Nghệ thuật đàm phán: 6 kỹ năng đàm phán hiệu quả

“Thế giới là một bàn đàm phán khổng lồ, và muốn hay không, bạn là một người tham dự.” Tìm hiểu về nghệ thuật đàm phán và 6 kỹ năng đàm phán hiệu quả để một cuộc đàm phán thành công!

TẢI NGAY eBook: Phong cách lãnh đạo 2022: Lựa chọn nào cho bạn

I. Nghệ thuật đàm phán là gì?

Nghệ thuật đàm phán là kỹ năng thuyết phục trong quá trình trao đổi dựa trên nền tảng đôi bên cùng có lợi. Đây được coi là một phương tiện giúp người lãnh đạo thuyết phục được sự đồng thuận hợp tác của đối phương. 

Đàm phán là một trong những kỹ năng lãnh đạo cần thiết, nghệ thuật đàm phán giúp chúng ta nhìn nhận đàm phán không chỉ dưới góc độ học hỏi mà còn có thể mài dũa kinh nghiệm theo thời gian. 

Một cuộc đàm phán thành công khi cả 2 bên đều đồng ý với những điều khoản, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình để đạt được những mục tiêu đã đặt ra.

Francois de Cailere – Một nhà đàm phán và thương thuyết nổi tiếng khẳng định: “Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là người mềm dẻo như ngọn cỏ và cũng phải cứng rắn như một khối đá. Người đó phải có phản xạ ứng xử nhanh nhạy và phải là người biết lắng nghe, lịch sự và có thể đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác. Song đồng thời cũng phải biết tranh luận, thuyết phục bằng cách biết hé lộ, đưa ra những thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác”.

II. 7 quy tắc đàm phán mà người lãnh đạo cần nắm vững

Đàm phán là một yếu tố cơ bản trong các doanh nghiệp. Nghiên cứu về tâm lý học xã hội và kinh tế học hành vi đã khám phá ra 7 quy tắc chính có thể giúp người lãnh đạo cải thiện kỹ năng đàm phán hiệu quả. 

1. Quy tắc số 1: Mọi cuộc đàm phán đều có thể thương lượng

Michael Porter đã nói rằng khả năng thương lượng là một trong những lợi thế cạnh tranh mạnh nhất. Trong đàm phán không phải lúc nào bạn cũng giành chiến thắng, mọi khả năng thương lượng đều có thể xảy ra. 

Thương lượng là hành vi và quá trình giúp điều hòa quan hệ giữa các bên tham gia, thông qua quá trình thương lượng sẽ đi đến một ý kiến thống nhất.

2. Quy tắc số 2: Thu thập đầy đủ thông tin đối tác đàm phán

Thông tin là cơ sở để xây dựng chiến lược đàm phán, là phương tiện kiểm soát quá trình đàm phán, là trung gian giao tiếp giữa hai bên. Vì vậy, trước khi đàm phán, cần thu thập càng nhiều thông tin về đối tác càng tốt thông qua nhiều kênh khác nhau: hiểu rõ bối cảnh đàm phán, mục đích đàm phán, phong cách thành viên đoàn đàm phán, thẩm quyền đàm phán, v.v… Không chỉ trước khi đàm phán mà còn cả trong quá trình đàm phán. 

Ngôn ngữ và các thông tin khác để giúp bạn đưa ra nhận định trong quá trình đàm phán. Trong đàm phán nếu bạn không thông tin đối tác, bạn sẽ không thể có một cuộc thương lượng thành công. 

>> Xem thêm: Tổng hợp các cách phát triển kỹ năng lãnh đạo hiệu quả nhất

3. Hướng đến đàm phán Win/Win

Đàm phán Win/Win được tạo ra khi cả 2 bên đều đạt được những điều mình muốn và cảm thấy chiến thắng. Để đạt được điều này, cần lưu ý những điều sau:

• Không bao giờ xúc phạm đối phương, bí quyết là cố gắng thiết lập những gì có trong chương trình làm việc và theo thứ tự, hay nói cách khác, điều gì là quan trọng nhất đối với họ.
• Cố gắng và xây dựng mối quan hệ với đối tác trong giai đoạn đầu của cuộc đàm phán. Điều này sẽ giúp bạn thỏa mãn nhu cầu của đối tác bằng cách hiểu họ thực sự muốn gì.
• Khi đàm phán, hãy cố gắng hiểu hơn những yêu cầu và đòi hỏi của đối tác và nắm ý định, động cơ thực sự của họ. Khi đáp ứng được nhu cầu này thì bạn đang trên đường chiến thắng trong cuộc đàm phán.
• Đừng cho rằng các mục trong chương trình của bạn giống với các mục trong chương trình của đối tác. Có thể có một hoặc hai mục giống nhau trong danh sách của bạn, nhưng thứ tự có thể khác nhau.

