Top 5 công cụ quản lý thời gian hiệu quả nhất lãnh đạo và nhân viên giỏi nên biết

Bài viết dưới đây MISA AMIS sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quản lý thời gian và tìm hiểu những công cụ quản lý thời gian nào mà mọi người sử dụng hiệu quả nhất. Cách tổng hợp những công cụ này thành công nghệ quản lý thời gian tối ưu.

I. Quản lý thời gian là gì?

Thời đại số 4.0, việc tận dụng sức mạnh của công nghệ chính là nước đi thông minh và tân tiến nhất giúp con người giải quyết triệt để bài toán hóc búa về quản trị thời gian, đặc biệt ở mô hình làm việc từ xa hoặc làm việc hybrid.

Dù ở vị trí lãnh đạo, quản lý hay nhân viên, có rất nhiều người đã và đang lãng phí thời gian mỗi ngày do chưa có kỹ năng quản lý thời gian một cách khoa học. Những lần chạy deadline vội vã, sự chồng chéo, quá tải công việc, sự mất cân bằng giữa công việc – cuộc sống, … chính là những hệ quả tiêu cực của việc thiếu kỹ năng quan trọng này.

Vậy quản lý thời gian là gì? Quản lý thời gian được hiểu là quá trình lên kế hoạch và tổ chức thời gian biểu cho từng hoạt động, nội dung cụ thể một cách hiệu quả, nhằm đảm bảo quỹ thời gian của bạn được sử dụng tối đa và phù hợp với mức độ ưu tiên của từng công việc.

Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa trên kết quả công việc làm ra và khối lượng công việc được thực hiện, không dựa trên thời gian hoàn thành từng nhiệm vụ nhanh hay chậm.

II. Lợi ích khi sử dụng công cụ quản lý thời gian

Các công cụ quản lý thời gian sẽ giúp bạn quản lý thời gian của mình tốt hơn. Nếu áp dụng công cụ một cách hiệu quả giúp bạn tiết kiệm được thời gian, làm được nhiều việc hiệu quả hơn.

Dưới đây là 10 lợi ích của công cụ quản lý thời gian đem lại

• Mục tiêu được xác định rõ ràng giúp quản lý thời gian rất nhiều
• Sắp xếp công việc theo một khoảng thời gian và lên lịch trước cách sử dụng thời gian đó như thế nào
• Có cái nhìn tổng quan về tất cả các nhiệm vụ cần phải hoàn thành (có thời hạn)
• Sắp xếp độ ưu tiên các nhiệm vụ của bạn
• Ghi lại và phân tích tất cả thời gian đã sử dụng (cho mục đích tối ưu hóa)
• Đơn giản hóa việc quản trị (chẳng hạn như báo cáo, lập hóa đơn, v.v.)
• Phối hợp với nhóm của bạn
• Quản lý cuộc họp tốt hơn
• Giảm thiểu thời gian sao nhãng và tập trung tốt hơn
• Suy nghĩ về nơi bạn có thể cải thiện và phát triển các thói quen mới

Tất cả những điều này sẽ giúp bạn thành công hơn – đưa ra quyết định tốt hơn về các ưu tiên của mình, thực hiện các dự án lớn hơn với giá trị gia tăng cao hơn, nói không với những thứ không quan trọng, v.v. Hiệu quả hơn – làm việc nhanh hơn mà không bị phân tâm, tiết kiệm thời gian, v.v.

TIẾT KIỆM THỜI GIAN QUẢN LÝ, NÂNG CAO NĂNG SUẤT VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

III. Top 5 công cụ quản lý thời gian hiệu quả nhất

1. Phần mềm quản lý công việc MISA AMIS

MISA AMIS Công Việc là ứng dụng thuộc nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS. Ứng dụng này cung cấp rất nhiều tính năng giúp người dùng quản lý thời gian, công việc và dự án toàn diện, từ đó nâng cao năng suất lao động của toàn doanh nghiệp và tối ưu quản trị thời gian thực hiện công việc, dự án.

Dưới đây là tổng hợp một số tính năng vượt trội được đánh giá cao nhất ở công cụ quản lý thời gian online AMIS Công Việc:

• Lập kế hoạch công việc theo dạng To-do-list với các đầu mục công việc con chuyên sâu phân cho từng người phụ trách, người liên quan…
• Thiết lập thời gian hoàn thành, tự động nhắc việc trước khi tới hạn tại giao diện của màn hình đồng thờ báo qua email đăng ký.
• Quản lý công việc theo mức độ quan trọng và cấp thiết (Eisenhower) để phân bổ thời gian thực hiện tương ứng một cách hợp lý, tối ưu thời gian làm việc.
• Template giải pháp quản lý thời gian & công việc được thiết kế riêng cho các lĩnh vực, ngành nghề khác nhau, giúp người mới bắt đầu sử dụng dễ dàng tiếp cận các cách quản lý công việc khác nhau.
• Tùy chỉnh được giao diện tổng quan theo ý thích, giao diện đẹp và dễ dùng trên cả điện thoại, laptop, máy tính bảng.
• Nằm trong hệ sinh thái nền tảng quản trị doanh nghiệp MISA AMIS: có thể liên kết với các phần mềm phân hệ khác như tài chính – kế toán, marketing – bán hàng, quản trị nhân sự, quản lý điều hành…. Điều này thật sự cần thiết khi doanh nghiệp tăng trưởng quy mô, rất cần các dữ liệu trong lịch sử được lưu trữ trong suốt quá trình hoạt động.
• Ngoài phiên bản tiếng Việt, phần mềm đáp ứng cả phiên bản tiếng Anh, phù hợp với người dùng ở đa quốc gia.

Dùng ngay miễn phí

Với những tính năng tuyệt vời nêu trên, AMIS Công Việc được các khách hàng gọi với nhiều cái tên như: phần mềm quản lý công việc cá nhân và đội nhóm, công cụ quản lý thời gian hiệu quả, phần mềm lên lịch làm việc, phần mềm quản lý thời gian cá nhân, phần mềm giao việc, phần mềm theo dõi công việc… Tất cả đều có trong một ứng dụng – AMIS Công Việc. 

2. Lịch – Calender

Quản lý và tổ chức thời gian luôn bắt đầu bằng lịch và sắp xếp lịch trình phù hợp. Các ứng dụng Calendar có sẵn trong máy tính, smartphone, tablet luôn đáp ứng các yêu cầu quản lý sắp xếp lịch trình của bạn

Calendar là một công cụ giúp bạn kiểm soát tốt hơn thời gian của mình. Bạn nên sử dụng Calendar để có “cái nhìn tổng quan” công việc trong vài tuần tới.

Bạn nên viết hầu hết mọi thứ mà bạn dự định vào lịch của mình. Dưới đây là một số thủ thuật khác về cách sử dụng Calendar nâng cao:

• Lên kế hoạch cho tuần làm việc sau vào tối Chủ nhật
• Đầu tiên hãy lên lịch cho những việc quan trọng.
• Đặt thông báo để bắt đầu công việc.
• Đảm bảo rằng trong thời gian đã định, bạn làm việc với những nhiệm vụ quan trọng nhất mà không bị sao nhãng.

3. Trình theo dõi thời gian

Một phương pháp quản lý thời gian tốt sẽ nhẹ nhàng thúc đẩy bạn làm việc hiệu quả hơn. Các công cụ này cho phép bạn phân tích cách bạn sử dụng thời gian và trên hết, bạn có thể tự động hóa những việc như báo cáo và lập hóa đơn .

Sử dụng công cụ theo dõi thời gian có lẽ là một trong những mẹo quản lý thời gian tốt nhất từ ​​trước đến nay. Như người ta thường nói, bạn chỉ có thể quản lý những gì bạn đo lường.

Các tiêu chí khi đánh giá các ứng dụng theo dõi thời gian tốt nhất:

3.1. Theo dõi thời gian thực

Gần như tất cả các ứng dụng theo dõi thời gian đều cho phép bạn theo dõi trong thời gian thực, có nghĩa là chúng cung cấp cho bạn bấm giờ khi bạn bắt đầu tác vụ và bạn có thể tạm dừng hoặc dừng khi hoàn thành.

3.2. Khả năng chỉnh sửa thời gian được theo dõi hoặc chỉnh sửa thủ công

Các ứng dụng tốt nhất cho phép bạn chỉnh sửa thời gian thủ công, chẳng hạn như nếu bạn vô tình để đồng hồ hẹn giờ chạy trong khi bạn đi ăn trưa. Bạn sẽ có thể chỉnh sửa nhật ký thời gian để trừ đi số phút bạn không làm việc. Bạn cũng muốn có một ứng dụng cho phép bạn nhập khoảng thời gian sau thời gian ngắn trong trường hợp bạn quên bấm chạy bộ đếm thời gian.

3.3. Tính năng báo cáo

Các ứng dụng theo dõi thời gian tốt nhất cung cấp bảng điều khiển và báo cáo cho phép bạn phân tích thời gian hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng dành cho mỗi dự án, mỗi người hoặc mỗi khách hàng.

3.5. Khả năng tạo báo cáo hoặc xuất dữ liệu

Một khi bạn tổng hợp tất cả thời gian dành cho công việc của mình, bạn phải có khả năng tối ưu nó. Tất cả các ứng dụng này cho phép bạn tự động tạo báo cáo từ thời điểm theo dõi và được lưu trữ trong ứng dụng hoặc xuất thông tin đó thành tệp PDF, CSV hoặc Google Trang tính để chia sẻ với những người phù hợp.

Danh sách các ứng dụng theo dõi thời gian tốt nhất:

• Clockify
• Toggl Track
• My Hours
• TMetric
• Hubstaff

>> Xem thêm: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả để tăng hiệu suất làm việc

4. Các ứng dụng ghi chú

Một công cụ quan trọng khác có thể giúp bạn cải thiện đáng kể việc quản lý thời gian của mình là ứng dụng ghi chú. Bạn nên sử dụng ứng dụng ghi chú để:

• Viết ra các mục tiêu dài hạn (hàng năm) và ngắn hạn (hàng quý, hàng tháng) của bạn
• Giữ biên bản cuộc họp
• Suy ngẫm về cách bạn làm việc và cách bạn có thể cải thiện
• Lưu tất cả các tài liệu tham khảo và bài báo ở một nơi
• Lưu phiên bản số của các tài liệu khác nhau
• Các note cần chú ý về công việc

Các trường hợp sử dụng cho các mẫu như vậy là: ý tưởng, viết hướng dẫn và danh sách kiểm tra, phân tích các vấn đề kinh doanh, chuẩn bị lộ trình, lịch biên tập … Một lưu ý tốt là ứng dụng cũng nên có các phần mở rộng và plugin khác nhau để bạn có thể gửi dữ liệu đến ứng dụng từ các nguồn khác nhau .

Các ứng dụng ghi chú tốt nhất:

• Google Keep
• Evernote
• Sticky note
• Dropbox
• OneNote
• Notion

5. Những công cụ khác

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, có rất nhiều công cụ quản lý thời gian chuyên dụng khác. Ví dụ: bạn có thể sử dụng các công cụ theo dõi thói quen khác nhau, phần mềm để ngăn chặn sự sao lãng, các giải pháp tự động hóa, v.v.

Ngoài ra còn có nhiều giải pháp hỗ trợ các kỹ thuật quản lý thời gian khác nhau. Chỉ cần nhớ rằng, nên sử dụng một công cụ thường xuyên, tốt hơn so với việc cài quá nhiều công cụ và chỉ sử dụng nửa chừng.

Các công cụ hữu ích khác để có năng suất tốt hơn mà bạn chỉ cần sử dụng:

• Forest and Freedom – Trình chặn ứng dụng và trang web
• Brain.fm – Âm nhạc giúp bạn tập trung
• ‍‍Tomatotimers – Bộ đếm thời gian Pomodoro để sử dụng kỹ thuật Pomodoro
• Todoist and IFTTT – Một công cụ để kết nối các ứng dụng và tự động hóa quy trình làm việc

IV. Quy tắc quản lý thời gian

1. Quy tắc quản lý thời gian 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)

Quy tắc quản lý thời gian 4D (Do – Dump – Delegate – Defer) là hệ thống phân loại công việc ưu tiên thời gian như sau:

• Do (Làm ngay): Đây là những công việc cần được hoàn thành ngay lập tức trong thời gian ngắn. Đối với các công việc này, bạn nên ưu tiên hoàn thành chúng ngay khi có thể.
• Dump (Loại bỏ): Những công việc không quan trọng hoặc không cần thiết. Thay vì dành nhiều thời gian, công sức, bạn hoàn toàn có thể loại bỏ hoặc tìm cách giảm thiểu nguồn lực dành cho chúng.
• Delegate (Uỷ quyền): Những công việc nên giao cho người khác thực hiện. Nếu đồng nghiệp, cấp dưới có thể làm công việc nhanh chóng, chính xác hơn, hãy xem xét ủy quyền công việc đó cho họ.
• Defer (Trì hoãn): Những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp. Bạn có thể đặt lịch hoặc ghi lại những công việc này để thực hiện trong tương lai.

