Cách viết hóa đơn bán hàng như thế nào để hạn chế sai sót là điều mà các kế toán doanh nghiệp quan tâm. Hóa đơn bán hàng cần đảm bảo các thông tin chính xác về thông tin ngày tháng, thông tin người bán hàng, người mua hàng, thuế suất… Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu bài viết dưới đây để hiểu rõ chi tiết nội dung kể trên.
1. Hóa đơn bán hàng là gì?
Hóa đơn bán hàng (hay còn gọi là hóa đơn bán hàng trực tiếp) là chứng từ ghi nhận giao dịch bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ cho tổ chức, doanh nghiệp.
Hóa đơn bán hàng là giấy tờ tài chính mà cơ quan thuế sẽ chấp nhận và quản lý. Do đó, doanh nghiệp cần báo cáo cho cơ quan thuế biết định kỳ theo từng quý.
Đọc thêm: Tải mẫu hóa đơn bán hàng file excel mới nhất
2. Đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng
Căn cứ theo khoản 2, điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định đối tượng lập hóa đơn bán hàng bao gồm:
a) Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:
- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
- Hoạt động vận tải quốc tế;
- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
- Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
b) Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
Với số lượng hóa đơn lớn, doanh nghiệp sẽ rất khó theo dõi và hạch toán đầy đủ, kịp thời. Phần mềm kế toán online MISA AMIS kết nối trực tiếp dịch vụ Hóa đơn điện tử MISA meInvoice giúp doanh nghiệp tự động ghi nhận hóa đơn, chứng từ đầu vào và phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm, tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn.
3. Hướng dẫn cách viết hóa đơn bán hàng thông chi tiết
Khi viết hóa đơn bán hàng, doanh nghiệp cần lưu ý các thông tin liên quan đến ngày, tháng, năm viết hóa đơn, thông tin người bán hàng, người mua hàng và các thông tin trên bảng kê khai hàng hóa.
3.1. Thông tin ngày, tháng, năm trên hóa đơn bán hàng
Thực hiện ghi ngày tháng năm cùng hoặc sau ngày hợp đồng ký kết, cụ thể:
- Ngày lập hóa đơn với hoạt động bán hàng: là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu (sử dụng) hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền
- Ngày lập hóa đơn với hoạt động cung ứng dịch vụ: Là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền
- Ngày lập hóa đơn với hoạt động xây dựng: Là ngày nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành.
3.2. Thông tin người bán hàng
Thông thường thông tin người bán sẽ được in sẵn trên hóa đơn, trường hợp nếu chưa in sẵn thì cần ghi rõ:
- Chỉ tiêu đơn vị bán hàng: Ghi tên công ty bán hàng
- Chỉ tiêu mã số thuế: Ghi mã số thuế đơn vị bán
- Địa chỉ: Ghi địa chỉ bên bán trên đăng ký kinh doanh
- Điện thoại/Fax: Ghi điện thoại, fax của đơn vị bán (nếu có)
- Số tài khoản: Ghi số tài khoản giao dịch được đăng ký theo mẫu 08 đã nộp cơ quan thuế vào mục này
3.3. Thông tin người mua hàng
+ Họ tên người mua hàng: Ghi đầy đủ họ tên người đi mua hàng vào mục này nếu không có thì có thể bỏ trống mục này
+ Tên đơn vị: Ghi thông tin công ty mua hàng cung cấp căn cứ hợp đồng mua hàng để viết vào dòng này. Cần lưu ý không được viết nhầm tên người mua hàng vào mục này.