Ngôn ngữ và các thông tin khác để giúp bạn đưa ra nhận định trong quá trình đàm phán. Trong đàm phán nếu bạn không thông tin đối tác, bạn sẽ không thể có một cuộc thương lượng thành công. 

4. Quy tắc số 4: Nhượng bộ cần dựa trên nguyên tắc trao đổi

Trong đàm phán, nhượng bộ là điều phổ biến và đôi khi cần thiết nhưng phải khéo léo. Nếu cuộc đàm phán đi đến việc nhượng bộ đơn phương, bạn không những không đạt được kết quả như mong đợi mà còn tự đưa mình vào thế bị động.

Như câu nói: “Mặc cả phải tàn nhẫn, nhượng bộ phải từ tốn”, dù có mong muốn đàm phán thỏa thuận này đến đâu, đối phương cứng rắn thế nào cũng không nên nhượng bộ quá nhiều lần, nhưng nguyên tắc trao đổi vẫn nên được sử dụng. 

Nếu nhượng bộ mà không nhận được phản ứng từ bên kia, bạn không được nhượng bộ nữa, thay vào đó, bạn phải nghiên cứu kỹ ý định của bên kia trước khi áp dụng các chiến lược khác.

5. Quy tắc số 5: Nâng cao phạm vi đàm phán theo từng bước

Đàm phán phải được lên kế hoạch, tiến hành từng bước và giải quyết từng vấn đề một. Điều này đòi hỏi bạn phải làm rõ tư duy đàm phán của mình trước các vấn đề cần thảo luận. 

Tất cả các điều kiện được liệt kê và phân loại theo mức độ quan trọng của vấn đề và sự khác biệt giữa hai bên. Nếu có sự chuẩn bị và lập kế hoạch từ trước và quá trình thương lượng được tiến hành theo đúng kế hoạch, ngay cả khi khách hàng đặt câu hỏi hoặc cố tình muốn đánh lạc hướng bạn. Bạn chỉ cần trả lời những câu hỏi của khách hàng và ngay lập tức quay trở lại các bước ban đầu để tiếp tục đàm phán. Điều này giúp nâng cao đáng kể hiệu quả và tính chủ động của đàm phán.

6. Quy tắc số 6: Tạo cho đối tác có tâm lý thỏa mãn chiến thắng

Đàm phán cũng là một loại “tâm lý chiến”, xét về góc độ tâm lý thì quá trình mọi người tham gia đàm phán cũng là quá trình tự thỏa mãn.

Cố gắng tạo cho đối phương cảm giác hoàn thành và hài lòng, đồng thời để đối phương cảm thấy mình là “người chiến thắng”, để hai bên hòa thuận vui vẻ trong những lần hợp tác sau này. Vì vậy, sau khi đàm phán, dù kết quả có ra sao, hãy chúc mừng đối phương và tạo cho đối phương cảm giác hài lòng.

Nếu bên kia thua trong cuộc đàm phán, và chúng ta đánh giá cao kỹ năng đàm phán của đối phương hoặc phô trương sự thông minh của mình với bên kia, để bên kia cảm thấy “thua thiệt”, thì dù có đạt được thỏa thuận hợp tác bên kia cũng sẽ ” tìm lỗi “trong việc thực hiện hợp đồng trong tương lai”. Việc hợp tác giữa hai bên sẽ không được dễ chịu. Do đó, đừng vơ vét đến đồng xu cuối cùng trên bàn đàm phán, để bên kia có tâm lý thỏa mãn “phần thắng”.

7. Quy tắc số 7: Luôn đặt ra câu hỏi

Trong đàm phán, việc liên tục hỏi và xác nhận câu trả lời của bên đàm phán là một kỹ năng quan trọng trong cuộc đàm phán. Đặt câu hỏi không chỉ để thu thập thêm thông tin từ bên kia mà còn để nhân cơ hội tìm ra sơ hở của đối tác, bởi có thể bên kia dễ mắc phải một số sơ hở hoặc rò rỉ trong quá trình giải thích câu hỏi của bạn trong thời gian dài. 

Một nhà quản lý luôn phải rèn luyện và nâng cao các kỹ năng để có phong cách lãnh đạo thu hút, dẫn dắt đội ngũ hoàn thành mục tiêu. Để làm tốt nhiệm vụ này, MISA AMIS mời bạn đọc thêm Ebook chuyên sâu: MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ: PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO 2022: LỰA CHỌN NÀO CHO BẠN

III. 4 Hình thức đàm phán

1. Đàm phán có nguyên tắc

Đàm phán có nguyên tắc là loại thương lượng sử dụng các nguyên tắc và lợi ích của các bên để đạt được thỏa thuận. Loại nghệ thuật đàm phán này thường tập trung vào việc giải quyết xung đột và sử dụng phương pháp đàm phán tích hợp để phục vụ lợi ích của cả hai bên. 

