Hóa đơn điện tử là gì? Tổng hợp toàn bộ quy định về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là gì? Hóa đơn điện tử hiện đang dần thay thế hóa đơn giấy tại các doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý, bảo quản hóa đơn và hạn chế các sai sót xảy ra. Đồng thời doanh nghiệp cũng tiết kiệm được nhiều thời gian và giảm thiểu các thủ tục hành chính. Vậy hóa đơn điện tử là gì? Những quy định nào liên quan đến hóa đơn điện tử sẽ được MISA AMIS tổng hợp ở bài viết dưới đây.

1. Tổng quan về hóa đơn điện tử

1.1. Hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ theo khoản 2 điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định: 

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

>> Đọc thêm: Hóa đơn điện tử có bắt buộc có mã của cơ quan thuế hay không?

1.2. Các loại hóa đơn điện tử hiện nay

Hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp được chia làm các loại chính như sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:

+ Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;

+ Hoạt động vận tải quốc tế;

+ Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

+ Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

• Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau:

• Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:

+ Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;

+ Hoạt động vận tải quốc tế;

+ Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

+ Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

• Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

• Các loại hóa đơn khác, gồm:

+ Tem, vé, thẻ có hình thức và nội dung quy định tại Nghị định này;

+ Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản này có hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Trong các đơn vị được Tổng cục Thuế cấp phép cung cấp hoá đơn điện tử, MISA được đánh giá vượt trội nhờ nhiều tính năng thông minh và hệ thống liên thông dữ liệu giữa hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán. Phần mềm hoá đơn điện tử MISA meInvoice được kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán online MISA AMIS, giúp kế toán có thể trực tiếp xuất hoá đơn ngay trên từ phần mềm, tra cứu nhanh chóng thông tin hóa đơn và đồng bộ thông tin từ hóa đơn điện tử lên phần mềm kế toán để hạch toán tự động, chính xác và đầy đủ. 

1.3. Tổng hợp quy định khi sử dụng hóa đơn điện tử

1.3.1. Có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử hay không?

Theo điều 91 Luật Quản lý thuế năm 2019, điều 23 nghị định 123/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh khi bán hàng hóa, dịch vụ đều bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, ngoại trừ trường hợp:

• Tổ chức, cá nhân không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử
• Không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán
• Không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu

Thời hạn để các tổ chức, cá nhân bắt buộc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử là từ ngày 01/07/2022

Mới đây, ngày 24 tháng 02 năm 2022, Bộ Tài chính ban hành Quyết định 206/QĐ-BTC quy định về việc triển khai áp dụng hoá đơn điện tử tại 57 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. 

Căn cứ theo Điều 1 Quyết định 206/QĐ-BTC quy định:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trên địa bàn 57 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương theo danh sách tại phụ lục đính kèm (trừ một số trường hợp không đủ điều kiện theo quy định) sẽ triển khai áp dụng hoá đơn điện tử. 
• Thời gian thực hiện: từ tháng 04/2022.

Căn cứ theo Điều 2 Quyết định 206/QĐ-BTC quy định:

Việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử tại 57 tỉnh, thành phố: Thực hiện theo quy định về hóa đơn điện tử tại Luật Quản lý thuế, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

1.3.1. Quy định về lập hóa đơn điện tử

Căn cứ điều 17 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc lập hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế như sau:

•  Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Để lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và ký số trên các hóa đơn đã lập cũng như gửi hóa đơn đến cơ quan Thuế, doanh nghiệp cần lưu ý:

+ Trường hợp doanh nghiệp thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử nếu truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký 

+ Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị 

• Lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

 + Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.

+ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

• Bước 1: Xác định xem doanh nghiệp áp dụng loại hoá đơn điện tử nào (có mã hoặc không có mã) trước khi tiến hành chuyển đổi hoá đơn điện tử theo thông tư 78
• Bước 2: Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA – NĐ123/2020) để chuyển đổi hoá đơn điện tử theo thông tư 78

Căn cứ theo quy định tại Điều 15 – Đăng ký, thay đổi nội dung sử dụng hóa đơn điện tử Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì: 

“Doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.”

• Bước 3: Bước tiêu huỷ hoá đơn giấy chưa sử dụng

Căn cứ theo Điều 27 Nghị định 123/NĐ-CP các doanh nghiệp thực hiện tiêu huỷ hoá đơn giấy, hoá đơn điện tử chưa sử dụng theo trình tự sau:

+ Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.

+ Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. 

• Bước 4: Phát hành hoá đơn điện tử

Trước đó, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cho mình. Nên ưu tiên các nhà cung cấp nằm trong danh sách khuyên dùng của Bộ Tài chính để đảm bảo độ tin cậy và chất lượng dịch vụ. 

>> Đọc thêm: Các bước chuyển đổi hoá đơn điện tử theo thông tư 78

3. Các thông tin cần có trên hóa đơn điện tử

Căn cứ điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về những thông tin cần có trên hóa đơn điện tử để có đáp ứng đủ điều kiện của đơn điện tử như sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua.
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thành tiền, thuế VAT,…
• Chữ ký của người bán và người mua.
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
• Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử
• Mã của cơ quan thuế.
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước; chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có)
• Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in. 
• Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn…

>> Đọc thêm: Hướng dẫn cách viết hóa đơn giảm thuế GTGT còn 8% theo nghị định 15/2022/NĐ-CP

4. Quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

Căn cứ theo điều 7 Nghị định 123/NĐ-CP quy định: 

• Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
• Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi.
• Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn giấy thì hóa đơn giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định.

>> Đọc thêm: Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Thông tư 78 và Nghị định 123

5. So sánh hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy

Xét dựa trên các yếu tố về ký hiệu, hình thức lưu trữ, tra cứu, chữ ký… thì hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy có sự khác biệt như sau:

Sử dụng hóa đơn điện tử với nhiều lợi ích vượt trội kể trên sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót và bị xử lý vi phạm. Ngoài việc xem xét chuyển sang sử dụng hoá đơn điện tử, các doanh nghiệp cũng cần xem xét sử dụng thêm phần mềm hỗ trợ cho bộ phận kế toán hoặc chuyển đổi sang sử dụng các phần mềm tiên tiến, thông minh thế hệ mới có khả năng kết nối trực tiếp giữa phần mềm kế toán và phần mềm hoá đơn điện tử để công tác kế toán trong doanh nghiệp đơn giản, nhanh chóng và vẫn đảm bảo tính chính xác. Hiện nay trên thị trường có một số phần mềm kế toán đã đáp ứng được những tính năng này như phần mềm kế toán online MISA AMIS, MISA SME:

• Khởi tạo mẫu hoá đơn điện tử từ bộ có sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại;
• Dễ dàng đồng bộ dữ liệu từ phần mềm hóa đơn điện tử để hạch toán tự động, đảm bảo chính xác, nhanh chóng
• Kiểm tra tình trạng thông báo phát hành hóa đơn: Giúp kiểm soát được các tình trạng của Thông báo phát hành hóa đơn, từ đó tránh được việc bị phạt do phát hành HĐĐT khi chưa có hiệu lực;
• Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.

Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích khác giúp ích cho bộ phận kế toán doanh nghiệp trong quá trình thực hiện công việc. 

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS: