Trong kỷ nguyên công nghệ phát triển không ngừng, “số hóa” và “chuyển đổi số” đã trở thành từ khóa quan trọng trong chiến lược của mọi doanh nghiệp. Nhưng số hóa là gì, số hóa và chuyển đổi số khác nhau như thế nào?
Bài viết này sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan về số hóa và hướng dẫn chi tiết để doanh nghiệp áp dụng số hóa một cách toàn diện, tạo nên nền tảng vững chắc để cạnh tranh và phát triển trong thời đại số.
1. Số hóa là gì? Ví dụ về số hóa
Số hóa là quá trình chuyển đổi thông tin trên giấy thông thường và các quy trình thủ công sang định dạng kỹ thuật số. Trong đó, thông tin được tổ chức thành dạng thức các bit và byte.
Quá trình này không thay đổi dữ liệu mà chỉ mã hóa chúng theo định dạng kỹ thuật số. Ví dụ, doanh nghiệp có thể thực hiện số hóa tài liệu dạng giấy thành các các dạng tập tin khác nhau như Excel, Word, PDF và lưu trữ trong hệ thống máy tính của công ty.
Số hóa đang dần chứng minh được tầm quan trọng của nó trong việc lưu trữ, xử lý và truyền tải dữ liệu. Dữ liệu được lưu trữ dưới dạng kỹ thuật số có thể dễ dàng chia sẻ và truy cập nhanh hơn. Nó cũng cho phép người dùng truyền thông tin đi vô thời hạn nhưng vẫn được bảo mật nghiêm ngặt và không bị mất mát qua thời gian.
| Số hóa là một phần tất yếu của quá trình thực hiện chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, khoa học tự động hóa, các công ty trên mọi lĩnh vực đều cần thực hiện số hóa để tối ưu quy trình cũ, tiết kiệm thời gian và tận dụng nguồn lực mới để nâng cao hiệu suất, bứt phá trong kinh doanh.
MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY BỘ TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: HƯỚNG DẪN CHUYỂN ĐỔI SỐ CÁC NGÀNH NGHỀ
|
2. Phân biệt số hóa và chuyển đổi số
Số hóa và chuyển đổi số là hai khái niệm có liên quan chặt chẽ nhưng không hoàn toàn giống nhau.
Trong khi số hóa là bước đầu tiên để chuyển đổi các dữ liệu và tài liệu sang dạng kỹ thuật số, thì chuyển đổi số bao hàm một quá trình rộng lớn hơn, đòi hỏi doanh nghiệp phải áp dụng công nghệ để thay đổi toàn diện mô hình kinh doanh, quy trình và trải nghiệm khách hàng.
Dưới đây là bảng so sánh giúp phân biệt rõ hơn giữa số hóa và chuyển đổi số:
| Yếu tố | Số hóa | Chuyển đổi số |
| Định nghĩa | Quá trình chuyển đổi dữ liệu và tài liệu từ dạng vật lý hoặc analog sang dạng kỹ thuật số. | Quá trình sử dụng công nghệ để thay đổi toàn diện quy trình, mô hình kinh doanh và trải nghiệm khách hàng. |
| Mục tiêu | Lưu trữ và quản lý dữ liệu nhanh chóng, chính xác hơn. | Tối ưu hóa quy trình, đổi mới phương thức hoạt động và nâng cao giá trị cạnh tranh. |
| Ví dụ | Quét tài liệu giấy thành file PDF, chuyển hồ sơ khách hàng vào hệ thống phần mềm. | Áp dụng AI để cá nhân hóa dịch vụ khách hàng, sử dụng CRM để tự động hóa quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng. |
| Lợi ích | Dễ dàng lưu trữ và truy xuất dữ liệu, giảm thiểu chi phí giấy tờ và không gian lưu trữ. | Tăng hiệu quả và linh hoạt trong vận hành, cải thiện trải nghiệm khách hàng, tạo ra mô hình kinh doanh mới. |
| Phạm vi | Tập trung chủ yếu vào dữ liệu và tài liệu. | Bao gồm cả dữ liệu, quy trình, mô hình kinh doanh và văn hóa tổ chức. |
| Công nghệ | Sử dụng các công cụ đơn giản như máy quét, lưu trữ dữ liệu trên máy tính hoặc cơ sở dữ liệu. | Ứng dụng các công nghệ tiên tiến như AI, Big Data, điện toán đám mây, IoT để đổi mới và tối ưu hoạt động. |
| Thời gian thực hiện | Thường được thực hiện trong thời gian ngắn và dễ dàng triển khai. | Là một quá trình dài hạn, đòi hỏi sự thay đổi sâu rộng và liên tục cải tiến. |
Xem thêm: Phần mềm số hóa và chuyển đổi số tốt nhất cho doanh nghiệp
3. Lợi ích của số hóa trong doanh nghiệp
Số hóa mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích quan trọng, giúp nâng cao hiệu quả, giảm chi phí và chuẩn bị sẵn sàng cho các bước tiến sâu hơn trong chuyển đổi số.