Có 4 yếu tố đối với một cuộc đàm phán có nguyên tắc: 

• Đôi bên cùng có lợi: Cách tiếp cận tích hợp đối với một cuộc đàm phán có nguyên tắc mời các bên tập trung vào việc tìm kiếm các kết quả cùng có lợi thông qua việc đàm phán.
• Tập trung vào lợi ích: Người đàm phán có thể xác định và truyền đạt động cơ, lợi ích và nhu cầu của họ trong một cuộc đàm phán có nguyên tắc.
• Tách biệt cảm xúc với các vấn đề: Trong một cuộc đàm phán có nguyên tắc, các bên có thể giảm bớt phản ứng cảm xúc và xung đột tính cách bằng cách tập trung vào các vấn đề hiện tại, thay vì các vấn đề khiến họ cảm thấy như thế nào.
• Tính khách quan: Các bên trong một cuộc đàm phán có nguyên tắc có thể đồng ý sử dụng các tiêu chí khách quan làm cơ sở cho các cuộc đàm phán. 

2. Thương lượng nhóm

Trong đàm phán nhóm, nhiều người mặc cả để đạt được thỏa thuận cho mỗi bên của cuộc thương lượng. Đàm phán nhóm thường xảy ra với các giao dịch kinh doanh lớn. Trong một số trường hợp, một người có thể thực hiện nhiều hơn một vai trò. Dưới đây là một số vai trò phổ biến trong nhóm đàm phán:

• Người lãnh đạo: Các thành viên của nhóm trong một cuộc đàm phán thường chỉ định một người lãnh đạo để đưa ra các quyết định cuối cùng trong cuộc đàm phán.
• Người quan sát: Người quan sát chú ý đến nhóm của bên kia trong khi đàm phán, thảo luận về những quan sát của họ với người lãnh đạo.
• Người quan hệ: Người liên quan trong nhóm đàm phán làm việc để xây dựng mối quan hệ với các thành viên của nhóm khác trong quá trình thương lượng.
• Máy ghi âm: Máy ghi âm trong nhóm đàm phán có thể ghi chép các nội dung thảo luận của cuộc họp đàm phán.
• Phê bình: Mặc dù điều này nghe có vẻ như là một vai trò tiêu cực, nhưng việc có một nhà phê bình trong nhóm trong quá trình đàm phán có thể giúp bạn đảm bảo rằng bạn hiểu được những nhượng bộ và các kết quả tiêu cực khác của một thỏa thuận.
• Người xây dựng: Người xây dựng trong nhóm đàm phán tạo thỏa thuận hoặc gói cho nhóm thương lượng. Họ có thể thực hiện các chức năng tài chính trong quá trình đàm phán, tính toán chi phí của một thỏa thuận.

Hãy tham gia bài test miễn phí về Kỹ năng lãnh đạo (Leadership Skills) để đánh giá chính xác mức độ hiểu biết và nâng cao các kỹ năng lãnh đạo của bạn ngay hôm nay!

3. Đàm phán đa đối tác

Đàm phán đa đối tác là một loại thương lượng trong đó nhiều hơn hai bên cùng thương lượng để đạt được một thỏa thuận. Dưới đây là một số thách thức của đàm phán đa bên:

• BATNA dao động: BATNA là viết tắt của cụm từ Best alternative to a negotiated agreement (thuật ngữ đề cập đến quá trình thay thế có lợi nhất mà một bên có thể thực hiện nếu cuộc đàm phán không thể đạt được thỏa thuận). Mỗi bên có thể đánh giá BATNA của họ ở từng giai đoạn trong các cuộc đàm phán để hiểu kết quả của một thỏa thuận được đề xuất.
• Hình thành liên minh: Một thách thức khác của đàm phán đa bên là khả năng các bên khác nhau thành lập liên minh hoặc nhóm. Những liên minh này có thể làm tăng thêm sự phức tạp của thương lượng. Các liên minh có thể đồng ý với một bộ điều khoản cụ thể để giúp tất cả các bên đạt được thỏa thuận.
• Các vấn đề về quản lý quy trình: Quản lý quy trình thương lượng giữa nhiều bên có thể dẫn đến việc thiếu khả năng quản lý và thông tin sai lệch. Những người trong các cuộc đàm phán đa bên có thể tránh những vấn đề này bằng cách chọn một nhà lãnh đạo sẵn sàng cộng tác với những người khác để đạt được thỏa thuận.

