Chuyên môn hóa là gì? Cách áp dụng chuyên môn hóa cho doanh nghiệp

Chuyên môn hóa là gì? và có vai trò như nào trong quản lý doanh nghiệp đang là vấn đề được nhiều nhà quản lý quan tâm. Có thể nói rằng, sự xuất hiện của nguyên tắc chuyên môn hóa quản lý đã đáp ứng nhu cầu không nhỏ của các doanh nghiệp. Nó cũng như góp phần vào các yếu tố thành công trong bối cảnh kinh tế thế giới có nhiều biến động mạnh mẽ.

I. Chuyên môn hóa là gì?

Chuyên môn hóa là tập trung vào một khía cạnh cụ thể của một cái chung lớn. Nó có thể là một sản phẩm, một công việc,  một kỹ năng, hay nhiệm vụ. Ví dụ như, một công ty sẽ tập trung vào sản xuất một vài loại hàng hóa chứ không sản xuất tất cả.

Nói cách khác, chuyên môn hóa cho phép các chuyên gia tập trung vào những gì họ làm tốt nhất. Sự quen thuộc và lặp đi lặp lại hàng ngày tạo nên các kỹ năng nhuần nhuyễn và tránh lãng phí thời gian khi phải chuyển từ công việc này sang công việc khác. Vì những lý do trên, chuyên môn hóa dẫn đến năng suất và sản lượng cao hơn.

Chuyên môn hóa cũng cho phép nền kinh tế sử dụng hiệu quả hơn các nguồn lực khan hiếm. Do đó, lượng sản xuất và tiêu thụ hàng hóa và dịch vụ tăng cao

II. Tại sao cần áp dụng chuyên môn hóa trong quản lý doanh nghiệp

Với sự phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ hiện đại, nhu cầu của người tiêu dùng về các mặt hàng, sản phẩm ngày một tăng cao. Để đáp ứng nhu cầu thị trường, doanh nghiệp cần hiểu rõ lý do áp dụng chuyên môn hóa là gì? 

1. Nâng cao kỹ năng làm việc của nhân viên

Trước đây, khi chưa thực hiện chuyên môn hóa và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ, người lao động có thể phải đảm nhận và tham gia vào nhiều khâu của quy trình. Vì vậy, năng suất lao động có xu hướng giảm sút do quá trình chuyển giao diễn ra khá dài.

Thế nhưng, khi tận dụng được sức mạnh của chuyên môn hóa vào sản xuất hiện đại, người lao động sẽ chỉ cần tập trung vào một công đoạn nhất định. Như vậy, trong quá trình làm việc họ trở nên nhanh nhạy và kỹ năng lao động cũng sẽ được nâng cao.

2. Tăng năng suất cho doanh nghiệp

Chuyên môn hóa là gì cũng được hiểu là một kiểu phân công lao động cho mỗi cá nhân. Các bộ phận sẽ chỉ tập trung vào một hoạt động sản xuất duy nhất và báo cáo về nội dung đó. Điều này tạo ra sự phân công nhiệm vụ rõ ràng, có thể làm tăng năng suất của sản phẩm.

Điều này có thể lý giải là khi doanh nghiệp thực hiện chuyên môn hóa, nhân viên hoàn toàn tập trung vào đội nhóm của mình. Họ chỉ cần ghi nhớ và hoàn thành các công việc tương tự mỗi ngày. Nó giúp họ cải thiện hiệu quả vì không mất nhiều thời gian cho các tác vụ khác hay phải học hỏi quá nhiều kiến thức mới như trước đây. 

Theo thời gian, chuyên môn hóa sẽ dần dần cải thiện kỹ năng của người lao động. Cùng sử dụng khoảng thời gian như trước, nhưng giờ đây họ tạo ra nhiều sản phẩm hoặc xử lý khối lượng công việc nhiều hơn. Đây là lợi ích của việc tận dụng các nguồn lực để nâng cao năng suất lao động, tăng sản lượng.

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ: XÂY DỰNG ĐỘI NGŨ HOÀNTHÀNH NHIỆM VỤ XUẤT SẮC

 

3. Sử dụng triệt để các yếu tố tài nguyên

Việc sử dụng tài nguyên trong một số ngành được đánh giá là kém hiệu quả. Nguyên nhân thường đến từ viện không tận dụng hết nguồn lực sẵn có hoặc lãng phí nguồn lực do nhân sự yếu kém.