+ Địa chỉ: Là địa chỉ của công ty mua hàng theo đúng giấy phép Đăng ký kinh doanh
Trường hợp viết tắt: Khi tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN”hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
+ Mã số thuế: Theo đúng mã số thuế đã được cấp theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
+ Hình thức thanh toán: Thanh toán bằng tiền mặt ghi TM, thanh toán bằng chuyển khoản ghi CK. Nếu chưa rõ ghi: TM/CK
Những hóa đơn có tổng trị giá thanh toán từ 20.000.000 vnđ trở lên, bắt buộc phải thanh toán chuyển khoản thì người mua mới được khấu trừ thuế GTGT, hạch toán vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Đọc thêm: Tổng hợp các chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN mới nhất
3.4. Cách ghi thông tin hàng hoá dịch vụ trên bảng kê chi tiết hàng hóa
- Số thứ tự: Ghi trình tự 1, 2 ,3…theo trình tự căn cứ hợp đồng
- Tên hàng hoá, dịch vụ: Ghi rõ tên từng loại mặt hàng mà doanh nghiệp bán ra
- Đơn vị tính: Ghi rõ đơn vị tính là bộ, chiếc, cái, kg…
- Số lượng, đơn giá: Căn cứ hợp đồng hoặc giá bán để ghi vào
- Thành tiền: Giá trị thành tiền sẽ bằng số lượng * đơn giá
- Dòng thuế suất: ghi 5% hoặc 10% theo từng mặt hàng. Nếu trong một hợp đồng mua bán có các loại mặt hàng 5% và 10% thì kế toán cần tách ra làm 2 hoá đơn.
- Cộng tiền hàng: Là tổng số tiền ở cột thành tiền. Kế toán doanh nghiệp cộng toàn bộ dòng thành tiền các mặt hàng theo thứ tự ghi giá chưa có thuế GTGT vào dòng này
+ Tiền thuế GTGT: Ghi theo mức thuế suất của hàng hóa, dịch vụ đó với các mức 0%, 5%, 10%
+ Tổng cộng tiền thanh toán: Lấy dòng cộng tiền hàng + tiền thuế
+ Số tiền bằng chữ: Ghi chính xác số tiền bằng chữ ở dòng “Tổng cộng tiền thanh toán”. Ký tự đầu tiên cần viết hoa, cuối cùng của dòng bằng chữ dùng phím ./.
Ghi chú: Với hợp đồng có tổng giá trị là giá đã có thuế thì kế toán cần tách hàng hoá riêng, thuế riêng
- Với thuế GTGT 10% = Tổng giá trị hàng hoá đã bao gồm thuế /1.1
- Với thuế GTGT 5% = Tổng giá trị hàng hoá đã bao gồm thuế /1.05
Đọc thêm: Các đối tượng không chịu thuế GTGT theo thông tư mới nhất
4. Cách viết hóa đơn bán hàng giảm thuế GTGT theo nghị định 15/2022/NĐ-CP
Căn cứ vào Khoản 2 Điều 1 Nghị định 15/2022/NĐ-CP, mức giảm thuế GTGT như sau:
- Hàng hoá, dịch vụ đang áp dụng mức thuế GTGT 10%: Áp dụng mức thuế GTGT mới là 8% (giảm 2% so với bình thường).
- Hàng hoá, dịch vụ đang tính thuế GTGT theo phương pháp tỷ lệ % trên doanh thu: Giảm 20% mức tỷ lệ % để tính thuế GTGT khi xuất hoá đơn với hàng hoá, dịch vụ được giảm thuế ở trên.
Dưới đây là hướng dẫn cách viết hóa đơn bán hàng giảm thuế GTGT theo nghị định 15/2022/ND-CP:
4.1. Đối với các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Khi kế toán lập hóa đơn GTGT cung cấp hàng hóa dịch vụ (hàng hóa dịch vụ thuộc đối tượng giảm thuế GTGT theo Nghị định 15/2022/NĐ-CP), tại dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng ghi “8%”; tiền thuế giá trị gia tăng; tổng số tiền người mua phải thanh toán.
- Căn cứ hóa đơn GTGT, cơ sở kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ kê khai thuế GTGT đầu ra, cơ sở kinh doanh mua hàng hóa, dịch vụ kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo số thuế đã giảm ghi trên hóa đơn GTGT.