2. Nguyên tắc quản lý thời gian Pareto 80/20

Nguyên tắc quản lý thời gian Pareto 80/20 (hay còn được gọi là Định luật Pareto) cho rằng 80% kết quả được tạo ra từ 20% nguồn lực/ công việc. Khi áp dụng vào quản lý thời gian, nguyên tắc Pareto 80/20 cho thấy rằng việc đầu tư vào một phần nhỏ công việc quan trọng nhất sẽ tạo ra phần lớn giá trị hoặc kết quả.

Ví dụ, giả sử bạn là người quản lý dự án phụ trách phát triển phần mềm mới. Dự án này bao gồm nhiều công việc khác nhau như khảo sát khách hàng, nghiên cứu nghiệp vụ, viết mã, kiểm thử, triển khai và tài liệu hóa.

• Bước 1: Xác định công việc quan trọng nhất
  • Đánh giá và xác định danh sách tất cả các công việc trong dự án của bạn.
  • Sử dụng nguyên tắc Pareto 80/20, tìm ra 20% công việc quan trọng nhất mà sẽ tạo ra 80% giá trị hoặc thành công cho dự án. Chẳng hạn, viết viết mã, kiểm thử và triển khai là những hạng mục quan trọng nhất.
• Bước 2: Ưu tiên công việc quan trọng nhất
  • Tập trung nỗ lực, thời gian và nguồn lực cho 20% công việc quan trọng bạn đã xác định. Đảm bảo rằng các công việc này được hoàn thành đúng thời gian, đạt chất lượng tốt.
• Bước 3: Đánh giá và điều chỉnh
  • Theo dõi tiến độ và kết quả định kỳ hàng tuần, hàng tháng. Nếu cần, người quản lý phải kịp thời điều chỉnh công việc.
• Bước 4: Quản lý rủi ro
  • Bên cạnh đó, bạn cũng nên dự phòng các rủi ro có thể ảnh hưởng đến 20% công việc quan trọng nhất và đề xuất biện pháp phòng ngừa, giảm thiểu tác động tiêu cực tới dự án.

3. Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10

Quy tắc 40-30-20-10 phân bổ thời gian biểu của bạn dựa trên tỷ lệ phần trăm. Cụ thể, các phần trăm này bao gồm:

• 40% công việc quan trọng và ưu tiên cao: Những công việc đóng góp nhiều giá trị, có ảnh hưởng lớn đến thành công của dự án giúp bạn đạt mục tiêu. Ví dụ như hoàn thành nhiệm vụ chính, xử lý vấn đề khẩn cấp, hoạch định chiến lược.
• 30% công việc phát triển bản thân và nâng cao kỹ năng: Những hoạt động học hỏi và nâng cao năng lực cá nhân như đọc sách, học thêm kỹ năng mới, rèn kỹ năng giao tiếp.
• 20% công việc hàng ngày: Những việc cần làm mỗi ngày để duy trì hoạt động ổn định của doanh nghiệp, đội nhóm. Ví dụ: trả lời Email, đánh giá tiến độ, tham dự cuộc họp lên ý tưởng.
• 10% công việc khẩn cấp hoặc không quan trọng: Đây có thể là những công việc ít quan trọng, có thể hoãn lại/loại bỏ mà không gây ảnh hưởng lớn đến mục tiêu chính. Ngoài ra, 10% này cũng bao gồm một số công việc phát sinh bất ngờ với tần suất nhỏ. Ví dụ: xử lý thư rác, tham gia hội thảo, hội nghị.

QUẢN LÝ CÔNG VIỆC MỌI LÚC MỌI NƠI, TIẾT KIỆM THỜI GIAN GIAO VIỆC VỚI PHẦN MỀM MISA AMIS CÔNG VIỆC

V. Tổng kết

Trên đây là 5 loại công cụ quản lý thời gian phổ biến nhất. Trong đó, AMIS Công Việc là phần mềm quản lý thời gian, quản lý công việc & dự án được ưa chuộng tại Việt Nam bởi khả năng kết hợp với nhiều phân hệ khác trong nền tảng quản trị doanh nghiệp MISA AMIS, giúp liên thông dữ liệu, nâng cao hiệu quả sử dụng thời gian & hiệu suất làm việc tại bất cứ đâu. Nếu bạn còn băn khoăn nên lựa chọn ứng dụng nào, hãy trực tiếp trải nghiệm mỗi phần mềm để có đánh giá thực tế nhất.