Kanban là gì? Ứng dụng Kanban trong quản lý dự án công việc

Kanban là gì? Kanban có những lợi ích vượt trội như thế nào trong doanh nghiệp? Đây được coi như là một phương pháp tổ chức và quản lý dự án vô cùng hiệu quả. Chính vì vậy, nếu bạn cũng đang có nhiều thắc mắc về phương pháp này, hãy tham khảo bài viết dưới đây ngay!

Tặng bạn:  Ebook Quản lý và tăng năng suất công việc của nhân viên dưới quyền

I. Kanban là gì?

Kanban là gì được xem như cách tiếp cận tinh gọn để quản lý và cải tiến quá trình vận hành sản xuất kinh doanh bằng cách cân bằng nhu cầu công việc với khả năng hiện có. Đồng thời, Kanban cùng giúp doanh nghiệp cải thiện những nút thắt cổ chai ở cấp hệ thống.

Phương pháp Kanban cơ bản bắt nguồn từ lý thuyết sản xuất tinh gọn và lấy cảm hứng từ Hệ thống sản xuất của Toyota. Thế nhưng, kỹ sư David J. Anderson của Microsoft lại là người đầu tiên nhận ra khả năng tiếp cận rộng rãi tới nhiều loại hình công ty, dự án của Kanban.

Theo đó, các hạng mục công việc của doanh nghiệp sẽ được hiển thị trực quan để thông báo cho nhân sự về tiến độ, thời hạn thông qua bảng Kanban. Bảng Kanban bao gồm các cột công việc lớn hoặc chia theo giai đoạn, mỗi nhiệm vụ lại được đặt theo cột tương ứng.

Ngoài ra, người dùng còn có thể theo dõi nhiệm vụ qua các thẻ đại diện. Thẻ Kanban chứa thông tin cụ thể như tóm tắt nhiệm vụ, người chịu trách nhiệm, ngày đến hạn…  Hiện nay, Kanban thường được sử dụng trong phát triển phần mềm cùng các phương pháp và mô hình khác như Scrum.

II. Đặc điểm của phương pháp Kanban

Kanban giúp các phòng ban, đội nhóm hình dung những việc cần làm theo thứ tự khi có nhiều nhiệm vụ diễn ra cùng một lúc. Cách ứng dụng đơn giản nhất là sử dụng bảng trắng và dán giấy màu bên dưới để mô tả và quản lý quá trình làm việc.

Để quản lý các nhiệm vụ và dự án, doanh nghiệp cần nắm chắc bản chất của Kanban là gì cũng như một số đặc điểm giúp bạn tối đa hóa hiệu quả của phương pháp này:

• Về Màu sắc: Bạn nên chọn các màu sắc khác nhau để liên kết các nhiệm vụ hoặc biểu thị mức độ ưu tiên. Ví dụ, màu đỏ dành cho nhiệm vụ cần hoàn thành khẩn cấp, màu vàng cho thứ cấp, màu xanh lam cho mức độ bình thường.

• Về cách phân bổ công việc: Thông thường, một bản Kanban sẽ có 3 cột chính là “Việc cần làm” – “Đang làm” – “Đã hoàn thành”. Trong đó, cột thứ hai – “Đang làm” không nên để quá nhiều công việc chồng chéo. Cách làm này giúp bạn tập trung cao độ, tránh căng thẳng khi làm nhiều việc cùng một lúc.

• Về cách đánh giá hiệu quả: Mỗi cuối tuần hoặc khi kết thúc dự án, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá tổng quan chất lượng các nhiệm vụ trong cột “Đã hoàn thành”.  Điều này không khích lệ tinh thần làm việc cho thời gian tới mà còn giúp đội ngũ rút ra nhiều kinh nghiệm hữu ích.

