3 cách quản lý chống thất thoát hàng hóa

Thất thoát hàng hóa không những làm doanh nghiệp bị thiệt hại về mặt tiền của mà còn làm giảm lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Dưới đây là 3 cách quản lý chống thất thoát hàng hóa hiệu quả nhất hiện nay!

I. Nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa

Thất thoát hàng hóa là một trong những tình trạng thường xuyên xảy ra trong kinh doanh với nhiều nguyên nhân khác nhau.Thực tế cho thấy quy mô càng tăng thì việc thất thoát hàng quá cũng tăng theo. Một số nguyên nhân gây ra thất thoát hàng hóa có thể kể đến là:

• Thất thoát hàng hóa trong kho: thường chiếm 34%. Nguyên nhân chủ yếu do sai sót trong quy trình làm việc với nhà cung cấp, quản lý kiểm kê, nhập hàng, xuất hàng lên kệ trưng bày
• Thất thoát hàng hóa tại điểm bán: thường chiếm 28%. Nguyên nhân chủ yếu đến từ hành vi gian lận của các nhân viên
• Thất thoát hàng hóa do kẻ trộm bên ngoài: thường chiếm 38%

II. 3 cách quản lý chống thất thoát hàng hóa hiệu quả

1. Đầu tư vào quản lý hàng hóa

Đối với các công ty trong lĩnh vực thương mại có từ hai kho hàng trở lên, việc quản lý kho gặp rất nhiều khó khăn bởi một loại hàng hóa có nhiều đơn vị tính như hộp, thùng, tấn, cuộn, km, kg…

Muốn thuận tiện trong việc quản lý hàng hóa ở kho, người quản lý phải đặt quy chuẩn đơn vị tính cho hàng hóa hoặc chuẩn hóa tỷ lệ chuyển đổi giữa các đơn vị tính. Có được sự thống nhất ngay từ đầu thì việc quản lý sau này sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.

2. Chú trọng quản lý kho

Các doanh nghiệp vừa và lớn muốn quản lý kho hiệu quả, nhất định phải từ bỏ các cách truyền thống là ghi chép sổ sách,…bởi tốn thời gian, nhân lực mà lại không đem lại hiệu quả cao.

Các doanh nghiệp có thể đầu tư các hệ thống mã vạch, phần mềm quản lý để công việc quản lý kho khoa học, thuận tiện nhất.

a. Đối với kho hàng hóa tại công ty

• Sắp xếp kho logic, hợp lý: bằng cách sắp xếp hàng hóa theo chủng loại, năm sản xuất, đơn vị tính….
• Kiểm kho thường xuyên: định kỳ 3 tháng, 6 tháng nên kiểm tra kho 1 lần để kiểm kê lại số lượng, chất lượng của hàng hóa.
• Sử dụng phần mềm quản lý kho: thẻ kho, phần mềm quản lý kho sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát lưu lượng hàng hóa ra vào hàng ngày một cách chính xác nhất.

b. Đối với cửa hàng, công ty trưng bày, bày bán sản phẩm trực tiếp

• Sắp xếp sản phẩm nghệ thuật, khoa học: doanh nghiệp nên lưu trữ thông tin sản phẩm trên file mềm lẫn file cứng, với đầy đủ thông số, số lượng bán ra, nhập về để hạn chế tối đa các sự mất mát không đáng có.
• Hạch toán hóa đơn chính xác: bất cứ hàng hóa nào được bán ra, mua vào đều cần có hóa đơn, chứng từ chứng thực và để hạch toán sau này.
• Lắp camera giám sát: Giải pháp này giúp hạn chế các trường hợp mất cắp, trộm vặt của khách hàng. Kiểm soát lưu lượng khách ra vào trong ngày. Bên cạnh đó, còn kiểm tra tính trung thực của nhân viên của mình.

Có rất nhiều doanh nghiệp tìm đến MISA để được sử dụng công cụ quản lý kho chính xác, hiệu quả nhất hiện nay. Công cụ này luôn cập nhật dữ liệu theo thời gian thực và dù bất kể bạn có bao nhiêu chi nhánh cũng đều nắm bắt được số liệu một cách dễ dàng. Chưa kể, công cụ này còn kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán nên tiết kiệm thời gian và công sức rất nhiều.

3. Quản lý nhân viên

Nếu doanh nghiệp bạn đang rơi vào trường hợp này thì cần phải xem xét lại ngay lập tức. Đây không chỉ là tổn thất về tài chính mà còn gây ra sự mất đoàn kết của cả tập thể, đem đến thất bại cho chính doanh nghiệp.

Hiện nay, với phần mềm quản trị doanh nghiệp AMIS.VN, nhà quản lý hoàn toàn có thể theo dõi được hoạt động, năng suất bán hàng của từng nhân viên. Cụ thể, phần mềm có những ưu điểm vượt trội như:

• Thống kê xuất nhập hàng hóa một cách chi tiết đến từng giờ giúp doanh nghiệp kiểm soát được số lượng hàng tồn tối thiểu ở từng kho hàng, địa lý để có biện pháp kinh doanh thích hợp.
• Hệ thống báo cáo chi tiết và có thể tùy chỉnh được giúp người quản lý theo dõi được năng suất của từng nhân viên, đại lý.
• Mọi dữ liệu đều được tự động đồng bộ trên phần mềm theo thời gian thực giúp cấp quản lý nắm bắt mọi tình hình kinh doanh, cập nhật thông tin, nhân viên kinh doanh theo dõi được giá bán hàng hóa, các chương trình khuyến mãi đơn giản dễ dàng dù ở bất kỳ nơi đâu.