Các bước chuyển đổi hoá đơn điện tử theo thông tư 78

Sau khi chính thức áp dụng chuyển đổi hoá đơn điện tử theo thông tư 78 tại 6 tỉnh thành, gần đây Bộ Tài chính ban hành quyết định 206/QĐ-BTC về việc sẽ tiến hành áp dụng hoá đơn điện tử theo thông tư 78 tại 57 tỉnh thành từ tháng 4/2022 và sau 1/7/2022 thì các doanh nghiệp (trừ những trường hợp đặc biệt được quy định rõ) sẽ phải chuyển sang sử dụng hoá đơn điện tử. Các doanh nghiệp lúc này cần tìm hiểu và bắt đầu thực hiện chuyển đổi hoá đơn điện tử theo thông tư 78 để đáp ứng lộ trình đã ban hành. 

1. Chuyển đổi hóa đơn điện tử là gì? Căn cứ pháp lý

Chuyển đổi hóa đơn điện tử là quá trình chuyển hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy nhằm đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý. Việc chuyển đổi này phải đảm bảo nội dung giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy khớp đúng, và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi chỉ có giá trị lưu trữ, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ một số trường hợp đặc biệt.

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020, cùng với hướng dẫn chi tiết trong Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021, áp dụng một số điều của Luật Quản lý thuế ban hành ngày 13/6/2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP

2. Trường hợp nào cần chuyển đổi hóa đơn điện tử

2.1. Trường hợp bắt buộc phải chuyển đổi

Theo Khoản 1, Điều 7 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử hoặc chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy được thực hiện trong các trường hợp:

• Khi phát sinh yêu cầu từ các nghiệp vụ kinh tế hoặc tài chính.
• Khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán nhằm phục vụ công tác thanh tra và kiểm tra.
• Khi cần đáp ứng yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán để phục vụ điều tra và truy thu thuế.
• Khi được các cơ quan chức năng yêu cầu trong quá trình thực hiện điều tra.

Như vậy, các tổ chức và doanh nghiệp phải thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử theo đúng quy định nhằm đáp ứng các yêu cầu pháp lý và nghiệp vụ từ các cơ quan chức năng.

2.2. Trường hợp không bắt buộc phải chuyển đổi

Nếu không nằm trong các trường hợp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn nêu trên, doanh nghiệp không bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Việc chuyển đổi chỉ thực hiện khi có yêu cầu cụ thể từ nghiệp vụ hoặc cơ quan chức năng.

3. Phân biệt hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử chuyển sang giấy

Hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy đều được thể hiện trên chất liệu giấy, nhưng chúng khác nhau về nguồn gốc, ký hiệu và một số đặc điểm khác. Dưới đây là những điểm phân biệt chính:

4. Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78 và nghị định 123

4.1. Các bước chuyển đổi sang hóa đơn điện tử

Chuyển đổi hoá đơn theo thông tư số 78 thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Xác định loại hóa đơn điện tử áp dụng

Căn cứ vào điều 91 Luật Quản lý Thuế và điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC, đối tượng áp dụng hoá đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế lần lượt như sau: 

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
  • Áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ theo thông báo của cơ quan thuế.
  • Doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế hoặc có nhu cầu chuyển từ hóa đơn không mã sang hóa đơn có mã.
  • Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
  • Áp dụng cho doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực đặc thù như điện lực, xăng dầu, viễn thông, y tế, bảo hiểm, thương mại điện tử, vận tải…
  • Doanh nghiệp đã xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, đáp ứng đầy đủ yêu cầu về lập, lưu trữ, truyền và tra cứu hóa đơn điện tử theo quy định.

Sau khi xác định loại hóa đơn phù hợp, doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước 2: Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử 

Doanh nghiệp hoặc cá nhân điền thông tin đăng ký cần lập theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA – NĐ 123/2020) gửi đến  Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua các tổ chức cung cấp dịch vụ.

Trong vòng 1 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo qua mẫu 01/TB-ĐKĐT (Phụ lục IB – NĐ 123/2020) đến doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh tế, xác nhận việc chấp nhận hoặc từ chối đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Tải ngay Mẫu số 01 – Đăng ký sử dụng HĐĐT

Hiện nay, MISA là một trong những đơn vị được Tổng cục Thuế cấp phép cung cấp hóa đơn điện tử,  nổi bật với phần mềm hoá đơn điện tử MISA meInvoice được kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán online MISA AMIS. Giải pháp này cho phép kế toán xuất hóa đơn ngay trên phần mềm và tự động đồng bộ dữ liệu, đảm bảo hạch toán chính xác, đầy đủ.

Doanh nghiệp đang chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 có thể đăng ký trải nghiệm miễn phí phần mềm, tận hưởng giải pháp quản lý tài chính toàn diện và tiện lợi từ MISA.

Dùng thử miễn phí

Bước 3: Hủy hóa đơn giấy còn tồn và hóa đơn điện tử theo mẫu cũ

Trong vòng tối đa 30 ngày từ khi được cơ quan thuế chấp nhận Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng và tiêu hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử chưa sử dụng theo trình tự quy định tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Quy trình tiêu hủy hóa đơn như sau:

• Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy: Ghi rõ tên hóa đơn, ký hiệu, số lượng cần tiêu hủy.
• Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn: Bao gồm đại diện lãnh đạo và kế toán (hộ, cá nhân kinh doanh không cần hội đồng). Các thành viên ký biên bản và chịu trách nhiệm pháp lý nếu sai sót.