Xem thêm: Kỹ năng sắp xếp công việc: 10 cách sắp xếp công việc hiệu quả ở nơi làm việc

III. Các nguyên lý của Kanban là gì?

Bảng Kanban được xem như lựa chọn lý tưởng cho những người quản lý nhóm, quản lý dự án hoặc thường xuyên phải xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc. Trong đó, phương pháp này sẽ tuân theo năm nguyên tắc cốt lõi sau:

1. Trực quan hóa luồng công việc

Nguyên tắc đầu tiên của Kanban là gì? Kanban yêu cầu người dùng trực quan hóa các dự án và hạng mục công việc. Không giống như các phương pháp tiếp cận khác, Kanban không quy định một quy trình làm việc nhất định. Tuy nhiên, tất cả các hạng mục công việc phải được lập thành văn bản hoặc sơ đồ mà tất cả mọi người đều có thể hình dung, nắm bắt nhanh chóng.

Khi đội nhóm sử dụng phương pháp Kanban sẽ cần tạo ra chiếc bảng Kanban. Trên tấm bảng đó sẽ bao gồm các cột tương ứng với trạng thái của công việc. Mỗi công việc khi ở trạng thái nào thì thẻ của công việc đó sẽ được đặt ở cột tương ứng. Chúng ta có thể dùng một bảng vật lý hoặc một phần mềm hỗ trợ Kanban như đa số các phần mềm quản lý công việc hiện nay – ví dụ như phần mềm MISA AMIS Công việc. 

Một trong những cách phân cột đơn giản nhất trên bảng Kanbann là tạo ra 3 cột với 3 nội dung là “To-do” (việc phải làm), “In progress” (Đang thực hiện) và “Done” (Hoàn thành). 

Ngoài ra, tùy vào lĩnh vực, chúng ta có thể bổ sung một vài cột, tương ứng với các trạng thái khác nhau của công việc. Ví dụ với các dự án phần mềm, chúng ta có thể tạo thêm các cột như Backlog, Design, Review/ Testing…

2. Giới hạn công việc đang thực hiện

Mỗi thẻ công việc sẽ được xếp vào các cột trạng thái khác nhau, và được chuyển qua lại giữa các cột. Tuy nhiên, số lượng công việc ở mỗi trạng thái (mỗi cột) sẽ cần được giới hạn.

Đặt giới hạn sẽ đảm bảo rằng bạn xác định các công việc ưu tiên hàng đầu cần được hoàn thành trước. Bên cạnh đó, bạn cũng kịp thời cảnh báo cho mọi người khi số lượng công việc cần làm đã vượt quá giới hạn.

Nguyên lý này giúp giới hạn những việc chưa hoàn thành trong tiến trình, từ đó giảm thời gian mỗi công việc đi qua hệ thống Kanban. Nguyên lý giới hạn còn giúp cho nhóm làm việc tập trung, tránh lãng phí do phải việc chuyển qua lại giữa các công việc khác nhau.

3. Quản lý cho luồng công việc

Ngoài những nguyên tắc trên, Kanban hướng đến việc tập trung vào luồng sản xuất và quy trình. Bảng Kanban được triển khai ngay từ ban đầu sẽ tạo ra công cụ quan sát công việc tổng quan nhất.

Cùng với đó, người quản lý xác định chính xác vấn đề tắc nghẽn và đưa ra giải pháp khắc phục bằng cách thường xuyên theo dõi quy trình làm việc. Đáng chú ý, người quản lý cần giải thích quy trình rõ ràng, minh bạch. Từ đó, các thành viên có thể thảo luận về các cải tiến một cách khách quan, cởi mở.

4. Cải tiến liên tục

Nguyên tắc cuối cùng của Kanban là cải tiến liên tục.

Nhóm có thể đo mức độ hiệu quả bằng cách theo dõi chất lượng, thời gian thực hiện một thẻ công việc để từ đó có những phân tích, thử nghiệm nhằm thay đổi hệ thống, thay đổi cách thức làm việc, thay đổi quy trình làm việc… nhằm tăng tính hiệu quả của nhóm.

