Scrum là một phương pháp quen thuộc trong quá trình xây dựng và phát triển công việc, đặc biệt là lĩnh vực phát triển phần mềm. Vậy Scrum là gì? Quy trình Scrum được vận hành như thế nào? Hãy cùng MISA AMIS khám phá những thông tin thú vị về phương pháp này trong bài viết dưới đây.
| TẶNG BẠN: EBOOK 10 KỸ NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN THÀNH CÔNG |
1. Scrum là gì?
Scrum là một phương pháp quản lý trong Agile, được thiết kế để hỗ trợ phát triển sản phẩm, đặc biệt là phần mềm.
Scrum hoạt động như một khung làm việc linh hoạt, giúp quản lý dự án hiệu quả từ những nhóm phát triển nhỏ với yêu cầu đơn giản đến những dự án phức tạp có sự tham gia của hàng trăm người. Scrum phù hợp với các dự án có yêu cầu về khung thời gian cố định, giúp đội nhóm duy trì hiệu suất cao và phản ứng nhanh trước sự thay đổi.
2. Ba trụ cột trong quy trình Scrum là gì?
Minh bạch, thanh tra và thích nghi là những yếu tố cốt lõi giúp quy trình Scrum hoạt động hiệu quả. Nếu thiếu một trong ba trụ cột này, Scrum sẽ không vận hành đúng cách.
- Tính minh bạch (Transparency): Tất cả thông tin liên quan đến quy trình Scrum trong phát triển phần mềm phải được thể hiện một cách rõ ràng và minh bạch. Các yếu tố đó là tầm nhìn về sản phẩm, yêu cầu cảu khách hàng, tiến độ công việc và các rào cản gặp phải.
- Sự thanh tra (Inspection): Scrum yêu cầu thanh tra liên tục các hoạt động và tiến trình phát triển để kịp thời phát hiện các vấn đề cản trở. Hoạt động này giúp dự án cung cấp thông tin cần thiết cho tất cả các bên liên quan cũng như cải tiến liên tục.
- Sự thích nghi (Adaptation): Dựa trên các kết quả thanh tra và thông tin minh bạch, Scrum cho phép đội ngũ phát triển thích ứng nhanh chóng với các thay đổi. Nhờ khả năng thích nghi, các nhóm Scrum có thể phản hồi kịp thời trước những biến động, đảm bảo sự thành công của sản phẩm. Quá trình thích nghi này là kết quả của nỗ lực minh bạch hóa và thanh tra thường xuyên.
>> Xem thêm: So sánh Kanban vs Scrum – Phương pháp nào phù hợp cho bạn và doanh nghiệp
3. Hai đặc điểm nổi bật của quy trình Scrum
Nhóm Scrum có hai đặc điểm chính là tự quản và liên chức năng như sau:
3.1. Tự quản (Self-managing)
Scrum tự quản nghĩa là dự án có toàn quyền quyết định về công việc của mình mà không bị sự can thiệp hoặc chỉ đạo từ bên ngoài. Các thành viên trong nhóm tự quyết những việc cần làm, vai trò cá nhân và cách thức thực hiện công việc.
Khái niệm “tự quản” được thay thế cho “tự tổ chức” trong Hướng dẫn Scrum mới nhất năm 2020 để nhấn mạnh rằng nhóm không chỉ tự tổ chức mà còn chịu trách nhiệm hoàn toàn trong quản lý công việc.
- Ví dụ: Trong một dự án phát triển phần mềm, nhóm Scrum được giao nhiệm vụ phát triển một tính năng mới. Thay vì nhận sự chỉ đạo chi tiết từ cấp trên về cách thức thực hiện, nhóm sẽ tự quyết định kế hoạch phát triển, phân chia nhiệm vụ giữa các thành viên dựa trên khả năng của từng người. Điều này giúp nhóm hoạt động hiệu quả hơn và phản hồi ngay khi có thay đổi từ phía khách hàng.
Xem thêm: Design Thinking là gì? 5 bước xây dựng quy trình Design Thinking
3.2. Liên chức năng (Cross-functional)
Quy trình Scrum liên chức năng bao gồm các thành viên có chuyên môn khác nhau, đủ khả năng để hoàn thành mọi khía cạnh của một dự án.
