Nghệ thuật quản lý nhân viên: 10 mẹo để quản lý nhân viên hiệu quả

Để trở thành một nhà quản lý tốt thì trước tiên, bạn cần quản lý tốt đội ngũ nhân viên của mình. Nhân viên là những người thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp và trực tiếp tham gia vào quá trình vận hành doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để quản lý nhân viên hiệu quả? Cùng MISA AMIS tìm hiểu nghệ thuật quản lý nhân viên với 10 mẹo tuyệt đỉnh qua bài viết dưới đây.

1. Nghệ thuật quản lý nhân viên là gì? 

Trước khi bắt đầu, hãy đảm bảo rằng chúng ta đều hiểu những khái niệm cơ bản. Nghệ thuật quản lý nhân viên là gì?

Quản lý nhân viên bao gồm:

• Tuyển dụng: Tuyển dụng đúng người cho công việc
• Đo lường: Đo lường, giám sát hiệu suất của nhân viên, mức độ họ đạt được mục tiêu và những việc cần làm để tiếp tục chinh phục mục tiêu đó
• Tương tác: Mức độ quản lý và nhân viên giao tiếp và làm việc cùng nhau
• Khen thưởng: Tuyên dương và trao thưởng cho nhân viên xuất sắc
• Kỷ luật: Đào tạo nhân viên tuân theo các quy tắc và hành vi thích hợp, và nếu không, những biện pháp kỷ luật nào nên được thực hiện?

Nghệ thuật quản lý nhân viên chính là sự sự khéo léo và tinh tế từ khâu tuyển dụng, sử dụng người, kiểm soát các vấn đề hiệu quả, công bằng, minh bạch nhằm nhắm tới mục tiêu cao nhất của tổ chức.

2. Tầm quan trọng của nghệ thuật quản lý nhân viên 

Nghệ thuật quản lý nhân viên là xương sống của mọi doanh nghiệp. Việc sở hữu nhân viên đủ về số lượng và tốt về chất lượng là điều vô cùng quan trọng. Những nhân viên được quản lý và đào tạo tốt sẽ chuẩn bị tốt hơn để thực hiện công việc và phục vụ khách hàng. Điều này có thể mang đến lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp và tăng mức độ hài lòng của khách hàng.

Nếu năng suất và động lực của nhân viên thấp, doanh thu mang về cho công ty sẽ thấp hơn và chi phí thuê nhân viên sẽ nhiều hơn. Sẽ thật đáng tiếc biết bao nếu bạn bỏ ra rất nhiều tiền bạc và công sức để tuyển dụng và đào tạo một ai đó, chỉ để họ rời công ty và bắt đầu lại quá trình với một người mới. 

3. 10 mẹo hiệu quả trong nghệ thuật quản lý nhân viên 

Vậy làm thế nào để quản lý hiệu quả đội ngũ nhân viên? Dưới đây là 10 bí quyết  hàng đầu giúp bạn trở thành một người “sếp” đỉnh cao trong việc dẫn dắt đội ngũ nhân viên:

1. Chọn người phù hợp nhất với công việc

Ngay từ đầu, doanh nghiệp cẩn trọng khi lựa chọn ứng viên thích hợp. Ngoài việc tìm một người phù hợp với mô tả công việc và có đủ năng lực, thì nên chú ý đến các phẩm chất sau đây:

• Trung thực: Luôn nói sự thật và biết giữ lời, tránh những người có nhân cách giả tạo, xu nịnh.
• Khiêm tốn:Hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của mình. Không đánh giá quá cao hay thấp về bản thân. 
• Nhiệt tình: Ham học hỏi và luôn cố gắng vượt ra khỏi vùng an toàn của bản thân để trở nên xuất sắc.
• EQ cao: Biết tự kiểm soát cảm xúc của bản thân, biết cách xây dựng quan hệ lành mạnh với người khác, dễ thích nghi trong mọi hoàn cảnh.
• Quyết tâm: Có mục tiêu rõ ràng và luôn nỗ lực để đạt mục tiêu
• Khả năng làm việc nhóm: Làm việc, phối hợp tốt với những thành viên trong nhóm 
• Đáng tin cậy: Một người trách nhiệm, đáng tin cậy để bạn yên tâm giao phó công việc
• Tiếp thu: Luôn sẵn sàng tiếp thu những lời phê bình và biết khắc phục, thay đổi.

