Bạn có bao giờ cảm thấy một ngày 24 giờ chưa đủ để làm tất cả mọi việc? Công việc chồng chất, cuộc họp không dứt, và những “nhiệm vụ phát sinh” lúc nào cũng xuất hiện như một đợt sóng bất ngờ.
Thực tế là, không phải thời gian thiếu đi, mà là cách chúng ta quản lý nó chưa hiệu quả. Quản lý thời gian không chỉ là việc lên lịch và ghi chú; đó là một nghệ thuật giúp bạn “hô biến” những đống công việc thành kết quả ấn tượng.
Hãy cùng khám phá những mẹo và công cụ quản lý thời gian trong bài viết dưới đây nhé!
1. Quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là quá trình tổ chức và lên kế hoạch để sử dụng thời gian một cách hiệu quả. Nói đơn giản, đó là cách bạn phân bổ thời gian của mình để làm những việc quan trọng nhất, giúp bạn đạt được mục tiêu mà không bị lãng phí thời gian vào những việc không cần thiết.
Chúng ta đều biết rằng mỗi ngày chỉ có 24 giờ, và thời gian trôi qua rất nhanh. Vì vậy, việc quản lý thời gian giúp bạn không chỉ làm việc hiệu quả mà còn giữ cho cuộc sống trở nên cân bằng hơn. Khi bạn biết cách quản lý thời gian, bạn sẽ có thể hoàn thành công việc đúng hạn, giảm căng thẳng, và có nhiều thời gian hơn cho những hoạt động yêu thích.
Quản lý thời gian không chỉ dành cho công việc. Nó còn có thể áp dụng vào cuộc sống cá nhân, giúp bạn dành thời gian cho gia đình, sở thích, và chăm sóc bản thân. Quan trọng hơn, khi biết quản lý thời gian, bạn sẽ cảm thấy kiểm soát được cuộc sống của mình và đạt được những gì mình mong muốn một cách dễ dàng hơn.
Xem thêm: MISA AMIS Công việc – Giải pháp quản lý công việc hiệu quả
2. Lợi ích khi sử dụng công cụ quản lý thời gian
Các công cụ quản lý thời gian sẽ giúp bạn quản lý thời gian của mình tốt hơn. Nếu áp dụng công cụ một cách hiệu quả giúp bạn tiết kiệm được thời gian, làm được nhiều việc hiệu quả hơn.
Dưới đây là 10 lợi ích của công cụ quản lý thời gian đem lại
- Mục tiêu được xác định rõ ràng giúp quản lý thời gian rất nhiều
- Sắp xếp công việc theo một khoảng thời gian và lên lịch trước cách sử dụng thời gian đó như thế nào
- Có cái nhìn tổng quan về tất cả các nhiệm vụ cần phải hoàn thành (có thời hạn)
- Sắp xếp độ ưu tiên các nhiệm vụ của bạn
- Ghi lại và phân tích tất cả thời gian đã sử dụng (cho mục đích tối ưu hóa)
- Đơn giản hóa việc quản trị (chẳng hạn như báo cáo, lập hóa đơn, v.v.)
- Phối hợp với nhóm của bạn
- Quản lý cuộc họp tốt hơn
- Giảm thiểu thời gian sao nhãng và tập trung tốt hơn
- Suy nghĩ về nơi bạn có thể cải thiện và phát triển các thói quen mới
Tất cả những điều này sẽ giúp bạn thành công hơn – đưa ra quyết định tốt hơn về các ưu tiên của mình, thực hiện các dự án lớn hơn với giá trị gia tăng cao hơn, nói không với những thứ không quan trọng, v.v. Hiệu quả hơn – làm việc nhanh hơn mà không bị phân tâm, tiết kiệm thời gian, v.v.
TIẾT KIỆM THỜI GIAN QUẢN LÝ, NÂNG CAO NĂNG SUẤT VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS
3. Top 5 công cụ quản lý thời gian hiệu quả nhất
3.1. Phần mềm quản lý công việc MISA AMIS
MISA AMIS Công Việc là ứng dụng thuộc nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS. Ứng dụng này cung cấp rất nhiều tính năng giúp người dùng quản lý thời gian, công việc và dự án toàn diện, từ đó nâng cao năng suất lao động của toàn doanh nghiệp và tối ưu quản trị thời gian thực hiện công việc, dự án.
Dưới đây là tổng hợp một số tính năng vượt trội được đánh giá cao nhất ở công cụ quản lý thời gian online AMIS Công Việc:
- Lập kế hoạch công việc theo dạng To-do-list với các đầu mục công việc con chuyên sâu phân cho từng người phụ trách, người liên quan…
- Thiết lập thời gian hoàn thành, tự động nhắc việc trước khi tới hạn tại giao diện của màn hình đồng thờ báo qua email đăng ký.
- Quản lý công việc theo mức độ quan trọng và cấp thiết (Eisenhower) để phân bổ thời gian thực hiện tương ứng một cách hợp lý, tối ưu thời gian làm việc.
- Template giải pháp quản lý thời gian & công việc được thiết kế riêng cho các lĩnh vực, ngành nghề khác nhau, giúp người mới bắt đầu sử dụng dễ dàng tiếp cận các cách quản lý công việc khác nhau.
- Tùy chỉnh được giao diện tổng quan theo ý thích, giao diện đẹp và dễ dùng trên cả điện thoại, laptop, máy tính bảng.
- Nằm trong hệ sinh thái nền tảng quản trị doanh nghiệp MISA AMIS: có thể liên kết với các phần mềm phân hệ khác như tài chính – kế toán, marketing – bán hàng, quản trị nhân sự, quản lý điều hành…. Điều này thật sự cần thiết khi doanh nghiệp tăng trưởng quy mô, rất cần các dữ liệu trong lịch sử được lưu trữ trong suốt quá trình hoạt động.
- Ngoài phiên bản tiếng Việt, phần mềm đáp ứng cả phiên bản tiếng Anh, phù hợp với người dùng ở đa quốc gia.
Với những tính năng tuyệt vời nêu trên, AMIS Công Việc được các khách hàng gọi với nhiều cái tên như: phần mềm quản lý công việc cá nhân và đội nhóm, công cụ quản lý thời gian hiệu quả, phần mềm lên lịch làm việc, phần mềm quản lý thời gian cá nhân, phần mềm giao việc, phần mềm theo dõi công việc… Tất cả đều có trong một ứng dụng – AMIS Công Việc.
3.2. Lịch – Calender
Quản lý và tổ chức thời gian luôn bắt đầu bằng lịch và sắp xếp lịch trình phù hợp. Các ứng dụng Calendar có sẵn trong máy tính, smartphone, tablet luôn đáp ứng các yêu cầu quản lý sắp xếp lịch trình của bạn
Calendar là một công cụ giúp bạn kiểm soát tốt hơn thời gian của mình. Bạn nên sử dụng Calendar để có “cái nhìn tổng quan” công việc trong vài tuần tới.
Bạn nên viết hầu hết mọi thứ mà bạn dự định vào lịch của mình. Dưới đây là một số thủ thuật khác về cách sử dụng Calendar nâng cao:
- Lên kế hoạch cho tuần làm việc sau vào tối Chủ nhật
- Đầu tiên hãy lên lịch cho những việc quan trọng.
- Đặt thông báo để bắt đầu công việc.
- Đảm bảo rằng trong thời gian đã định, bạn làm việc với những nhiệm vụ quan trọng nhất mà không bị sao nhãng.
3.3. Ứng dụng Trello
Trello là một phần mềm trợ lý trực tuyến giúp bạn lập kế hoạch, quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả. Đây là một ứng dụng mà bạn có thể sử dụng miễn phí cho các nhu cầu cơ bản của mình.
Các tính năng nổi bật của Trello là gì? Thông tin sau sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các khả năng của phần mềm:
- Trello hỗ trợ sắp xếp và quản lý công việc rõ ràng theo từng vị trí và tình trạng công việc.