- Ví dụ: Trong dự án xây dựng Website thương mại điện tử, dự án Scrum có thể bao gồm một lập trình viên Front-end, một chuyên gia Back-end, một chuyên viên UX/UI, và một Tester. Tất cả các thành viên làm việc cùng nhau như một đơn vị duy nhất để hoàn thành tính năng, từ khâu thiết kế giao diện người dùng cho đến kiểm thử và triển khai. Tiến độ dự án diễn ra nhanh hơn, không cần phải chờ đợi sự hỗ trợ từ các phòng ban khác.
4. Ba vai trò trong phương pháp Scrum
4.1. Product Owner – Chủ sản phẩm
Product Owner là người chịu trách nhiệm chính về sản phẩm, dự án. Họ đưa ra những định hướng phát triển và có đánh giá về mặt đầu ra khi hoàn thành sản phẩm.
Đây có thể coi là người đại diện cho các bên có liên quan. Nhiệm cụ của họ là đảm bảo rằng sản phẩm, dự án này đem lại nhiều giá trị nhất cho tổ chức.
Product Owner sẽ tập trung nhiều về khía cạnh lợi nhuận đầu tư. Họ làm việc với các bên liên quan và quản lý backlog – phần danh sách yêu cầu của dự án.
4.2. Scrum Master – Người điều hành
Scrum Master hay còn có tên gọi khác là người điều hành và quản lý chính cho dự án. Là một Scrum Master, bạn phải hiểu rõ về cách thức vận hành của Scrum là gì? Điều này đảm bảo công việc diễn ra theo đúng định hướng và đạt hiệu quả.
Công việc chính của một Scrum Master đó chính là lên kế hoạch, phân công công việc, sắp xếp hạng mục ưu tiên. Tất cả những việc trên cần giải quyết ngay khi nhận được yêu cầu từ Product Owner.
Ngoài ra, người điều hành cần tổ chức các cuộc họp nhóm để phổ biến và phản hồi thông tin cần thiết cho nhóm triển khai.
Xem thêm: Agile là gì? Kiến thức quản lý dự án theo phương pháp Agile từ A-Z
4.3. Development Team – Nhóm phát triển
Development Team là nhóm hoạt động chính trực tiếp sản xuất và tạo ra sản phẩm. Đây có thể được coi là lực lượng nòng cốt đối với dự án. Nhờ có các thành viên trong đội phát triển sản phẩm mà tổ chức mới thành công đạt được mục tiêu của mình.
Đối với nhóm này, tất cả các thành viên đều sở hữu kỹ năng phù hợp. Họ là những mảnh ghép không thể thiếu trong đội ngũ để thực hiện quá trình sản xuất.
Điều đặc biệt của Development Team đó chính là các thành viên đều có khả năng thay thế vị trí của nhau khi cần. Các cá nhân không chỉ chuyên trách một vị trí, phát triển một hay một số tính năng nhất định.
Scrum hoạt động hiệu quả nhất đối với nhóm phát triển. Bởi lẽ, nhờ mô hình này, mọi việc đều được minh bạch, rõ ràng, kiểm tra rà soát kỹ càng. Nó giúp tổ chức thành công chinh phục được các bên liên quan.
Ngoài ra, nhờ có sự thích nghi và linh hoạt, Scrum cũng giúp đội ngũ khắc phục sự cố, vấn đề một cách nhanh chóng và triệt để.
MISA AMIS Công việc là phần mềm quản lý dự án toàn diện, được thiết kế để giúp các doanh nghiệp theo dõi tiến độ công việc một cách tức thời.
Với hơn 173+ tính năng ưu việt, MISA AMIS Công việc không chỉ hỗ trợ quản lý dự án mà còn tích hợp đầy đủ các công cụ tiện ích khác. Doanh nghiệp quản lý thông tin, lên kế hoạch, phân công nhiệm vụ, giám sát tiến độ theo nhiều mô hình quản lý hiện đại như Scrum, Kanban, và Waterfall.
