Quy trình là gì? Tầm quan trọng của quản lý quy trình trong doanh nghiệp

Trong thực tế quản lý, có nhiều cách giải thích cho quy trình là gì? Một quy trình là sự kết hợp có trật tự của nhiều người và nhiều hoạt động. Nó là hiện thân của giá trị doanh nghiệp. Hãy để AMIS chia sẻ với bạn những giá trị chính của quản lý quy trình hiệu quả nhé!

[TẢI MIỄN PHÍ] MISA TẶNG BẠN: BỘ 35+ MẪU QUY TRÌNH QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

1. Quy trình là gì?

Quy trình là tập hợp các bước cụ thể và tuần tự được thực hiện để hoàn thành một công việc hoặc nhiệm vụ. Quy trình thường được thiết lập và tuân thủ để đảm bảo tính nhất quán và chất lượng trong hoạt động.

Mỗi cá nhân có kiến thức và kỹ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau. Do đó, việc hiểu rõ quy trình là gì? giúp định hướng cách thực hiện và hoàn thành công việc suôn sẻ.

Từ đó, doanh nghiệp sẽ hạn chế tình trạng nhân viên không xác định được nhiệm vụ cụ thể. Quy trình cũng giúp cho các nhà quản lý kiểm soát được hiệu suất và chất lượng làm việc của nhân viên.

Đọc ngay: Hướng dẫn thiết lập quy trình cho doanh nghiệp: Từ mô hình hóa đến tự động hóa vận hành

2. Khác biệt giữa quy trình và quá trình

2.1. Quá trình là gì?

Quá trình là một chuỗi các hoạt động hoặc hành động liên tục xảy ra theo thời gian, có thể bao gồm nhiều bước hoặc giai đoạn khác nhau nhằm đạt được một kết quả nhất định. Một quá trình thường hoạt động ở cấp độ cao, có thể trên nhiều chức năng và xuyên qua nhiều bộ phận. Một quá trình có thể chứa một hoặc nhiều thủ tục và có thể tham chiếu đến các thủ tục từ các quá trình khác. 

Quá trình được kiểm soát khi mục tiêu đã xác định rõ ràng. Các chỉ số đo lường theo dõi mức độ hiệu quả của quá trình sẽ đánh giá mức độ đạt được mục tiêu.

Các trách nhiệm, biện pháp, hành động và khung thời gian hoạt động được xác định rõ ràng giúp thiết lập các biện pháp kiểm soát thường thấy trong một quy trình. Nếu quy trình chính quá phức tạp và hoạt động trên nhiều chức năng và bộ phận, nó có thể dẫn đến một số quy trình bổ trợ khác. 

2.2. Quy trình là gì?

Quy trình là gì? là một thuật ngữ được sử dụng trong nhiều ngành khác nhau. Nó xác định hoặc ghi lại một loạt các bước thực hiện cùng nhau để đạt được một kết quả nhất quán. 

Các quy trình có thể được là quy trình vận hành tiêu chuẩn hoặc thực hành sản xuất cho doanh nghiệp. Một doanh nghiệp cần có các quy trình này để đảm bảo nhân viên tuân thủ đúng từng bước làm việc và giảm chi phí quản lý. Nó cũng hữu ích cho việc đào tạo và lưu giữ thông tin quan trọng, ngăn ngừa sai sót. 

Một quy trình đơn giản có thể được mô tả bằng một sơ đồ duy nhất. Nhưng một quy trình phức tạp hơn, như quy trình tổng hợp doanh thu sẽ có nhiều mắt xích, thủ tục hơn.

Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý quy trình tốt nhất cho doanh nghiệp 2024

2.3. Sự khác biệt giữa quy trình và quá trình

Quá trình là một tập hợp các bước được tuân theo để chuyển đổi đầu vào thành đầu ra. Quy trình ghi lại một loạt các bước, trong đó bao gồm nhiều quá trình. Một quy trình có thể kiểm soát nhiều quá trình và một quá trình có thể được kiểm soát bằng nhiều quy trình. 

Mô hình kinh doanh của bạn cần xác định những quá trình và quy trình quan trọng nhất. Đặc biệt cần quan sát, đánh giá sự giao nhau của chúng.

3. Đặc điểm của quy trình là gì? 

