Số hóa là gì? 2 hình thức số hóa doanh nghiệp phổ biến hiện nay

Trong những năm trở lại đây, số hóa đang trở thành xu hướng phát triển mới của các doanh nghiệp. Vậy số hóa là gì? Các hình thức số hóa phổ biến hiện nay là gì? Cùng tìm hiểu rõ hơn với bài viết dưới đây.

I. Số hóa là gì?

Số hóa là một bước trong quá trình chuyển đổi số, nó mô tả quá trình chuyển đổi thông tin thông thường và các quy trình thủ công sang định dạng kỹ thuật số. Trong đó, thông tin được tổ chức thành dạng thức các bit và byte.

Quá trình này không thay đổi dữ liệu mà chỉ mã hóa chúng theo định dạng kỹ thuật số. Ví dụ, doanh nghiệp có thể thực hiện số hóa tài liệu dạng giấy thành các các dạng tập tin khác nhau như tif, jpg, pdf, bmp.

Số hóa đang dần chứng minh được tầm quan trọng của nó trong việc lưu trữ, xử lý và truyền tải dữ liệu. Dữ liệu được lưu trữ dưới dạng kỹ thuật số có thể dễ dàng chia sẻ và truy cập nhanh hơn. Nó cũng cho phép người dùng truyền thông tin đi vô thời hạn nhưng vẫn được bảo mật nghiêm ngặt và không bị mất mát qua thời gian.

Số hóa cung cấp những điều kiện thuận lợi để một tổ chức thực hiện mọi công việc nhanh hơn, tốt hơn và rẻ hơn. Số hóa mang lại nhiều lợi ích, hiệu quả khi dữ liệu số hóa chính là nền tảng để tự động hóa các quy trình. Từ đó, doanh nghiệp sở hữu khả năng truy cập nhanh, tạo ra lợi nhuận và có nhiều cơ hội phát triển hơn.

II. Một số lợi ích của số hóa

1. Nâng cao hiệu suất làm việc

Trước đây, mỗi công ty thường có kho tài liệu khổng lồ và đa dạng được lưu trữ theo văn bản hoặc qua nhiều phần mềm đơn giản. Cách làm trên khiến nhân viên mất rất nhiều thời gian và công sức để tìm kiếm thông tin.

Nhưng tài liệu số hóa sẽ cải thiện tình trạng này một cách tối ưu. Chỉ với một vài thao tác đơn giản, bạn đã tìm kiếm, kiểm tra và trích xuất tài liệu nhanh chóng. Khi đó, nhân sự sẽ có nhiều thời gian hơn để xử lý các công việc quan trọng khác.

2. Tiết kiệm chi phí

Đầu tư vào in ấn, giấy tờ, máy móc, mực in,… đều là những khoản chi phí khổng lồ mỗi tháng cho riêng việc lưu trữ dữ liệu. Giờ đây, nếu doanh nghiệp muốn tiết kiệm khoản ngân sách đó thì cần ứng dụng công nghệ số hóa.

Việc lưu trữ dữ liệu đố không chỉ tiện dụng mà còn giảm thiểu gánh nặng cho doanh nghiệp. Từ đó, người quản lý có thêm nguồn lực để đầu tư phát triển.

3. Tính bảo mật cao

Số hóa tài liệu cho phép các cấp trên quản lý thông tin kinh doanh dễ dàng hơn. Nó cho phép doanh nghiệp hạn chế quyền truy cập người xem. Những tài liệu, công việc cơ mật chỉ được xem xét, kiểm tra bởi những người có quyền hạn và đúng chức năng.

4. Lưu trữ lâu dài, không bị mất hoặc thất lạc thông tin

Những thông tin được lưu trữ trên tài liệu giấy thường rất dễ quá tải theo thời gian. Thậm chí, nhân viên còn đối mặt với tình trạng làm hỏng hay đánh mất giấy tờ quan trọng. Chuyển sang hình thức số hóa giúp nguồn tài liệu của bạn được giữ một cách cẩn thận và an toàn hơn.

III. Các hình thức số hóa phổ biến hiện nay

Hiện nay, có 2 hình thức số hóa hóa chính thức là: số hóa tài liệu (Digitization) và số hóa quy trình (Digitalization).

1. Số hóa tài liệu

Đây là phương pháp số hóa chuyển đổi dữ liệu từ dạng hay vật lý sang dạng kỹ thuật số. Sau đó, hệ thống máy tính sẽ tiếp nhận thông tin, xử lý và sử dụng chúng theo các mục đích khác nhau.

Mọi dạng dữ liệu thông thường như: văn bản, hình ảnh, âm thanh,… đều có thể số hóa và được hiển thị bởi máy tính. Giải pháp này đáp ứng nhu cầu về dữ liệu, hỗ trợ mọi người trong quá trình tìm kiếm, kiểm tra các dạng dữ liệu khác nhau.

2. Số hóa quy trình

Nếu bạn đang tìm hiểu số hóa là gì thì chắc chắn không thể bỏ qua hình thức số hóa quy trình. Dựa trên nền tảng về số hóa dữ liệu, số hóa quy trình là quá trình cải tiến và thay đổi quá trình vận hành, quy trình làm việc.

Việc này giúp công ty tăng năng suất, tăng hiệu quả công việc và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, số hóa quy trình chỉ làm biến đổi hình thức về quy trình kinh doanh. Nó không làm biến đổi quy trình hoạt động kinh doanh của các tổ chức.

Xem thêm: Phần mềm quản lý quy trình tự động, chuẩn hóa tốt nhất cho doanh nghiệp 

IV. Các dạng số hóa dữ liệu lưu trữ

Số hóa dữ liệu là biện pháp hiệu quả trong việc giải quyết vấn đề lưu trữ, truy cập hay chia sẻ thông tin. Số hóa dữ liệu còn giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu một cách linh hoạt.

Số hóa tài liệu hỗ trợ cho việc bảo quản, duy trì tuổi thọ của tài liệu lâu hơn. Việc số hóa tài liệu sẽ mở rộng phạm vi người sử dụng cũng như phạm vi lưu lưu lượng tài liệu.

Vì vậy, khi triển khai số hóa, doanh nghiệp cần phải có nhiều dạng lưu trữ tài liệu khác nhau. Việc đa dạng hình thức lưu trữ sẽ giúp việc phân biệt, quản lý tài liệu được thuận tiện, dễ dàng hơn. Có thể kể đến các dạng lưu trữ dữ liệu như: văn bản, hồ sơ,…

1. Số hóa hồ sơ

1.1. Số hóa hồ sơ là gì?

Số hóa hồ sơ là một dạng trong số hóa dữ liệu. Nó là quá trình chuyển dữ liệu từ dạng văn bản, hồ sơ thành dữ liệu kỹ thuật số.

Khi thực hiện số hóa văn bản, hồ sơ thì bạn sẽ không cần phải viết tay hay đánh máy rồi cất giữ. Như vậy, doanh nghiệp giảm bớt thủ tục, quá trình làm hồ sơ, cắt giảm chi phí cũng như thời gian thực hiện.

1.2. Ưu điểm của số hóa hồ sơ

Số hóa hồ sơ mang lại nhiều lợi ích, có thể kể đến như:

• Thuận lợi cho việc lưu trữ, tiết kiệm diện tích, chi phí lưu trữ, không gian lưu trữ. Không bị các yếu tố môi trường bên ngoài cũng như con người tác động đến tài liệu. Tránh tình trạng như mối mọt, mục nát, bị cháy, bị ẩm nước,…
• Thuận tiện cho việc truy xuất dữ liệu mọi lúc, mọi nơi. Chỉ với thiết bị kết nối Internet, mọi người có thể dễ dàng truy cập dữ liệu. Việc tìm kiếm với những văn bản, giấy tờ dài hàng trăm trang giấy trở nên thuận tiện, không phải đi đến tận nơi lưu trữ.
• Việc chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan phòng ban, giữa cấp dưới và cấp trên trở nên linh hoạt, nhanh chóng hơn rất nhiều.
• Thuận tiện cho việc kiểm tra, nghiên cứu, thiết lập báo cáo. Nhân viên không phải mang hồ sơ chuyển giao qua lại dễ gây thất thoát tài liệu.
• Gọn nhẹ và phục vụ tối ưu cho việc truy cập, xem và chỉnh sửa.

2. Số hóa hình ảnh 

Hình ảnh là một dạng dữ liệu thường xuyên được chúng ta lưu trữ và sử dụng. Hình ảnh đã trở nên quá quen thuộc khi mà những chiếc máy ảnh, những chiếc Smartphone được sử dụng rộng rãi.

Vậy khi ứng dụng số hóa là gì, doanh nghiệp có thực hiện số hóa hình ảnh không? Câu trả lời là có. Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên sử dụng công cụ số hóa hình ảnh bởi những tác động to lớn. Cụ thể, số hóa hình ảnh có 3 lợi ích nổi bật sau đây:

2.1 Đảm bảo chất lượng ảnh

Hiện nay, các công cụ chụp ảnh đã được hiện đại hóa nhằm cho ra những bức ảnh đẹp, sắc nét sau khi rửa. Đặc biệt là chất liệu ảnh khá bền, ít bị ảnh hưởng bởi môi trường.