- Nó có chức năng tổng kết và phân chia nhiệm vụ cho từng thành viên trong nhóm, bao gồm mô tả công việc cụ thể, thời gian và tình trạng hoàn thành.
- Các nhiệm vụ làm việc theo nhóm được cài đặt cho phép các thành viên trong nhóm yêu cầu giúp đỡ lẫn nhau trong khi thực hiện nhiệm vụ.
- Trello dễ dàng sử dụng, linh hoạt và miễn phí. Chỉ thanh toán nếu bạn cần sử dụng các tính năng cao cấp.
Nếu bạn mới bắt đầu với Trello, hãy sử dụng các mẹo sau để sắp xếp và thực hiện các công việc dễ dàng hơn:
- Sử dụng các tính năng tạo dự án cơ bản và tránh bị choáng ngợp bởi các tính năng của phần mềm quản lý công việc này.
- Viết ra một kế hoạch trước khi sử dụng phần mềm có thể giúp bạn sử dụng phần mềm nhanh hơn.
- Bạn nên xem các trang trợ giúp của Trello, vì có câu trả lời cho hầu hết mọi câu hỏi của người dùng.
Xem thêm: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả để tăng hiệu suất làm việc
3.4. Ứng dụng quản lý công việc Todoist
Todoist là một ứng dụng quản lý công việc giúp người dùng tổ chức, theo dõi và hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả. Với giao diện đơn giản và dễ sử dụng, Todoist cho phép bạn tạo danh sách công việc, phân loại theo dự án, thiết lập ưu tiên và nhắc nhở, giúp bạn luôn duy trì sự tập trung và năng suất cao.
Những tính năng nổi bật của ứng dụng quản lý công việc Todoist:
- Tạo nhiệm vụ và dự án: Bạn có thể tạo các công việc đơn giản hoặc các dự án phức tạp, phân loại chúng theo chủ đề và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên.
- Thiết lập thời hạn và nhắc nhở: Todoist cho phép bạn lên lịch cho từng nhiệm vụ và nhận thông báo nhắc nhở vào thời gian đã định.
- Ưu tiên công việc: Bạn có thể đánh dấu mức độ ưu tiên cho từng nhiệm vụ, giúp bạn dễ dàng tập trung vào những việc quan trọng.
- Chia sẻ và cộng tác: Todoist hỗ trợ làm việc nhóm, cho phép bạn chia sẻ dự án với đồng nghiệp và theo dõi tiến độ công việc chung.
- Phân tích năng suất: Ứng dụng cung cấp báo cáo về năng suất và hiệu quả làm việc, giúp bạn theo dõi tiến độ và cải thiện thói quen làm việc.
- Đồng bộ hóa đa thiết bị: Todoist có thể đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị của bạn, bao gồm máy tính, điện thoại và tablet, giúp bạn quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi.
3.5. Ứng dụng quản lý thời gian RescueTime
RescueTime là một ứng dụng quản lý thời gian giúp bạn theo dõi và phân tích cách sử dụng thời gian trên các thiết bị điện tử, từ máy tính đến điện thoại. Ứng dụng này tự động ghi lại hoạt động của bạn, cung cấp báo cáo chi tiết về thời gian dành cho từng ứng dụng và trang web, giúp bạn hiểu rõ hơn về thói quen làm việc và tìm cách tối ưu hóa năng suất.
Những tính năng nổi bật của RescueTime:
- Theo dõi tự động: RescueTime tự động ghi lại thời gian bạn sử dụng các ứng dụng và trang web mà không cần nhập liệu thủ công. Bạn chỉ cần cài đặt và để nó chạy nền.
- Phân loại hoạt động: Ứng dụng phân loại các hoạt động của bạn thành các nhóm, ví dụ như “Công việc”, “Giải trí” hay “Mạng xã hội”, giúp bạn thấy được mình đang dành thời gian cho những hoạt động nào.
