Dù ở vị trí quản lý hay nhân viên, bạn đều có thể gặp tình trạng công việc quá tải, chậm tiến độ và không sắp xếp được thời gian. Nguyên nhân của vấn đề này thường đến từ việc thiếu cách quản lý công việc hiệu quả. Vì thế, đừng bỏ qua những lời khuyên hữu ích từ các chuyên gia hàng đầu dưới đây nếu bạn muốn cải thiện chất lượng công việc ngay!
| Tặng bạn: Ebook Quản lý và tăng năng suất công việc của nhân viên dưới quyền |
I. Tại sao phải quản lý công việc hiệu quả?
Quỹ thời gian của mỗi cá nhân đều giống nhau, song cách bạn phân bổ và sử dụng chúng lại đem đến kết quả khác biệt. Những người biết cách quản lý công việc hiệu quả luôn có sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống hài hòa hơn.
Đặc biệt, họ cũng sở hữu nhiều ưu thế để đạt được các thành tích nổi bật trong sự nghiệp. Bởi lẽ, quản lý công việc hiệu quả cho phép bạn nhận được nhiều lợi ích như sau:
1. Xác định số lượng và thứ tự công việc cần làm
Việc sắp xếp công việc cần làm giúp bạn dễ dàng nắm được bức tranh tổng quan: số lượng nhiệm vụ, mức độ ưu tiên, thời hạn hoàn thành… của từng đầu việc. Từ đó, bạn có cơ sở lên lịch cụ thể từ trước khi bắt đầu.
Nhờ phân bổ nguồn lực và thời gian hợp lý, bạn tránh được cảm giác căng thẳng, lo lắng và chủ động hơn khi xuất hiện các tình huống bất ngờ.
2. Đảm bảo tiến độ
Quản lý công việc hiệu quả tạo tiền đề cho bạn hoàn thành tốt những nhiệm vụ quan trọng trong một thời hạn cụ thể. Đây là yếu tố vô cùng quan trọng để các cá nhân, đội nhóm và phòng ban đảm bảo tiến độ công việc.
Đối với một doanh nghiệp, thực hiện đúng tiến độ không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận mà còn thể hiện sự uy tín của thương hiệu. Do vậy, nếu bạn vẫn đang gặp khó khăn vì rơi vào chiếc bẫy bận rộn, hãy tìm hiểu và ứng dụng các cách quản lý công việc hiệu quả ngay.
| Một nhà lãnh đạo tài giỏi sẽ luôn phải theo dõi tiến độ, cập nhật báo cáo và thúc đẩy đội ngũ nhân sự hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn. Thấu hiểu vai trò quan trọng đó, MISA AMIS xin dành tặng các nhà lãnh đạo bộ Ebook chuyên sâu:
Mời bạn đăng ký nhận ngay Ebook miễn phí: Quản lý và tăng năng suất công việc của nhân viên dưới quyền
|
3. Tiết kiệm và sử dụng chi phí phù hợp
Thực tế cho thấy, cách quản lý truyền thống khiến người lãnh đạo không thể kiểm soát các công việc tràn lan, không cập nhật được thông tin liên tục. Điều này gây ra tình trạng thất thoát tài nguyên, phát sinh nhiều chi phí bên ngoài.
Ví dụ, doanh nghiệp cần chuẩn bị những phần quà cho khách hàng tham gia sự kiện. Tuy nhiên, vì không lập kế hoạch nên đến sát ngày tổ chức bộ phận hậu mới gấp rút mua quà tại một nhà cung cấp gần nhất. Lúc này, doanh nghiệp sẽ phải chấp nhận mức giá chênh lệch cao để bảo đảm sự kiện diễn ra thuận lợi và khách hàng hài lòng.
Với cách sắp xếp công việc hiệu quả, doanh nghiệp có thể hạn chế các tình huống bất cập như vậy. Nhờ kế hoạch rõ ràng, dự toán ngân sách và thời gian cụ thể từ ban đầu, các bộ phận có thời gian nghiên cứu kỹ lưỡng và sử dụng chi phí hợp lý hơn. Từ đó, doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều ngân sách cho những hoạt động kinh doanh quan trọng khác.
>> Xem Thêm: Văn phòng điện tử E-office là gì? 5 bước thiết lập văn phòng điện tử tinh gọn
II. 11 cách quản lý công việc hiệu quả nhất
Nhận thức được tầm quan trọng của cách quản lý công việc hiệu quả, các nhà lãnh đạo tài giỏi trên thế giới đã đúc kết kinh nghiệm và đưa ra 11 phương pháp hữu hiệu nhất sau đây:
1. Lập danh sách công việc cần làm
Để thay đổi thói quen cũ, bạn cần bắt đầu tạo một danh sách các công việc cần làm trong một ngày. Các nhiệm vụ nên được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, mức độ cấp bách và tập hợp thành các nhóm liên quan.
