5W1H2C5M là gì? Nghe tên có vẻ “xoắn não”, nhưng thực chất đây là một công cụ lập kế hoạch toàn diện, giúp nhà quản lý phân tích vấn đề từ nhiều khía cạnh: từ mục tiêu, nhân sự, quy trình đến nguồn lực. Dù thoạt đầu có vẻ phức tạp, nhưng khi hiểu và vận dụng đúng cách, bạn sẽ thấy việc xây dựng kế hoạch trở nên mạch lạc, logic và dễ triển khai hơn rất nhiều.
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ phương pháp 5W1H2C5M là gì và cách áp dụng nó một cách thực tế, dễ hiểu.
| [Tặng bạn Ấn phẩm MISA Collection 02] Xây dựng & thẩm định kế hoạch kinh doanh 2025 |
1. Phương pháp 5W1H2C5M là gì?
Phương pháp 5W1H2C5M là một công cụ để quản lý và lên kế hoạch toàn diện, giúp người quản xác định và phân tích được các yếu tố quan trọng, thiết lập mục tiêu trong các đội nhóm. Phương pháp được sắp xếp dựa trên hệ thống theo 13 câu hỏi như sau:
- 5W: What, Why, When, Where, Who – là nhóm câu hỏi giúp làm rõ mục tiêu, lý do, thời gian, địa điểm và người thực hiện kế hoạch. Việc trả lời đầy đủ 5 yếu tố này giúp bạn xây dựng nền tảng thông tin vững chắc trước khi bắt đầu triển khai bất kỳ công việc nào.
- 1H: How – Thiết lập cách thức thực hiện kế hoạch
- 2C: Control, Check – Kiểm tra và đo lường lại những vấn đề có thể xảy ra trong quá trình lên kế hoạch và quản trị rủi ro
- 5M: Man, Money, Materials, Machines, Method – Tìm kiếm và làm rõ những nguồn lực và yếu tố cần có cũng như hiện có.
Vậy tại sao phương pháp 5W1H2C5M lại phổ biến đối với các nhà quản lý?
5W1H2C5M có thể giúp người quản lý hệ thống hóa các thông tin, làm rõ các khía cạnh của dự án hoặc kế hoạch từ khi đặt mục tiêu đến quy trình thực hiện. Nhờ đó, người quản lý dễ dàng tối ưu hóa quy trình ra quyết định, xác định được các điểm cần cải thiện và lập ra kế hoạch cụ thể.
Ngoài ra phương pháp còn giúp cải thiện được khả năng giao tiếp và phối hợp trong nhóm, đảm bảo được việc mọi người có thể hiểu rõ được các vai trò và trách nhiệm của bản thân, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc nhóm.
Xem thêm: Top 20 phần mềm quản lý công việc hiệu quả tốt nhất
2. Hướng dẫn lập kế hoạch công việc theo phương pháp 5W1H2C5M
2.1. Xác định được yêu cầu và mục tiêu (Why)
Why( Tại sao?): Trước khi bắt đầu một kế hoạch nào công việc, chúng ta cần xác định được mục tiêu và yêu cầu của kế hoạch như: Tại sao bạn cần làm việc này? Nó đem lại lợi ích gì? Tác hại nếu bạn không thực hiện? Những điều này sẽ giúp bạn định hướng đúng trọng tâm công việc và yêu cầu mà bạn đề ra.
2.2. Xác định các nội dung công việc (What)
What( Cái gì?): Câu hỏi này sẽ giúp bạn định hình rõ hơn những nội dung công việc mà bạn cần hoàn thành. Việc đặt câu hỏi giúp bạn liệt kê được những công việc cần làm trong quá trình thực hiện kế hoạch.
2.3. Xác định nhân sự (Who)
Who (Ai?): Xác định các bên liên quan, nhân sự cũng như sắp xếp kế hoạch cho từng thành viên với từng công việc phù hợp trong kế hoạch bằng câu hỏi như: Ai tham gia thực hiện dự án? Đây là một yếu tố quan trọng trực tiếp tham gia vào dự án quyết định sự thành công của dự án.
2.4. Xác định thời gian thực hiện (When)
When (Khi nào?): Xác định thời gian thực hiện kế hoạch, thời hạn cũng như đảm bảo tiến độ của cả dự án. Người quản lý cần phân chia rõ các mức độ ưu tiên đến quan trọng và khẩn cấp. Một số câu hỏi quản lý thời gian có thể kể đến là: Khi nào bắt đầu dự án? Thời gian chuẩn bị, thực hiện, kết thúc?
