Phương pháp lập kế hoạch công việc 5W1H2C5M – Cách thức lập kế hoạch thành công

Đối với những nhà quản lý cấp trung và cấp cao, việc lập kế hoạch công việc có vai trò quan trọng trong việc định hướng công việc và kinh doanh của công ty. Dưới đây là phương pháp lập kế hoạch công việc 5W1H2C5M được nhiều quản lý sử dụng nhất hiện nay.

1. Phương pháp 5W1H2C5M là gì?

Phương pháp 5W1H2C5M là một công cụ để quản lý và lên kế hoạch toàn diện, giúp người quản xác định và phân tích được các yếu tố quan trọng, thiết lập mục tiêu trong các đội nhóm. Phương pháp được sắp xếp dựa trên hệ thống theo 15 câu hỏi như sau:

• 5W: What, Why, When, Where, Who – Khai thác được các thông tin cần thiết trước khi lên kế hoạch một cách toàn diện
• 1H: How – Thiết lập cách thức thực hiện kế hoạch
• 2C: Control, Check – Kiểm tra và đo lường lại những vấn đề có thể xảy ra trong quá trình lên kế hoạch và quản trị rủi ro
• 5M: Man, Money, Materials, Machines, Method – Tìm kiếm và làm rõ những nguồn lực và yếu tố cần có cũng như hiện có.

Vậy tại sao phương pháp 5W1H2C5M lại phổ biến đối với các nhà quản lý?

5W1H2C5M có thể giúp người quản lý hệ thống hóa các thông tin, làm rõ các khía cạnh của dự án hoặc kế hoạch từ khi đặt mục tiêu đến quy trình thực hiện. Nhờ đó, người quản lý dễ dàng tối ưu hóa quy trình ra quyết định, xác định được các điểm cần cải thiện và lập ra kế hoạch cụ thể.

Ngoài ra phương pháp còn giúp cải thiện được khả năng giao tiếp và phối hợp trong nhóm, đảm bảo được việc mọi người có thể hiểu rõ được các vai trò và trách nhiệm của bản thân, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc nhóm.

>> Đọc thêm: Phần mềm quản lý công việc giúp tối ưu năng suất làm việc của nhân viên

2. Cách áp dụng phương pháp 5W1H2C5M

2.1. Xác định được yêu cầu và mục tiêu (1W)

1W – Why( Tại sao?): Trước khi bắt đầu một kế hoạch nào công việc, chúng ta cần xác định được mục tiêu và yêu cầu của kế hoạch như: Tại sao bạn cần làm việc này? Nó đem lại lợi ích gì? Tác hại nếu bạn không thực hiện? Những điều này sẽ giúp bạn định hướng đúng trọng tâm công việc và yêu cầu mà bạn đề ra.

2.2. Xác định các nội dung công việc (1W)

1W – What( Cái gì?): Câu hỏi này sẽ giúp bạn định hình rõ hơn những nội dung công việc mà bạn cần hoàn thành. Việc đặt câu hỏi giúp bạn liệt kê được những công việc cần làm trong quá trình thực hiện kế hoạch. 

2.3. Xác định nhân sự (1W)

1W – Who (Ai?): Xác định các bên liên quan, nhân sự cũng như sắp xếp kế hoạch cho từng thành viên với từng công việc phù hợp trong kế hoạch bằng câu hỏi như: Ai tham gia thực hiện dự án? Đây là một yếu tố quan trọng trực tiếp tham gia vào dự án quyết định sự thành công của dự án. 

2.4. Xác định thời gian thực hiện 

1W –  When (Khi nào?): Xác định thời gian thực hiện kế hoạch, thời hạn cũng như đảm bảo tiến độ của cả dự án. Người quản lý cần phân chia rõ các mức độ ưu tiên đến quan trọng và khẩn cấp. Một số câu hỏi quản lý thời gian có thể kể đến là: Khi nào bắt đầu dự án? Thời gian chuẩn bị, thực hiện, kết thúc?