4. Đàm phán đối đầu

Đàm phán đối đầu là một cách tiếp cận mang tính phân phối, trong đó bên tích cực nhất trong cuộc đàm phán đạt được một thỏa thuận phục vụ lợi ích của họ. Dưới đây là một vài ví dụ về chiến thuật đàm phán đối đầu:

• Thương lượng cứng rắn: Thương lượng cứng rắn là chiến lược trong đó một bên từ chối thỏa hiệp trong một thỏa thuận.
• Lời hứa trong tương lai: Một người sử dụng chiến thuật này có thể hứa với bên kia một lợi ích trong tương lai để đổi lấy những nhượng bộ hiện tại. Bạn có thể chống lại chiến thuật này bằng cách yêu cầu đưa ra lời hứa trong tương lai bằng văn bản.
• Mất hứng thú: Một chiến thuật đàm phán đối nghịch khác là mất hứng thú, trong đó một bên giả vờ rằng họ không còn hứng thú với việc theo đuổi một thỏa thuận.

>> Tìm hiểu ngay: Kỹ năng ra quyết định và quy trình ra quyết định chiến lược

IV. Mẹo để đàm phán hiệu quả

1. Sử dụng số thay vì phạm vi

Khi đàm phán với một bên khác về tiền bạc, bạn có thể sử dụng các con số chính xác thay vì phạm vi. Điều này có một vài lợi thế như sau:

• Đầu tiên, khi không đưa ra phạm vi, bạn sẽ không nói cho bên kia biết số tiền tối thiểu mà bạn sẵn sàng nhận được từ cuộc thương lượng. 
• Một lợi ích khác của việc sử dụng chiến lược này là việc sử dụng các con số cụ thể là có thể giúp bạn cho bên kia biết rằng bạn đã thực hiện nghiên cứu về giá cả.

2. Đặt câu hỏi mở

Bạn có thể đặt câu hỏi mở trong khi đàm phán để tìm hiểu thông tin về tình hình của bên kia mà bạn có thể sử dụng làm đòn bẩy.

3. Thực hiện nghiên cứu

Một chiến lược khác có thể dẫn đến nghệ thuật đàm phán hiệu quả là nghiên cứu kỹ lưỡng vấn đề đàm phán. Ví dụ: khi bạn tiếp cận một cuộc thương lượng với thông tin về giá thị trường cho các dịch vụ, bạn có thể sử dụng thông tin này để thương lượng một thỏa thuận tốt hơn.

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

4. Sử dụng kỹ năng lắng nghe

Trong khi đàm phán, bạn có thể sử dụng kỹ năng lắng nghe của mình để hiểu được động cơ và nhu cầu của đối tác. Nghe nhiều hơn bạn nói trong khi đàm phán cũng có thể thúc đẩy bên kia cung cấp cho bạn thêm thông tin về tình hình của họ.

5. Hướng đến kịch bản đôi bên cùng có lợi

Các cuộc đàm phán tốt nhất phục vụ lợi ích của tất cả những người có liên quan. Bằng cách tập trung vào những gì bên kia cần và muốn từ cuộc đàm phán, bạn có thể tạo ra một thỏa thuận có lợi cho tất cả mọi người.

6. Cân nhắc thời điểm đàm phán

Thời điểm có thể tạo ra sự khác biệt trong các cuộc đàm phán. Trong nhiều ngành, thời điểm tốt nhất để mua dịch vụ là vào cuối tháng hoặc quý, khi hạn ngạch dành cho nhân viên bán hàng và nhà cung cấp.

Bạn cũng có thể xem xét thời gian trong một cuộc thương lượng. Thời gian bạn đưa ra yêu cầu hoặc nhượng bộ trong một cuộc đàm phán có thể cũng quan trọng như chính yêu cầu hoặc nhượng bộ. Ví dụ, lựa chọn khoảng thời gian phù hợp cho đến khi bạn có vị trí vững chắc hơn trong một cuộc đàm phán có thể mang lại cho bạn nhiều khả năng thương lượng hơn khi đưa ra yêu cầu.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA AMIS CÔNG VIỆC

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên một nền tảng hợp nhất. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả kinh doanh.

V. Kết luận

Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh là từng bước, lịch sự và kỷ luật, không khiêm tốn cũng không kiêu ngạo và thực hiện đúng lúc. Đây là một cuộc chiến kéo dài để cạnh tranh bằng trí tuệ, tài hùng biện, kiến ​​thức, và phẩm chất tâm lý. Muốn bắt được đối thủ, người đàm phán cần chuẩn bị kỹ càng thì mới có thể kiên trì đến cùng và chiến thắng “cuộc chiến ngôn từ” này!

.