Quản lý - điều hành Kiến thức quản trị Quản trị khủng hoảng và quy trình quản trị tối ưu nhất

Quản trị khủng hoảng và quy trình quản trị tối ưu nhất

Một trong những kỹ năng cần thiết của nhà lãnh đạo là khả năng quản trị khủng hoảng. Đây là kỹ năng quan trọng, giúp người lãnh đạo giải quyết tốt các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Vậy hiện nay có những loại khủng hoảng nào, nhà quản trị nên xử lý ra sao? Hãy cùng MISA AMIS đi tìm câu trả lời.

MISA TẶNG BẠN EBOOK MIỄN PHÍ: ĐIỀU BẠN CẦN BIẾT KHI LẬP HOẠCH NĂM 2022 CHO DOANH NGHIỆP

I. Quản trị khủng hoảng là gì?

Trước tiên, doanh nghiệp cần định nghĩa được khủng hoảng là gì? Khủng hoảng là sự kiện có tính chất nghiêm trọng xảy ra với một tổ chức hay công ty. Khủng hoảng thường kéo theo những ảnh hưởng xấu đến thương hiệu, doanh thu và hoạt động của doanh nghiệp.

quản trị khủng hoảng là gì
Khủng hoảng là vấn đề mọi doanh nghiệp đều có thể gặp phải và cần được xử lý tốt

Vì thể quản trị khủng hoảng là quá trình chuẩn bị cho những tình huống bất ngờ nằm ngoài dự đoán có thể xảy ra với doanh nghiệp. Đây là một nhân tố quan trọng giúp các doanh nghiệp thể hiện năng lực tự chủ và thu hút thêm nhà đầu tư nhờ chiến lược hoạt động vững chắc của mình.

II. Các loại khủng hoảng thường gặp tại doanh nghiệp

Khủng hoảng có thể xảy ra với doanh nghiệp ở bất kỳ hoàn cảnh và thời điểm nào một cách bất ngờ. Để nhanh chóng xử lý và có giải pháp phù hợp, vai trò của nhà quản trị là phải dự đoán khủng hoảng qua những dấu hiệu riêng. Một số loại khủng hoảng mà doanh nghiệp dễ gặp phải bao gồm:

1. Khủng hoảng tiềm ẩn

Quản trị tiềm ẩn (Creeping crises) là loại khủng hoảng có dấu hiệu trước khi xảy ra. Tuy nhiên, vì một số dấu hiệu nhỏ nên nếu không thường xuyên theo dõi, nhà quản lý sẽ không phát hiện kịp thời và không thể đưa ra các phương án ngăn cản khủng hoảng sớm.

khủng hoảng tiềm ẩn
Khủng hoảng tiềm ẩn là loại khủng hoảng xuất hiện phổ biến

Ví dụ, nhiều doanh nghiệp không quan tâm đầu tư trong quá trình đào tạo nhiên viên để có nghiệp vụ bài bản. Chính vì thế khi có khách hàng phản ánh gay gắt, nhân viên thường cảm thấy bối rối và bị động. Đội ngũ nhân viên lúc này sẽ đại diện cho cả tổ chức, do đó, điều này dễ dàng khiến khách đánh giá kém về khả năng chăm sóc, phản hồi của doanh nghiệp.

2. Khủng hoảng chậm

Khủng hoảng chậm (Slow-burn crises) là dạng khủng hoảng bao gồm một hay một chuỗi các dấu hiệu cảnh báo trước. Những dấu hiệu này thường không gây ra sự cố nghiêm trọng nhưng mức độ nguy hiểm sẽ tăng dần theo thời gian.

Cụ thể, những đánh giá của khách hàng về thái độ làm việc kém của nhân viên tất yếu dẫn đến những xung đột giữa người mua và người bán. Nếu không được xử lý kịp thời, doanh nghiệp có thể đứng trước nguy cơ bị “tẩy chay” từ cộng đồng.