>> Xem thêm: Kỹ năng giao việc và giám sát – Chìa khóa cho thành công của quản lý

2.5. Xác định địa điểm 

1W – Where (Ở đâu?): Địa điểm thực hiện công việc là yếu tố vô cùng quan trọng để quyết định sự thành công của dự án, bắt đầu với câu hỏi: Công việc được thực hiện ở đâu? Nếu bạn chọn sai địa điểm việc di chuyển và thực hiện dự án sẽ vô cùng khó khăn.

2.6. Xác định phương pháp 1H

How (Như thế nào?): Xác định phương pháp, cách thức và quy trình thực hiện để có được một quy trình làm việc thông minh với một kinh phí thấp nhất. Những câu hỏi thường gặp ở đây là: Sắp xếp nhân sự thực hiện công việc như thế nào? Sử dụng công cụ nào để thực hiện công việc?

2.7. Xác định phương pháp kiểm soát 1C

Control (kiểm soát): Bất kỳ dự án nào cũngcần có sự kiểm soát để theo dõi được tiến độ và thể giải quyết sự cố kịp thời. Các câu hỏi kiểm soát bao gồm: Những điểm nào cần kiểm soát và trọng yếu? Cách nào để kiểm soát được quá trình thực hiện?

2.8. Xác định phương pháp kiểm tra 1C

Check (kiểm tra): Đây là quá trình kiểm tra để kiểm soát quá trình thực hiện dự án toàn diện. Người quản lý kiểm tra những vấn đề có thể xảy ra, đánh giá kết quả công việc, dự án qua những câu hỏi như: Có những vấn đề nào cần kiểm tra? Ai sẽ là người kiểm tra?

2.9. Xác định nguồn lực 5M

Nguồn lực là yếu tố chính giúp dự án có thể thành công nhất nhưng cũng không phải ai cũng chú trọng đến các nguồn lực. Nhờ vào có một nguồn lực tốt mới giúp đảm bảo được mức độ khả thi cho dự án. Trong nguồn lực sẽ có 5 yếu tố: Con người, Tài chính, Nguyên liệu, Máy móc và Phương pháp:

•  Man (Con người): Người thực hiện có trình độ, kỹ năng và kinh nghiệm như thế nào?
•  Money (Tài chính): Ngân sách để thực hiện thành công được dự án là bao nhiêu?
•  Materials (Nguyên liệu): Có những nguyên vật liệu, nhà cung cấp hay tiêu chuẩn nào cho các nhà cung cấp?
•  Machines (Máy móc): Có những công cụ máy móc hỗ trợ nào?
•  Method (Phương pháp): Những phương pháp, mô hình nào giúp hỗ trợ thành công trong dự án?

3. Áp dụng phương pháp 5W1H2C5M trong các lĩnh vực

3.1. Trong quản lý dự án

Phương pháp lập kế hoạch công việc 5W1H2C5M có thể giúp nhà quản lý dự án lên kế hoạch chi tiết và theo dõi được tiến độ của dự án, qua việc xác định mục tiêu (5W) đến phân bổ các nguồn lực (5M). Qua đó, các vấn đề trong quá trình quản lý dự án phát sinh sẽ được kiểm soát và xử lý một cách kịp thời.

3.2. Trong lập kế hoạch Marketing

Trong quá trình lập kế hoạch Marketing, phương pháp 5W1H2C5M sẽ giúp xác định các mục tiêu và đối tượng khách hàng cụ thể từ đó có thể lên kế hoạch tiếp cận đúng đắn nhất. Nhờ đó các chiến dịch marketing cũng sẽ có được cấu trúc rõ ràng, đảm bảo được tối ưu hóa nguồn lực và ngân sách.