Phần mềm này giúp đội ngũ dễ dàng theo dõi từng bước trong quá trình phát triển, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban và tối ưu hóa hiệu suất công việc.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
5. Năm thuật ngữ cơ bản trong quy trình Scrum
Trước khi tìm hiểu về quy trình vận hành của Scrum là gì? Hãy cùng khám phá 5 thuật ngữ chính được sử dụng trong các hoạt động của Scrum. Sự ra đời của chúng nhằm giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát và hiểu rõ hơn về phương pháp này.
5 thuật ngữ công việc này giúp các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng theo dõi và bám sát thực hiện nhiệm vụ. Trong đó bao gồm: Sprint, Sprint Planning – Lập kế hoạch Sprint, Daily Scrum – Scrum hàng ngày, Sprint Review – Đánh giá Sprint và cuối cùng là Sprint Retrospective – Cải tiến Sprint.
5.1. Sprint
Sprint là một khung thời gian cụ thể mà nhóm triển khai Scrum áp dụng. Họ sẽ bám theo khung thời gian đó để thiết lập và sản xuất sản phẩm. Đây có thể được coi là phần linh hồn của phương pháp Scrum.
Sprint được quy định trong khoảng từ 1 tuần đến 1 tháng. Các sprint có độ dài như nhau và diễn ra liên tiếp, không xảy ra bất kỳ gián đoạn nào.
Bởi vậy nên sprint sẽ kết thúc khi khung thời gian quy định đóng lại. Cho dù là phần công việc đó được hoàn thành hết hay là chưa.
Người điều hành và quản lý dự án theo phương pháp Scrum cần phải chú ý. Đặc biệt là khi áp dụng quy trình vận hành của Scrum vào việc phát triển sản phẩm theo khung thời gian của Sprint.
5.2. Sprint Planning – Lập kế hoạch Sprint
Đối với bất kỳ dự án nào, việc lập kế hoạch luôn là phần nhiệm vụ không thể thiếu. Nó giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu và hoàn thành công việc hiệu quả.
Lập kế hoạch Sprint là hành trình mở đầu cho toàn bộ Sprint. Người phụ trách sẽ đưa ra những hạng mục công việc cần phải thực hiện, thiết lập lịch trình dự án. Cuối cùng, họ phân công công việc sao cho phù hợp với từng vị trí.
Khi lập kế hoạch cho quy trình Scrum, hãy áp dụng ba câu hỏi Why – What – How. Chúng sẽ giúp nhà quản lý xây dựng một bản kế hoạch minh bạch, rõ ràng và đạt hiệu quả tốt hơn cho nhóm phát triển sản phẩm.
5.3. Daily Scrum – Scrum hàng ngày
Daily Scrum là những buổi gặp mặt, họp ngắn hàng ngày của các thành viên trong nhóm phát triển sản phẩm. Các buổi hợp này để rà soát lại khối lượng công việc đã và chưa hoàn thành, tổng kết lại hoạt động cần thực hiện trong ngày. Mục tiêu cao hơn là tái lập kế hoạch phù hợp cho nhóm.
Một buổi họp tổng kết và đưa ra định hướng cho một ngày làm việc mới sẽ là một thói quen tốt. Nó giúp cho các thành viên luôn nắm bắt được tiến độ, tìm ra những sai sót để khắc phục kịp thời.
Hãy giữ vững các buổi họp hàng ngày vào cùng một khung thời gian và một địa điểm thoải mái. Chúng thuận tiện cho tất cả thành viên trong nhóm và cho phép mọi người chuẩn bị tốt hơn.
>> Xem thêm: Mô hình quản lý dự án – Người quản lý nên lựa chọn mô hình phù hợp để nâng cao hiệu quả làm việc
5.4. Sprint Review – Đánh giá Sprint
Đánh giá Sprint là công việc diễn ra ở cuối mỗi Sprint. Mục đích nhằm kiểm tra và linh hoạt thay đổi cũng như đưa ra những phương án phù hợp cho Sprint tiếp theo. Toàn bộ nhóm phát triển, Product Owner và Scrum Master đều phải tham gia và đánh giá mức độ hiệu quả của Sprint vừa qua.