Quy trình là một yếu tố cốt lõi trong mọi tổ chức, mang lại những lợi ích rõ rệt và giúp làm sáng tỏ những điểm còn mơ hồ trong các hoạt động. Việc xây dựng và áp dụng quy trình một cách hiệu quả là vô cùng quan trọng.

Dưới đây là một số đặc điểm của quy trình, được củng cố bởi các nghiên cứu và lý thuyết quản lý hiện đại:

• Tính ổn định: Nghiên cứu của Hammer & Champy (1993) về tái cấu trúc doanh nghiệp đã chỉ ra rằng quy trình giúp duy trì sự nhất quán trong công việc, giảm thiểu sai sót và nâng cao chất lượng đầu ra. Quy trình nhất quán tạo ra sản phẩm và dịch vụ với chất lượng đồng đều, tạo sự tin cậy cho khách hàng.
• Tính minh bạch: Theo tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015, việc ghi chép và mô tả chi tiết các bước trong quy trình giúp đảm bảo tính minh bạch. Điều này giúp các thành viên trong tổ chức hiểu rõ vai trò của mình và tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận.
• Tính đo lường: Nghiên cứu của Davenport (1993) về cải tiến quy trình kinh doanh nhấn mạnh rằng các chỉ số đo lường là công cụ quan trọng để theo dõi hiệu quả và tiến độ của quy trình. Việc sử dụng các chỉ số này giúp các nhà quản lý nhận diện các điểm yếu và đưa ra các biện pháp cải tiến kịp thời.
• Tính linh hoạt: Kotter (1996) trong cuốn sách Leading Change nhấn mạnh rằng quy trình cần phải linh hoạt để thích ứng với môi trường thay đổi. Tuy nhiên, sự thay đổi cần được quản lý chặt chẽ để tránh làm gián đoạn hoạt động và duy trì hiệu quả.
• Tính liên tục: Deming (1986), một trong những người tiên phong của quản lý chất lượng toàn diện (TQM), đã khẳng định rằng quá trình cải tiến liên tục là cần thiết để duy trì lợi thế cạnh tranh. Quy trình cần được xem xét và cải tiến định kỳ để đảm bảo nó luôn phù hợp với các yêu cầu hiện tại và tương lai.

Những đặc điểm trên không chỉ là lý thuyết mà còn được chứng minh qua thực tiễn áp dụng trong các tổ chức hàng đầu trên thế giới. Việc xây dựng quy trình hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.

4. Tầm quan trọng của quản lý quy trình

Giá trị của mỗi công việc trong các bộ phận là đẩy nhanh sự chuyển đổi kinh doanh cốt lõi và hiệu quả hơn. Với các giai đoạn khác nhau, các công ty đều phải chú ý đến sự điều chỉnh quy trình kinh doanh. 

Chỉ sau khi xây dựng xong quy trình doanh nghiệp, họ mới có thể tìm được những nhân viên phù hợp, đẩy nhanh tiến độ. Bởi vậy, hãy tìm hiểu vai trò của quy trình quản lý doanh nghiệp dưới đây. 

4.1. Một công ty không có quy trình cốt lõi chắc chắn sẽ thất bại

Mỗi vị trí công việc đều nên biết rõ trách nhiệm của bản thân. Nếu doanh nghiệp không có quy trình kinh doanh cốt lõi rõ ràng sẽ gây ra rất nhiều khó khăn. 

Ai sẽ là người đảm bảo kết quả và hiệu quả công việc? Làm thế nào để các bộ phận có thể phối hợp ăn ý với nhau? Khi nhân viên không tìm được vị trí, nhiệm vụ cụ thể của mình, họ sẽ không có mục tiêu phấn đấu. Như vậy, họ không tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.

4.2. Chia nhỏ công việc và làm rõ trách nhiệm

Trách nhiệm công việc của các công ty lớn đều có mô tả và quy định rõ ràng. Ngay từ đầu vào làm, bạn cần nắm rõ nội dung công việc, trách nhiệm đó.

Nếu vị trí công việc không có trách nhiệm rõ ràng thì khả năng mắc lỗi ở mắt xích này là cực kỳ cao. Trách nhiệm công việc cần cụ thể và chi tiết để kiểm soát chính xác đầu việc, giúp ích cho hoạt động kinh doanh cốt lõi của công ty.

Không khó để hiểu tại sao có các công ty lớn đều tập trung đào tạo trách nhiệm, thấu hiểu công ty trước nhất. Đối với các công ty đang phát triển, ban lãnh đạo nên học hỏi kinh nghiệm quý giá đó.

Doanh nghiệp cần liên tục nâng cao trách nhiệm cá nhân dựa trên tình hình thực tế. Doanh nghiệp có thể giảm chi phí nếu đi sai hướng, đẩy nhanh tiến độ tăng trưởng nếu tỷ lệ thành công được cải thiện. 

4.3 Giải phóng người quản lý

Bằng cách thực hiện quản lý theo quy trình, doanh nghiệp có thể củng cố các chức năng quản lý. Đi vào quy trình thường xuyên, lặp lại và cố định cho phép người quản lý sẽ có nhiều thời gian hơn. 

Ở nhiều công ty, khi có ít nhân viên thì công việc diễn ra suôn sẻ. Thế nhưng, khi số lượng nhân viên và các phòng ban tăng lên thì việc phối hợp và hoàn thành một công việc trở nên rất khó khăn.

Trong trường hợp này, một số nhà lãnh đạo dành 20% sức lực cho việc phát triển doanh nghiệp và 80% sức lực cho các công việc ngoài lề. Họ phải điều phối nhân lực, yêu cầu báo cáo, đánh giá kết quả… Điều này cuối cùng dẫn đến hiệu quả công việc thấp.

4.4. Giúp đồng nghiệp phát triển nhanh chóng

Các công ty luôn có những nhân viên xuất sắc. Những tấm gương này sẽ được tuyên dương hàng năm để khuyến khích và lan tỏa phương pháp làm việc của họ. 

Mỗi công ty nên phân loại các vị trí xuất sắc một cách chi tiết, làm rõ quy trình thực hành tốt nhất cho vị trí làm việc đó. Dựa trên nền tảng đó, doanh nghiệp xác định được phương pháp quy trình.

Phương pháp quy trình có thể được sử dụng cho các nhân viên cùng vị trí học hỏi và phát triển nhanh chóng. Một trong những hiệu quả của quản lý kinh doanh thành công nằm ở đây: cải thiện và tạo ra giá trị lớn hơn. 

Đây là lý do tại sao những quản lý trong các công ty lớn dễ dàng được chấp nhận hơn. Bởi lẽ họ đã thuần thục các phương pháp và kinh nghiệm quản lý quy trình tối ưu.

Tham khảo: Mẫu quy trình sản xuất theo ngành nghề & 6 bước hoàn thiện quy trình cho doanh nghiệp

4.5. Quản lý quy trình để hội nhập nhanh chóng 

Đối với doanh nghiệp đang phát triển, các giai đoạn phát triển khác nhau sẽ tối ưu hóa và điều chỉnh quy trình khác nhau. Họ sẽ lựa chọn phương pháp thực hiện quy trình tốt nhất và từ từ củng cố. 

Trong ngành công nghiệp sản xuất ngày nay, công nghiệp 4.0 đang được nâng cấp và chuyển đổi. Mục tiêu của nó là đạt được tốc độ và độ chính xác cao trong sản xuất thông qua robot. Dần dần, họ sẽ loại bỏ dần công việc thủ công lặp đi lặp lại và tạo ra giá trị lớn hơn cho doanh nghiệp. 

Đây thực sự là một giải pháp thực hành tốt nhất về quản lý quy trình điển hình. Thay thế công việc thủ công trên dây chuyền sản xuất bằng robot hiệu quả và chính xác, doanh nghiệp sẽ nâng cao chất lượng và tối ưu sản xuất. Đồng thời, giảm chi phí và duy trì lợi thế cạnh tranh tốt hơn trước đối thủ.

Thêm vào đó, doanh nghiệp nên dành nhiều tâm sức và nguồn lực tài chính để ươm mầm nhân tài. Khả năng làm việc của đội ngũ lúc đó sẽ linh hoạt, thích ứng tốt hơn.

4.6. Quản lý tiêu chuẩn, sản xuất tinh gọn

Trong quá trình hoạt động sản xuất người lao động có thể bị xao nhãng. Nếu có quy trình làm việc nhắc nhở, họ sẽ hoàn thành kịp thời tất cả các mắt xích trong quy trình.

Một số tài liệu của công ty cuối cùng được giao cho CEO hoặc chủ tịch để phê duyệt. Tuy nhiên, trên thực tế, không phải tất cả các văn bản đều cần có sự chấp thuận của cấp cao. Nếu đơn giản hóa được những công việc phức tạp nhưng nhỏ nhặt này, hiệu quả công việc của doanh nghiệp sẽ tăng cao.

Do đó, việc thiết lập một hệ thống quản lý quy trình với công việc rõ ràng và trách nhiệm rõ ràng. Nó sẽ đặt nền tảng cho sự phát triển suôn sẻ của công việc.

Xem thêm: Quản trị sản xuất là gì? 8 yếu tố chính và 9 mô hình quản trị phổ biến

5. Cách xây dựng quy trình hiệu quả

5.1. Lên kế hoạch cho quy trình

Trước khi thiết lập một quy trình, cần phải xem xét kỹ lưỡng các yếu tố quan trọng. Điều này bao gồm thu thập tất cả các thông tin liên quan, xác định người thực hiện, thời gian hoàn thành, và các nhiệm vụ cần thực hiện. Tiếp theo, cần nhận diện tất cả các bên liên quan như nhân viên, khách hàng, và nhà cung cấp để đảm bảo mọi người đều được thông báo và tham gia.

5.2. Giới thiệu quy trình

Bắt đầu quy trình bằng một phần giới thiệu ngắn gọn, nêu rõ nội dung của quy trình và ai sẽ sử dụng nó. Phần này người quản lý cũng nên giải thích tại sao quy trình này quan trọng đối với doanh nghiệp. Mặc dù phần giới thiệu có thể ngắn, nhưng cần đảm bảo rằng nó cung cấp đủ thông tin để nhân viên hiểu rõ và nắm bắt được mục tiêu và lý do phía sau việc thiết lập quy trình.

5.3. Liệt kê các nguồn lực cần thiết

Xác định và liệt kê tất cả các nguồn lực mà nhân viên cần để hoàn thành quy trình. Những nguồn lực này có thể bao gồm vật liệu, trang thiết bị, công nghệ, hay các kiến thức cần thiết. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên xác định rõ các tài liệu hướng dẫn, quy định hoặc biểu mẫu cần thiết cũng như dự trù ngân sách cho việc triển khai, duy trì quy trình để đảm bảo tính khả thi lâu dài.

5.4. Sử dụng phương tiện bổ sung

Để hỗ trợ nhân viên hiểu và thực hiện quy trình, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các phương tiện như hình ảnh, Video hoặc âm thanh. Những phương tiện này giúp minh họa những ý tưởng phức tạp và cung cấp hướng dẫn cụ thể một cách trực quan, tránh sự hiểu nhầm khi chỉ sử dụng văn bản.

5.5. Kiểm tra quy trình

Thử nghiệm quy trình trong môi trường thực tế để đánh giá mức độ hiệu quả. Doanh nghiệp có thể đưa quy trình cho một nhóm nhân viên thử nghiệm trong điều kiện kiểm soát và quan sát cách họ thực hiện.

Việc này giúp xác định những phần nào của quy trình cần được sửa đổi hoặc điều chỉnh để cải thiện hiệu suất. Phản hồi từ nhân viên cũng rất quan trọng trong việc đánh giá các khía cạnh hữu ích của quy trình.

5.6. Thực hiện quy trình

Sau khi thử nghiệm, quy trình sẽ được áp dụng thực tế trong tổ chức. Trong giai đoạn này, quản lý cần sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp thắc mắc từ nhân viên. Sự rõ ràng và hướng dẫn chi tiết trong suốt quá trình từ khi lập kế hoạch đến khi triển khai sẽ giúp nhân viên dễ dàng thực hiện theo các bước đã được định sẵn.

Xem thêm: BỘ MẪU QUY TRÌNH PHỐI HỢP LIÊN PHÒNG BAN TRONG DOANH NGHIỆP

6. Các thách thức thường gặp trong việc triển khai quy trình là gì? 

Đảm bảo quy trình vận hành hiệu quả là yếu tố then chốt đối với sự thành công của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai, nhiều doanh nghiệp thường gặp phải các thách thức đáng kể:

• Sự thiếu rõ ràng và nhất quán: Quy trình không được định nghĩa rõ ràng hoặc thiếu hướng dẫn chi tiết dẫn đến sai sót và nhầm lẫn trong quá trình thực hiện. Hơn nữa, việc áp dụng không đồng nhất quy trình giữa các bộ phận hoặc cá nhân càng làm gia tăng khó khăn. Ví dụ, quy trình xử lý đơn hàng trong một doanh nghiệp bán lẻ có thể không được thực hiện thống nhất giữa bộ phận tiếp nhận đơn hàng, kho và giao hàng làm phát sinh tình trạng thiếu hàng hóa, giao hàng sai.
• Thiếu sự tham gia và cam kết của nhân viên: Nhân viên có thể không nhận thức được tầm quan trọng của quy trình hoặc không được đào tạo đầy đủ để thực hiện nó một cách hiệu quả. Đặc biệt, nếu quy trình bị coi là phức tạp hoặc không thấy được lợi ích trực tiếp, nhân viên có thể thiếu động lực để tuân thủ.
• Hệ thống hỗ trợ không phù hợp: Thiếu các công cụ và phần mềm cần thiết là một rào cản lớn trong việc thực hiện quy trình. Nếu hệ thống dữ liệu và thông tin không được tích hợp đầy đủ, hoặc cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin lỗi thời, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc truy cập và xử lý thông tin cần thiết.
• Văn hóa doanh nghiệp: Văn hóa tổ chức không đề cao việc tuân thủ quy trình hoặc thậm chí khuyến khích những hành vi trái với quy trình là một nguyên nhân dẫn đến việc thực hiện quy trình không thành công. Áp lực công việc, thiếu sự tôn trọng giữa các cấp quản lý và nhân viên cũng góp phần vào việc không tuân thủ quy trình.
• Các yếu tố bên ngoài: Những thay đổi về luật pháp, quy định hoặc yêu cầu từ khách hàng thường buộc doanh nghiệp phải điều chỉnh quy trình liên tục. Điều này có thể gây ra cảm giác quy trình phức tạp và mất động lực cho nhân viên. Môi trường kinh doanh biến động và sự cạnh tranh gay gắt cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải liên tục cải tiến quy trình để nâng cao hiệu quả.

Một nghiên cứu của Cameron và Green (2020) đã chỉ ra rằng một trong những rào cản chính trong việc triển khai quy trình là sự thiếu cam kết và hiểu biết từ phía nhân viên. Điều này càng được củng cố khi không có sự hỗ trợ đầy đủ từ hệ thống công nghệ, dẫn đến hiệu quả triển khai quy trình bị ảnh hưởng đáng kể.

Để vượt qua những rào cản này, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình một cách rõ ràng, thống nhất, và đảm bảo rằng nhân viên được tham gia và cam kết thực hiện quy trình hiệu quả. Sử dụng hệ thống hỗ trợ phù hợp, phát triển văn hóa doanh nghiệp đề cao việc tuân thủ quy trình, và liên tục theo dõi, đánh giá hiệu quả của quy trình cũng là những giải pháp quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động.

MISA AMIS Quy trình là giải pháp tự động hóa quy trình liên phòng ban, kết nối thông tin xuyên suốt dành cho mọi doanh nghiệp. Phần mềm liên kết với các Phần mềm Quản lý bán hàng, Quản lý công việc hay Phần mềm Kế toán khác của MISA để hỗ trợ doanh nghiệp xử lý nhanh hoạt động, tăng tốc độ phục vụ khách hàng.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn phần mềm Quản lý Quy trình Công việc của MISA, trong đó có Công ty Cổ phần Công nghệ FUTECH, Công ty Cổ phần Long Hậu, Minh Đức Group, Cao Đẳng Dầu khí, Công ty Cổ phần Novatek… và nhiều doanh nghiệp khác.

Mời anh chị dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Quy trình tại đây: 

• Miễn phí kho mẫu 500+ quy trình quản lý vận hành doanh nghiệp
• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng: phê duyệt đề xuất Online, tùy chỉnh quy chỉnh, giám sát sự tuân thủ,…
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

Kết luận

Trên thực tế, xây dựng quy trình chỉ là bước đầu tiên đảm bảo tiến độ công việc trôi chảy. Doanh nghiệp phải có hệ thống quản lý tương ứng, biện pháp quản trị linh hoạt. Thêm vào đó, kế hoạch khuyến khích khoa học, không khí văn hóa tốt cũng giúp công ty bắt nhịp với thời đại. 

Chỉ bằng cách này, việc quản lý quy trình mới thực sự được thực hiện và hiệu quả. Trên đây là những giá trị chính của quản lý quy trình mà MISA AMIS đã chia sẻ với bạn, hy vọng nó có thể giúp ích cho bạn.