3.3. Trong chiến lược phát triển sản phẩm

Cách lập kế hoạch công việc này giúp đảm bảo sự đồng bộ giữa các bộ phận liên quan như R&D, sản xuất, Marketing và bán hàng. Các khía cạnh từ nghiên cứu thị trường đến phân phối sản phẩm đều sẽ được quản lý chặt chẽ, tránh được sự lãng phí tài nguyên và tăng cường tính hiệu quả của chiến lược phát triển sản phẩm

4. Lợi ích của việc lập kế hoạch công việc 5W1H2C5M?

Lập kế hoạch công việc hiểu đơn giản là tìm ra mối liên hệ giữa mục đích, phương tiện, phương pháp làm việc.

Lợi ích của việc có một bản kế hoạch công việc chỉnh chu

• Tư duy hệ thống để dự đoán các sự việc có thể xảy ra
• Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn
• Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức
• Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý viên khác.
• Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài
• Báo cáo kết quả nhanh chóng

5. Lưu ý khi lập mục tiêu và triển khai kế hoạch

• Lập kế hoạch chi tiết: Việc lập ra một kế hoạch chi tiết là một điều rất quan trọng để có thể dẫn đến sự thành công của dự án. Bạn cần phải đảm bảo được các bước thực hiện đều phải được phân chia một cách rõ ràng. Cùng với đó, bạn cũng có thể dự trù và xem xét được những lỗi sai chỉ có thể thấy được thông qua việc lập kế hoạch chi tiết.
• Sắp xếp khoa học: Trong quá trình lên kế hoạch, không chỉ lập một kế hoạch chi tiết mà bạn còn cần phải sắp xếp kế hoạch một cách khoa học nhất để có thể hạn chế được những sự cố hay chi phí và thời gian nhất có thể 
• Đảm bảo theo sát mục tiêu kế hoạch đã đề ra: Đây là cơ sở giúp xây dựng nền tảng để có thể đảm bảo được các thành viên trong dự án có thể cùng hướng đến mục đích chung. Đội ngũ tăng sự quyết tâm và không trì hoãn, quản lý theo dõi được tiến độ và có thể điều chỉnh khi cần thiết.

•  Phân tích hiện trạng: Quản lý phải luôn cập nhật và phân tích tình hình hiện trạng để có thể xác định các vấn đề dự án hiện đang gặp phải và có được kế hoạch ngăn chặn và khắc phục nhanh nhất.
•  Đánh giá và rút kinh nghiệm: Sau những dự án đã được thực hiện, việc đánh giá và rút kinh nghiệm qua những dự án đó là vô cùng quan trọng. Mọi người phải họp rút ra những kinh nghiệm để có thể cải thiện và xem xét được những lỗi sai, những gì còn thiếu với dự án hiện tại. 
• Tạo động lực cho nhóm: Trong quá trình thực hiện dự án không thể tránh khỏi những giây phút đội nhóm hay các cá nhân cảm thấy chán nản. Nhà lãnh đạo hay các quản lý dự án nên khuyến khích và tạo ra động lực cho các đội nhóm của mình, qua đó tăng tiến độ làm việc, thúc đẩy hiệu suất tốt hơn.

Lập kế hoạch với phần mềm lập kế hoạch MISA AMIS Công Việc

Phần mềm MISA AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc lên kế hoạch, điều phối, báo cáo và đo lường tiến độ công việc cũng như năng suất lao động. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả kinh doanh.

• Người dùng có thể dễ dàng dùng để lên kế hoạch tổng quan cho từng dự án phát sinh với đầy đủ thông tin như: lộ trình, nhân sự, ngân sách dự kiến,…
• Mỗi nhân viên tự lên kế hoạch công việc với vị trí mình đảm nhiệm, nhằm bám sát mục tiêu, phân bổ thời gian hợp lý cho từng đầu việc.
• Lên kế hoạch chi tiết ai, làm gì, yêu cầu công việc cụ thể là gì, …

Dùng ngay miễn phí

Với phương pháp lập kế hoạch công việc 5W1H2C5M hay 5W2H thì đề có thể giúp cá nhân và doanh nghiệp có thể có một kế hoạch thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả nhất.