Nghiệp vụ Thuế Quyết toán thuế là gì? Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN và...

Quyết toán thuế trách nhiệm của tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân. Vậy quyết toán thuế là gì? có những loại thuế nào cần quyết toán, khi quyết toán cần những quy định nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Quyết toán thuế là gì?

Có thể hiểu đơn giản, quyết toán thuế là quá trình tính toán, thực hiện khai báo số tiền thuế mà một cá nhân hoặc doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan thuế dựa trên thu nhập, giao dịch kinh doanh hoặc tài sản trong một kỳ kế toán cụ thể.

Bản chất của việc quyết toán thuế chính là xác định rõ những khoản thu thuế cần phải nộp cho cơ quan thuế và tập hợp chính xác các số liệu thống kế có trong các khoản thu thuế đó.

Đối với những công ty vừa và nhỏ với vốn điều lệ thấp, công ty sẽ thực hiện quyết toán thuế sau 5 năm. Còn đối với các doanh nghiệp lớn thì cần phải quyết toán thuế mỗi năm một lần theo quy định.

1.1. Giải thích từ ngữ 

– Trong thực tế, tại nhiều doanh nghiệp còn có sự nhầm lẫn giữa công việc quyết toán thuế và công tác kiểm tra thuế, thanh tra thuế của Cơ quan thuế tại doanh nghiệp. Trong phạm vi bài viết này, MISA AMIS sẽ tập trung vào công tác nộp hồ sơ quyết toán thuế hàng năm của doanh nghiệp tới Cơ quan thuế, trong đó tập trung vào 2 hồ sơ quyết toán thuế quan trọng quyết toán Thu nhập cá nhân (Thuế TNCN) và quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp (Thuế TNDN).

– Điều 3 của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 đưa ra giải thích các từ ngữ, MISA AMIS đã tập hợp một số từ ngữ có liên quan đến công tác nộp hồ sơ quyết toán thuế của doanh nghiệp như sau:

Hình 1: Giải thích từ ngữ theo Điều 3 của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14
  • Tờ khai thuế là văn bản theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định được người nộp thuế sử dụng để kê khai các thông tin nhằm xác định số tiền thuế phải nộp.
  • Hồ sơ thuế là hồ sơ đăng ký thuế, khai thuế, hoàn thuế, miễn thuế, giảm thuế, miễn tiền chậm nộp, không tính tiền chậm nộp, gia hạn nộp thuế, nộp dần tiền thuế nợ, không thu thuế; hồ sơ hải quan; hồ sơ khoanh tiền thuế nợ; hồ sơ xóa nợ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt.
  • Khai quyết toán thuế là việc xác định số tiền thuế phải nộp của năm tính thuế hoặc thời gian từ đầu năm tính thuế đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế hoặc thời gian từ khi phát sinh đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật.
  • Năm tính thuế được xác định theo năm dương lịch từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12; trường hợp năm tài chính khác năm dương lịch thì năm tính thuế áp dụng theo năm tài chính.

1.2. Phân loại quyết toán thuế 

Bạn đọc lưu ý các văn bản pháp luật thuế hiện hành chưa có quy định hay giải thích về “phân loại quyết toán thuế”, MISA AMIS đã tập hợp một số phân loại phổ biến trong thực tế như sau: 

  • Phân loại quyết toán thuế theo thời điểm thực hiện quyết toán, có thể phân thành 2 nhóm chính như sau: 

+ Quyết toán thuế hàng năm: Đây là loại quyết toán phổ biến và bắt buộc với các doanh nghiệp;

+ Quyết toán đến thời điểm giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng hoặc tổ chức lại doanh nghiệp.

  • Phân loại quyết toán thuế theo sắc thuế, có thể phân thành 3 nhóm chính như sau: 

+ Quyết toán thuế tài nguyên;

+ Quyết toán thuế TNDN;

+ Quyết toán thuế TNCN.

  • Phân loại quyết toán thuế theo đối tượng phải quyết toán thuế, có thể chia thành 2 nhóm chính sau:  

+ Tổ chức, doanh nghiệp;

+ Cá nhân trực tiếp quyết toán.

2. Quy định cần biết về quyết toán thuế

2.1. Thời hạn quyết toán thuế

  • Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm:

Căn cứ theo khoản 2, Điều 44 của Luật Quản lý thuế năm 2019 quy định thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm như sau:

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm
  • Quy định trong trường hợp ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế trùng với ngày nghỉ:

Theo điểm a khoản 2 của điều 44 Luật Quản lý thuế năm 2019 và khoản 1 của điều 1 của Nghị định 91/2022/NĐ-CP thì trường hợp ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, thời hạn nộp thuế, thời hạn cơ quan quản lý thuế giải quyết hồ sơ, thời hạn hiệu lực của quyết định cưỡng chế trùng với ngày nghỉ theo quy định thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày làm việc liền kề sau ngày nghỉ đó.