- Báo cáo chi tiết: RescueTime cung cấp các báo cáo hàng ngày, hàng tuần về cách bạn sử dụng thời gian, giúp bạn nhận diện những thói quen tiêu tốn thời gian không hiệu quả.
- Mục tiêu và cảnh báo: Bạn có thể thiết lập mục tiêu thời gian cho từng loại hoạt động và nhận thông báo khi vượt qua giới hạn thời gian đó. Điều này giúp bạn duy trì sự tập trung và giảm thiểu sự sao nhãng.
- Phân tích năng suất: RescueTime cung cấp cái nhìn tổng quan về năng suất của bạn qua các chỉ số như thời gian làm việc hiệu quả, thời gian dành cho các hoạt động giải trí, và nhiều thông tin hữu ích khác.
- Chế độ “Focus Time”: Bạn có thể kích hoạt chế độ Focus Time, giúp bạn tập trung vào công việc mà không bị sao nhãng bởi các ứng dụng hoặc trang web không cần thiết.
4. Những quy tắc quản lý thời gian hữu ích
4.1. Quy tắc quản lý thời gian 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)
Quy tắc quản lý thời gian 4D (Do – Dump – Delegate – Defer) là hệ thống phân loại công việc ưu tiên thời gian như sau:
- Do (Làm ngay): Đây là những công việc cần được hoàn thành ngay lập tức trong thời gian ngắn. Đối với các công việc này, bạn nên ưu tiên hoàn thành chúng ngay khi có thể.
- Dump (Loại bỏ): Những công việc không quan trọng hoặc không cần thiết. Thay vì dành nhiều thời gian, công sức, bạn hoàn toàn có thể loại bỏ hoặc tìm cách giảm thiểu nguồn lực dành cho chúng.
- Delegate (Uỷ quyền): Những công việc nên giao cho người khác thực hiện. Nếu đồng nghiệp, cấp dưới có thể làm công việc nhanh chóng, chính xác hơn, hãy xem xét ủy quyền công việc đó cho họ.
- Defer (Trì hoãn): Những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp. Bạn có thể đặt lịch hoặc ghi lại những công việc này để thực hiện trong tương lai.
4.2. Nguyên tắc quản lý thời gian Pareto 80/20
Nguyên tắc quản lý thời gian Pareto 80/20 (hay còn được gọi là Định luật Pareto) cho rằng 80% kết quả được tạo ra từ 20% nguồn lực/ công việc. Khi áp dụng vào quản lý thời gian, nguyên tắc Pareto 80/20 cho thấy rằng việc đầu tư vào một phần nhỏ công việc quan trọng nhất sẽ tạo ra phần lớn giá trị hoặc kết quả.
Ví dụ, giả sử bạn là người quản lý dự án phụ trách phát triển phần mềm mới. Dự án này bao gồm nhiều công việc khác nhau như khảo sát khách hàng, nghiên cứu nghiệp vụ, viết mã, kiểm thử, triển khai và tài liệu hóa.
- Bước 1: Xác định công việc quan trọng nhất
- Đánh giá và xác định danh sách tất cả các công việc trong dự án của bạn.
- Sử dụng nguyên tắc Pareto 80/20, tìm ra 20% công việc quan trọng nhất mà sẽ tạo ra 80% giá trị hoặc thành công cho dự án. Chẳng hạn, viết viết mã, kiểm thử và triển khai là những hạng mục quan trọng nhất.
- Bước 2: Ưu tiên công việc quan trọng nhất
- Tập trung nỗ lực, thời gian và nguồn lực cho 20% công việc quan trọng bạn đã xác định. Đảm bảo rằng các công việc này được hoàn thành đúng thời gian, đạt chất lượng tốt.
- Bước 3: Đánh giá và điều chỉnh
- Theo dõi tiến độ và kết quả định kỳ hàng tuần, hàng tháng. Nếu cần, người quản lý phải kịp thời điều chỉnh công việc.
- Bước 4: Quản lý rủi ro
- Bên cạnh đó, bạn cũng nên dự phòng các rủi ro có thể ảnh hưởng đến 20% công việc quan trọng nhất và đề xuất biện pháp phòng ngừa, giảm thiểu tác động tiêu cực tới dự án.
