Tiêu chuẩn ISO 9001 2015: Tổng hợp các thông tin đầy đủ nhất 

Tiêu chuẩn ISO 9001 là các quy định cho một hệ thống quản lý chất lượng. Mục tiêu của ISO 9001 là thúc đẩy và cải tiến quá trình liên tục, đem đến chất lượng tốt nhất cho khách hàng. Trong đó, ISO 9001 2015 là phiên bản mới nhất mà các doanh nghiệp hiện nay cần quan tâm. 

I. Tiêu chuẩn ISO 9001 là gì?

1. Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001

Để làm rõ khái niệm tiêu chuẩn ISO 9001 là gì, doanh nghiệp cần biết về tổ chức ISO với tên đầy đủ Ủy ban Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ISO. Tổ chức phi Chính Phủ này có nhiệm vụ xây dựng những tiêu chuẩn quản lý chất lượng áp dụng cho tất cả các nước trên thế giới. 

Tiêu chuẩn ISO 9001 thuộc bộ tiêu chuẩn ISO 9000 do tổ chức này ban hành và duy trì. Với mục tiêu hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp quản lý chất lượng hiệu quả, ISO 9001 luôn được coi là tiêu chuẩn quan trọng hàng đầu trong nhiều năm qua. 

ISO 9001 đưa ra các nguyên tắc để cho các doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý đồng bộ, chuẩn hóa nhất. Sau khi ổn định được chất lượng của sản phẩm, dịch vụ, nó sẽ tiếp tục cải tiến để đáp ứng tốt nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Từ đó, ISO 9001 giúp doanh nghiệp nâng cao vị thế trong thị trường đầy cạnh tranh. 

Cụ thể, một hệ thống quản lý chất lượng được tạo nên từ 6 yếu tố có sự tương tác chặt chẽ với nhau là: 

• Material: Nguyên vật liệu.
• Man: Con người.
• Machine: Máy móc, thiết bị dùng trong sản xuất, kinh doanh.
• Method: Phương pháp hoặc quy trình sản xuất của doanh nghiệp.
• Environmental: Môi trường bên ngoài doanh nghiệp có ảnh hưởng tới quá trình vận hành sản xuất, cung cấp dịch vụ. 
• Information: Việc trao đổi, thông báo, liên kết thông tin trong nội bộ và bên ngoài.  

2. Các phiên bản ISO 9001

ISO 9001 được công bố rộng rãi lần đầu tiên vào năm 1987. Cho đến nay, tiêu chuẩn này đã trải qua 4 lần rà soát, đánh giá và hoàn thiện bao gồm:

• ISO 9000 1987: Phiên bản ISO 9000 đầu tiên chỉ có các tiêu chuẩn về sản xuất nên không được đánh giá cao vì nặng về lý thuyết, nhiều tài liệu đi kèm. 
• ISO 9001 1994: Tương tự như năm 1987, bộ tiêu chuẩn năm 1994 không có nhiều sự thay đổi rõ rệt. 
• ISO 9001 2000: Đây là phiên bản có sự chuyển biến lớn khi áp dụng cho cả doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp cung cấp dịch vụ. ISO 9001 2000 cũng có sự bao quát, hướng đến cải tiến ưu việt hơn. 
• ISO 9001 2008: Đến năm 2008 bộ tiêu chuẩn ISO chỉ thay đổi một số thuật ngữ song những điều khoản chính vẫn được giữ nguyên. 
• ISO 9001 2015: ISO 9001 2015 được xem như phiên bản sở hữu nhiều điểm cải tiến vượt trội. Nhờ tập trung vào việc kiểm soát, quản lý hệ thống dựa trên những nguy cơ tiềm ẩn mà nó đảm bảo hoạt động bền vững cho doanh nghiệp. 

3. Đối tượng áp dụng ISO 9001

ISO 9001 phù hợp với mọi loại hình, quy mô doanh nghiệp. Bởi lẽ, các nguyên tắc quản lý chất lượng chỉ mang tính chất định hướng cho doanh nghiệp tối ưu hoạt động. 