2.2. Quy định về mức phạt với hành vi chậm nộp và không nộp hồ sơ quyết toán thuế

  • Quy định xử phạt vi phạm về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế:

QUY ĐỊNH XỬ PHẠT HÀNH VI VI PHẠM VỀ THỜI HẠN NỘP HỒ SƠ KHAI THUẾ

(Điều 13 của Nghị định số 125/2020/NĐ-CP)

STT Hành vi Mức phạt Lưu ý
1 Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ. Phạt cảnh cáo 
2 Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 01 ngày đến 30 ngày Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng  Trừ trường hợp 1 nêu trên
3 Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 31 ngày đến 60 ngày. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng 
4 a. Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 61 ngày đến 90 ngày;

b. Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên nhưng không phát sinh số thuế phải nộp;

c. Không nộp hồ sơ khai thuế nhưng không phát sinh số thuế phải nộp;

d. Không nộp các phụ lục theo quy định về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết kèm theo hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Phạt tiền từ 8.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng 
5 Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn trên 90 ngày kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế, có phát sinh số thuế phải nộp và người nộp thuế đã nộp đủ số tiền thuế, tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước trước thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế hoặc trước thời điểm cơ quan thuế lập biên bản về hành vi chậm nộp hồ sơ khai thuế theo quy định tại khoản 11 Điều 143 Luật Quản lý thuế. Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng  Trường hợp số tiền phạt lớn hơn số tiền thuế phát sinh trên hồ sơ khai thuế thì số tiền phạt tối đa bằng số tiền thuế phát sinh phải nộp trên hồ sơ khai thuế, nhưng không thấp hơn mức trung bình của khung phạt tiền quy định tại trường hợp 4.
  • Biện pháp khắc phục hậu quả

+ Buộc nộp đủ số tiền chậm nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước đối với hành vi vi phạm quy định tại các trường hợp 1, 2, 3, 4 và 5 trong bảng nêu trên trong trường hợp người nộp thuế chậm nộp hồ sơ khai thuế dẫn đến chậm nộp tiền thuế;

+ Buộc nộp hồ sơ khai thuế, phụ lục kèm theo hồ sơ khai thuế đối với hành vi quy định tại điểm c, d của trường hợp 4 trong bảng nêu trên.

4. Đối tượng cần quyết toán thuế

4.1. Đối tượng cần quyết toán thuế TNCN

Hình 3: 3 nhóm đối tượng cần quyết toán thuế Thu nhập cá nhân
  • Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công

+ Theo điểm d.1, khoản 6, Điều 8 của Nghị định số 126/2020/NĐ-CP, thì: Doanh nghiệp có trách nhiệm khai quyết toán thuế và quyết toán thay cho các cá nhân có ủy quyền do tổ chức, cá nhân trả thu nhập chi trả, không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không phát sinh khấu trừ thuế.

+ Doanh nghiệp không phát sinh trả thu nhập không phải khai quyết toán thuế TNCN: Theo điểm d, khoản 6 của Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP hướng dẫn như sau: Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm khai quyết toán thuế và quyết toán thay cho các cá nhân có ủy quyền do tổ chức, cá nhân trả thu nhập chi trả, không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không phát sinh khấu trừ thuế. Trường hợp tổ chức, cá nhân không phát sinh trả thu nhập thì không phải khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

  • Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập

+ Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện việc quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm. 

+ Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm; đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo tỷ lệ 10% nếu không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.

  • Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế

+ Cá nhân có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo thì trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế, trừ các trường hợp sau:

+ Cá nhân có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán của từng năm từ 50.000 đồng trở xuống; cá nhân có số thuế phải nộp nhỏ hơn số thuế đã tạm nộp mà không có yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo;

+ Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị, đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo tỷ lệ 10% nếu không có yêu cầu thì không phải quyết toán thuế đối với phần thu nhập này;

+ Cá nhân được người sử dụng lao động mua bảo hiểm nhân thọ (trừ bảo hiểm hưu trí tự nguyện), bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm mà người sử dụng lao động hoặc doanh nghiệp bảo hiểm đã khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo tỷ lệ 10% trên khoản tiền phí bảo hiểm tương ứng với phần người sử dụng lao động mua hoặc đóng góp cho người lao động thì người lao động không phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập này.

4.2. Đối tượng cần quyết toán thuế TNDN

Theo Điều 3 của Luật Thuế TNDN năm 2008 thì doanh nghiệp có thu nhập chịu thuế quy định tại Điều 3 của Luật, phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp bao gồm:

  • Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam nộp thuế đối với thu nhập chịu thuế phát sinh tại Việt Nam và thu nhập chịu thuế phát sinh ngoài Việt Nam;
  • Doanh nghiệp nước ngoài có cơ sở thường trú tại Việt Nam nộp thuế đối với thu nhập chịu thuế phát sinh tại Việt Nam và thu nhập chịu thuế phát sinh ngoài Việt Nam liên quan đến hoạt động của cơ sở thường trú đó;
  • Doanh nghiệp nước ngoài có cơ sở thường trú tại Việt Nam nộp thuế đối với thu nhập chịu thuế phát sinh tại Việt Nam mà khoản thu nhập này không liên quan đến hoạt động của cơ sở thường trú;
  • Doanh nghiệp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam nộp thuế đối với thu nhập chịu thuế phát sinh tại Việt Nam.

 4.3. Đối tượng cần quyết toán Thuế tài nguyên

– Đối tượng cần phải quyết toán thuế tài nguyên là: Cơ sở khai thác tài nguyên 

(Theo khoản 6, điều 8 của Nghị định số 126/2020/NĐ-CP). 

– Tổ chức, cá nhân khai quyết toán thuế tài nguyên theo Tờ khai quyết toán thuế tài nguyên theo mẫu số 02/TAIN tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC


5. Quyết toán thuế cần chuẩn bị những gì?

Công việc quyết toán thuế hàng năm của doanh nghiệp cần chuẩn bị những công việc chính như sau:

  • Công tác chuẩn bị nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN hàng năm
  • Tờ khai thuế gồm: Tờ khai thuế hàng tháng hoặc quý; Tờ khai quyết toán thuế TNCN và các phụ lục kèm theo theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC.
  • Hồ sơ chứng từ:
    • Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN của người lao động;
    • Bản cam kết 08/CK-TNCN không khấu trừ 10% thuế TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC;
    • Hồ sơ đăng ký mã số thuế cho người lao động;
    • Hồ sơ giảm trừ gia cảnh của người lao động;
    • Bảng lương và Chứng từ thanh toán tiền lương, thưởng
  • Công tác chuẩn bị nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN hàng năm:
    • Bộ báo cáo tài chính theo Chế độ kế toán hiện hành (Thông tư số 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư số 133/2016/TT-BTC);
    • Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và các phụ lục kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC;
    • Các tờ khai thuế TNDN khác (nếu có);
    • Chứng từ tạm nộp thuế TNDN 
    • Số liệu kế toán và các hồ sơ, chứng từ, hóa đơn kèm theo. 
  • Ngoài việc chuẩn bị tờ khai, số liệu, kế toán lưu ý đến công tác in ấn và lưu trữ các hồ sơ đầy đủ và khoa học. 

6. Hướng dẫn quyết toán thuế 

6.1 Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN 

Để thuận tiện cho bạn đọc theo dõi, MISA AMIS đã tập hợp lại các bước căn bản để quyết toán thuế TNCN như sau: 

Hình 4: Các bước cơ bản quyết toán thuế TNCN
  • Bước 1: Tập hợp chứng từ liên quan đến lương và các khoản phụ cấp theo lương trong năm tính thuế.

Doanh nghiệp cần thu thập toàn bộ các chứng từ liên quan tới lương, các khoản phụ cấp và trích theo lương của người lao động đã phát sinh trong năm tính thuế: hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, bảng chấm công, tính lương, chứng từ thanh toán tiền lương cùng với các hồ sơ tờ khai thuế thu nhập cá nhân tháng/quý doanh nghiệp đã kê khai, các hồ sơ liên quan tới bảo hiểm của người lao động…

  • Bước 2: Tổng hợp thông tin về tiền lương đã chi trả cho người lao động trong năm tính thuế và xác định tổng nghĩa vụ thuế năm.

Ở bước này, thông thường các bạn tập hợp toàn bộ thông tin về lương, các khoản phụ cấp theo lương, các khoản tiền tiền thưởng, phúc lợi… đã chi trả cho người lao động trong năm tính thuế vào 1 file excel để tiện đối chiếu, theo dõi và lấy các số liệu kê khai lên tờ khai, gọi chung là “Bảng tổng hợp thông tin người lao động quyết toán thuế năm tại doanh nghiệp”. 

  • Bước 3: Xác định phụ lục kê khai đối với thu nhập chi trả cho người lao động.

Từ “Bảng tổng hợp thông tin người lao động quyết toán thuế năm tại doanh nghiệp” nêu tại bước 2, doanh nghiệp xác định phân nhóm đối tượng người lao động theo đối tượng kê khai ở phụ lục nào của tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân. 

Hình 5: Phân nhóm người lao động theo Phụ lục kê khai
  • Bước 4: Lên tờ khai trên HTKK (hoặc file excel) và gửi dữ liệu kê khai

Kế toán có thể chuẩn bị sẵn số liệu và đợi cập nhật trực tiếp trên HTKK hoặc chuẩn bị file excel biểu mẫu quy định và nhập khẩu (chức năng import) lên phần mềm HTKK để thực hiện lập tờ khai quyết toán sau đó kết xuất file định dạng .xml và nộp trực tuyến hoặc kê khai trực tuyến tại website:  https://thuedientu.gdt.gov.vn/

6.2 Hướng dẫn quyết toán thuế TNDN

Việc chuẩn bị nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN hàng năm của doanh nghiệp có thể tóm tắt thành 4 bước chính sau đây: 

Hình 6: Các bước cơ bản quyết toán thuế TNDN
  • Bước 1: Kiểm tra và rà soát số liệu, thông tin trước khi lập Báo cáo tài chính. Tham khảo chi tiết cách thức rà soát số liệu, thông tin trước khi lập BCTC tại đây
  • Bước 2: Lập bộ Báo cáo tài chính theo Chế độ kế toán hiện hành. Tìm hiểu chi tiết các bước lập Báo cáo tài chính tại đây
  • Bước 3: Kiểm tra lại số liệu Báo cáo tài chính, đánh giá rủi ro thuế và chốt số liệu báo cáo.

Sau khi lập xong Báo cáo tài chính và kiểm tra số liệu, bạn đọc cần rà soát các rủi ro về thuế để kịp thời điều chỉnh khi lập tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), bóc tách các chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN. Tham khảo bài viết nhận diện rủi ro về thuế qua phân tích báo cáo tài chính tại đây. 

  • Bước 4: Kê khai và nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN

Sau khi hoàn thành các bước 1, 2 và 3, kế toán thực hiện bước cuối cùng, trọng tâm của quy trình quyết toán thuế là lên tờ khai và nộp hồ sơ quyết toán thuế. Bạn đọc có thể tham khảo chi tiết cách lập tờ khai quyết toán thuế TNDN theo mẫu số 03/TNDN tại đây.

6.3 Hướng dẫn quyết toán thuế trên phần mềm kế toán online MISA AMIS

Khi sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS, kế toán doanh nghiệp được phần mềm hỗ trợ trong hoạt động quyết toán thuế (TNCN & TNDN. Ngoài việc có tính năng tự động tổng hợp và trích xuất dữ liệu để lên bộ báo cáo tài chính, phần mềm cũng tự động lên tờ khai quyết toán thuế TNCN & TNDN theo đúng mẫu biểu của quy định hiện hành.

Hình 7: Demo tính năng tự động lập báo cáo tài chính trên phần mềm kế toán online MISA AMIS

Hình 8: Demo tính năng lên tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu 05/QTT-TNCN 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm MISA AMIS Kế toán sẽ có thể nộp trực tiếp tờ khai thuế và nộp thuế trên phần mềm kế toán vì MISA là một trong những đơn vị được Tổng cục Thuế cấp phép là tổ chức T-Van (Tổ chức cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế) với cổng giao dịch thuế điện tử mTax được tích hợp trên phân hệ thuế của phần mềm.

Hình 9: Demo tính năng MISA mTax – cổng dịch vụ T-Van cho phép nộp tờ khai, nộp thuế trực tiếp trên MISA AMIS Kế toán

7. Một số lưu ý trong quá trình quyết toán thuế

  • Đối với các biểu mẫu quyết toán thuế của tất cả các loại thuế, doanh nghiệp tuân thủ Thông tư số 80/2021/TT-BTC.
  • Kế toán nộp báo cáo quyết toán thuế hàng năm đầy đủ và đúng hạn để tránh bị xử phạt theo Điều 13 của Nghị định số 125/2020/NĐ-CP. 
  • Doanh nghiệp lưu ý hạn cuối (ngày muộn nhất) nộp hồ sơ quyết toán thuế hàng năm có thể không giống nhau giữa các năm và cũng không giống nhau giữa thuế TNDN và thuế TNCN (trong trường hợp doanh nghiệp có năm tài chính khác với năm dương lịch).
  • Trường hợp doanh nghiệp có năm tài chính khác với năm dương lịch (năm tài chính không phải là từ ngày 01/01 đến 31/12 như thông thường), cần phải lưu ý rằng thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN vẫn phải là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch vì với thuế TNCN năm tính thuế là năm dương lịch. Điểm này hoàn toàn khác với thuế TNDN, với thuế TNDN năm tính thuế có thể không trùng với năm dương lịch, mà theo năm tài chính của doanh nghiệp. 

Như vậy việc nắm chắc các quy định cơ bản của pháp luật về quyết toán thuế là rất quan trọng với doanh nghiệp và kế toán, điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với Nhà nước. 

Loading

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 1 Trung bình: 5]