Ví dụ minh họa:
Ví dụ hóa đơn giá trị gia tăng ghi thuế suất 8%
4.2. Đối với Cơ sở kinh doanh (bao gồm cả hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh) tính thuế GTGT theo phương pháp tỷ lệ % trên doanh thu
Khi kế toán lập hóa đơn GTGT cung cấp hàng hóa dịch vụ (hàng hóa dịch vụ thuộc đối tượng giảm thuế GTGT theo Nghị định 15/2022/NĐ-CP),:
- Tại cột “Thành tiền”: Ghi đầy đủ tiền hàng hóa, dịch vụ trước khi giảm,
- Tại dòng “Cộng tiền hàng hóa, dịch vụ”: Ghi chú: “Đã giảm … (số tiền) tương ứng 20% mức tỷ lệ % để tính thuế GTGT.
Ví dụ minh họa:
Hóa đơn hiển thị ghi chú phần thuế GTGT được giảm trừ 20%
Khi viết hóa đơn giảm thuế giá trị gia tăng còn 8%, cơ sở kinh doanh, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Cơ sở kinh doanh phải lập hóa đơn riêng cho hàng hóa, dịch vụ được giảm thuế giá trị gia tăng. Trường hợp cơ sở kinh doanh không lập hóa đơn riêng cho hàng hóa, dịch vụ được giảm thuế giá trị gia tăng thì không được giảm thuế giá trị gia tăng.
- Trường hợp cơ sở kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng được giảm thuế giá trị gia tăng đã phát hành hóa đơn đặt in dưới hình thức vé có in sẵn mệnh giá chưa sử dụng hết (nếu có) và có nhu cầu tiếp tục sử dụng thì cơ sở kinh doanh thực hiện đóng dấu theo giá đã giảm 2% thuế suất thuế giá trị gia tăng hoặc giá đã giảm 20% mức tỷ lệ % bên cạnh tiêu thức giá in sẵn để tiếp tục sử dụng.
- Đặc biệt chú ý là khi kê khai tờ khai thuế giá trị gia tăng thì đối với các doanh nghiệp có thực hiện giảm thuế GTGT theo quy định thì phải đồng thời kê khai các hàng hóa, dịch vụ được giảm thuế giá trị gia tăng theo Mẫu số 01 tại Phụ lục IV theo Nghị định này gửi kèm theo.
Các phần mềm kế toán MISA AMIS, MISA SME đã đáp ứng mẫu hóa đơn, nghiệp vụ xuất hóa đơn theo Nghị định 15/2022/NĐ-CP. Việc sử dụng hóa đơn bán hàng hay bất kỳ mẫu hóa đơn nào thì doanh nghiệp cũng cần đáp ứng đầy đủ quy định của pháp luật để tránh việc bị xử phạt hoặc những vấn đề nghiêm trọng hơn như sai sót thông tin kế toán. Giờ đây, các doanh nghiệp không cần quá lo lắng cho vấn đề này bởi lẽ đã có những phần mềm nhiều tính năng tiện ích như phần mềm kế toán online MISA AMIS, MISA SME…
- Kết nối trực tiếp với phần mềm bán hàng, hoá đơn điện tử: giúp lấy về tất cả hóa đơn, chứng từ để hạch toán kế toán mà không mất công nhập liệu lại. Đồng thời, lập nhanh chứng từ bán hàng từ chứng từ bán hàng có nội dung tương tự; từ báo giá/đơn đặt hàng/hợp đồng bán/phiếu xuất kho bán hàng/chứng từ mua hàng…
- Tự động nhập liệu: Tự động nhận và hạch toán chứng từ mua – bán hàng, thu tiền gửi,.. giúp nhập liệu nhanh chóng, chuẩn xác. Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ đầu vào phòng tránh rủi ro;
- Tự động lập báo cáo, tờ khai thuế… nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác;
Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý công tác tài chính – kế toán hiệu quả hơn.
| DÙNG THỬ MIỄN PHÍ – PHẦN MỀM KẾ TOÁN ONLINE MISA AMIS |
0904 885 833
https://www.misa.vn/