Tiêu chuẩn ISO 9001 phù hợp với những đơn vị đang có các mục tiêu sau:

• Doanh nghiệp mong muốn thay đổi cách làm cũ sang quy trình mới chuyên nghiệp, hiện đại.
• Doanh nghiệp muốn cung cấp các sản phẩm, dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng và đối tác.
• Doanh nghiệp sử dụng đánh giá ISO 9001 như một hình thức quảng bá tăng độ uy tín của thương hiệu.

>> Xem thêm: Quy trình thủ tục thành lập doanh nghiệp mới nhất năm 2022

II. Tiêu chuẩn ISO 9001 2015

ISO 9001:2015 chính thức ban hành và có hiệu lực từ ngày 15/09/2015 với những ưu điểm nổi bật được cả thế giới công nhận. Tại Việt Nam, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 còn có tên khác là TCVN ISO 9001:2015. 

1. Mục đích

Mục tiêu của ISO 9001 2015 là đảm bảo mọi khía cạnh quản lý chất lượng trong doanh nghiệp đạt hiệu quả cao. Trong đó, tiêu chuẩn này hướng tới những mục đích dưới đây: 

• Hỗ trợ doanh nghiệp cung cấp sản phẩm, dịch vụ một cách ổn định, đều đặn và chất lượng. Đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng cũng như tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. 
• Gia tăng sự hài lòng của khách hàng, đối tác. Doanh nghiệp không chỉ giữ chân khách hàng trung thành mà còn thu hút thêm nhiều khách hàng mới. 
• Có cơ sở thiết lập kế hoạch giải quyết khủng hoảng kịp thời ngay khi phát hiện rủi ro. 
• Căn cứ vào những điều khoản của ISO 9001 2015, doanh nghiệp có thể chứng minh sự phù hợp với những tiêu chuẩn quản lý chất lượng tốt nhất hiện nay. 

2. Cấu trúc

Về cấu trúc, tiêu chuẩn ISO 9001 2015 triển khai theo chu trình 4 bước PDVA: Plan – Do – Check – Action. 

2.1. Plan – Lập kế hoạch

Trước khi tiến hành kiểm định chất lượng, doanh nghiệp cần xác định những hạng mục trọng tâm như: 

• Mục tiêu thực hiện quản lý chất lượng.
• Kế hoạch hành động cụ thể để đạt được mục tiêu đề ra. 
• Phạm vi áp dụng.
• Thời hạn thực hiện.
• Người phụ trách nghiệm thu và đánh giá chính. 

2.2. Do – Thực hiện

Doanh nghiệp triển khai hoạt động theo kế hoạch ban đầu và áp dụng các điều khoản ISO 9001 2015 vào hệ thống quản lý chất lượng của mình. 

2.3. Check – Kiểm tra

Giai đoạn sau quá trình thực hiện, doanh nghiệp cần đo lường mức độ hoàn thành. Đây là nhiệm vụ bắt buộc để người quản lý nhanh chóng nắm bắt các ưu, nhược điểm của bộ máy. 

2.4. Action – Hành động

Nếu xuất hiện các lỗi kém hiệu quả trong quản lý chất lượng, doanh nghiệp phải đề ra biện pháp khắc phục kịp thời. Đồng thời, việc cải tiến đồng bộ cũng sẽ nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ.   

Doanh nghiệp muốn phát triển lâu dài cần chú trọng xây dựng kế hoạch một cách bài bản. Vì vậy, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu ngay Ebook chuyên sâu về chủ đề này: MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ: NHỮNG ĐIỀU BẠN CẦN BIẾT KHI LẬP KẾ HOẠCH NĂM 2022 CHO DOANH NGHIỆP

3. Yêu cầu

Nội dung của ISO 9001 2015 được chia thành 10 yêu cầu. Mỗi yêu cầu bao gồm các quy tắc riêng liên quan trực tiếp đến một khía cạnh của hệ thống quản lý chất lượng. 

3.1. Phạm vi áp dụng

ISO 9001 2015 được áp dụng với mọi quy trình quản lý chất lượng của các doanh nghiệp khác nhau (không phân biệt quy mô, lĩnh vực) 

3.2. Tài liệu viện dẫn 

Tài liệu viện dẫn của ISO 9000 2015 là TCVN ISO 9000:2015, Hệ thống quản lý chất lượng – Cơ sở và từ vựng. Các tài liệu có ghi kèm năm công bố chỉ áp dụng bản viện dẫn được nêu. Các tài liệu không ghi kèm năm thì doanh nghiệp áp dụng bản mới nhất (bao gồm cả những thông tin sửa đổi). 