3.1 Nâng cao hiệu suất làm việc
Trước đây, mỗi công ty thường có kho tài liệu khổng lồ và đa dạng được lưu trữ theo văn bản hoặc qua nhiều phần mềm đơn giản. Cách làm trên khiến nhân viên mất rất nhiều thời gian và công sức để tìm kiếm thông tin.
Nhưng tài liệu số hóa sẽ cải thiện tình trạng này một cách tối ưu. Chỉ với một vài thao tác đơn giản, bạn đã tìm kiếm, kiểm tra và trích xuất tài liệu nhanh chóng. Khi đó, nhân sự sẽ có nhiều thời gian hơn để xử lý các công việc quan trọng khác.
3.2 Tiết kiệm chi phí
Đầu tư vào in ấn, giấy tờ, máy móc, mực in,… đều là những khoản chi phí khổng lồ mỗi tháng cho riêng việc lưu trữ dữ liệu. Giờ đây, nếu doanh nghiệp muốn tiết kiệm khoản ngân sách đó thì cần ứng dụng công nghệ số hóa.
Việc lưu trữ dữ liệu đố không chỉ tiện dụng mà còn giảm thiểu gánh nặng cho doanh nghiệp. Từ đó, người quản lý có thêm nguồn lực để đầu tư phát triển.
3.3 Tính bảo mật cao
Số hóa tài liệu cho phép các cấp trên quản lý thông tin kinh doanh dễ dàng hơn. Nó cho phép doanh nghiệp hạn chế quyền truy cập người xem. Những tài liệu, công việc cơ mật chỉ được xem xét, kiểm tra bởi những người có quyền hạn và đúng chức năng.
3.4 Lưu trữ lâu dài, không bị mất hoặc thất lạc thông tin
Những thông tin được lưu trữ trên tài liệu giấy thường rất dễ quá tải theo thời gian. Thậm chí, nhân viên còn đối mặt với tình trạng làm hỏng hay đánh mất giấy tờ quan trọng. Chuyển sang hình thức số hóa giúp nguồn tài liệu của bạn được giữ một cách cẩn thận và an toàn hơn.
3.5 Tạo cơ sở cho chuyển đổi số
Số hóa là bước đầu tiên quan trọng để tiến tới chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp tạo nền tảng vững chắc cho các giải pháp công nghệ hiện đại và tối ưu hóa toàn bộ quy trình hoạt động.
4. Các hình thức số hóa phổ biến hiện nay
Hiện nay, có 2 hình thức số hóa hóa chính thức là: số hóa thông tin (Digitization) và số hóa quy trình (Digitalization).
4.1 Số hóa thông tin
Đây là phương pháp số hóa chuyển đổi dữ liệu từ dạng hay vật lý sang dạng kỹ thuật số. Sau đó, hệ thống máy tính sẽ tiếp nhận thông tin, xử lý và sử dụng chúng theo các mục đích khác nhau.
Mọi dạng dữ liệu thông thường như: văn bản, hình ảnh, âm thanh,… đều có thể số hóa và được hiển thị bởi máy tính. Giải pháp này đáp ứng nhu cầu về dữ liệu, hỗ trợ mọi người trong quá trình tìm kiếm, kiểm tra các dạng dữ liệu khác nhau.
