Tài khoản 138 là tài khoản lưỡng tính phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở các tài khoản phải thu. Hãy cùng MISA AMIS Kế toán tìm hiểu chi tiết hơn về tài khoản 138 và cách hạch toán tài khoản này theo quy định tại thông tư 200/2014/TT-BTC.
1. Tài khoản 138 là gì?
Căn cứ khoản 1 điều 21 thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về khái niệm tài khoản 138 – Phải thu khác như sau:
Tài khoản 138 – Phải thu khác được sử dụng để ghi nhận các khoản nợ phải thu không nằm trong phạm vi của các tài khoản phải thu chính như TK 131 hay TK 136. Điều này bao gồm các khoản nợ phát sinh từ các giao dịch tài chính khác hoặc các trường hợp cần thu hồi tài sản. Các doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định kế toán này để đảm bảo tính minh bạch và chính xác.
Đọc thêm: Nợ phải trả là gì? Phân loại các khoản nợ phải trả trong doanh nghiệp
2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 138 – Phải thu khác theo TT200
Theo quy định tại thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 138 phản ánh nhiều loại khoản phải thu, bao gồm:
- Giá trị tài sản bị mất hoặc thiếu đã được phát hiện nhưng chưa rõ nguyên nhân và phải chờ xử lý;
- Các khoản đền bù thiệt hại từ cá nhân hoặc tổ chức gây ra như mất mát, hư hỏng tài sản…. đã được xủ lý bắt bồi thường;
- Các khoản cho bên khác mượn bằng tài sản phi tiền tệ (nếu cho mượn bằng tiền thì phải kế toán là cho vay trên TK 1283);
- Các khoản đã chi nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt cần thu hồi như chi cho dự án, chi cho các khoản đầu tư XDCB, chi phí sản xuất, kinh doanh;
- Các khoản chi hộ cần phải thu lại, ví dụ như chi phí uỷ thác xuất nhập khẩu chi hộ, cho bên giao uỷ thác xuất khẩu về phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác, hoặc thuế liên quan;
- Các khoản phải thu phát sinh trong quá trình cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước;
- Tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận từ các hoạt động đầu tư tài chính;
- Các khoản nợ khác cần thu hồi.
Đọc thêm: Làm thế nào để doanh nghiệp quản lý công nợ phải thu hiệu quả
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 138 – Phải thu khác
Căn cứ khoản 2 điều 21 thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 138 – Phải thu khác như sau:
- Bên Nợ
+ Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý;
+ Khoản phải thu từ các cá nhân, tập thể liên quan trong và ngoài doanh nghiệp đối với tài sản thiếu đã xác định được nguyên nhân và có biên bản xử lý ngay.
+ Số tiền phải thu phát sinh từ cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước;
+ Tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận từ các hoạt động đầu tư tài chính;
+ Các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi, các khoản nợ phải thu khác;
+ Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam)
- Bên Có
+ Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý;
+ Kết chuyển các khoản phải thu về cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước;
+ Số tiền đã thu được về các khoản nợ phải thu khác.
+ Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam)
- Số dư bên Nợ:
Tài khoản 138 thường có số dư bên Nợ, phản ánh các khoản nợ phải thu chưa thu được.
Trường hợp có số dư bên Có, điều này cho thấy số tiền đã thu vượt quá số nợ phải thu (trường hợp cá biệt và trong chi tiết của từng đối tượng cụ thể).
Tài khoản 138 – Phải thu khác, có 3 tài khoản cấp 2:
– Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý: Ghi nhận giá trị tài sản thiếu chưa xác định nguyên nhân, cần chờ quyết định xử lý.
– Tài khoản 1385 – Phải thu về cổ phần hóa: Ghi nhận các khoản phải thu phát sinh trong quá trình cổ phần hóa doanh nghiệp như:.Chi phí cổ phần hoá, trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, hỗ trợ đào tạo lại lao động trong doanh nghiệp cổ phần hoá,…
– Tài khoản 1388 – Phải thu khác: Ghi nhận các khoản phải thu ngoài phạm vi của các tài khoản phải thu khác.
