Hoàn thuế thu nhập cá nhân hiểu đơn giản là người lao động nhận được khoản tiền hoàn trả khi số tiền nộp thuế thực tế của họ lớn hơn số tiền phải nộp. Nắm vững các quy định, quy trình và kiến thức về thủ tục hoàn thuế là điều vô cùng cần thiết khi đi làm. Tuy nhiên, nhiều người lao động do không có đủ kiến thức về hoàn thuế, dẫn đến bỏ lỡ quyền lợi của bản thân. Trong bài viết dưới đây, MISA AMIS xin đưa ra những kiến thức tổng quan về hoàn thuế, cũng như các điều kiện, hướng dẫn chi tiết về thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân cho người lao động.
1. Hoàn thuế thu nhập cá nhân là gì?
Hoàn thuế thu nhập cá nhân hiểu đơn giản là việc người lao động nhận được một phần hoàn trả cho khoản thuế mà họ đã đóng trước đó. Để được thực hiện hoàn thuế, người lao động cần phải đáp ứng được những những điều kiện nhất định của cơ quan thuế.
2. Điều kiện để được hoàn thuế thu nhập cá nhân
2.1. Điều kiện bắt buộc
Căn cứ theo quy định liên quan tới thuế thu nhập cá nhân, việc hoàn thuế chỉ được áp dụng với các cá nhân đã đăng ký thuế và có mã số thuế ở thời điểm gửi hồ sơ quyết toán. Như vậy, hai điều kiện tiên quyết để cá nhân hoặc tổ chức đủ điều kiện hoàn thuế đó là:
- Phải có mã số thuế thu nhập cá nhân riêng
- Có đơn đề nghị hoàn thuế thu nhập cá nhân: Đề nghị này có thể do chính cá nhân đưa ra hoặc tổ chức được ủy quyền thực hiện.
Về bản chất thì thủ tục làm đơn đề nghị hoàn thuế là không bắt buộc. Bởi số thuế nộp thừa không hoàn trả sẽ được cơ quan thuế bù trừ vào kỳ thuế sau. Trong đó, Điều 23 Thông tư 92/2015/TT-BTC đã quy định:
- Đối với người lao động ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thì việc hoàn thuế của cá nhân được thực hiện thông qua tổ chức này.
- Đối với các cá nhân trực tiếp quyết toán thì sẽ làm việc với cơ quan thuế. Nếu có thuế nộp thừa sẽ được hoàn thuế hoặc bù trừ vào thuế kỳ sau.
2.2. Các trường hợp đủ điều kiện
Ngoài hai điều kiện trên, căn cứ theo Điều 8 của Luật thuế thu nhập cá nhân, các cá nhân phải đáp ứng thêm 1 trong 3 điều kiện sau mới có thể nộp hồ sơ xin hoàn thuế:
- Số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp
- Cá nhân đã nộp thuế nhưng có thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp thuế
- Các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
3. Thời gian hoàn thuế thu nhập cá nhân hợp lệ
Căn cứ theo Điều 75 thuộc Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 thì thời gian giải quyết các thủ tục về hoàn thuế nói chung và hoàn thuế thu nhập cá nhân nói riêng được quy định như sau:
- Đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước: chậm nhất là 06 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan quản lý thuế thông báo chấp nhận hồ sơ và đưa ra thời hạn giải quyết hồ sơ. Khoảng thời gian giải trình và bổ sung thông tin sẽ không được tính vào thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế.
- Đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước: chậm nhất là 40 ngày kể từ ngày cơ quan thuế gửi văn bản thông báo chấp nhận hồ sơ và ấn định thời hạn giải quyết.
Nếu quá hai thời hạn trên mà cơ quan thuế chưa ban hành quyết định hoàn thuế thì ngoài tiền hoàn thuế, cơ quan sẽ buộc phải trả thêm mức lãi tương ứng 0,03%/ngày dựa trên số tiền phải hoàn trả và số ngày chậm hoàn trả. Nguồn tiền trả lãi này được trích ra từ ngân sách trung ương.
4. Cách tính tiền hoàn thuế thu nhập cá nhân
Dưới đây là hướng dẫn về cách tính khoản tiền thuế được hoàn trả trong 2 trường hợp:
- TH1: Nộp thừa thuế (số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp)
- TH2: Chưa tới mức phải nộp thuế (cá nhân đã nộp thuế nhưng thu nhập tính thuế chưa tới mức phải nộp thuế)
4.1. Nộp thừa thuế
Cá nhân thuộc trường hợp này sẽ phải kiểm chứng lại hai thông tin chính:
- Số thuế mình đã tạm nộp;
- Số thuế phải nộp thực tế.