4.2 Số hóa quy trình
Nếu bạn đang tìm hiểu số hóa là gì thì chắc chắn không thể bỏ qua hình thức số hóa quy trình. Dựa trên nền tảng về số hóa dữ liệu, số hóa quy trình là quá trình cải tiến và thay đổi quá trình vận hành, quy trình làm việc.
Việc này giúp công ty tăng năng suất, tăng hiệu quả công việc và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, số hóa quy trình chỉ làm biến đổi hình thức về quy trình kinh doanh. Nó không làm biến đổi quy trình hoạt động kinh doanh của các tổ chức.
Xem thêm: 5 bước để số hóa quy trình thành công, giúp tăng 200% hiệu suất cho doanh nghiệp
5. Các dạng số hóa dữ liệu lưu trữ
Số hóa dữ liệu là biện pháp hiệu quả trong việc giải quyết vấn đề lưu trữ, truy cập hay chia sẻ thông tin. Số hóa dữ liệu còn giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu một cách linh hoạt.
Số hóa tài liệu hỗ trợ cho việc bảo quản, duy trì tuổi thọ của tài liệu lâu hơn. Việc số hóa tài liệu sẽ mở rộng phạm vi người sử dụng cũng như phạm vi lưu lưu lượng tài liệu.
Vì vậy, khi triển khai số hóa, doanh nghiệp cần phải có nhiều dạng lưu trữ tài liệu khác nhau. Việc đa dạng hình thức lưu trữ sẽ giúp việc phân biệt, quản lý tài liệu được thuận tiện, dễ dàng hơn. Có thể kể đến các dạng lưu trữ dữ liệu như: văn bản, hồ sơ,…
5.1 Số hóa hồ sơ
Số hóa hồ sơ là gì?
Số hóa hồ sơ là một dạng trong số hóa dữ liệu. Nó là quá trình chuyển dữ liệu từ dạng văn bản, hồ sơ thành dữ liệu kỹ thuật số.
Khi thực hiện số hóa văn bản, hồ sơ thì bạn sẽ không cần phải viết tay hay đánh máy rồi cất giữ. Như vậy, doanh nghiệp giảm bớt thủ tục, quá trình làm hồ sơ, cắt giảm chi phí cũng như thời gian thực hiện.
Lợi ích của số hóa hồ sơ
- Tiết kiệm không gian lưu trữ: Không còn cần các tủ hồ sơ hoặc phòng lưu trữ vật lý.
- Tăng tốc độ tìm kiếm và truy xuất thông tin: Nhân viên có thể tìm thấy tài liệu cần thiết nhanh chóng thông qua các công cụ tìm kiếm.
- Nâng cao bảo mật: Dữ liệu số hóa có thể được bảo vệ bằng mật khẩu, mã hóa và phân quyền truy cập, giúp giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc truy cập trái phép.
- Dễ dàng chia sẻ và cộng tác: Các hồ sơ số có thể được chia sẻ dễ dàng giữa các phòng ban hoặc chi nhánh, hỗ trợ làm việc nhóm và làm việc từ xa hiệu quả hơn.
- Tăng cường khả năng sao lưu: Hồ sơ số hóa có thể được sao lưu định kỳ để tránh mất mát dữ liệu do sự cố như cháy, lụt hoặc thất lạc tài liệu.
Số hóa hồ sơ giúp doanh nghiệp quản lý thông tin hiệu quả, tiết kiệm chi phí và nâng cao tính linh hoạt trong quy trình làm việc.
Xem thêm: 10 phần mềm quản lý quy trình tốt nhất cho doanh nghiệp
5.2 Số hóa hình ảnh
Số hóa hình ảnh là gì?
Số hóa hình ảnh là quá trình chuyển đổi các hình ảnh từ dạng vật lý hoặc analog (như ảnh chụp, bản vẽ, tranh in) sang định dạng kỹ thuật số để lưu trữ, chỉnh sửa và sử dụng trên các thiết bị số. Quá trình này thường bao gồm việc quét hoặc chụp ảnh kỹ thuật số để tạo ra các tệp hình ảnh dưới dạng JPEG, PNG, TIFF, hoặc các định dạng tương tự.