Có 2 hoạt động chính cần triển khai với cuộc họp đánh giá Sprint. Đó là dùng thử tính năng của sản phẩm và trao đổi về trạng thái của sản phẩm. Từ đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra định hướng và sự thay đổi kịp thời nếu cần.
5.5. Sprint Retrospective – Cải tiến Sprint
Phần nhiệm vụ cuối cùng của chuỗi hoạt động Scrum là gì? thuộc về khâu cải tiến để thích nghi với tình hình hiện tại của sản phẩm. Cuộc họp cải tiến Sprint sẽ do Scrum Master và Nhóm phát triển tổ chức để cải tiến cách thức làm việc vào Sprint tiếp theo.
Giai đoạn này góp phần gia tăng hiệu quả tốt hơn để hoàn thành sản phẩm.
6. Các tạo tác của Scrum là gì? (Scrum artifacts)
6.1. Product Backlog
Product Backlog là danh sách các hạng mục công việc cần thực hiện được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên để cải tiến sản phẩm.
Các hạng mục này có thể được điều chỉnh hoặc tinh chỉnh thêm qua thời gian. Khi đội nhóm phân tích và chia nhỏ các yêu cầu, Product Backlog sẽ trở nên chi tiết hơn. Nhờ đó mọi người hiểu rõ nhiệm vụ cần làm để phát triển sản phẩm.
6.2. Product Goal
Product Goal (Mục tiêu sản phẩm) là định hướng dài hạn mà nhóm phát triển sản phẩm cần đạt được.
Mục tiêu sản phẩm là tiêu chuẩn ràng buộc cho Product Backlog. Đội nhóm phải luôn tập trung vào mục tiêu tổng thể khi lên kế hoạch và thực hiện các nhiệm vụ trong Backlog.
Nhóm chỉ tập trung vào một Product Goal tại một thời điểm và sẽ không chuyển sang mục tiêu khác cho đến khi hoàn thành hoặc từ bỏ mục tiêu hiện tại.
6.3. Sprint Goal
Sprint Goal là mục tiêu cụ thể của mỗi Sprint, mang lại sự gắn kết và tập trung cho đội nhóm.
Sprint Goal giúp nhóm phát triển làm việc cùng nhau để đạt được một kết quả duy nhất, thay vì thực hiện nhiều công việc rời rạc. Nhóm có thể linh hoạt trong cách thức thực hiện để đạt được mục tiêu cố định này.
Ví dụ, Sprint Goal là tích hợp tính năng thanh toán trực tuyến vào website, mọi nhiệm vụ trong Sprint sẽ được tập trung vào việc hoàn thành tính năng đó.
6.4. Increment
Increment (Sự gia tăng) là sản phẩm hoặc chức năng mới được hoàn thành sau mỗi Sprint.
Mỗi Increment phải có thể sử dụng và tích hợp liền mạch với các Increment trước đó. Increment chỉ được xem là hoàn thành khi đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn “Definition of Done” (Định nghĩa về hoàn thành). Một Sprint có thể tạo ra nhiều Increment và những phần này sẽ được trình bày trong buổi Sprint Review.
6.5. Sprint Backlog
Sprint Backlog là tập hợp các hạng mục được chọn từ Product Backlog và kế hoạch hành động chi tiết để đạt được mục tiêu cụ thể.
Sprint Backlog không chỉ liệt kê các nhiệm vụ mà còn mô tả cách chúng sẽ được hoàn thành trong Sprint. Nhóm dự án phải đảm bảo Sprint Backlog phản ánh thực tế về công việc cần hoàn thành.
6.6. Burndown Chart
Burndown Chart là biểu đồ theo dõi khối lượng công việc còn lại theo thời gian. Trong đó, trục y thể hiện khối lượng công việc còn lại, trục x thể hiện thời gian của Sprint.
Biểu đồ này giúp nhóm phát triển sản phẩm nắm được tiến độ thực hiện, dự đoán thời gian hoàn thành tất cả công việc và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.