3. Sơ đồ chữ T tài khoản 138 – Phải thu khác
Sơ đồ chữ T tài khoản 138 – Phải thu khác được thể hiện như sau:
4. Hạch toán tài khoản 138 – Phải thu khác
Căn cứ khoản 3 điều 21 thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về một số giao dịch kinh tế chủ yếu của tài khoản 138 – Phải thu khác như sau:
4.1. Tài sản cố định hữu hình dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381) (giá trị còn lại của TSCĐ)
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)
Có TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá).
4.2. TSCĐ hữu hình dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án hoặc hoạt động phúc lợi phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi giảm TSCĐ:
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)
Nợ TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại) (TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án)
Nợ TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại) (TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi)
Có TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá).
Đồng thời phản ánh phần giá trị còn lại của tài sản thiếu chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381)
Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532)
Có TK 338- Phải trả, phải nộp khác (TSCĐ dùng cho sự nghiệp, DA).
4.3. Trường hợp tiền mặt tồn quỹ, vật tư, hàng hóa ,… phát hiện thiếu khi kiểm kê:
a) Khi chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381)
Có các TK 111, 152, 153, 155, 156.
b) Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền đối với tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (cá nhân, tổ chức nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 1388 – Phải thu khác (cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
Nợ TK 811 – Chi phí khác (phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu qua kiểm kê phải tính vào tổn thất của doanh nghiệp)
Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.
c) Trường hợp tài sản phát hiện thiếu đã xác định được ngay nguyên nhân và người chịu trách nhiệm thì căn cứ nguyên nhân hoặc người chịu trách nhiệm bồi thường, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388 – Phải thu khác) (số phải bồi thường)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Có các TK 152, 153, 155, 156
Có các TK 111, 112.
4.4. Các khoản cho mượn tài sản tạm thời, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388)
Có các TK 152, 153, 155, 156,…
4.5. Các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi, các khoản phải thu khác, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388)
Có các TK liên quan.
4.6. Kế toán giao dịch ủy thác xuất – nhập khẩu tại bên nhận ủy thác:
a) Khi bên nhận uỷ thác chi hộ cho bên giao uỷ thác, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (nếu bên giao ủy thác chưa ứng tiền)
Nợ TK 3388- Phải trả phải nộp khác(trừ vào tiền nhận của bên giao ủy thác)
Có các TK 111, 112,…
b) Khi được doanh nghiệp uỷ thác xuất khẩu thanh toán bù trừ với các khoản đã chi hộ, kế toán doanh nghiệp nhận uỷ thác xuất khẩu ghi:
Nợ TK 338 – Phải trả khác (3388)
Có TK 138 – Phải thu khác (1388).
c) Kế toán chi tiết các giao dịch thanh toán xuất – nhập khẩu ủy thác được thực hiện theo hướng dẫn của tài khoản 338 – Phải trả khác; Kế toán các khoản thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế nhập khẩu tại bên giao và nhận ủy thác thực hiện theo hướng dẫn của tài khoản 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
4.7. Định kỳ khi xác định tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia phải thu, ghi:
Nợ các TK 111, 112,…. (số đã thu được tiền)
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.
4.8. Khi thu được tiền của các khoản nợ phải thu khác, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Có TK 138 – Phải thu khác (1388).
4.9. Khi có quyết định xử lý nợ phải thu khác không có khả năng thu hồi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (số bồi thường của cá nhân, tập thể có liên quan)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (nếu được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (số hạch toán vào chi phí)
Có TK 138 – Phải thu khác (1388 – Phải thu khác).