Tuy nhiên, khi áp dụng chuyên môn hóa vào hoạt động thì không chỉ nguồn nhân lực mà nguồn nguyên liệu của các công ty cũng sẽ được tận dụng tối đa.

 

4. Thúc đẩy kinh tế của doanh nghiệp và xã hội

Áp dụng chuyên môn hóa vào hoạt động quản lý sản xuất hiện đại giúp tận dụng sức người và nguyên vật liệu. Đồng thời, nó cũng tăng năng suất lao động. Từ đó, nhiều sản phẩm được cung cấp và đáp ứng nhu cầu của thị trường một cách tốt hơn. 

Điều này sẽ giúp các công ty tiết kiệm hoàn toàn chi phí đầu tư và tăng doanh thu bán hàng. Nó vừa thúc đẩy hoạt động kinh doanh bền vững của doanh nghiệp, vừa nâng cao chất lượng lao động. Quan trọng hơn, khi doanh nghiệp phát triển mạnh, họ sẽ đóng góp nhiều hơn vào nền kinh tế toàn xã hội.

III. Cách áp dụng chuyên môn hóa vào hoạt động của doanh nghiệp

1. Ví dụ về cách áp dụng nguyên tắc quản lý theo chuyên môn hóa 

Mỗi nhân viên được giao một công việc theo nguyên tắc chuyên môn hóa. Đây là công thức quản lý thành công của nhiều công ty và doanh nghiệp ngày nay. Nguyên tắc này có tầm ảnh hưởng sâu rộng, tác động tích cực đến toàn bộ quá trình quản lý và tạo nền tảng vững chắc cho những bước phát triển mới.

Vào giữa thế kỷ 20, Giáo sư Frederick Winslow Taylor đã đề xuất nguyên tắc chuyên môn hóa quản lý và nhận được sự đón nhận nồng nhiệt. Nguyên tắc này là cách thức cho phép hoạt động của công nhân và nhân viên trong một tổ chức ít tốn thời gian nhưng năng suất lao động đạt mức tối đa. Nó là sự hợp lý hóa lao động, hay theo cách nói hiện đại là tổ chức lao động một cách khoa học.

Chuyên môn hóa là gì đã đặt nền móng cho xu hướng quản lý khoa học và mở ra “thời kỳ hoàng kim” của quản lý kiểu Mỹ. Phương pháp này sau đó đã được nhà sản xuất ô tô Ford sử dụng lần đầu tiên. Họ đã ứng dụng thành công cho một dây chuyền sản xuất dài 24km với công suất 7.000 xe mỗi ngày.

Kể từ đó, chuyên môn hóa hoàn toàn đáp ứng những yêu cầu mới. Nhiều doanh nghiệp tiên phong đưa ra những phương thức mới như tăng cường đầu tư vào hoạt động quản lý, đổi mới công nghệ và quy trình sản xuất,…

2. Các hoạt động của quản lý theo chuyên môn hóa

Chuyên môn hóa quản lý tập trung vào các hoạt động chính sau:

• Xây dựng chiến lược: Doanh nghiệp cần bắt đầu xây dựng các chiến lược dài hạn từ 7 đến 10 năm. Trong đó các yếu tố chuyên môn trở thành trung tâm của chiến lược quản lý.
• Tổ chức: Trên cơ sở trao đổi ý kiến ​​giữa các bộ phận và các cấp tổ chức, tổ chức quản lý được thiết kế lại và phát triển theo hướng phối hợp nhằm tối ưu hóa khả năng làm việc của nhân viên.
• Nhân sự: Doanh nghiệp nên ưu đãi những người lãnh đạo các hoạt động chuyên môn, tạo cơ hội bình đẳng cho mọi người, khen thưởng nhân sự, xây dựng hệ thống khen thưởng, khuyến khích hợp lý.
• Thông tin: Chuyên môn hóa hướng tới một môi trường quản lý thông tin chuyên nghiệp. Nó sẽ làm tăng cơ hội thực hiện các ý tưởng mới.

