Quản lý - điều hành Xây dựng quy trình công việc Bí quyết làm việc thông minh mang lại hiệu quả tuyệt vời...

Bí quyết làm việc thông minh mang lại hiệu quả tuyệt vời cho doanh nghiệp

Nhiều người làm việc rất chăm chỉ nhưng kết quả đạt được không như mong muốn. Nguyên nhân dẫn đến vấn đề này có thể là do bạn chưa có cách làm việc thông minh. Vì thế, hãy học cách tối ưu quy trình làm việc cho hiệu quả công việc cao hơn qua những bí quyết dưới đây!

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: NGHỆ THUẬT QUẢN LÝ NHÂN VIÊN

I. Bí quyết xây dựng cách làm việc thông minh

Tại sao doanh nghiệp của bạn làm việc không hiệu quả? Đó là vì đội ngũ nhân viên chỉ tập trung thực hiện các công việc được giao một cách rời tạc thay vì lên kế hoạch làm việc thông minh.

Điều này khiến cho họ dễ bị sao nhãng bởi các tác nhân bên ngoài. Đồng thời, họ cũng không xác định được các công việc ưu tiên và quan trọng nhất. Một số các bí quyết sau sẽ giúp bạn cải thiện tình trạng này:

1. Thiết lập nghiêm ngặt giới hạn sử dụng công nghệ

Một trong những nguyên nhân hàng đầu khiến chất lượng công việc giảm sút đến từ các yếu tố bên ngoài. Đứng đầu danh sách này là các loại thiết bị công nghệ như điện thoại, Ipad…

tìm hiểu về cách làm việc thông minh
Làm việc thông minh yêu cầu bạn phải tập trung 100% năng lượng

Để tránh bị phân tâm bởi các thông báo, tin nhắn hay cuộc gọi làm phiền, bạn nên tắt chuông khi cần tập trung 100% vào công việc. Ngoài ra, bạn cũng nên đặt giới hạn thời gian sử dụng thiết bị thông minh của mình trong một ngày. Cách làm trên giúp bạn tránh lãng phí thời gian thực sự ấn tượng.

Hãy tham gia bài test miễn phí về Kỹ năng lập kế hoạch chiến lược (Strategic Planning Skills) để đánh giá chính xác mức độ hiểu biết và nâng cao các kỹ năng lãnh đạo của bạn ngay hôm nay! 

2. Tránh các cuộc họp vào buổi sáng

Nhiều người có thói quen tận dụng thời gian buổi sáng để kiểm tra công việc cần làm trong ngày, nạp thêm những kiến thức mới… Tuy nhiên đây không phải là thời điểm lý tưởng để tham gia các cuộc họp với người có cách làm việc thông minh.

Việc họp vào buổi sáng sẽ khiến não bộ của chúng ta bị căng thẳng, từ đó ảnh hưởng đến toàn bộ ngày làm việc. Nếu bạn mang tâm lý áp lực, luôn luôn phải suy nghĩ về các vấn đề trong cuộc thảo luận thì sẽ dẫn đến sự phân tâm.

Do đó, bạn nên tổ chức những buổi họp vào đầu giờ chiều. Đây là thời điểm các công việc đã được xử lý một phần vào buổi sáng. Cơ thể lúc này tỉnh táo và sẵn sàng xử lý các tình huống phát sinh trong công việc.

3. Tạo môi trường làm việc lý tưởng

Với mong muốn nâng cao hiệu quả công việc, doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng cách tạo ra một môi trường làm việc lý tưởng. Trên thực tế, những không gian làm việc quá ồn ào do đồng nghiệp nói chuyện, tiếng máy móc hoặc âm thanh vọng vào từ bên ngoài sẽ giảm năng suất của đội ngũ.

Trong nhiều trường hợp, bạn bắt buộc phải sử dụng tai nghe chống ồn hoặc di chuyển đến một địa điểm khác. Những bất tiện này sẽ ảnh hưởng đến mức độ tập trung và tinh thần làm việc của toàn bộ đội ngũ.

môi trường làm việc lý tưởng
Môi trường làm việc văn mình sẽ góp phần nâng cao tinh thần làm việc tích cực

Do đó, người lãnh đạo tài ba phải biết cách tạo nên môi trường làm việc thông minh. Các doanh nghiệp có thể tập trung vào việc trang bị thiết bị hiện đại như tai nghe, micro hay có những khu vực cách âm riêng biệt.

Thêm vào đó, yếu tố thiết kế văn phòng cũng cần được ban lãnh đạo quan tâm. Một không gian sạch sẽ, bày trí hiện đại sẽ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái, tự hào và có sự gắn kết với công ty hơn.

Công tác theo dõi, đánh giá nhân viên là yêu cầu thiết yếu của tất cả các doanh nghiệp và người quản lý. Thấu hiểu những vai trò trên, MISA AMIS trân trọng gửi đến bạn bộ tài liệu chuyên sâu:

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: NGHỆ THUẬT QUẢN LÝ NHÂN VIÊN

4. Làm từng việc một

Lầm tưởng việc lớn nhất khiến bạn thất bại là cho rằng thực hiện nhiều công việc cùng một lúc sẽ giúp tiết kiệm thời gian, đẩy nhanh tốc độ làm việc. Thực tế, theo các nghiên cứu trên thế giới, não bộ của chúng ta hoạt động hiệu quả hơn khi tập trung vào một công việc duy nhất trong một khoảng thời gian.