Hãy dành nhiều thời gian và nỗ lực hơn cho quá trình tuyển dụng, điều này sẽ giúp giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn của việc tuyển dụng sai ứng viên hoặc ai đó có thể gây ra gián đoạn hoạt động kinh doanh của bạn.

2. Đo lường và giám sát hiệu suất làm việc của nhân viên một cách thường xuyên

Đây có thể là một thách thức mà người quản lý cần thực sự nỗ lực, bởi tâm lý chung của con người không thích cảm giác bị theo dõi hoặc kiểm tra liên tục. Tuy nhiên, nó là nhiệm vụ không thể thiếu trong hoạt động quản trị. Hãy tìm ra cách thức để thực hiện nó một cách hiệu quả nhất.

• Quản lý vi mô: Liên tục hướng dẫn nhân viên cách thực hiện công việc của họ đến từng chi tiết nhỏ nhặt nhất. Điều này không chỉ làm tăng thêm căng thẳng và áp lực cho cuộc sống của nhân viên, mà còn kìm hãm sự phát triển của nhân viên, đồng thời gây quá tải cho chính nhà quản lý. Doanh nghiệp đã bỏ chi phí thuê người thực hiện công việc, vì vậy hãy tin tưởng, trao quyền cho nhân viên và tránh quản lý vi mô.
• Phản hồi tích cực/tiêu cực liên tục: Quá nhiều thứ đều không tốt. Nếu bạn đưa ra quá nhiều phản hồi tích cực, nhân viên có thể tự tin thái quá và bắt đầu chểnh mảng. Phản hồi tiêu cực liên tục cũng không nên vì họ có thể bắt đầu cảm thấy thiếu tự tin và mất tinh thần. Tìm sự cân bằng tốt bằng cách tổ chức các cuộc họp định kỳ để đánh giá kết quả làm việc của nhân viên và khen ngợi họ, đồng thời thảo luận về cách họ có thể cải thiện.
• Thiếu quyền riêng tư: Bạn có luôn theo dõi nhân viên của mình về mọi việc họ đang làm không? Nhân viên dưới sự giám sát liên tục sẽ nảy sinh cảm giác sợ hãi và bực bội. Cho nhân viên của bạn thấy rằng bạn có thể tin tưởng họ giao việc và tôn trọng quyền riêng tư của họ. 

Khi nói đến việc đo lường hiệu suất của nhân viên, hãy đảm bảo đặt ra các mục tiêu định trước để họ đáp ứng hàng tháng, quý, năm… Hãy thông báo điều này cho họ để họ nhận thức được những gì cần phải đạt được và các bước để đạt được điều đó. Kiểm tra tiến độ của nhân viên định kỳ, điều chỉnh lại các mục tiêu nếu cần và hỗ trợ nhân viên kịp thời khi họ gặp khó khăn.

3. Thúc đẩy việc giao tiếp cởi mở

Đừng trở thành người quản lý mà mọi người đều rùng mình khi nghĩ đến và sợ hãi khi nhìn thấy mỗi sáng. Người quản lý hãy thúc đẩy xây dựng một môi trường làm việc giao tiếp cởi mở, nơi nhân viên sẵn sàng bày tỏ suy nghĩ, ý kiến của mình và người quản lý thực sự nhận được sự tôn trọng và tin tưởng từ đồng đội của mình. 

Hãy học cách “làm bạn” với nhân viên, điều này sẽ giúp bạn hiểu hơn về nhân viên của mình và xây dựng được mối quan hệ có chiều sâu chứ không chỉ dừng lại ở “ cấp trên và cấp dưới”. Hãy cảm thông khi họ đang giao tiếp một vấn đề, cố gắng  nhìn nhận mọi việc từ góc độ của một nhân viên và đưa ra giải pháp, lời khuyên phù hợp.

Là một nhà lãnh đạo, kỹ năng giao tiếp là yếu tố quan trọng giúp giải quyết xung đột thay vì gây ra chúng. Tôn trọng quyền riêng tư của nhân viên và cố gắng tránh làm họ xấu hổ trước mặt người khác.  