Lợi ích của số hóa hình ảnh
- Dễ dàng lưu trữ và truy cập: Hình ảnh số hóa có thể được lưu trữ trên máy tính, thiết bị di động hoặc đám mây, giúp người dùng truy cập và quản lý dễ dàng hơn.
- Tiết kiệm không gian: Hình ảnh số hóa không yêu cầu lưu trữ vật lý, giúp tiết kiệm không gian và bảo quản hình ảnh lâu dài.
- Chỉnh sửa và phục hồi: Hình ảnh kỹ thuật số có thể được chỉnh sửa, cải thiện chất lượng hoặc phục hồi bằng các phần mềm chuyên dụng như Photoshop, Lightroom.
- Chia sẻ nhanh chóng: Hình ảnh số hóa dễ dàng chia sẻ qua email, mạng xã hội hoặc các nền tảng trực tuyến, giúp tăng cường khả năng trao đổi và truyền tải thông tin.
- Tăng cường bảo mật: Hình ảnh kỹ thuật số có thể được bảo vệ bằng mật khẩu hoặc mã hóa, giảm nguy cơ thất thoát hoặc bị truy cập trái phép.
Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay
6. Số hóa doanh nghiệp toàn diện với bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số
MISA AMIS Văn phòng số (một sản phẩm của MISA) là bộ giải pháp tích hợp 8 giải pháp phần mềm tiện ích giúp doanh nghiệp số hóa các hoạt động văn phòng và xây dựng văn phòng điện tử thông minh để nâng cao hiệu quả vận hành.
Với MISA AMIS Văn phòng số, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành mà còn loại bỏ tình trạng chồng chéo khi dữ liệu hội tụ trên một nền tảng duy nhất.
- Số hóa văn bản công văn (AMIS Văn thư & AMIS Ghi Chép): Lưu trữ và quản lý tài liệu một cách khoa học, an toàn, hỗ trợ tìm kiếm và truy cập nhanh chóng. Quản lý công văn, văn bản đến và đi, số hóa quy trình văn thư, giảm thiểu thời gian xử lý.
- Số hóa phòng họp (AMIS Phòng họp): Quản lý việc đặt phòng họp, theo dõi lịch trình và tình trạng phòng họp dễ dàng, tối ưu hóa hiệu quả sử dụng phòng họp.
- Số hóa quản lý tài sản (AMIS Tài sản): Số hóa toàn bộ nghiệp vụ quản lý tài sản từ cấp phát, thu hồi, báo hỏng, báo mất,… Toàn bộ yêu cầu được tiếp nhận và xử lý tập trung trên phần mềm. Từ đó, giảm thiểu tối đa tình trạng chậm trễ, nhầm lẫn, bỏ sót yêu cầu, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả sử dụng.
- Số hóa yêu cầu, đề xuất, ký kết hợp đồng (AMIS WeSign): Ký tài liệu điện tử mọi lúc, mọi nơi, giảm thiểu việc in ấn và lưu trữ giấy tờ, tiết kiệm chi phí và thời gian.
- Số hóa công việc (AMIS Công việc): Lên kế hoạch thông minh, dễ dàng giao việc cho từng phòng ban/nhân sự, đội ngũ trao đổi/phối hợp thực hiện công việc tập trung trên phần mềm, theo dõi tiến độ công việc – dự án tức thời, đánh giá chính xác hiệu suất nhân sự,…
- Số hóa quy trình (AMIS Quy trình): Số hóa và tự động hóa các quy trình làm việc liên phòng ban, đảm bảo luồng công việc diễn ra mượt mà và hiệu quả.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn phòng số, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Văn phòng số tại đây:
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
7. Tạm kết
Hiện nay, có rất nhiều cơ quan đoàn thể nhà nước cũng như doanh nghiệp tư nhân đã gia nhập vào cuộc cách mạng số hóa và chuyển đổi số. Nó đang trở thành một xu hướng tất yếu trong tương lai.
Vì vậy, chúng ta cần nắm bắt cơ hội, học hỏi kinh nghiệm, đi tắt đón đầu để phát triển và bứt phá. Hy vọng bài viết đã cung cấp đầy đủ các thông tin về số hóa là gì giúp bạn ứng dụng thành công cho doanh nghiệp của mình.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
