Hướng dẫn thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân online mới nhất

Hoàn thuế thu nhập cá nhân là việc nhà nước hoàn trả lại số tiền mà cá nhân đã nộp dư vào Ngân sách nhà nước. Vậy thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân như thuế nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về nội dung này trong bài viết sau đây.

1. Hoàn thuế thu nhập cá nhân là gì?

Hoàn thuế thu nhập cá nhân hiểu đơn giản là việc người lao động nhận được một phần hoàn trả cho khoản thuế mà họ đã đóng trước đó. Để được thực hiện hoàn thuế, người lao động cần phải đáp ứng được những những điều kiện nhất định của cơ quan thuế.

Trường hợp được hoàn thuế thu nhập cá nhân

Căn cứ theo khoản 2, Điều 8 của Luật thuế thu nhập cá nhân thì có 3 trường hợp được hoàn thuế thu nhập cá nhân gồm:

• Số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp
• Cá nhân đã nộp thuế nhưng có thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp thuế
• Các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2. Hướng dẫn cách hoàn thuế thu nhập cá nhân online

• Bước 1: Truy cập website Thuế Điện Tử tại đây  => Chọn mục cá nhân 

• Bước 2: Đăng nhập hệ thống theo tài khoản đã đăng ký

• Bước 3: Chọn “Quyết toán thuế” –> Chọn “Kê khai thuế trực tuyến” và cung cấp các thông tin sau:
  • Tên người nộp thuế: Ghi rõ tên của cá nhân thực hiện tự quyết toán.
  • Địa chỉ liên hệ: Ghi địa chỉ thường trú hoặc tạm trú.
  • Điện thoại liên lạc: Điền số điện thoại cá nhân.
  • Email: Cung cấp email sử dụng để liên lạc.
  • Chọn loại tờ khai: Lựa chọn tờ khai 02/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế TNCN (TT80/2021).
  • Chọn “ Tiếp tục”. 

• Bước 4: Hệ thống hiển thị màn hình kê khai giấy đề nghị hoàn để người nộp thuế nhập dữ liệu:
  • [01] đến [06]: Hệ thống sẽ tự động điền.
  • [07] và [08]: Chọn tỉnh/thành phố tại [08] trước, sau đó chọn quận/huyện tại [07].
  • [09]: Điền số điện thoại (bắt buộc).
  • [10]: Fax (không bắt buộc).
  • [11]: Điền email của NNT (bắt buộc).
  • Nếu không có đại lý thuế, bỏ qua các mục từ [12] đến [19].
  • [20]: Tổng thu nhập chịu thuế (TNCT) = [21] + [23].
  • [21]: Tổng TNCT phát sinh tại Việt Nam, điền theo chứng từ từ tổ chức chi trả.
  • [22]: Tổng TNCT miễn giảm theo hiệp định (nếu có).
  • [23]: Tổng TNCT phát sinh ngoài Việt Nam (nếu không có thì để trống).
  • [24]: Số người phụ thuộc sẽ tự động tính nếu đã đăng ký.
  • [28]: Khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).
  • [29]: Bảo hiểm được trừ như bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp.
  • [30]: Khoản đóng quỹ hưu trí tự nguyện (tối đa 3 triệu đồng/tháng, nếu có).
  • [31], [32], [33]: Hệ thống tự động tính.
  • [34] – [38]: Thông tin liên quan đến thuế đã khấu trừ, đã nộp hoặc nộp ở nước ngoài, kê khai nếu có.
  • [39]: Tổng thuế được giảm = [40] + [41].
  • [42]: Tổng số thuế còn phải nộp = [32] – [33] – [39] (nếu > 0).
  • [44]: Tổng thuế nộp thừa = [32] – [33] – [39] (nếu < 0).
  • [45]: Tổng thuế đề nghị hoàn = [46] + [47].
  • [46]: Số thuế hoàn trả cho người nộp thuế.
  • [47]: Thuế bù trừ cho các khoản nợ ngân sách khác.
  • [48]: Số thuế bù trừ cho kỳ tiếp theo.
• Bước 5: Chọn “Tiếp tục”
• Bước 6: Nhập dữ liệu tờ khai
• Bước 7: Chọn “Hoàn thành kê khai”

• Bước 8: Chọn ” Tờ khai XML để kết xuất giấy đề nghị hoàn ra định dạng xml. 
  • Sau khi hoàn tất việc kê khai, chọn nút “Ký và nộp tờ khai”.
  • Hệ thống sẽ hiển thị màn hình yêu cầu nhập số PIN.
  • Nhập số PIN và nhấn “Chấp nhận”.
  • Khi hoàn tất, hệ thống sẽ thông báo: “Ký tệp tờ khai thành công”.

Lưu ý: Để thực hiện hoàn thuế TNCN, người nộp thuế bắt buộc phải có tài khoản tại Cổng thông tin của Tổng cục Thuế. Nếu chưa có tài khoản, cần đăng ký và kích hoạt trước khi thực hiện.

3. Cách tra cứu tình trạng hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân

Việc tra cứu giúp bạn kiểm tra những sai sót, nhầm lẫn để kịp thời khắc phục cũng như dễ dàng theo dõi tình trạng hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân của mình.

Tra cứu giấy đề nghị hoàn thuế TNCN

Để kiểm tra giấy đề nghị hoàn thuế TNCN của bạn đã được gửi thành công đến cơ quan thuế chưa bạn thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Truy cập trang web thuế điện tử và nhập các thông tin:
  • Tên đăng nhập
  • Mật khẩu
  • Chọn “Đăng nhập”
• Bước 2: Chọn “Hoàn thuế” >> chọn “Tra cứu giấy đề nghị hoàn thuế”.
• Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin tại màn hình tra cứu gồm:
  • Mã giao dịch điện tử: Điền thông tin hoặc có thể bỏ trống
  • Giấy đề nghị hoàn: Hệ thống mặc định sẵn
  • Ngày nộp: Điền thông tin hoặc có thể bỏ trống
  • Kỳ hoàn thuế: Từ kỳ – đến kỳ chọn theo giấy đề nghị hoàn thuế TNCN
  • Chọn “Tra cứu” sau khi điền đầy đủ thông tin hệ thống sẽ hiển thị kết quả tra cứu theo điều kiện nhập.

• Bước 4: Chọn giấy đề nghị hoàn thuế cần tra cứu hệ thống sẽ hiển thị kết quả gồm:
  • Kỳ hoàn thuế
  • Loại giấy đề nghị
  • Lần nộp
  • Ngày và nơi nộp
  • Trạng thái
  • ……..

Tra cứu hồ sơ gửi kèm giấy đề nghị hoàn thuế TNCN

Để kiểm tra tình trạng hồ sơ gửi kèm giấy đề nghị hoàn thuế TNCN bạn thực hiện theo các bước như tra cứu giấy đề nghị hoàn thuế TNCN rồi chọn “Hồ sơ gửi kèm đề nghị hoàn thuế” để xem tình trạng hồ sơ.

Tra cứu kết quả hoàn thuế TNCN

Để tra cứu kết quả hoàn thuế TNCN bạn thực hiện các bước đăng nhập và điền thông tin giống mục tra cứu giấy đề nghị hoàn thuế TNCN rồi thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Chọn “Thông báo” tại mục giấy đề nghị hoàn thuế
• Bước 2: Chọn “Mã giao dịch điện tử” để tải các thông báo về máy và xem thông báo

4. Hướng dẫn cách tính hoàn thuế thu nhập cá nhân

Để tính hoàn thuế thu nhập cá nhận bạn áp dụng công thức sau:

Trong đó:

• Số tiền thuế TNCN đã nộp sẽ được xác định dựa trện mức giá nộp tiền vào ngân sách Nhà nước hoặc chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
• Số tiền thuế TNCN phải nộp = [(Tổng thu nhập chịu thuế – Tổng các khoản giảm trừ) : 12 tháng] x Thuế suất x 12 tháng

>>Xem thêm: Cách tính thuế thu nhập cá nhân cho từng trường hợp cụ thể

5. Điều kiện hoàn thuế thu nhập cá nhân

Căn cứ theo quy định liên quan tới thuế thu nhập cá nhân, việc hoàn thuế chỉ được áp dụng với các cá nhân đã đăng ký thuế và có mã số thuế ở thời điểm gửi hồ sơ quyết toán. Như vậy, hai điều kiện tiên quyết để cá nhân hoặc tổ chức đủ điều kiện hoàn thuế đó là:

• Phải có mã số thuế thu nhập cá nhân riêng
• Có đơn đề nghị hoàn thuế thu nhập cá nhân: Đề nghị này có thể do chính cá nhân đưa ra hoặc tổ chức được ủy quyền thực hiện.

Về bản chất thì thủ tục làm đơn đề nghị hoàn thuế là không bắt buộc. Bởi số thuế nộp thừa không hoàn trả sẽ được cơ quan thuế bù trừ vào kỳ thuế sau. Trong đó, Điều 23 Thông tư 92/2015/TT-BTC đã quy định:

• Đối với người lao động ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thì việc hoàn thuế của cá nhân được thực hiện thông qua tổ chức này.
• Đối với các cá nhân trực tiếp quyết toán thì sẽ làm việc với cơ quan thuế. Nếu có thuế nộp thừa sẽ được hoàn thuế hoặc bù trừ vào thuế kỳ sau.

6. Thời gian hoàn thuế thu nhập cá nhân 2025 là bao lâu? 

Theo Điều 75 Luật Quản lý thuế 2019, thời gian hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) được quy định như sau:

• Hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước: Thời gian giải quyết tối đa là 06 ngày làm việc, tính từ ngày cơ quan thuế thông báo chấp nhận hồ sơ và thời hạn xử lý. Trong khoảng thời gian này, cơ quan thuế phải ban hành quyết định hoàn thuế cho người nộp thuế.
• Hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế: Thời gian giải quyết tối đa là 40 ngày làm việc, kể từ khi cơ quan thuế có văn bản thông báo chấp nhận hồ sơ và thời hạn xử lý. Trong thời gian này, cơ quan thuế sẽ thực hiện kiểm tra và đưa ra quyết định hoàn thuế hoặc từ chối hoàn thuế.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS cho phép người dùng chọn lập tờ khai khấu trừ thuế TNCN căn cứ theo kỳ tính lương bằng cách chọn lấy số liệu theo bảng lương tháng/quý và tự động tổng hợp số liệu lên tờ khai thuế TNCN.

Xem chi tiết tính năng

6. Giải đáp một số thắc mắc khi hoàn thuế thu nhập cá nhân

Làm sao biết được hoàn thuế thu nhập cá nhân hay không?

Để biết bạn có được hoàn thuế thu nhập cá nhân hay không thì bạn cần nhớ chính xác số thuế TNCN đã tạm nộp và số thuế TNCN phải nộp. Nếu số thuế TNCN tạm nộp cao hơn số thuế TNCN phải nộp thì bạn sẽ được hoàn thuế.

Thu nhập bao nhiêu thì được hoàn thuế thu nhập cá nhân?

Căn cứ theo quy định Điều 8 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 thì khi thu nhập tính thuế một năm của bạn dưới 132 triệu bạn sẽ không phải nộp thuế TNCN và có thế được hoàn thuế thu nhập cá nhân đã nộp.

Sau bao lâu nhận được tiền hoàn thuế TNCN

Thời gian nhận được tiền hoàn thuế thu nhập cá nhân kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị hoàn thuế TNCN được quy định cụ thể tại Điều 75 Luật Quản lý thuế năm 2019. Cụ thể:

• Tối đa 06 ngày làm việc: Đối với trường hợp hoàn thuế trước, kiểm tra sau
• Tối đa 40 ngày làm việc: Đối với trường hợp kiểm tra trước, hoàn thuế sau.

Các cá nhân phải hoàn thành thủ tục cũng như nộp hồ sơ đề nghị hoàn thuế trong vòng 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.

Hy vọng với các thông tin bài viết cung cấp đã giúp bạn hiểu rõ hoàn thuế thu nhập cá nhân là gì cũng cách kê khai đề nghị hoàn thuế thu nhập cá nhân. Chúc các bạn thực hiện thành công.

Để phục vụ cho các công việc liên quan đến thuế TNCN. MISA đã cho ra mắt phần mềm MISA AMIS Thuế TNCN – phát hành, quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN hỗ trợ thực hiện quyết toán thuế TNCN, hoàn thuế TNCN được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng.

Nếu doanh nghiệp có nhu cầu dùng thử miễn phí và nhận từ vấn phần mềm MISA AMIS Thuế TNCN hãy đăng ký ngay tại form dưới đây.