4. Khuyến khích nhân viên nói lên quan điểm và ý tưởng của họ

Hãy cố gắng tạo ra một môi trường cho phép mọi người tham gia vào các cuộc thảo luận và nói lên ý kiến ​​của họ. Với việc các nhân viên của bạn tích cực tham gia, điều đó cho thấy rằng họ được thúc đẩy bằng cách cố gắng cải thiện doanh nghiệp. 

Đừng bao giờ quay mặt với nhân viên vì đã nói lên ý kiến ​​của họ, ngay cả khi bạn không đồng ý với điều đó, bởi như vậy căng thẳng sẽ nảy sinh và nhân viên của bạn sẽ không muốn chia sẻ bất kỳ suy nghĩ nào của họ sau này. Suy nghĩ và tiếng nói của mọi người đều quan trọng. Đảm bảo rằng nhân viên của bạn cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng.

5. Có mục tiêu rõ ràng và luôn bám đuổi mục tiêu

Để làm được điều này, trước tiên bản thân nhà lãnh đạo cần biết mình muốn gì và cần gì cho doanh nghiệp của mình. Thiết lập mục tiêu để đạt được, tính toán doanh số và sản lượng cần thiết để đạt được mục tiêu đó. 

Sau đó, phổ biến cho nhân viên của bạn những gì bạn muốn và các bước để đạt được điều đó. Cho họ một thời hạn để họ biết khi nào cần đạt được mục tiêu này. Hãy cụ thể khi giao tiếp và đặt mục tiêu cá nhân, đội nhóm. Ví dụ, mô tả hành vi, thái độ, sản lượng mỗi ca cần thiết, v.v.

Hãy nhớ giữ mục tiêu của bạn luôn SMART:

• S – Specific: Cụ thể
• M – Measurable: Có thể đo lường
• A – Attainable: Có thể đạt được 
• R – Relevant: Có liên quan
• T – Time-based: Dựa trên thời gian 

Nếu không đưa ra cho nhân viên một định hướng rõ ràng, họ sẽ trở nên bối rối, mất tinh thần và mất thời gian tìm kiếm thông tin. 

Điều này cũng sẽ giúp theo dõi sự tiến bộ của cá nhân nhân viên vì nhà quản lý có thể dễ dàng đánh giá được ai không đạt kỳ vọng. Hãy nhớ rằng nếu nhân viên không biết những gì bạn mong đợi, họ sẽ không đáp ứng được những kỳ vọng này!

6. Khen thưởng và ghi nhận nhân viên làm việc chăm chỉ, cống hiến

Mọi người đều thích được khen thưởng, đặc biệt là khi họ đã hoàn thành công việc xuất sắc. Nếu bạn thấy ai đó thực sự xuất sắc hoặc làm việc chăm chỉ, hãy cho họ những lời khen, sự ghi nhận, hoặc phần thưởng nhỏ hay thậm chí là một giải thưởng nhỏ. Làm điều này trước toàn đội nhóm, tập thể để người được khen thưởng cảm thấy hạnh phúc, tự hào về bản thân đồng thời gián tiếp tạo động lực cho những thành viên khác. 

Nhiều doanh nghiệp sử dụng các hệ thống khen thưởng thường xuyên như nhân viên của tháng, nhân viên đi chơi hàng tháng, phúc lợi đặc biệt, v.v.  Nhưng hãy nhớ luôn nhất quán và công bằng, bởi thiên vị là điều tối kỵ cần tránh trong quản lý nguồn nhân lực.  

7. Khuyến khích nhân viên nên “tận hưởng” công việc của họ

Play hard, work harder!( Chơi hết mình, làm việc chăm chỉ hơn)

Hãy nghĩ về điều đó, nhân viên của bạn dành phần lớn thời gian trong ngày để làm việc. Bằng cách biến nơi làm việc trở thành một nơi thú vị hơn, nhân viên sẽ có nhiều động lực hơn để thực hiện tốt nhất công việc và có thể gắn bó lâu dài với tổ chức.. 