4.3. Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10
Quy tắc 40-30-20-10 phân bổ thời gian biểu của bạn dựa trên tỷ lệ phần trăm. Cụ thể, các phần trăm này bao gồm:
- 40% công việc quan trọng và ưu tiên cao: Những công việc đóng góp nhiều giá trị, có ảnh hưởng lớn đến thành công của dự án giúp bạn đạt mục tiêu. Ví dụ như hoàn thành nhiệm vụ chính, xử lý vấn đề khẩn cấp, hoạch định chiến lược.
- 30% công việc phát triển bản thân và nâng cao kỹ năng: Những hoạt động học hỏi và nâng cao năng lực cá nhân như đọc sách, học thêm kỹ năng mới, rèn kỹ năng giao tiếp.
- 20% công việc hàng ngày: Những việc cần làm mỗi ngày để duy trì hoạt động ổn định của doanh nghiệp, đội nhóm. Ví dụ: trả lời Email, đánh giá tiến độ, tham dự cuộc họp lên ý tưởng.
- 10% công việc khẩn cấp hoặc không quan trọng: Đây có thể là những công việc ít quan trọng, có thể hoãn lại/loại bỏ mà không gây ảnh hưởng lớn đến mục tiêu chính. Ngoài ra, 10% này cũng bao gồm một số công việc phát sinh bất ngờ với tần suất nhỏ. Ví dụ: xử lý thư rác, tham gia hội thảo, hội nghị.
5. Quản lý thời gian trong công việc và doanh nghiệp
Quản lý thời gian hiệu quả trong công việc và doanh nghiệp không chỉ giúp tăng năng suất mà còn tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp và có tổ chức. Để đạt được điều này, các doanh nghiệp và cá nhân cần áp dụng những chiến lược và công cụ phù hợp.
Dưới đây là một số phương pháp hữu ích để quản lý thời gian trong môi trường công sở:
- Lập kế hoạch và ưu tiên công việc: Xác định nhiệm vụ quan trọng, phân loại theo Ma trận Eisenhower để tập trung vào công việc ưu tiên.
- Sử dụng công cụ quản lý thời gian: Các công cụ như AMIS Công việc, Trello, Asana, Todoist giúp theo dõi công việc, chia nhỏ nhiệm vụ và tăng hiệu quả.
- Phân bổ thời gian hợp lý: Áp dụng phương pháp Time Blocking để phân bổ thời gian cho từng nhiệm vụ, tránh quá tải hoặc trì hoãn.
- Tối ưu hóa cuộc họp: Tổ chức cuộc họp có mục đích rõ ràng, đúng giờ, chỉ mời người cần thiết và chuẩn bị agenda chi tiết.
- Giảm thiểu sự sao nhãng: Tạo môi trường làm việc không sao nhãng, sử dụng Focus Mode để duy trì sự tập trung.
- Tạo thói quen làm việc hiệu quả: Duy trì thói quen làm việc tốt như tập trung, tránh trì hoãn và biết cách nghỉ ngơi hợp lý.
- Đánh giá và cải thiện liên tục: Đánh giá công việc mỗi tuần/tháng để nhận diện điểm cần cải thiện và điều chỉnh phương pháp làm việc.
6. Tổng kết
Trên đây là 5 loại công cụ quản lý thời gian phổ biến nhất. Trong đó, AMIS Công Việc là phần mềm quản lý thời gian, quản lý công việc & dự án được ưa chuộng tại Việt Nam bởi khả năng kết hợp với nhiều phân hệ khác trong nền tảng quản trị doanh nghiệp MISA AMIS, giúp liên thông dữ liệu, nâng cao hiệu quả sử dụng thời gian & hiệu suất làm việc tại bất cứ đâu. Nếu bạn còn băn khoăn nên lựa chọn ứng dụng nào, hãy trực tiếp trải nghiệm mỗi phần mềm để có đánh giá thực tế nhất.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