Đây là mối quan tâm trọng yếu nhất của hầu hết các phương pháp sản xuất tinh gọn. Trừ khi doanh nghiệp đã đạt mức hiệu suất tối đa, nếu không bạn sẽ luôn phải tiến hành cải thiện để hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển hơn nữa.

>> Xem Thêm: Văn phòng điện tử E-office là gì? 5 bước thiết lập văn phòng điện tử tinh gọn

IV. Những lợi ích khi áp dụng Kanban là gì?

1. Lập kế hoạch linh hoạt

Sau khi nhóm hoàn thành một hạng mục công việc, các hạng mục công việc tiếp theo mới được đưa vào trạng thái đang thực hiện. Bởi vậy, phương pháp Kanban hướng sự tập trung cao nhất vào các công việc đang làm.

Người quản lý có quyền sắp xếp, hệ thống lại những công việc tồn đọng với điều kiện không gây ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động hiện tại. Để đảm bảo điều đó, bạn cần giữ nguyên các hạng mục quan trọng đã được thống nhất từ trước.

2. Cải thiện sự hợp tác

Kanban mang lại lợi ích cho đội nhóm bằng cách đề cao tinh thần hợp tác. Từ việc tổ chức các hoạt động trong ngày đến các cuộc họp bàn chiến lược, tất cả mọi người đều làm việc cùng nhau và cùng đóng góp ý kiến cải thiện công việc. Không chỉ vậy, phương pháp này còn yêu cầu sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên để đảm bảo chất lượng và hoàn thành công việc đúng hạn.

3. Tăng năng suất 

Với Kanban, thời gian chu kỳ và thông lượng là các thước đo năng suất chính. Thời gian chu kỳ đo lường thời gian mà một nhiệm vụ cần có để đi qua quy trình của bạn. Thông lượng đo lường số lượng tác vụ được giao trong một khoảng thời gian nhất định. Như vậy, theo dõi hai thông số này cho phép bạn nắm được năng suất của đội ngũ thay đổi như thế nào theo thời gian và có biện pháp tối ưu phù hợp.

4. Ngăn chặn tình trạng quá tải

Các phương pháp quản lý truyền thống chỉ dựa vào việc lập kế hoạch từ trước và đốc thúc đội nhóm bám theo mục tiêu đó. Điều này dẫn đến tình trạng các nhóm gặp nhiều khó khăn nếu số lượng công việc vượt quá khả năng đáp ứng của đội ngũ.

Do đó, Kanban đề xuất việc triển khai hệ thống kéo – chỉ kéo các nhiệm vụ vào quy trình làm việc nếu nhân sự có đủ năng lực thực hiện. Khi đạt đến giới hạn, người quản lý sẽ không chuyển tiếp tác vụ mới nhằm đảm bảo chất lượng công việc.

>> Đọc ngay: Phần mềm quản lý công việc trên điện thoại: 7 phần mềm phổ biến nhất 

5. Phân bổ nguồn lực và ngân sách và giảm lãng phí

Vì xuất phát từ lý thuyết sản xuất tinh gọn nên Kanban là gì luôn ưu tiên việc phân bổ nguồn lực và giảm thiểu lãng phí. Thông qua quy trình làm việc hiển thị trên bảng Kanban, người quản lý dễ dàng đánh giá khả năng làm việc của nhóm để trao trách nhiệm đúng người.

Đồng thời, quản lý dự án Kanban cũng giúp người quản lý phát hiện vấn đề nhanh chóng. Nhờ đó, đội ngũ không chỉ nâng cao hiệu suất công việc mà còn tránh mắc sai sót, giảm thiểu sự lãng phí thời gian, tiền bạc.

6. Số liệu cập nhật trực quan

Một trong những giá trị cốt lõi của Kanban là khả năng tập trung vào việc liên tục cải thiện hiệu suất và hiệu quả của nhóm với mỗi lần lặp lại công việc. Trong Kanban, công việc sẽ được theo dõi qua các chỉ số đánh giá (Metric), trong đó tiêu biểu là chỉ số “Cycle Time” – thời gian để chuyển 1 tác vụ từ cột này sang cột tiếp theo. Với những chỉ số đánh giá rõ ràng, một số phần mềm Kanban như MISA AMIS Công việc còn có thể tạo ra những biểu đồ trực quan, cung cấp những báo cáo chi tiết và hữu cho nhà quản lý.

