Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho và cách hạch toán

Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp Kiểm kê định kỳ thường được áp dụng ở các công ty có danh mục hàng hóa, NVL lớn. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ cùng bạn tìm hiểu kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ cập nhật mới nhất nhé!

Mục lục Hiện

1. Phương pháp kiểm kê định kỳ là gì?

Hàng tồn kho được hiểu là những tài sản dự trữ trong kho để bán ra sau cùng hoặc được dùng làm nguyên vật liệu sản xuất trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường bao gồm:

Nguyên/vật liệu, công cụ, dụng cụ
Hàng hóa mua đang đi trên đường
Sản phẩm dở dang
Thành phẩm, hàng hóa,hàng gửi bán
Hàng hóa được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp

Kiểm kê định kỳ là hình thức kiểm tra, đánh giá, cho kết quả chính xác về giá trị tài sản, thống kê nguồn vốn hiện có sau đó đối chiếu với các số liệu được lưu trong sổ kế toán. Khác với kê khai thường xuyên, hình thức kiểm tra này không được diễn ra liên tục, mà chỉ được phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ – cuối kỳ dựa trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ.

– Khái niệm

Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hóa, vật tư đã xuất.

Đây là phương pháp hạch toán hàng tồn kho căn bản mà các kế toán kho cần nắm được.

– Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ:

+ Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho được thực hiện ở đầu kì và cuối kỳ.

+ Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, công ty sẽ không biết mức tồn kho đơn vị cũng như giá vốn hàng bán cho đến khi quá trình kê khai hàng tồn kho hoàn tất.

+ Phương pháp này thường được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa có trị giá thấp, đa chủng loại, số lượng tương đối lớn và doanh nghiệp sản xuất một loại hàng hóa, sản phẩm.

2. Cách tính giá trị xuất kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Như đã trình bày ở trên, hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,… khi xuất kho sẽ không được theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục mà sẽ được tính lại vào cuối kỳ dựa trên kết quả kiểm kê cuối cùng.

Công thức tính giá trị hàng hóa được xuất trong kỳ:

Trị giá hàng xuất kho trong kỳ

Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ

Tổng trị giá hàng nhập kho trong kỳ

–

Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ không đặt ra yêu cầu trong xác định các danh mục số liệu hàng hóa mà giá trị còn lại mới là điều doanh nghiệp quan tâm.

Hiện nay, một số phần mềm kế toán thông dụng như Phần mềm kế toán online MISA AMIS có thể đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kho và hạch toán tự động, tổng hợp số liệu chính xác lên đầy đủ hệ thống báo cáo, sổ sách.

Dùng thử miễn phí

Xem thêm: Các phương pháp tính giá xuất kho – Có bài tập ví dụ

3. Tài khoản hàng tồn kho và nguyên tắc kế toán hàng tồn kho

3.1. Hàng tồn kho là tài khoản nào?

Trong một doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp kế toán hàng tồn kho là kê khai thường xuyên hoặc kiểm kê định kỳ. Căn cứ vào đặc điểm, quy mô, tính chất, số lượng vật tư hàng hóa và những yêu cầu về quản lý để lựa chọn phương pháp thích hợp và nhất quán trong niên độ kế toán.

Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật tư, hàng hóa (nhập kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Giá trị của vật tư, hàng hóa mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh trên một tài khoản kế toán riêng là tài khoản 611 – “Mua hàng”.

3.2. Kết cấu tài khoản và nguyên tắc kế toán

Kết cấu của tài khoản 611 – mua hàng

Bên Nợ

Bên Có

– Kết chuyển giá gốc hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê);

– Giá gốc hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, mua vào trong kỳ

– Kết chuyển giá gốc hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê);

– Giá gốc hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất sử dụng trong kỳ, hoặc giá gốc hàng hoá xuất bán (chưa được xác định là đã bán trong kỳ);

– Giá gốc nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá mua vào trả lại cho người bán, hoặc được giảm giá

Cuối mỗi kỳ kế toán, kế toán tiến hành kiểm kê để xác định số lượng, trị giá hàng hóa, vật tư tồn kho thực tế và đã xuất kho trong kỳ để làm căn cứ ghi vào sổ kế toán tài khoản 611.

Nguyên tắc kế toán

Khi mua hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, kế toán sẽ phản ánh trên tài khoản 611 theo nguyên tắc giá gốc.
Kế toán phải mở sổ chi tiết để hạch toán giá gốc hàng tồn kho mua vào theo từng nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá. Vào cuối kỳ, doanh nghiệp tổ chức kiểm kê theo từng loại để xác định số lượng và giá trị tồn kho đến cuối kỳ cũng như đã xuất kho trong kỳ.
Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, kế toán ghi nhận giá gốc mua vào tài khoản 611. Khi xuất sử dụng, hoặc xuất bán chỉ ghi một lần vào cuối kỳ kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê.

Tự động hóa hoạt động kế toán để giảm tới 80% tác vụ thủ công, tại sao không?Tham khảo ngay giải pháp MISA AMIS Kế Toán!

4. Hạch toán kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Có một số phương pháp tính giá hàng tồn kho nên cũng có các phương pháp hạch toán hàng tồn kho phù hợp. Một số nghiệp vụ kế toán cơ bản khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ cho hàng tồn kho:

Đầu kỳ kế toán, kết chuyển trị giá nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê cuối kỳ trước), ghi:

Nợ TK 611 – Mua hàng

Có TK 152, 153, 156: nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa

Trong kỳ kế toán:

Khi mua thêm nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, kế toán ghi:

Nợ TK 611 – Mua hàng (giá mua chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331, 111, 112

Nếu được hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hoặc trả lại hàng kém chất lượng, kế toán ghi giảm trực tiếp trên tài khoản 611

Nợ TK 111, 112, 331

Có TK 133

Có TK 611

Cuối kỳ

Kế toán kết chuyển trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu, công cụ tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê), ghi:

Nợ TK 152, 153, 156: nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa

Có TK 611 – Mua hàng (6111)

Đồng thời, kế toán tính ra được giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ và ghi:

Nợ TK 621, 627, 641, 642…

Nợ TK 128, 222

Có TK 611

Tìm hiểu thêm

Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

Chi tiết hạch toán Tài khoản 331 – Phải trả người bán theo thông tư 200

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho và cách xử lý chênh lệch nếu có

5. Bài tập hạch toán theo phương pháp kiểm kê hàng tồn kho

Đề bài:

Doanh nghiệp thương mại ABC hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ và tính thuế GTGT phải nộp theo phương pháp khấu trừ. (Đơn vị tính 1000 đồng)

Đầu kỳ, số dư của một số tài khoản như sau:

– TK 152: 250.000

– TK 156: 1.200.000

Trong quý I năm N có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

1. Mua một lô hàng theo hóa đơn GTGT: Trị giá mua chưa thuế: 300.000

Thuế GTGT: 10%. Tiền hàng chưa thanh toán, hàng đã về nhập kho.

2. Mua 1 lô hàng hóa giá trị chưa thuế: 180.000, Thuế GTGT: 10%, chiết khấu thương mại 2%. Tiền hàng đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Số hàng mua nhập kho đủ.

3. Xuất kho bán một lô hàng. Giá bán chưa thuế: 320.0000. Thuế GTGT 10%. Tiền hàng người mua chưa thanh toán.

4. Cuối kỳ kiểm kê hàng tồn kho trị giá hàng hóa còn ở trong kho: 1.000.000

Hạch toán:

Đầu kỳ:

Nợ TK 611: 1.450.000

Có TK 152: 250.000

Có TK 156: 1.200.000

Các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ:

1. Mua lô hàng nhập kho, tiền chưa thanh toán

Nợ TK 611: 300.000

Nợ TK 133: 30.000

Có TK 331: 330.000

2. Mua hàng về nhập kho, được hưởng chiết khấu thương mại, đã thanh toán bằng tài khoản ngân hàng

Số tiền hàng phải trả sau chiết khấu thương mại: 180.000 – 180.000 x 2% = 176.400

Nợ TK 611: 176.400

Nợ TK 133: 17.640

Có TK 112: 194.040

3. Xuất kho bán hàng

Nợ TK 131: 352.000

Có TK 511: 320.000

Có TK 333: 32.000

4. Cuối kỳ kiểm kê hàng hóa

– Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu, hàng hóa, công cụ dụng cụ:

Nợ TK 152: 250.000

Nợ TK 156: 1.000.000

Có TK 611: 1.250.000

– Kế toán tính giá trị hàng hóa xuất ra trong kỳ

Tài khoản 611

Nợ	Có
Đầu kỳ: 1.450.000
300.000 176.400	676.400
Cuối kỳ: 1.250.000

Nợ TK 632: 676.400

Có TK 611: 676.400

MISA AMIS Kế toán là giải pháp đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho, tính giá xuất kho và kiểm kê kho, hỗ trợ hoạt động quản lý kho, vật tư hàng hóa chính xác. Từ đó giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời mọi vấn đề, hạn chế tối đa thất thoát không rõ nguyên nhân. Cùng với đó, hệ thống sẽ giúp kế toán dễ dàng hạch toán và tổng hợp dữ liệu lên đầy đủ hệ thống báo cáo chính xác, dễ dàng trích xuất dữ liệu mọi lúc, mọi nơi.

6. Nên áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ trong mô hình doanh nghiệp nào?

Phương pháp kiểm kê định kỳ thường được áp dụng trong các loại hình doanh nghiệp sau:

Sản phẩm có giá trị thấp: Doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị nhỏ, nhiều chủng loại và số lượng lớn thường sử dụng phương pháp này. Ví dụ như các doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng, văn phòng phẩm.
Doanh nghiệp sản xuất ít loại sản phẩm: Các doanh nghiệp chỉ sản xuất một hoặc vài loại sản phẩm cụ thể thường áp dụng phương pháp này do việc quản lý hàng tồn kho đơn giản hơn.

Ngược lại, những doanh nghiệp ít sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ bao gồm:

Công nghiệp sản xuất và lắp đặt: Doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, lắp đặt máy móc thường cần theo dõi liên tục hàng tồn kho để quản lý tốt hơn các nguồn lực và sản xuất.
Kinh doanh hàng hóa có giá trị lớn: Các doanh nghiệp buôn bán thiết bị, máy móc có giá trị lớn thường không áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ vì cần cập nhật thường xuyên tình hình hàng hóa để tránh rủi ro tài chính.

Không phải doanh nghiệp nào cũng nên áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

7. Ưu điểm và nhược điểm của kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

7.1. Ưu điểm

Hiệu quả quản lý hàng hóa: Kiểm kê định kỳ giúp các bộ phận quản lý có cái nhìn tổng quan về tình trạng hàng hóa, từ đó đưa ra các quyết định phù hợp về việc nhập thêm hoặc giảm bớt hàng tồn kho.
Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: Không cần phải theo dõi hàng ngày, giúp giảm bớt thời gian và công sức dành cho việc quản lý hàng tồn kho.
Giảm thiểu ghi chép: Do không cần cập nhật thường xuyên, phương pháp này giảm bớt khối lượng công việc liên quan đến ghi chép và quản lý hồ sơ

7.2. Nhược điểm

Khối lượng công việc cuối kỳ lớn: Việc hạch toán sẽ dồn toàn bộ vào cuối kỳ. Tất cả các thông tin được xử lý yêu cầu cho ra kết quả để tổng hợp tình hình tài chính. Do đó, khối lượng cần thực hiện cuối kỳ là rất lớn. Điều này có thể gây ra các căng thẳng và áp lực cho bộ phận kế toán của doanh nghiệp.
Không theo dõi hàng hóa liên tục: Tình hình biến động của các loại hàng hóa, vật tư, sản phẩm không cập nhật liên tục. Do đó mà ít có sự điều chỉnh kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đây cũng là lý do gây ra trở ngại cho doanh nghiệp trong các hoạt động đầu tư có quy mô.
Dễ sai sót trong việc ghi chép hàng tồn kho: Việc kiểm kê vào một thời điểm có thể gây ra rủi ro sai sót khi hạch toán. Sự thiếu chính xác này có thể ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp và cập nhật sai các báo cáo hoạt động, báo cáo tài chính.

Để quản lý hoạt động quản lý kho và công tác kế toán kho, doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm kế toán MISA AMIS – thế hệ phần mềm kế toán mới đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán.

Phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý tình hình nhập – xuất – tồn kho theo chủng loại, chi tiết đến từng vật tư, hàng hóa trong nhiều kho và có thể tính giá xuất kho tự động theo tất cả các phương pháp.

MISA AMIS Kế toán còn có nhiều tính năng thông minh khác như tự động nhập liệu từ bảng excel, hóa đơn điện tử; tự động lập BCTC, tờ khai thuế, tự động phát hiện sai lệch và cảnh báo,…

Đánh giá bài viết

[Tổng số: 1 Trung bình: 5]