2.5. Xác định địa điểm (Where)
Where (Ở đâu?): Địa điểm thực hiện công việc là yếu tố vô cùng quan trọng để quyết định sự thành công của dự án, bắt đầu với câu hỏi: Công việc được thực hiện ở đâu? Nếu bạn chọn sai địa điểm việc di chuyển và thực hiện dự án sẽ vô cùng khó khăn.
2.6. Xác định phương pháp (How)
How (Như thế nào?): Xác định phương pháp, cách thức và quy trình thực hiện để có được một quy trình làm việc thông minh với một kinh phí thấp nhất. Những câu hỏi thường gặp ở đây là: Sắp xếp nhân sự thực hiện công việc như thế nào? Sử dụng công cụ nào để thực hiện công việc?
2.7. Xác định phương pháp kiểm soát (Control)
Control (kiểm soát): Bất kỳ dự án nào cũngcần có sự kiểm soát để theo dõi được tiến độ và thể giải quyết sự cố kịp thời. Các câu hỏi kiểm soát bao gồm: Những điểm nào cần kiểm soát và trọng yếu? Cách nào để kiểm soát được quá trình thực hiện?
2.8. Xác định phương pháp kiểm tra (Check)
Check (kiểm tra): Đây là quá trình kiểm tra để kiểm soát quá trình thực hiện dự án toàn diện. Người quản lý kiểm tra những vấn đề có thể xảy ra, đánh giá kết quả công việc, dự án qua những câu hỏi như: Có những vấn đề nào cần kiểm tra? Ai sẽ là người kiểm tra?
2.9. Xác định nguồn lực 5M
Nguồn lực là yếu tố chính giúp dự án có thể thành công nhất nhưng cũng không phải ai cũng chú trọng đến các nguồn lực. Nhờ vào có một nguồn lực tốt mới giúp đảm bảo được mức độ khả thi cho dự án. Trong nguồn lực sẽ có 5 yếu tố: Con người, Tài chính, Nguyên liệu, Máy móc và Phương pháp:
- Man (Con người): Người thực hiện có trình độ, kỹ năng và kinh nghiệm như thế nào?
- Money (Tài chính): Ngân sách để thực hiện thành công được dự án là bao nhiêu?
- Materials (Nguyên liệu): Có những nguyên vật liệu, nhà cung cấp hay tiêu chuẩn nào cho các nhà cung cấp?
- Machines (Máy móc): Có những công cụ máy móc hỗ trợ nào?
- Method (Phương pháp): Những phương pháp, mô hình nào giúp hỗ trợ thành công trong dự án?
Xem thêm: Phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất năm 2025
3. Ví dụ lập kế hoạch 5W1H2C5M trong các lĩnh vực
Để hiểu rõ cách ứng dụng mô hình 5W1H2C5M vào thực tế, hãy cùng khám phá một số ví dụ cụ thể trong các lĩnh vực khác nhau.
3.1. Mẫu kế hoạch 5W1H2C5M trong quản lý dự án
Phương pháp lập kế hoạch công việc 5W1H2C5M có thể giúp nhà quản lý dự án lên kế hoạch chi tiết và theo dõi được tiến độ của dự án, qua việc xác định mục tiêu (5W) đến phân bổ các nguồn lực (5M). Qua đó, các vấn đề trong quá trình quản lý dự án phát sinh sẽ được kiểm soát và xử lý một cách kịp thời.
Ví dụ: Mẫu kế hoạch 5W1H2C5M đối với một dự án thiết kế nội thất văn phòng sẽ như sau:
5W – Thông tin nền tảng
- What (Làm gì?): Thiết kế và thi công nội thất cho văn phòng mới của công ty A
- Why (Tại sao?): Tạo không gian làm việc hiện đại, tối ưu công năng, nâng cao trải nghiệm nhân viên và khách hàng
- When (Khi nào?): Triển khai từ 10/06/2025 đến 30/08/2025
- Where (Ở đâu?): Tầng 5, tòa nhà ABC, Quận 1, TP.HCM
- Who (Ai làm?): Công ty thiết kế nội thất B phối hợp với team hành chính và ban giám đốc công ty A
1H – Làm như thế nào?