Khi nhóm có thể xem và hiểu dữ liệu, nhóm sẽ dễ dàng phát hiện ra các điểm nghẽn trong quy trình (và loại bỏ chúng). Hai báo cáo phổ biến mà phương pháp Kanban sử dụng là biểu đồ kiểm soát và sơ đồ luồng tích lũy.

7. Phát triển của văn hóa doanh nghiệp

Sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên giúp doanh nghiệp nâng cao tinh thần và văn hóa nơi làm việc thân thiện, văn minh. Mọi ý kiến ​​của cá nhân đều có ý nghĩa và được lắng nghe, phản hồi tích cực. Các thành viên trong nhóm có nhiều cơ hội thể hiện sự sáng tạo, phát triển chuyên môn và đóng góp cho tập thể nhiều hơn.

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

V. Phần mềm quản lý công việc theo phương pháp Kanban hiệu quả nhất 

Hiện nay, phần mềm AMIS Công việc là một trong những phần mềm quản lý công việc online ứng dụng bảng Kanban tiêu biểu. Người dùng không chỉ dễ dàng theo dõi đầu việc, cập nhật tiến độ mọi lúc mọi nơi mà còn thao tác kéo thả nhiệm vụ đơn giản, phù hợp với tất cả mọi phòng ban, mọi loại hình dự án.

Thêm vào đó, phần mềm này còn sở hữu nhiều ưu điểm khác như cung cấp báo cáo đa chiều, thiết lập quy trình làm việc liên phòng ban và đồng nhất dữ liệu khoa học trên một nền tảng hợp nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả doanh số.

Ví dụ ứng dụng Kanban trong quản lý công việc

Bạn có thể bắt tay sử dụng Kanban bằng các bước đơn giản sau: 

• Bước 1: Chuẩn bị tấm bảng có thể ghim nam châm và những tờ giấy ghi nhớ có màu sắc khác nhau. Hoặc bạn có thể sử dụng phần mềm AMIS công việc
• Bước 2: Cột đầu tiên trong bảng Kanban là cột “Việc cần làm” (To do list). Bạn liệt kê những công việc bạn cần phải làm ra các tấm thẻ. Bạn có thể phân loại nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp theo màu sắc khác nhau của giấy ghi nhớ khác nhau rồi dán vào cột đầu tiên. Ví dụ màu đỏ là việc khẩn cấp, màu xanh là việc không khẩn cấp.
• Bước 3: Cột thứ hai là cột “Việc đang làm” (work in progress). Đây là cột thể hiện những việc bạn đang triển khai làm trong thời điểm hiện tại. Bạn sẽ chuyển các thẻ từ cột “Việc cần làm” sang cột “Việc đang làm” mỗi khi quyết định công việc nào sẽ cần được thực thi. 
• Bước 4: Cột thứ ba là “Việc đã hoàn thành” (Done list). Bạn sẽ chuyển mỗi nhiệm vụ đã làm xong trong cột thứ hai “Việc đang làm” sang cột thứ ba “Việc đã hoàn thành”. 

Tiếp tục lặp lại các bước 2 đến bước 4 để kiểm soát công việc của đội nhóm mình.

Có thể nói, đây là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên một cách tự động.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH QUẢN LÝ DỰ ÁN CỦA AMIS CÔNG VIỆC

VI. Kết luận

Qua bài viết trên, MISA AMIS hy vọng doanh nghiệp đã hiểu rõ hơn về Kanban là gì và biết cách ứng dụng phương pháp quản lý công việc, dự án này. Chúc các bạn đạt năng suất cao và thành công với dự án của mình.