3. Nguyên tắc quản lý theo chuyên môn hoá

Nội dung của phương pháp quản lý theo nguyên tắc nghề nghiệp bao gồm:

• Xác định một cách khoa học khối lượng công việc hàng ngày của người lao động, thiết lập quy cách cho từng bộ phận công việc. 
• Chọn những nhân viên thành thạo một công việc, hơn là những nhân viên biết nhiều thứ nhưng không thành thạo. Tiêu chuẩn hóa công việc với thiết bị, dụng cụ và vật liệu được tiêu chuẩn hóa. Tạo ra một môi trường làm việc thân thiện, mọi nhân viên đều làm theo nguyên tắc chuyên môn hóa cao.
• Thực hiện chế độ tiền lương và chế độ thưởng vượt mức theo số lượng sản phẩm. Điều này sẽ khuyến khích người lao động làm việc hăng say.
• Phân chia công việc quản lý theo các cấp quản lý khác nhau. Cấp trên tập trung vào các chức năng hoạch định, tổ chức và phát triển kinh doanh. Cấp dưới thực hiện các chức năng điều hành cụ thể. Sơ đồ tổ chức được thực hiện theo chức năng và sản xuất được tổ chức theo dây chuyền sản xuất liên tục. Các trưởng phòng, trưởng phân xưởng hay chi nhánh phải cùng chịu trách nhiệm với từng hoạt động. Bên cạnh đó, các lãnh đạo cấp cao không nên giao phó những nhiệm vụ quan trọng cho chỉ một bộ phận.

XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG SỐ CHO DOANH NGHIỆP VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

4. Ưu, nhược điểm của việc chuyên môn hóa trong doanh nghiệp

4.1. Ưu điểm

Chuyên môn hóa sẽ giúp năng suất lao động tăng cao, chi phí bỏ ra thấp và kết quả cuối cùng là lợi nhuận tăng lên. Do đó, cả chủ doanh nghiệp và công nhân viên đều có thể nhận nguồn thu nhập tốt. 

Ưu điểm chính của mô hình quản lý mới này là tối ưu hóa quy trình sản xuất bằng cách hợp lý hóa lực lượng lao động. Bởi lẽ nó xây dựng định mức lao động, tiêu chuẩn hóa phương pháp điều hành và điều kiện làm việc, phân công chuyên môn. 

Với những ưu điểm đó, nguyên tắc này đã mở đầu cho công cuộc đổi mới quản lý doanh nghiệp. Trong tương lại, nó hứa hẹn ra một bước tiến lớn theo hướng quản lý khoa học hoàn toàn mới, đạt được kết quả khả quan trên thị trường kinh doanh. 

4.2. Nhược điểm

Tuy nhiên, nhiều người cũng đã đặt ra những câu hỏi về sự hạn chế của phương pháp quản lý này. Thứ nhất, tiêu chuẩn lao động thường rất cao, đòi hỏi người lao động phải làm việc chăm chỉ. Ngoài ra, các nhân viên gắn bó với dây chuyền sản xuất đến mức họ trở thành “công cụ biết nói”. Điều này có thể tạo ra nhiều sự biến dạng tâm lý do sự áp lực và nhàm chán.

Giống như nhiều thành tựu công nghệ khác, trong kinh doanh, chúng ta sử dụng phương pháp như thế nào và cho mục đích gì  rất quan trọng. Nhiều chuyên gia nghi ngờ về việc quản lý chuyên nghiệp theo mức độ chuyên môn hóa cao tác động tiêu cực đến con người.

Tuy nhiên, số khác vẫn cho rằng đây là phương pháp tổ chức lao động tạo ra năng suất cao. Nó chỉ cần được áp dụng một cách đúng đắn và hợp lý trong quá trình hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp hiện nay.

IV. Kết luận

Có thể nói, nguyên tắc chuyên môn hóa hướng tới việc quản lý công ty ở tầm vi mô. Nguyên tắc này cung cấp một nền tảng rất cơ bản cho các cách thức quản lý chung. Nó cũng đặc biệt ý nghĩa với việc tối ưu hóa các phương pháp làm việc tạo động lực trực tiếp cho nhân viên và phân quyền quản lý.

Bài viết trên đây đã giúp trả lời câu hỏi chuyên môn hóa là gì và cách áp dụng chuyên môn hóa vào vận hành doanh nghiệp. Hy vọng qua những thông tin trên, bạn đã có được kiến thức bổ ích để tối ưu hóa hoạt động doanh nghiệp.