- Khảo sát mặt bằng, chụp ảnh, đo đạc hiện trạng
- Lên concept thiết kế dựa trên yêu cầu và phong cách thương hiệu
- Duyệt bản vẽ 2D, dựng phối cảnh 3D, lựa chọn vật liệu
- Thi công theo từng khu vực: lễ tân, phòng làm việc, họp, pantry, phòng giám đốc
- Nghiệm thu, bàn giao và bảo hành sau thi công
2C – Kiểm tra và Kiểm soát
Check:
- So sánh bản vẽ thiết kế với thi công thực tế
- Theo dõi tiến độ thi công từng hạng mục theo kế hoạch
Control:
- Giải quyết các phát sinh về vật liệu, thay đổi layout hoặc chi phí
- Đảm bảo thi công đúng tiêu chuẩn an toàn, phòng cháy chữa cháy
5M – Nguồn lực triển khai
- Man (Nhân lực): 1 trưởng dự án, 1 KTS chủ trì, 2 họa viên, đội thi công nội thất (15–20 người)
- Money (Ngân sách): Dự kiến 1,2 tỷ VNĐ bao gồm thiết kế, vật tư và thi công trọn gói
- Materials (Vật liệu): Gỗ công nghiệp, đá granite, kính cường lực, hệ trần – sàn – đèn, nội thất rời
- Machines (Thiết bị): Dụng cụ thi công, máy khoan, máy cắt, hệ thống điện – nước
- Method (Phương pháp):
- Thiết kế – Duyệt – Thi công – Nghiệm thu
- Quản lý tiến độ bằng Gantt chart và phối hợp công việc qua Zalo/Slack
3.2. Ví dụ lập kế hoạch 5W1H2C5M trong Marketing
Trong quá trình lập kế hoạch Marketing, phương pháp 5W1H2C5M sẽ giúp xác định các mục tiêu và đối tượng khách hàng cụ thể từ đó có thể lên kế hoạch tiếp cận đúng đắn nhất. Nhờ đó các chiến dịch marketing cũng sẽ có được cấu trúc rõ ràng, đảm bảo được tối ưu hóa nguồn lực và ngân sách.
Dưới đây là ví dụ kế hoạch 5W1H2C5M trong lĩnh vực Marketing, cụ thể là cho chiến dịch ra mắt sản phẩm mới:
5W – Thông tin cơ bản
- What (Làm gì?): Thực hiện chiến dịch marketing ra mắt sản phẩm nước uống thảo mộc “FreshHerb”
- Why (Tại sao?): Tăng độ nhận biết thương hiệu, tạo sự chú ý trên thị trường và thúc đẩy đơn hàng giai đoạn đầu
- When (Khi nào?): Triển khai từ 01/08 đến 31/08/2025
- Where (Ở đâu?): Kênh online (Facebook, Instagram, TikTok), offline tại các cửa hàng tiện lợi
- Who (Ai làm?): Phòng Marketing phối hợp với agency truyền thông và phòng Kinh doanh
1H – Cách thức thực hiện
- Xây dựng concept “Giải nhiệt tự nhiên – Sống tươi khỏe”
- Tổ chức minigame, hợp tác với KOLs/food reviewer
- Chạy quảng cáo Facebook Ads và TikTok Ads theo từng nhóm đối tượng
- Thiết kế POSM, tờ rơi, booth dùng thử tại cửa hàng tiện lợi
2C – Kiểm tra & Kiểm soát
-
Check:
- Theo dõi hiệu quả quảng cáo (CTR, CPM, CPC), tương tác mạng xã hội, lượt tham gia minigame
- Đo lường doanh số tại điểm bán trong thời gian diễn ra chiến dịch
-
Control:
- Điều chỉnh ngân sách quảng cáo nếu không hiệu quả
- Có phương án xử lý khủng hoảng truyền thông nếu phản hồi tiêu cực xuất hiện
5M – Nguồn lực triển khai
- Man (Nhân lực): 1 Marketing Lead, 2 content creator, 1 account, agency hỗ trợ thiết kế & KOL booking
- Money (Ngân sách): Dự toán 300 triệu VNĐ bao gồm chi phí media, sản phẩm dùng thử, booking KOLs và vật phẩm in ấn
- Materials (Tài nguyên): Nội dung video, hình ảnh, tài liệu giới thiệu sản phẩm, banner, bài PR
- Machines (Thiết bị): Công cụ quản lý quảng cáo (Meta Ads, TikTok Ads), phần mềm thiết kế (Canva, Adobe), máy ảnh/quay
- Method (Phương pháp): Triển khai theo mô hình AIDA (Attention – Interest – Desire – Action) kết hợp Agile Marketing (chiến dịch chia theo sprint tuần)
[Download free] 9+ mẫu KPI cho cho phòng Marketing và các phòng ban khác
3.3. Ví dụ lập kế hoạch 5W1H2C5M trong chiến lược phát triển sản phẩm
Cách lập kế hoạch công việc này giúp đảm bảo sự đồng bộ giữa các bộ phận liên quan như R&D, sản xuất, Marketing và bán hàng. Các khía cạnh từ nghiên cứu thị trường đến phân phối sản phẩm đều sẽ được quản lý chặt chẽ, tránh được sự lãng phí tài nguyên và tăng cường tính hiệu quả của chiến lược phát triển sản phẩm.