4.10. Khi các doanh nghiệp hoàn thành thủ tục bán các khoản phải thu khác (đang được phản ánh trên Bảng Cân đối kế toán) cho công ty mua bán nợ, ghi:
Nợ các TK 111, 112,…. (số tiền thu được từ việc bán khoản nợ phải thu)
Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (số chênh lệch được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi)
Nợ các TK liên quan (số chênh lệch giữa giá gốc khoản nợ phải thu khó đòi với số tiền thu được từ bán khoản nợ và số đã được bù đắp bằng khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi)
Có TK 138 – Phải thu khác (1388).
4.11. Khi phát sinh chi phí cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước, ghi:
Nợ TK 1385 – Phải thu về cổ phần hóa (chi tiết chi phí cổ phần hóa)
Có các TK 111, 112, 152, 331,…
4.12. Khi kết thúc quá trình cổ phần hóa, doanh nghiệp phải báo cáo và thực hiện quyết toán các khoản chi về cổ phần hóa với cơ quan quyết định cổ phần hóa.
Tổng số chi phí cổ phần hóa, chi trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, chi hỗ trợ đào tạo lại lao động,… được trừ (-) vào số tiền thu bán cổ phần thuộc vốn Nhà nước thu được từ cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước, ghi:
Nợ TK 3385 – Phải trả về cổ phần hóa (tiền thu bán cổ phần thuộc vốn NN)
Có TK 1385 – Phải thu về cổ phần hóa.
4.13. Các khoản chi cho hoạt động sự nghiệp, dự án, chi đầu tư XDCB, chi phí SXKD nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác
Có các TK 161, 241, 641, 642,…
4.14. Khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải thu khác có gốc ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính:
- Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá Đồng Việt Nam, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác
Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131).
- Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá Đồng Việt Nam, ghi:
Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)
Có TK 138 – Phải thu khác
Ví dụ:
Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, phát sinh các nghiệp vụ trong tháng như sau:
1. Bán hàng chưa thu tiền, giá bán chưa thuế 100.000.000, thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ tính 10%
2. Khi thực hiện kiểm kê hàng hóa tại kho, kế toán phát hiện thiếu 1 số hàng có trị giá 5.000.000 và chưa tìm được nguyên nhân
3. Doanh nghiệp nhận được biên bản chia lãi từ hoạt động liên doanh với số tiền là 20.000.000đ, nhưng chưa nhập tiền
Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế như sau:
1. Bán hàng chưa thu tiền, giá bán chưa thuế 100.000.000, thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ tính 10%
Nợ TK 131: 110.000.000
Có TK 333: 10.000.000
Có TK 511: 100.000.000
2. Khi thực hiện kiểm kê hàng hóa tại kho, kế toán phát hiện thiếu 1 số hàng có trị giá 5.000.000 và chưa tìm được nguyên nhân
Nợ TK 1381: 5.000.000
Có TK 156: 5.000.000
3. Doanh nghiệp nhận được biên bản chia lãi từ hoạt động liên doanh với số tiền là 20.000.000đ, nhưng chưa nhập tiền
Nợ TK 1388: 20.000.000
Có TK 515: 20.000.000
Hiện nay việc ứng dụng các công cụ quản lý tài chính – tự động đã góp phần không nhỏ giúp kế toán các doanh nghiệp nâng cao năng suất, tiết kiệm thời gian và công sức hiệu quả. Các công cụ quản lý tự động như phần mềm kế toán online MISA AMIS với nhiều tính năng ưu việt, trở thành “trợ thủ đắc lực” cho kế toán thao tác, xử lý các nghiệp vụ nhanh chóng, chính xác hơn. Phần mềm kế toán online MISA AMIS hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản 138, cụ thể:
- Phần mềm tự động hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản 138 mà kế toán không cần thao tác thủ công như trước đây
- Dễ dàng kiểm tra và cộng các số dư Nợ các TK 133, 137, 141, 242, 248,… sẽ bằng với chỉ tiêu Các khoản phải thu khác trên B01/BCTC: Báo cáo tình hình tài chính.
Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý công tác kế toán hiệu quả hơn.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