Thế nhưng, trong thời gian dài ảnh vẫn có thể bị hư hại hoặc bị lạc mất. Tất cả những điều đó sẽ được khắc phục bởi dịch vụ số hóa hình ảnh. Dù doanh nghiệp lưu trữ lâu dài, chất lượng hình ảnh vẫn được giữ lại. Hình ảnh sẽ không bị trộn lẫn và rất dễ dàng tìm kiếm.

2.2. Dễ dàng chia sẻ

Chia sẻ những khoảnh khắc đáng nhớ của công việc và cuộc sống là điều thú vị với tất cả mọi người. Với cách thức chụp và in ảnh truyền thống thì chúng ta sẽ gặp rất nhiều hạn chế.

Trong khi đó, số hóa hình ảnh cho phép bạn đăng tải hình ảnh qua các trang mạng xã hội, lên website với chất lượng và màu sắc chuẩn nhất. Những bức ảnh đó sẽ được lưu trữ lâu dài và bảo mật tuyệt đối nếu cần.

2.3. Lưu trữ với dung lượng lớn

Số hóa hình ảnh là trợ thủ hoàn hảo cho việc lưu lại số lượng hình ảnh lớn. Việc định dạng dưới dạng kỹ thuật số, doanh nghiệp sẽ không mất thêm không gian lưu trữ, người quản lý nguồn tài nguyên này.

TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ BỘ GIẢI PHÁP MISA AMIS VĂN PHÒNG SỐ

V. Quy trình số hóa tài liệu

Ba thành phần chính của quy trình số hóa tài liệu bao gồm phần mềm, thiết bị và dịch vụ số hóa. Tùy vào đối tượng số hóa và mục tiêu số hóa, quá trình số hóa tài liệu lưu trữ có thể có 5 bước sau:

• Tổng hợp dữ liệu: Đây là bước tiếp nhận, thu thập dữ liệu từ người dùng, khách hàng, tổ chức…
• Chuẩn bị tài liệu: Phân loại tài liệu, phân loại riêng những tài liệu bị hư hỏng. Tùy thuộc vào loại tài liệu cũng như loại tài liệu số đầu ra mà có thể phân chia tài liệu cho phù hợp.

• Thiết lập hệ thống: Đây là bước quan trọng nhất trong việc chuyển đổi tài liệu truyền thống sang tài liệu số. Scan và thiết lập hệ thống ảnh, đặt tên file, định dạng file, phân chi theo tệp dữ liệu ban đầu, tạo bộ dữ liệu mới.
• Kiểm tra tài liệu: Bạn cần phải kiểm tra chất lượng tài liệu đã được số hóa. Nếu chất lượng số hóa chưa đạt thì cần phải sửa lại.
• Nghiệm thu, bàn giao tài liệu số hóa: Sau khi đã hoàn tất, doanh nghiệp cần bàn giao cho khách hàng hay nhà cung cấp để thử nghiệm và đưa vào sử dụng.

Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

VI. Những lưu ý khi số hóa dữ liệu lưu trữ

Những lợi ích của số hóa là gì đã rất rõ ràng như chi phí, sự tiện lợi,… Nhờ đó, số hóa đã được áp dụng rộng rãi trong cuộc sống thường ngày. Tuy nhiên, để sử dụng dữ liệu số hóa một cách hiệu quả và an toàn, chúng ta cần có những lưu ý như sau:

• Loại tài liệu cần số hóa: hình ảnh, âm thanh,…
• Xác định số lượng tài liệu cần số hóa, thời gian số hóa trong bao lâu
• Xác định mục đích của việc số hóa
• Kích thước tài liệu muốn scan
• Định dạng đầu ra mong muốn
• Ngân sách cho việc hoạt động số hóa là bao nhiêu

VII. MISA AMIS Văn phòng số – Bộ giải pháp số hóa và hội tụ dữ liệu hiệu quả cho doanh nghiệp 

MISA AMIS Văn phòng số là bộ giải pháp tích hợp 8 giải pháp phần mềm tiện ích giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán giao – nhận việc hiệu quả, tối ưu quy trình liên phòng ban, đẩy nhanh tốc độ ký duyệt từ xa và kiến tạo văn hóa số.

Với MISA AMIS Văn phòng số, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành mà còn loại bỏ tình trạng chồng chéo khi dữ liệu hội tụ trên một nền tảng duy nhất.

VIII. Kết luận 

Hiện nay, có rất nhiều cơ quan đoàn thể nhà nước cũng như doanh nghiệp tư nhân đã gia nhập vào cuộc cách mạng số hóa và chuyển đổi số. Nó đang trở thành một xu hướng tất yếu trong tương lai.

Vì vậy, chúng ta cần nắm bắt cơ hội, học hỏi kinh nghiệm, đi tắt đón đầu để phát triển và bứt phá. Hy vọng bài viết đã cung cấp đầy đủ các thông tin về số hóa là gì giúp bạn ứng dụng thành công cho doanh nghiệp của mình.