Dưới đây là ví dụ kế hoạch 5W1H2C5M trong chiến lược phát triển sản phẩm vật lý – cụ thể là ra mắt dòng cà phê đóng lon dành cho dân văn phòng:
5W – Thông tin nền tảng
- What (Làm gì?): Nghiên cứu, phát triển và đưa ra thị trường dòng cà phê đóng lon mang thương hiệu “Wakely”
- Why (Tại sao?): Đáp ứng nhu cầu tiện lợi của dân văn phòng, mở rộng danh mục sản phẩm FMCG, tăng doanh thu mùa hè
- When (Khi nào?): R&D từ 05/2025 – 07/2025; thử nghiệm thị trường 08/2025; ra mắt chính thức 09/2025
- Where (Ở đâu?): Sản xuất tại nhà máy tỉnh Bình Dương, phân phối tại TP.HCM và Hà Nội giai đoạn đầu
- Who (Ai làm?): Phòng Nghiên cứu sản phẩm kết hợp với phòng Sản xuất, Kinh doanh và đội ngũ marketing
1H – Cách thức thực hiện
- Phân tích nhu cầu thị trường và hành vi tiêu dùng cà phê tiện lợi
- Lên công thức mới (vị truyền thống + mocha + ít đường) và thử nghiệm mẫu với nhóm khách hàng mục tiêu
- Thiết kế bao bì lon bắt mắt, dễ nhận diện thương hiệu
- Chuẩn hóa quy trình đóng gói, kiểm định chất lượng, xin giấy phép ATVSTP
2C – Kiểm tra & Kiểm soát
-
Check:
- Kiểm tra độ ổn định sản phẩm (mùi vị, hạn sử dụng, độ nén khí lon)
- Test người dùng thực tế (blind test) để thu thập feedback
-
Control:
- Dự phòng lỗi bao bì, điều chỉnh công thức nếu nhận phản hồi tiêu cực
- Kiểm soát chi phí sản xuất và giá bán phù hợp với phân khúc mục tiêu
5M – Nguồn lực triển khai
- Man (Nhân lực): Chuyên gia R&D, kỹ sư sản xuất, nhân viên kiểm định, marketing phụ trách thương hiệu
- Money (Ngân sách): 1,5 tỷ VNĐ cho R&D, sản xuất thử, thiết kế bao bì, marketing giai đoạn đầu
- Materials (Nguyên liệu): Cà phê nguyên chất, sữa, hương liệu tự nhiên, lon nhôm, tem nhãn
- Machines (Thiết bị): Máy chiết rót, máy đóng nắp lon, thiết bị kiểm định chất lượng
- Method (Phương pháp): Quy trình phát triển theo mô hình Stage-Gate (ý tưởng → phát triển → test → tung ra thị trường)
4. Lợi ích của việc lập kế hoạch công việc theo mô hình 5W1H2C5M
Một bản kế hoạch tốt không chỉ giúp bạn biết phải làm gì, mà còn giúp cả đội ngũ hiểu rõ “ai làm, làm khi nào, làm như thế nào và cần những gì”. Đó là lý do mô hình 5W1H2C5M được xem là công cụ hữu ích để lập kế hoạch một cách toàn diện, rõ ràng và thực tế. Dưới đây là những lợi ích nổi bật khi bạn áp dụng mô hình này vào công việc hằng ngày hoặc dự án quy mô lớn.
- Giúp nhìn rõ toàn cảnh công việc, tránh bỏ sót thông tin quan trọng.
- Xác định rõ ai làm gì, ở đâu, khi nào – tránh chồng chéo hoặc đùn đẩy trách nhiệm.
- Quản lý hiệu quả nhân sự, ngân sách, vật tư ngay từ đầu.
- Có phương án kiểm tra và điều chỉnh khi phát sinh sự cố.
- Mục tiêu rõ ràng, tiến độ minh bạch, thuận tiện đánh giá sau triển khai.
- Phù hợp với nhiều loại công việc, từ dự án lớn đến đầu việc hằng ngày.