Đồng thời, bạn nên ghi chép và phân loại công việc vào các công cụ ghi nhớ nhằm tránh sai sót, quên việc. Nếu bạn sử dụng phần mềm quản lý công việc có tính năng tổng hợp thông minh, thao tác này sẽ càng dễ dàng hơn.
2. Tạo thời khóa biểu theo ngày
Kỹ năng sắp xếp công việc thông minh cũng bao gồm thói quen lên thời khóa biểu theo ngày. Trong quá trình làm việc, mỗi cá nhân đều có hạn hoàn thành cụ thể. Tuy nhiên, có những phần việc kéo dài hàng tuần, hàng tháng.
Do đó, bạn cần phân bổ thời gian đều đặn để hoàn thiện từng phần công việc một cách kịp thời. Bằng cách này, bạn luôn bám sát tiến độ và đạt mục tiêu đề ra. Không chỉ vậy, quản lý công việc hiệu quả còn giúp bạn có thêm thời gian nghỉ ngơi, thư giãn mỗi ngày. Hãy tạo một file excel quản lý thời gian thông minh để kiểm soát thời giàn làm việc của mình một cách tốt nhất.
3. Thiết lập thời hạn hoàn thành
Bạn đã bao giờ biết đến quy luật Parkinson – quy luật mô tả về thời gian thực hiện một công việc?
Cụ thể, Parkinson chứng minh rằng nếu bạn chỉ có 2 giờ để hoàn thành một việc gấp, bạn vẫn có thể thành công. Bởi lẽ, dưới áp lực thời gian, bạn sẽ tự vạch ra hướng giải quyết nhanh chóng, chính xác và thực thi quyết liệt. Tuy nhiên, khi có đến 24 giờ, bạn lại chia phần lớn quỹ thời gian cho nhiều công việc khác.
Như vậy, kỹ năng đặt giới hạn hoàn thành có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Nó giúp bạn tập trung cao độ để đẩy nhanh tiến độ, nâng cao năng suất của bản thân.
>> Tìm hiểu ngay: Top 25+ phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp, cá nhân tốt nhất hiện nay
4. Chuẩn bị khoảng thời gian dự phòng
Một trong các cách quản lý công việc hiệu quả là luôn sắp xếp thêm thời gian trống. Khoảng thời gian này sẽ giúp bạn kiểm soát mọi thứ nhịp nhàng hơn. Ví dụ, khi có công việc đột xuất, bạn vẫn có đủ thời gian xử lý kịp thời.
5. Cách quản lý công việc hiệu quả bằng tính kỷ luật
Mỗi người sẽ tự xây dựng cho mình một phương pháp quản lý công việc dựa trên đặc thù công việc hay thói quen. Thế nhưng, các kế hoạch đó chỉ thành công nếu được thực hiện đều đặn, liên tục.
Bạn cần thực sự quyết tâm bám đuổi mục tiêu với tinh thần kỷ luật cao. Đồng thời, hãy tránh xa những nhân tố gây xao nhãng như tin nhắn điện thoại, mạng xã hội,… trong khi làm việc.
6. Sử dụng các phần mềm hỗ trợ hiện đại
Ngày nay, sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật đã tạo nền tảng cho các doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện. Những cách thức làm việc thủ công, rườm rà trước đây đang được thay bằng các ứng dụng quản lý công việc hiệu quả.
Bởi vậy, bất kỳ ai cũng nên học hỏi và tích hợp thêm kỹ năng sử dụng công nghệ để tiết kiệm thời gian, cập nhật công việc và báo cáo tức thì.
7. Xem xét thời điểm làm việc hiệu quả
Lựa chọn thời điểm làm việc phù hợp là cách quản lý công việc hiệu quả không phải ai cũng biết. Trên thực tế, tùy theo đặc điểm của từng cá nhân mà bạn sẽ cảm thấy tràn đầy năng lượng vào một số khung giờ nhất định.
Điển hình như nhiều công ty quan niệm thời gian buổi sáng là lúc mọi người minh mẫn nhất. Vì thế, họ thường họp giao ban sớm để phân công nhiệm vụ, cổ vũ tinh thần làm việc cả ngày cho nhân viên.
8. Đánh giá kết quả công việc thường xuyên
Sau khi áp dụng cách sắp xếp công việc mới, bạn cần kiểm tra lại các kết quả đã đạt được. Đây là bước quan trọng giúp bạn nhìn nhận sự tiến bộ, cải tiến phương pháp tốt hơn nữa.
Mặt khác, nó cũng chỉ ra những hạn chế còn tồn tại mà bạn cần tiếp tục khắc phục. Nhờ đó, bạn có thêm động lực để phát triển, khẳng định năng lực bản thân trong công việc.
>> Xem thêm: Mẫu quản lý công việc bằng Excel cập nhật mới nhất năm 2022
9. Chọn không gian làm việc gọn gàng, yên tĩnh
Nếu ngày nào bạn cũng hoạt động trong một không gian chật chội, thiếu ánh sáng hoặc quá ồn ào thì chất lượng công việc sẽ bị giảm sút. Do những ảnh hưởng tiêu cực từ bên ngoài, bạn dễ cảm thấy tù túng, căng thẳng và chán nản.
Chính vì vậy, việc thiết kế văn phòng khang trang, yên tĩnh cần được tất cả các doanh nghiệp quan tâm. Một môi trường làm việc văn minh giống như chiếc nôi nuôi dưỡng những ý tưởng mới và gắn kết mọi thành viên. Nó đem đến cảm giác tự hào khi được trở thành một phần của tập thể, khiến cho đội ngũ nhân viên tăng thêm nhiệt huyết làm việc.
10. Bố trí và phân chia công việc hợp lý để giữ tinh thân và sức khỏe
Bên cạnh các cách quản lý công việc hiệu quả trên, giữ gìn sức khỏe cũng là một lời khuyên bạn không thể bỏ qua. Việc sức khỏe giảm sút không chỉ tác động xấu cho bản thân bạn mà còn ảnh hưởng đến nhiều công việc chung.
Vì lý do đó, bạn nên tìm kiếm sự trợ giúp từ đồng nghiệp, cấp dưới hoặc cấp trên của mình khi cần thiết. Những sự hợp tác, san sẻ kịp thời này cũng là điều kiện lý tưởng để tăng cường khả năng hợp tác giữa các thành viên trong công ty.
QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS
11. Quản lý hiệu quả và tăng ngay năng suất cùng phần mềm MISA AMIS Công việc
Có thể nói, ứng dụng quản lý công việc đang ngày càng trở nên phổ biến nhờ những ưu điểm to lớn mà nó mang lại cho doanh nghiệp. Trong đó, MISA tự hào là một trong những đơn vị cung cấp phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay – phần mềm MISA AMIS Công việc.
Với các tính năng đa dạng, MISA AMIS Công việc có thể đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ như giao-nhận việc nhanh chóng, thông báo nhắc thời hạn tự động, đề xuất các báo cáo đa chiều… Điều này khiến nó trở thành trợ thủ đắc lực cho cả người quản lý và nhân viên.
Với nhà quản lý, bạn tiết kiệm được nhiều thời gian tổng hợp thông tin, quản tiến độ của cấp dưới mọi lúc mọi nơi. Về phía nhân viên, họ sẽ chủ động nắm bắt yêu cầu, hoàn thành đúng hạn và tự đánh giá hiệu suất cá nhân.
Một số chức năng ưu việt khác của MISA AMIS Công việc bao gồm:
- Tổ chức công việc theo dự án, liên kết nhiều đội nhóm, phòng ban
- Lưu trữ hồ sơ tập trung, truy cập dễ dàng và mức độ bảo mật cao
- Phân quyền chi tiết đến từng cá nhân
- Công cụ chat tập trung, hiển thị tin nhắn theo thời gian thực
- Giao diện thân thiện, hướng dẫn sử dụng chi tiết cho phép doanh nghiệp triển khai đơn giản
- Giám sát mọi công việc trên một nền tảng duy nhất
ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH QUẢN LÝ AMIS CÔNG VIỆC
III. Tạm kết
Trên đây là những cách quản lý công việc hiệu quả bạn cần biết để tối ưu hoạt động của cá nhân và toàn doanh nghiệp. Các phương pháp này không khó thực hiện, thế nhưng, chúng yêu cầu sự kiên trì, bền bỉ và ứng dụng thông minh. Vì vậy, hãy luôn rèn luyện kỹ năng, bổ sung kiến thức về quản lý công việc qua các bài viết chuyên sâu tại MISA AMIS mỗi ngày!
0904 885 833
https://www.misa.vn/