Bạn có thể làm cho công việc trở nên thú vị ngay cả với những việc đơn giản như tổ chức sinh nhật bất ngờ cho nhân viên, phòng nghỉ dành riêng cho những giờ nghỉ giải lao hoặc tạo một không gian nhỏ, nơi mọi người có thể thư giãn và trò chuyện thay vì lúc nào cũng bàn luận về các chủ đề liên quan đến công việc. Nhân viên sẽ làm việc chăm chỉ và cố gắng hết sức khi họ cảm thấy rằng bạn, với tư cách là người quản lý, quan tâm đến sức khỏe và đời sống tinh thần của họ. 

8. Làm gương cho nhân viên trong công việc và kỉ luật

Đừng phớt lờ tầm ảnh hưởng của bạn đối với cấp dưới: dù muốn hay không, những gì bạn làm sẽ được cấp dưới “bắt chước”. Họ rất nhanh chóng quan sát phong thái, cách làm việc của bạn, và mọi hành động của bạn sẽ ảnh hưởng đến nhịp độ cũng như tác phong trong công việc của những người xung quanh. Nếu họ biết bạn không tuân thủ một quy định chung nào đó của tổ chức, họ cũng sẽ có cớ để không tuân thủ. Nếu bạn đã nói dối, họ cũng sẽ không trung thực. 

Điều thú vị là, vấn đề thường xảy ra với chính bạn: Nếu cấp dưới của bạn mắc sai lầm, trước tiên đừng kỷ luật họ mà trước tiên hãy kiểm tra xem bạn đã nêu rõ mục tiêu của mình chưa, có đủ nguồn lực và được đào tạo đủ không? Cuối cùng, biết đâu bạn sẽ thấy rằng bạn chính là “thủ phạm” của vấn đề. 

Dũng cảm chịu trách nhiệm: Bất cứ khi nào có vấn đề xảy ra, ai cũng có xu hướng phản xạ đầu tiên là trốn tránh trách nhiệm, đây có thể là bản năng của con người, và không ai muốn trở thành mục tiêu bị chỉ trích. Nhưng một nhà lãnh đạo nên biết khi nào cần phải đứng lên và chịu trách nhiệm.

9. Tuyệt đối nói “không” với việc nói dối nhân viên

Hãy minh bạch nhất có thể. Thẳng thắn và trung thực với đội nhóm của bạn sẽ giúp xây dựng lòng tin và sự tôn trọng vì điều đó thể hiện sự chính trực của bạn với tư cách là người lãnh đạo. Nói dối về điều gì đó (đặc biệt là về điều gì đó liên quan đến công việc chung, doanh nghiệp), có thể ảnh hưởng đến sự tôn trọng của nhân viên dành cho bạn và quan hệ của bạn với họ.

10. Không áp dụng chung một phong cách quản lý đối với tất cả nhân viên

Cấp dưới của bạn với rất nhiều những người phong cách, tính cách, điểm mạnh, điểm yếu khác nhau. Vì vậy, nếu là một nhà quản lý khéo léo và kinh nghiệm, bạn không nên sử dụng cùng một cách tiếp cận để thúc đẩy hoặc quản lý tất cả mọi người. 

Ví dụ, một trong những nhân viên của bạn có thể làm tốt trong điều kiện áp lực lớn và thời hạn chặt chẽ, trong khi một nhân viên khác của bạn thì không. Hãy hiểu điều này và đối xử với mọi người như những cá nhân tách biệt. Cố gắng tùy chỉnh cách tiếp cận của bạn với từng người theo nhu cầu và tính cách, năng lực của họ.

III. Kết luận

Người lãnh đạo với tư cách là “thuyền trưởng”, luôn phải giải quyết những vấn đề hóc búa và tạo động lực thúc đẩy cấp dưới nỗ lực, phấn đấu trong công việc và nghệ thuật quản lý nhân viên là điều giúp quản lý có thể thực hiện nó dễ dàng hơn. Người quản lý hãy luôn nhớ rằng: doanh nghiệp là con thuyền của mình, và trên đó nhân viên là những thuyền viên, hãy cố gắng lèo lái nó tốt nhất có thể!

 _Nguồn: Storehub_

Xin mời tìm hiểu thêm về phần mềm MISA AMIS để nâng cao hiệu quả: quản lý, phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên. Miễn phí trải nghiệm trong 15 ngày.