Từ hai con số này tính ra mức chênh lệch là bao nhiêu thì số tiền thuế được hoàn là bấy nhiêu.
Số tiền hoàn thuế = Số tiền thuế đã nộp – Số tiền thuế phải nộp theo quy định
4.2. Chưa tới mức phải nộp thuế
Trường hợp này thường xảy ra đối với 2 đối tượng sau:
- Người lao động đi làm đủ 12 tháng nhưng có mức lương giữa các tháng chênh lệch nhau
- Người lao động không làm việc đủ 12 tháng với mức lương cao hơn mức giảm trừ gia cảnh.
Để tính ra số thuế được hoàn, người lao động cần xác định xem thu nhập sau thuế của mình đã tới mức phải nộp thuế theo quy định hay chưa. Mức thu nhập sau thuế chủ yếu được tính dựa trên tổng thu nhập và mức giảm trừ gia cảnh (gồm cả giảm trừ cho bản thân và giảm trừ cho người phụ thuộc).
Trong đó, tổng thu nhập trong năm dưới 132 triệu đồng thì cá nhân không phải đóng thuế thu nhập cá nhân. Trong trường hợp cá nhân đó có người phụ thuộc thì mỗi người sẽ ứng với mức giảm trừ là 4,4 triệu đồng/tháng.
5. Thủ tục và quy trình hoàn thuế thu nhập cá nhân
5.1. Ủy quyền hoàn thuế thu nhập cá nhân
5.1.1. Thủ tục trực tiếp
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu hoàn thuế thu nhập cá nhân bao gồm:
- Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước (mẫu 01/ĐNHT được ban hành đi kèm Thông tư 156/2013/TT-BTC);
- Bản chụp chứng từ hoặc biên lai nộp thuế thu nhập cá nhân (có chữ ký cam kết của người đại diện hợp pháp cho tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập);
Bước 2: Nộp hồ sơ hoàn thuế trực tiếp cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp của doanh nghiệp;
Bước 3: Chờ phản hồi và hướng dẫn giải quyết từ cơ quan thuế.
5.1.2. Thủ tục trực tuyến
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ bao gồm đầy đủ các giấy tờ như thủ tục trực tiếp. Sử dụng phần mềm để kết xuất tờ khai thuế ra file XML. Đối với các loại chứng từ và biên lai thuế thì doanh nghiệp cần scan ra và đính kèm trong file Word hoặc Excel.
Bước 2: Nộp hồ sơ hoàn thuế cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp của doanh nghiệp thông qua phần mềm HTKK của Tổng cục thuế. Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp có thể vào mục “Tra cứu” để đính kèm giấy tờ đã chuẩn bị ở bước 1.
Bước 3: Tương tự như thủ tục trực tiếp
5.2. Cá nhân tự thực hiện hoàn thuế
5.2.1 Thủ tục trực tiếp
Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ
Trên thực tế, người lao động trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế không cần nộp hồ sơ hoàn thuế. Thay vào đó, các cá nhân chỉ cần điền thông tin số thuế và một số thông tin liên quan vào 1 trong 2 chỉ tiêu sau thuộc tờ khai quyết toán thuế căn cứ theo mẫu 02/QTT-TNCN:
[47] – “Số thuế hoàn trả vào tài khoản NNT”
[49] – “Tổng số thuế bù trừ cho các phát sinh của kỳ sau”
Tuy nhiên, để điền thông tin một cách đầy đủ và chính xác nhất, các cá nhân nên chuẩn bị thêm một số giấy tờ mang theo tới cơ quan thuế:
- Tờ khai quyết toán thuế mẫu số 02/QTT-TNCN (không bắt buộc vì thường có sẵn tại cơ quan thuế);
- Bảng kê 02-1BK-QTT-TNCN;
- Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cấp bởi doanh nghiệp;
- Chứng minh nhân dân;
- Sổ hộ khẩu/sổ tạm trú (Nếu quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú) hoặc hợp đồng hoặc bản chụp hợp đồng lao động (Nếu làm thủ tục tại cơ quan thuế quản lý Doanh nghiệp giảm trừ gia cảnh).
Bước 2: Nộp giấy tờ tại đúng địa điểm được quy định
Dựa trên thông tin trong điểm c thuộc khoản 3, điều 21 trong Thông tư 92/2015/TT-BTC do Bộ tài chính ban hành thì nơi nộp hồ sơ quyết toán của các cá nhân được quy định như sau:
- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công: nộp hồ sơ tại Cục Thuế nơi cá nhân đã nộp hồ sơ khai thuế trong năm.
- Cá nhân có thu nhập từ hai nơi trở lên:
– Nếu cá nhân đã tính khoản giảm trừ gia cảnh ở đâu thì nộp hồ sơ cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp ở nơi đó. Trong trường hợp có sự thay đổi nơi làm việc:
- Nếu doanh nghiệp người lao động làm việc cuối cùng (gần nhất) đó CÓ tính giảm trừ gia cảnh cho người lao động thì cá nhân sẽ nộp hồ sơ cho cơ quan thuế quản lý nơi đó;
- Nếu doanh nghiệp người lao động làm việc cuối cùng (gần nhất) đó KHÔNG tính giảm trừ gia cảnh cho người lao động thì cá nhân sẽ nộp hồ sơ cho Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú.
– Nếu cá nhân chưa từng tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân ở bất cứ doanh nghiệp nào thì nộp thẳng giấy tờ cho Chi cục Thuế nơi cư trú.
– Nếu cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng thời hạn dưới ba tháng hoặc hợp đồng được ký đã khấu trừ 10% thì nộp lại giấy tờ cho Chi cục Thuế nơi cư trú.
– Nếu cá nhân có thu nhập tại một hoặc nhiều doanh nghiệp nhưng thời điểm quyết toán không còn làm việc ở đó nữa thì nộp giấy tờ cho Chi cục thuế nơi cư trú.
Bước 3: Chờ phản hồi và hướng dẫn giải quyết từ cơ quan thuế.
5.2.2. Thủ tục trực tuyến
Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ
Các cá nhân hoàn thành Tờ khai Quyết toán 02/QTT-TNCN thông qua phần mềm HTKK rồi kết xuất XML.
Một số lưu ý khi làm tờ khai các cá nhân cần lưu ý:
- Kiểm tra chính xác thông tin về số tài khoản ngân hàng, tên ngân hàng và chi nhánh;
- Điền đầy đủ thông tin bao gồm: địa chỉ liên hệ, số điện thoại, email, số chứng minh thư (hoặc họ tên vợ/chồng hoặc mã số thuế của vợ/chồng;
- Chỉ tiêu số [37]: điền số thuế đã khấu trừ (kèm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân);
- Chỉ tiêu số [38]: điền số thuế đã nộp vào ngân sách nhà nước căn cứ theo mã số thuế cá nhân.
- Nếu cá nhân đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, phần mềm HTKK sẽ cung cấp Bảng kê 02-1BK-QTT-TNCN khi các bạn Lập tờ Quyết toán.
Bước 2: Nộp giấy tờ qua 1 trong 2 địa chỉ:
Bước 3: tương tự như thủ tục trực tuyến.
Có thể thấy, để hoàn thuế thu nhập cá nhân thành công, người lao động phải trải qua một số quy trình và thủ tục khá phức tạp, đòi hỏi tính chính xác cao. Để tiết kiệm thời gian và công sức tính toán, chuẩn bị giấy tờ,… các cá nhân có thể tìm hiểu và tham khảo các phần mềm quản lý thuế thu nhập cá nhân.
Hiện nay, MISA AMIS đã phát triển thành công phần mềm AMIS Thuế TNCN – một ứng dụng nằm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất AMIS HRM, giúp tối ưu hóa các thủ tục quyết toán thuế, hoàn thuế thu nhập cá nhân cho người lao động một cách nhanh chóng, chính xác nhất.
Với AMIS HRM, doanh nghiệp hoàn toàn có thể quản lý nhân sự của mình trên một nền tảng duy nhất, từ Tuyển dụng, Chấm công, Tính lương, Lưu trữ hồ sơ nhân sự cho tới Đào tạo và Đánh giá. Đây có thể coi là một nền tảng công nghệ với nhiều tính năng vượt trội, đáp ứng toàn diện các nhu cầu về nghiệp vụ nhân sự trong doanh nghiệp
Đăng ký trải nghiệm AMIS HRM hoàn toàn miễn phí ngay hôm nay
0904 885 833
https://www.misa.vn/