Ví dụ, Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ đã công bố khi bạn thay đổi nhiều tác vụ, hiệu quả công việc chỉ đạt khoảng 40%. Những trách nhiệm và đặc thù nhiệm vụ khác nhau sẽ khiến não bộ căng thẳng và giảm hiệu suất chung.

phân chia mức độ ưu tiên của nhiệm vụ
Phân chia mức độ ưu tiên của nhiệm vụ cho phép bạn đạt hiệu quả tối ưu

Do đó, cách làm việc thông minh là bạn nên xử lý từng việc một. Đầu tiên, bạn hãy lên kế hoạch những việc cần làm, sắp xếp theo mức độ cần thiết, ưu tiên giảm dần.

Đây là cơ sở cho bạn thực hiện lần lượt, đảm bảo hoàn thành từng công việc một cách tốt nhất. Như vậy, bạn vẫn sẽ đạt được mục tiêu mà bạn không cảm thấy áp lực hay mệt mỏi.

Đây cũng là cách giúp bạn hạn chế các lỗi sai như bỏ sót thông tin, nhầm lẫn giữa các nhiệm vụ… Về lâu dài, cách làm này  hình thành phong thái làm việc chuyên nghiệp, nâng cao giá trị của bạn trong mắt đồng nghiệp và cấp trên.

5. Trang bị những kỹ năng cần thiết cho công việc

Bên cạnh những yếu tố trên, bất kỳ ai cũng cần nâng cao kiến thức và kỹ năng cần thiết phục vụ cho công việc. Những kỹ năng có thể được học ở trường hay tích lũy trong quá trình trải nghiệm thực tế.

Nếu cảm thấy bản thân chưa có đủ năng lực, bạn nên tham gia các chương trình đào tạo, tập huấn của công ty hoặc các khóa học từ chuyên gia.

Thêm vào đó, kỹ năng mềm cũng được xem là kỹ năng quan trọng trong môi trường công sở. Nó giúp bạn giao tiếp, làm việc nhóm hay xử lý tình huống một cách khéo kéo, thu hút hơn.

>> Tìm hiểu ngay: Top 10 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

II. Làm việc thông minh mang lại những lợi ích gì?

Cách làm việc thông minh là mục tiêu mà nhiều người mong muốn và phấn đấu để ngày càng hoàn thiện. Bởi lẽ, dù là nhân viên hay quản lý, bạn đều sẽ nhận được nhiều lợi ích giúp sự nghiệp thăng hoa.

1. Nâng cao chất lượng công việc

Đa phần các công việc hiện nay đều yêu cầu hàm lượng chất xám cao. Điều này nghĩa là bạn phải ưu tiên chất lượng công việc hàng đầu. Tuy nhiên, trước khối lượng công việc lớn, không phải ai cũng làm tốt việc này.

làm việc thông minh nâng cao chất lượng công việc
Cách làm việc phù hợp sẽ đem lại hiệu suất cao hơn cho doanh nghiệp

Những cá nhân có thể giải quyết được lượng công việc nhiều hơn, phức tạp hơn và giữ vững kết quả tốt đều có bí quyết nằm ở phương pháp làm việc của họ.

Thay vì làm theo các phương pháp thủ công thông thường, họ sẽ chọn lọc và ứng dụng các cách làm việc phù hợp. Nhờ đó, họ  tiết kiệm công sức, thời gian mà vẫn đảm bảo tiến độ cùng hiệu quả cao.

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

2. Tiết kiệm thời gian

Những người làm việc dựa trên tư duy khoa học sẽ không tốn nhiều thời gian. Trung bình, họ chỉ mất một nửa thời gian so với những người làm việc chăm chỉ nhưng không có kế hoạch. Bằng cách này, họ đem lại năng suất, kết quả tốt hơn cho doanh nghiệp và vẫn có sự cân bằng hài hòa giữa công việc cùng cuộc sống riêng.

>> Tìm hiểu ngay: Phương pháp quản lý thời gian: 7 phương pháp hiệu quả nhất

3. Tăng cơ hội thăng tiến trong công việc

Doanh nghiệp nào cũng mong muốn xây dựng một bộ máy nhân sự có quản lý và nhân viên đi theo phong cách làm việc thông minh. Mục tiêu cuối cùng của tổ chức là hiệu quả công việc đúng tiến độ và đem lại doanh thu giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ hơn.

Chính vì vậy, những người thông minh sẽ được đánh giá cao, được giao những công việc quan trọng. Điều này cho bạn cơ hội thể hiện năng lực và thăng tiến trong tương lai.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA AMIS CÔNG VIỆC – PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TOÀN DIỆN

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên một nền tảng hợp nhất. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả kinh doanh.

CTA MGM 01

III. Kết luận 

Nếu bạn vẫn đang thực hiện cách làm việc cũ và không tạo nên những sự phát triển mới, hãy xây dựng cho mình cách làm việc thông minh ngay hôm nay. Với những lợi ích như nâng cao chất lượng, giảm thiểu thời gian và áp lực công việc, chắc chắn bạn sẽ tìm thấy những chuyển biến tích cực.

Hy vọng bài viết trên đã mang đến nhiều thông tin hữu ích giúp bạn thay đổi quy trình làm việc hiệu quả, tối ưu hơn. Ngoài ra, bạn đừng quên theo dõi MISA AMIS để cập nhật thêm những kiến thức thực tế về quản trị và điều hành doanh nghiệp thành công!

.

Đánh giá

Nguyễn Doanh Hùng một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, ông là người kiểm duyệt và chia sẻ những nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của Website MISA AMIS
Về tác giả | Bài đã đăng

Chia sẻ bài viết hữu ích này