7. Quy trình Scrum vận hành như thế nào?
Bước 1: Xây dựng Product Backlog
Đầu tiên, Product Owner sẽ là người tạo dựng bản Backlog. Đây là danh sách những hạng mục cần ưu tiên và yêu cầu cần thực hiện của dự án.
Các hạng mục sẽ được sắp xếp theo thứ tự. Những phần nhiệm vụ quan trọng sẽ cần nhóm phát triển và Scrum Master triển khai trước tiên.
Bước 2: Lập kế hoạch Sprint
Sau khi nhận được bản Backlog từ Product Owner, Scrum Master và Nhóm phát triển sẽ cùng họp với Product Owner. Mọi nhân sự sẽ lập kế hoạch cụ thể cho từng Sprint.
Bạn cầm đặt ra mục tiêu và định hướng triển khai ở đây. Sau buổi họp, kết quả thu về sẽ là bản Sprint Backlog. Đây là bản kế hoạch chi tiết của một Sprint. Nó giúp đội triển khai nắm được các nhiệm vụ cần hoàn thành để đạt được mục tiêu.
Bước 3: Triển khai và họp quy trình phát triển phần mềm Scrum hàng ngày
Nhóm phát triển sản phẩm sẽ dựa theo bản danh sách và hiện thực hóa lần lượt các yêu cầu. Chúng sẽ được giảm sát bởi Product Owner theo từng Sprint cho đến khi hoàn thành sản phẩm.
Trong quá trình thực hiện, nhóm phát triển sẽ có những buổi họp Scrum hàng ngày. Khi đó đội ngũ rà soát lại khối lượng và tiến độ công việc. Nó cũng cho phép phát hiện những lỗi sai và xử lý kịp thời.
Ngoài ra, nhóm thực hiện cần liên tục bổ sung phần Sprint Backlog cho nhà quản lý và Product Owner nắm được tiến độ công việc. Tất cả các thành viên trong Development Team đều được trao quyền tự quản lý và thực hiện các Sprint để hoàn thành công việc.
Bước 4: Đánh giá và Demo Sprint
Khi kết thúc một Sprint, nhóm phát triển sản phẩm sẽ báo cáo lại phần công việc để nhà quản lý và Product Owner đánh giá. Ban quản lý sẽ đưa ra định hướng tiếp theo phù hợp với tiến độ công việc.
Thêm vào đó, khi kết thúc Sprint, nhóm phát triển sẽ đưa bản dùng thử của các tính năng để demo cho khách hàng. Ở đây, doanh nghiệp có thể thu về những lời đóng góp thiết thực nhất. Chúng tạo tiền đề để có những bước cải tiến, thay đổi hợp lý cho các Sprint tiếp theo.
Bước 5: Cải tiến và chuẩn bị cho Sprint tiếp theo
Tại bước này, toàn bộ nhóm thực hiện, nhà quản lý và chủ sản phẩm sẽ cùng ngồi lại họp bàn, trao đổi. Họ đưa ra các hoạt động cải tiến cách thức làm việc và sự thay đổi kịp thời trước khi Sprint tiếp theo bắt đầu. Việc này giúp cho công việc đi đúng định hướng và hoàn thành mục tiêu nhanh chóng.
Các Sprint sẽ liên tục lặp đi lặp lại cho đến khi các hạng mục trong danh sách yêu cầu Product Backlog được hoàn thành. Hoặc dừng ngay khi có sự quyết định dừng dự án tùy theo tình hình đến từ Product Owner.
Kết luận
Nhờ sự linh hoạt và tính thuận tiện của mô hình Scrum, rất nhiều doanh nghiệp đã tối ưu hóa thành công các công việc đặc thù.
Qua bài viết trên, hy vọng doanh nghiệp và nhà lãnh đạo sẽ có thêm những kiến thức bổ ích về phương pháp Scrum. Khi hiểu được Scrum là gì? và đưa vào áp dụng thành công trong tổ chức của mình. Nó chắc chắn sẽ giúp bạn cải tiến, giảm thiểu rủi ro, gia tăng cơ hội phát triển sản phẩm một cách hoàn hảo nhất.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