Xem thêm: Cách hủy hóa đơn còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Điều 27 Nghị định 123/NĐ-CP hồ sơ tiêu hủy hóa đơn bao gồm các giấy tờ sau:

• Quyết định thành lập Hội đồng (nếu có).
• Bảng kiểm kê chi tiết hóa đơn cần tiêu hủy.
• Biên bản tiêu hủy hóa đơn.
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn theo Mẫu 02/HUY-HĐG (Phụ lục IA – NĐ 123/2020). Thông báo kết quả hủy hóa đơn (Mẫu 02/HUY-HĐG) phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 5 ngày từ ngày hoàn thành tiêu hủy.

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại đơn vị sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

Sau khi đã thực hiện các thủ tục này, kế toán cần lập Thông báo hủy hóa đơn (Mẫu TB03/AC) gửi cơ quan thuế chậm nhất 5 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy để hoàn tất thủ tục.

Tải ngay Mẫu số 02:HUY-HĐG – thông báo kết quả huỷ hoá đơn

Bước 4: Phát hành hoá đơn điện tử

Ngay sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử mà không cần gửi mẫu hóa đơn và thông báo phát hành đến cơ quan thuế như trước đây.

4.2. Các bước chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Để thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử (HĐĐT) hoặc chứng từ điện tử (CTĐT) thành hóa đơn giấy hoặc chứng từ giấy, kế toán cần làm theo các bước sau:

Bước 1: Chọn hóa đơn hoặc chứng từ cần chuyển đổi

Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của Cục Thuế, tìm và chọn hóa đơn, chứng từ cần chuyển đổi từ các mục như:

• Hóa đơn chưa gửi khách hàng.
• Hóa đơn đang gửi khách hàng.
• Hóa đơn gặp lỗi gửi.

Bước 2: Thực hiện chuyển đổi

• Nhấp vào tùy chọn chuyển đổi hóa đơn/chứng từ điện tử để chuyển thành hóa đơn giấy.
• Hệ thống sẽ tự động xuất hóa đơn điện tử dưới dạng file PDF.
• Thông tin về người thực hiện chuyển đổi sẽ được tự động lấy từ tài khoản đăng nhập, tuy nhiên có thể thay đổi nếu cần thiết.

5. Những lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử

Khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử, kế toán cần lưu ý những điều sau:

• Đảm bảo nội dung chính xác: Hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi phải khớp hoàn toàn với nội dung của hóa đơn điện tử gốc, không được thay đổi hoặc bỏ sót thông tin.
• Thông tin bổ sung bắt buộc: Hóa đơn chuyển đổi cần ghi rõ dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”, kèm họ tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi và thời gian chuyển đổi.
• Giá trị pháp lý: Hóa đơn giấy chuyển đổi chỉ dùng để lưu trữ và ghi sổ, không có giá trị để thanh toán hoặc giao dịch, trừ trường hợp quy định đặc biệt.

6. Cách viết hoá đơn điện tử theo thông tư 78 như thế nào?

Câu 1: Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý như hóa đơn gốc không?

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu trữ và ghi sổ kế toán, không được sử dụng trong thanh toán hoặc giao dịch, ngoại trừ trường hợp pháp luật cho phép

Câu 2: Có bắt buộc phải đóng dấu và ký trên hóa đơn điện tử không

Hóa đơn điện tử không yêu cầu chữ ký điện tử của người mua, trừ khi có thỏa thuận khác giữa các bên.

Câu 3: Có giới hạn số lần chuyển đổi hóa đơn điện tử không?

Hiện nay không có quy định cụ thể về số lần chuyển đổi hóa đơn điện tử, nhưng việc chuyển đổi phải đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn của thông tin.

Sử dụng hoá đơn chuyển đổi theo thông tư 78 là nhiệm vụ của các doanh nghiệp để đáp ứng lộ trình sử dụng hoá đơn điện tử như đã ban hành của Tổng cục Thuế. Việc lựa chọn phần mềm kế toán có tính năng kết nối với phần mềm hoá đơn điện tử như phần mềm kế toán online MISA AMIS sẽ giúp ích nhiều cho kế toán trong quá trình xử lý công việc hàng ngày. Phần mềm kế toán thông minh thế hệ mới MISA AMIS có khả năng: 

• Kết nối trực tiếp phần mềm hoá đơn điện tử, cho phép phát hành hoá đơn điện tử theo thông tư 78 ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử;
• Khởi tạo mẫu hoá đơn điện tử từ bộ có sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại;
• Kiểm tra tình trạng nhà cung cấp có đang được phép hoạt động hay không, giúp giảm thiểu việc kê khai các hóa đơn không hợp lệ.
• Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.

Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích thông minh nổi bật khác như: Tự động tổng hợp số liệu để lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính; tự động đối chiếu phát hiện sai lệch để đưa ra cảnh báo;…

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS: