nhiên, ERP là một hệ thống phức tạp, chi phí lớn, quá trình triển khai thường kéo dài. Nếu doanh nghiệp quy mô không quá lớn, các bài toán quản trị không quá đặc thù, chưa cần phải yêu cầu viết riêng thì những nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện như MISA AMIS sẽ là lựa chọn phù hợp, tiết kiệm hơn nhưng cũng đem lại hiệu quả lớn.
MISA AMIS là nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất đáp ứng mọi nhu cầu quản lý của doanh nghiệp ở mọi quy mô, lĩnh vực, ngành nghề. Được xem như một phiên bản “Mini ERP”, MISA AMIS có lợi thế gì so với ERP?
- Đáp ứng mọi nhu cầu quản trị: Tài chính – Kế toán, Marketing – Bán hàng, Nhân sự, Quản lý – Điều hành.
- Chi phí hợp lý, theo nhu cầu và quy mô của từng doanh nghiệp của hiện tại và tương lai khi doanh nghiệp mở rộng.
- Hội tụ dữ liệu, báo cáo đa chiều thông qua sự kết nối giữa các phần mềm của các phòng ban, chi nhánh, bên thứ 3.
- Được kế thừa các quy trình quản trị tiên tiến đã được các doanh nghiệp trong và ngoài nước ứng dụng thành công.
- Thời gian triển khai nhanh chóng, giao diện thân thiện, dễ sử dụng phù hợp cho mọi đối tượng.
- Bảo mật tuyệt đối với tiêu chuẩn Tier 3, ISO 27000, CMMi, SSL, CSA STAR,…
Đặc biệt, hệ thống có giao diện thân thiện, đội ngũ nhân viên dễ dàng thao tác và phối hợp với nhau theo quy trình để tối ưu hóa toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, đem lại hiệu quả tương xứng khi đầu tư vào phần mềm.
5. Kết luận
Trên đây là các thông tin về hệ thống ứng dụng ERP của Vinamilk và những bài học giá trị doanh nghiệp có thể rút ra cho mình trước khi bước vào cuộc đua công nghệ số. Mong rằng bài viết đã giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng hơn về vai trò của phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp cũng như chuyển đổi số kịp thời và nắm bắt thêm các cơ hội phát triển mới.
Nếu đang cần một nền tảng quản trị toàn diện phù hợp với quy mô, yêu cầu quản trị của doanh nghiệp ở mọi thời điểm nhưng có mức chi phí hợp lý, triển khai nhanh chóng và dễ dàng đem đến kết quả, hãy đăng ký tư vấn hoặc trò chuyện với đội ngũ chuyên gia của MISA AMIS.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