3.3. Thuật ngữ và định nghĩa

Trong nội dung công bố chính thức về ISO 9000 2015 có danh sách lý giải các thuật ngữ được sử dụng. Do được dịch lại từ tiêu chuẩn chung của thế giới, văn bản này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và hiểu rõ các điều khoản hơn. 

3.4. Bối cảnh của tổ chức

Để làm rõ bối cảnh của tổ chức, ban lãnh đạo doanh nghiệp cần tổng hợp một số thông tin quan trọng sau: 

• Thấu hiểu bối cảnh của tổ chức: Doanh nghiệp phải xác định các vấn đề bên trong và bên ngoài có ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu đã đề ra. 
• Thấu hiểu mong đợi của các bên quan tâm: Các bên quan tâm đến hệ thống quản lý chất lượng là đối tác, khách hàng… của doanh nghiệp. Do đó, tổ chức phải xác định cụ thể từng nhóm đối tượng trên nhằm tối ưu sản phẩm, dịch vụ. 
• Phạm vi của hệ thống: Khi xác định ranh giới và khả năng áp dụng, doanh nghiệp sẽ quy hoạch được phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng. Phạm vi này phải được thể hiện bằng văn bản cụ thể. Trong đó nêu rõ các điều khoản khả thi hay không khả thi với tổ chức theo tiêu chuẩn ISO 9000 2015. 
• Các quá trình của hệ thống quản lý: Doanh nghiệp lựa chọn các quá trình cần thiết nhất để triển khai đồng bộ, chính xác và hiệu quả. 

3.5. Lãnh đạo 

Người lãnh đạo cấp cao có vai trò chuẩn bị nguồn lực, thúc đẩy nhân sự hành động và cải tiến theo hệ thống quản lý chất lượng. Ngoài ra, thiết lập các chính sách, khuôn khổ và truyền thông đến toàn thể nhân sự cũng là trách nhiệm mà người lãnh đạo cần phối hợp thực hiện với những quản lý cấp trung. 

3.6. Hoạch định 

Hoạch định đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng đạt được mục tiêu cải tiến mong muốn. Tuy nhiên, bên cạnh mục tiêu cụ thể, doanh nghiệp cũng phải xem xét hoạch định các thay đổi phù hợp để không ảnh hưởng tới tiêu chuẩn ISO. 

3.7. Hỗ trợ 

Những yếu tố hỗ trợ doanh nghiệp cần có bao gồm:

• Nguồn lực: Nguồn lực của doanh nghiệp là con người, tri thức, cơ sở hạ tầng, môi trường…
• Năng lực của từng cá nhân khi làm việc.  
• Nhận thức của tổ chức về chính sách, mục tiêu, chế độ thưởng phạt…
• Quy trình trao đổi thông tin, lưu trữ dữ liệu nội bộ. 

>> Đọc ngay: SME là gì? Vai trò của doanh nghiệp SME đối với nền kinh tế

3.8. Thực hiện

Các bước thực hiện quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 2015 nên bám sát kế hoạch cho sản phẩm, dịch vụ đầu ra: 

• Doanh nghiệp hoạch định và kiểm soát việc thực hiện.
• Đưa ra những yêu cầu chi tiết đối với sản phẩm và dịch vụ.
• Thiết kế, phát triển sản phẩm, dịch vụ đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng. 
• Giám sát quá trình sản xuất do các đơn bị bên ngoài cung cấp.
• Tiến hành sản xuất thành phẩm.
• Thông qua sản phẩm. 
• Kiểm định để loại bỏ sản phẩm không phù hợp.

3.9. Đánh giá 

Khâu đánh giá được thực hiện trong cả hai bộ phận là nội bộ công ty và người tiêu dùng. Kết quả thu được sẽ trở thành cơ sở khách quan giúp ban lãnh đạo xem xét và quyết định chiến lược tiếp theo của doanh nghiệp. 