Đọc thêm: Top 5 phần mềm KPI doanh nghiệp hiệu quả năm 2025
5. Lưu ý khi lập mục tiêu và triển khai kế hoạch theo phương pháp 5W1H2C5M
Dưới đây là phần tổng hợp các lưu ý quan trọng khi lập mục tiêu và triển khai kế hoạch theo phương pháp 5W1H2C5M, giúp bạn áp dụng hiệu quả và tránh sai sót thường gặp:
- Lập kế hoạch chi tiết: Việc lập ra một kế hoạch chi tiết là một điều rất quan trọng để có thể dẫn đến sự thành công của dự án. Bạn cần phải đảm bảo được các bước thực hiện đều phải được phân chia một cách rõ ràng. Cùng với đó, bạn cũng có thể dự trù và xem xét được những lỗi sai chỉ có thể thấy được thông qua việc lập kế hoạch chi tiết.
- Sắp xếp khoa học: Trong quá trình lên kế hoạch, không chỉ lập một kế hoạch chi tiết mà bạn còn cần phải sắp xếp kế hoạch một cách khoa học nhất để có thể hạn chế được những sự cố hay chi phí và thời gian nhất có thể
- Đảm bảo theo sát mục tiêu kế hoạch đã đề ra: Đây là cơ sở giúp xây dựng nền tảng để có thể đảm bảo được các thành viên trong dự án có thể cùng hướng đến mục đích chung. Đội ngũ tăng sự quyết tâm và không trì hoãn, quản lý theo dõi được tiến độ và có thể điều chỉnh khi cần thiết.
- Phân tích hiện trạng: Quản lý phải luôn cập nhật và phân tích tình hình hiện trạng để có thể xác định các vấn đề dự án hiện đang gặp phải và có được kế hoạch ngăn chặn và khắc phục nhanh nhất.
- Đánh giá và rút kinh nghiệm: Sau những dự án đã được thực hiện, việc đánh giá và rút kinh nghiệm qua những dự án đó là vô cùng quan trọng. Mọi người phải họp rút ra những kinh nghiệm để có thể cải thiện và xem xét được những lỗi sai, những gì còn thiếu với dự án hiện tại.
- Tạo động lực cho nhóm: Trong quá trình thực hiện dự án không thể tránh khỏi những giây phút đội nhóm hay các cá nhân cảm thấy chán nản. Nhà lãnh đạo hay các quản lý dự án nên khuyến khích và tạo ra động lực cho các đội nhóm của mình, qua đó tăng tiến độ làm việc, thúc đẩy hiệu suất tốt hơn.
Lập kế hoạch công việc thông mình với phần mềm MISA AMIS Công Việc
Phần mềm MISA AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc lên kế hoạch, điều phối, báo cáo và đo lường tiến độ công việc cũng như năng suất lao động. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả kinh doanh.
- Thiết lập mục tiêu rõ ràng (What, Why, When): Tạo đầu việc kèm mô tả mục tiêu, thời gian thực hiện và kết quả mong đợi; theo dõi tiến độ bằng Kanban hoặc Gantt chart.
- Xác định người thực hiện và nơi làm việc (Who, Where): Phân công rõ ràng người thực hiện, người theo dõi và ghi chú nơi triển khai hoặc gắn thẻ theo nhóm/phòng ban.
- Xây dựng cách thực hiện (How): Thiết lập checklist công việc, đính kèm tài liệu hướng dẫn để đảm bảo mọi bước đều minh bạch và dễ thực hiện.
- Kiểm tra – Kiểm soát (2C: Check – Control): Theo dõi tiến độ theo thời gian thực và thiết lập cảnh báo trễ hạn; dễ dàng điều chỉnh người thực hiện khi cần.
- Xác định đầy đủ nguồn lực (5M): Lên kế hoạch nhân sự, chi phí, vật tư, thiết bị và phương pháp xử lý ngay trong từng đầu việc để đảm bảo tính khả thi.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
6. Tạm kết
Phương pháp 5W1H2C5M không chỉ là một công cụ lập kế hoạch, mà còn là “bản đồ tư duy” giúp bạn nhìn nhận công việc một cách toàn diện và có chiến lược. Khi được kết hợp với nền tảng quản lý như AMIS Công việc, việc triển khai kế hoạch sẽ trở nên mạch lạc, rõ ràng và dễ kiểm soát hơn bao giờ hết.
Dù là quản lý dự án, triển khai marketing hay vận hành nội bộ, mô hình này đều có thể ứng dụng linh hoạt để nâng cao hiệu suất và giảm thiểu rủi ro. Đừng chỉ lập kế hoạch theo cảm tính – hãy bắt đầu với 5W1H2C5M để mọi việc đều nằm trong tầm kiểm soát!
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