Nghiêm trọng hơn, việc này khiến công ty sụt giảm về doanh thu hay thậm chí phải đóng cửa. Quản trị khủng hoảng chậm càng quan trọng hơn khi trào lưu review về dịch vụ đang ngày càng phát triển mạnh mẽ như hiện nay. Những doanh nghiệp không giải quyết nguy cơ tốt sẽ có nguy cơ gặp phải khủng hoảng truyền thông.

4. Khủng hoảng đột ngột

Khủng hoảng đột ngột (Sudden crises) là loại khủng hoảng xảy ra bất ngờ, vượt ra khỏi tầm kiếm soát của doanh nghiệp. Đây là dạng khủng hoảng xuất phát từ những yếu tố khách quan như thiên tai, dịch bệnh…

khủng hoảng đột ngột
Ví dụ tiêu biểu nhất về khủng hoảng đột ngột là đại dịch Covid khiến nhiều doanh nghiệp phải dừng kinh doanh

Đặc điểm của khủng hoảng đột ngột là nếu doanh nghiệp không có biện pháp xử lý nhanh chóng sẽ gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến toàn bộ hệ thống. Ví dụ, từ năm 2019 đến nay dịch bệnh Covid 19 đã có những tác động tiêu cực đến mọi ngành hàng, lĩnh vực kinh doanh. Nhiều doanh nghiệp với chính sách phù hợp đã nhanh chóng khắc phục khó khăn và ổn định hoạt động. Thế nhưng, cũng có một số đơn vị không thể chống đỡ dẫn đến phá sản.

5. Một số khủng hoảng khác

Ngoài những loại khủng hoảng trên, các doanh nghiệp còn có nguy cơ đối mặt với một số loại khác như:

  • Khủng hoảng về quản lý tài chính
  • Khủng hoảng công nghệ
  • Khủng hoảng tự nhiên
  • Khủng hoảng nhân sự
  • Khủng hoảng tổ chức

CTA MGM 02

III. Quy trình quản lý khủng hoảng

Hiện nay quá trình quản trị khủng hoảng sẽ được thực hiện qua 3 giai đoạn sau:

1. Trước khủng hoảng

Bước đầu tiên trong quá trình quản trị khủng hoảng là dự phòng các tình huống xấu có thể xảy ra với doanh nghiệp. Để việc dự đoán được chính xác, ban lãnh đạo cần có các hoạt động cần thiết như thiết lập kế hoạch quản trị, thành lập nhóm chuyên trách xử lý khủng hoảng và thực hiện những tình huống giả lập.

Bằng cách này, doanh nghiệp có thể thử nghiệm hiệu quả của từng kế hoạch. Từ đó, bạn xây dựng một nền tảng vững chắc, sẵn sàng ứng phó ngay khi khủng hoảng xảy ra. Đây là bước đi khôn ngoan để giúp doanh nghiệp đứng vững trước khó khăn.

>> Xem ngay: Quản trị doanh nghiệp là gì? Phương pháp quản trị doanh nghiệp SMEs

2. Trong khi khủng hoảng diễn ra

Giai đoạn khủng hoảng bắt đầu là lúc doanh nghiệp tập trung triển khai nhanh chóng, quyết liệt các phương pháp theo kế hoạch đã thiết lập trước đó.

các giai đoạn khủng hoảng
Các giai đoạn xử lý khủng hoảng

Bên cạnh việc hành động, trực tiếp xử lý tình huống khủng hoảng cần có những phát ngôn, báo cáo từ cổ đông, giám đốc, nhân viên và khách hàng. Trong khi sự việc diễn ra, người quản trị cần giữ được sự bình tĩnh, lựa chọn giải pháp phù hợp và ưu tiên giải quyết những hạng mục quan trọng.

3. Sau khủng hoảng

Sau khi khủng hoảng đi qua, doanh nghiệp cần thống kê những thiệt hại, cập nhật tình hình và có những buổi đối thoại với các đối tượng liên quan để giúp họ nắm được tình hình thực tế. Ngoài ra, ban lãnh đạo cũng cần có sự phân tích và đánh giá quá trình quản trị khủng hoảng để thấy những khó khăn gặp phải, cách giải quyết và bài học kinh nghiệm thực tiễn. Chúng được xem là những tư liệu quý báu mà doanh nghiệp có thể tham khảo trong tương lai.

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của nhà lãnh đạo là lập kế hoạch và chiến lược hoạt động dài hạn cho doanh nghiệp. Thấu hiểu vai trò trên, MISA AMIS trân trọng gửi đến bạn bộ tài liệu chuyên sâu:

Mời bạn đăng ký nhận ngay Ebook miễn phí: Điều bạn cần biết khi lập kế hoạch năm 2022 cho doanh nghiệp

IV. Các bước lập kế hoạch giải quyết khủng hoảng

1. Lợi ích khi quản lý khủng hoảng trong doanh nghiệp 

Những lợi ích của việc có kế hoạch quản trị khủng hoảng kịp thời như sau:

  • Giúp gia tăng mức độ uy tín của thương hiệu trước khách hàng cũng như những đối thủ cạnh tranh trong ngành.
  • Bảo vệ nội bộ doanh nghiệp trước những tình huống xấu có thể xảy ra.
  • Giúp doanh nghiệp tạo dựng nền tảng vững chắc, sẵn sàng đối phó với những cuộc khủng hoảng lớn.
  • Duy trì được sự ổn định trong hoạt động của doanh nghiệp khi khủng hoảng diễn ra.

2. Các bước quản trị 

Quản trị khủng hoảng là quá trình doanh nghiệp đưa ra các đề xuất giải pháp để ứng phó với các tình huống xấu có thể xảy ra. Nó không chỉ là cách giúp tổ chức hạn chế thiệt hại, mà còn tạo ra cơ sở cho người lãnh đạo bình tĩnh khắc phục khó khăn và duy trì hoạt động. Các bước quản trị doanh nghiệp cần biết bao gồm:

  • Bước 1: Tìm hiểu, phân tích và xác định loại khủng hoảng doanh nghiệp đang gặp phải: khủng hoảng nhân sự, khủng hoảng bộ máy, khủng hoảng tài chính hay khủng hoảng vì thiên tai, dịch bệnh…
  • Bước 2: Xác định những ảnh hưởng của khủng hoảng đến hoạt động của doanh nghiệp. Trên thực tế, công ty đang bị mất khách hàng trung thành, giảm uy tín thương hiệu hay không đạt doanh thu theo kế hoạch?
  • Bước 3: Xác định các phương án cần triển khai thực hiện để đối phó khủng hoảng qua việc xử lý những vấn đề quan trọng, đền bù thiệt hại cho khách hàng…
  • Bước 4: Xem xét và đề xuất người chịu trách nhiệm xử lý khủng hoảng. Đây là phải người có tầm nhìn và kỹ năng dẫn dắt đội ngũ nhân viên thực hiện hàng loạt phương án thoát khỏi tình trạng khó khăn trước mắt.
  • Bước 5: Lập các bản kế hoạch ứng phó khủng hoảng, xác định các nguồn lực cần thiết, khoảng thời gian cần có cho quy trình giải quyết khủng hoảng. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên tìm hiểu những nguyên nhân gây ra để lựa chọn giải pháp phù hợp nhất. Đồng thời, bạn cũng hạn chế các tình huống này lặp lại trong tương lai.
  • Bước 6: Giám sát thường xuyên quá trình thực hiện kế hoạch giải quyết sự cố, từ đó doanh nghiệp kịp thời thay đổi, bổ sung hành động thích hợp.
Hãy tham gia bài test miễn phí về Kỹ năng lãnh đạo (Leadership Skills) để đánh giá chính xác mức độ hiểu biết và nâng cao các kỹ năng lãnh đạo của bạn ngay hôm nay!

V. Các yếu tố cần thiết để lập kế hoạch quản trị khủng hoảng

1. Xây dựng đội ngũ quản trị khủng hoảng

Đội ngũ chuyên gia quản trị khủng hoảng là tập hợp những người có kinh nghiệm, khả năng xử lý vấn đề nhanh nhạy. Nhờ đó doanh nghiệp mới vận dụng thành công các phương án đề ra.

đội ngũ quản trị khủng hoảng
Xây dựng đội ngũ quản trị khủng hoảng

Đội ngũ này có thể hoạt động riêng biệt, chuyên phân tích, lập giả thiết và đưa ra giải pháp cho khủng hoảng. Khi khủng hoảng thật sự xảy ra, họ sẽ là người trực tiếp  thực hiện kế hoạch của mình.

>> Đọc ngay: Tầm hạn quản trị là gì? Những yếu tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị

2. Ngăn chặn khủng hoảng lan rộng

Khi khủng hoảng xảy ra, việc ngăn chặn sớm sẽ giúp tổ chức giảm thiểu thiệt hại xuống mức tối đa. Kế hoạch quản trị cũng sẽ giảm tác động của các sự kiện không mong muốn. Vì thế, nhanh chóng phát hiện và giải quyết khủng hoảng là vấn đề vô cùng quan trọng và cần được ưu tiên khi khủng hoảng xảy ra tại doanh nghiệp.

3. Tâm lý vững vàng

Khủng hoảng có thể đến ở bất kỳ thời điểm nào với nhiều mức độ ảnh hưởng khác nhau. Nếu không chuẩn bị tâm lý vững vàng, doanh nghiệp có thể sụp đổ trước những tình huống khẩn cấp.

Chính vì vậy, đội ngũ quản trị khủng hoảng luôn phải giữ bình tĩnh để triển khai các kế hoạch cần thiết nhằm ổn định lòng tin khách hàng. Sự vững tâm khi khủng hoảng liên tục ”tấn công” là điều vô cùng khó khăn, song nó là yếu tố quyết định trực tiếp đến thành công của doanh nghiệp.

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

4. Quản trị truyền thông

Để tránh những ảnh hưởng xấu làm mất uy tín thương hiệu trong mắt người tiêu dùng, quản trị truyền thông là yếu tố cần được lưu tâm. Các công ty nên có người phát ngôn chính thức để giúp khách hàng, đối tác yên tâm trước khủng hoảng. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần tránh để những thông tin này lan rộng trước khi đưa ra giải pháp cuối cùng.

quản trị truyền thông
Kiểm soát thông tin trên các kênh truyền thông sẽ giúp doanh nghiệp khống chế khủng hoảng hiệu quả

5. Học hỏi kinh nghiệm

Cách tốt nhất để xử lý khủng hoảng là học hỏi từ những trường hợp tiêu biểu đã xảy ra trước đó. Dựa vào những ảnh hưởng và cách giải quyết của các doanh nghiệp đi trước, bạn dễ dàng nhìn nhận điểm giống, điểm khác và tìm ra những yếu tố có thể áp dụng.

Tuy nhiên, bạn cần áp dụng các giải pháp khắc phục một cách linh hoạt, tránh máy móc để hạn chế các tác dụng ngược. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên học hỏi từ đối thủ, đối tác trực tiếp của mình nhằm mở rộng góc nhìn đa chiều hơn.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA AMIS CÔNG VIỆC

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên một nền tảng hợp nhất. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả kinh doanh.

CTA MGM 01

VI. Kết luận

Trên đây là những kiến thức hữu ích về quản trị khủng hoảng. Hy vọng với những thông tin này, bạn đọc đã nắm được khái niệm, đặc điểm và các bước quản trị khủng hoảng hiệu quả nhất. Đây là vấn đề cần được lưu tâm và đầu tư trong mỗi công ty, nhất là khi thị trường luôn có những biến động khó đoán như hiện nay.

.

 64 

Đánh giá

Nguyễn Doanh Hùng một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, ông là người kiểm duyệt và chia sẻ những nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của Website MISA AMIS
Về tác giả | Bài đã đăng

Chia sẻ bài viết hữu ích này