3.10. Cải tiến

Cải tiến liên tục cho phép doanh nghiệp nắm bắt các cơ hội phát triển mạnh mẽ. Doanh nghiệp không chỉ giải quyết mong đợi của khách hàng, phòng ngừa tác động tiêu cực trong tương lai mà còn phát huy tối đa lợi thế của hệ thống quản lý chất lượng.

Hãy tham gia bài test miễn phí về Kỹ năng lập kế hoạch chiến lược (Strategic Planning Skills) để đánh giá chính xác mức độ hiểu biết và nâng cao các kỹ năng lãnh đạo của bạn ngay hôm nay!

4. Những thay đổi của ISO 9001 2015

So với tiêu chuẩn ISO 9001 năm 2008, phiên bản ISO 9001 2015 đã có những thay đổi, bổ sung như sau:

• ISO 9001 2015 áp dụng cấu trúc HLS với 10 yêu cầu thay vì 8 yêu cầu như bản cũ. Nhờ vậy, ISO 9001 2015 tạo điều kiện thuận tiện cho doanh nghiệp bằng việc tích hợp nhiều tiêu chuẩn hơn trong một hệ thống.
• Một số thuật ngữ của ISO 9001 2015 đã được cập nhật để phù hợp với xu hướng thời đại. Doanh nghiệp có thể tra cứu thuật ngữ tại phần cuối của tiêu chuẩn.
• Điểm khác biệt ở ISO năm 2015 là doanh nghiệp có quyền loại trừ điều khoản hoặc tài liệu nếu chứng minh được nó không ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm, dịch vụ. 
• Phiên bản này yêu cầu doanh nghiệp phải chủ động xem xét bối cảnh, xác định rủi ro và tìm kiếm cơ hội chuyển mình.
• Vai trò của người lãnh đạo được đề cao vì phải tham gia chỉ đạo, hỗ trợ, thúc đẩy ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng trong doanh nghiệp. 

5. Lợi ích của ISO 90012015

5.1. Tăng lợi thế cạnh tranh

Chứng nhận quốc tế ISO 9001 2015 là lợi thế của tổ chức để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng. Hiện nay, người tiêu dùng ngày càng quan tâm đến chất lượng sản phẩm, vì vậy bạn có thể tăng sức cạnh tranh qua tiêu chuẩn này. 

Bên cạnh đó, nhiều Tổng công ty, doanh nghiệp vừa và lớn yêu cầu đối tác phải có chứng chỉ ISO như một cam kết đầu vào trước khi tiến hành đầu tư, hợp tác. 

5.2. Tập trung phát triển sản phẩm, dịch vụ

Do được quản lý chặt chẽ nên doanh nghiệp kiểm soát đầu vào, ổn định chất lượng sản xuất và nâng cấp kịp thời. Đây chính là nền tảng vững chắc nhất cho doanh nghiệp mở rộng kinh doanh, khẳng định sự uy tín trên thị trường. 

5.3. Xây dựng môi trường làm việc văn minh

Bản chất của tiêu chuẩn ISO 9001 2015 là quy định rõ từng việc cần làm, người phụ trách và cách thức thực hiện. Nhờ vậy, từ cán bộ quản lý đến nhân viên đều nắm được nhiệm vụ và có trách nhiệm hoàn thiện đúng tiến độ. Đồng thời, sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận vì mục tiêu chung cũng góp phần tạo nên không khí làm việc tích cực. 

6.3. Duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015

Việc nhận được chứng nhận không phải bước cuối cùng. Doanh nghiệp vẫn phải tiếp tục theo dõi và đánh giá nhằm duy trì duy trì việc áp dụng hệ thống theo đúng tiêu chuẩn ISO 9001. Thêm vào đó, ban lãnh đạo phải thường xuyên tổ chức cập nhật cải tiến để phù hợp với sự phát triển của xã hội. 

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH QUẢN LÝ CỦA MISA AMIS CÔNG VIỆC

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên một nền tảng hợp nhất. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả kinh doanh.

III. Kết luận 

Trên đây là những thông tin sơ lược về mục đích, cấu trúc, lợi ích của ISO 9001 2015. Có thể thấy, tiêu chuẩn này không chỉ phục vụ cho việc thiết lập hệ thống quản lý chất lượng mà còn là nguyên tắc giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.