Quản lý hàng chục, thậm chí hàng trăm đơn hàng giao đi mỗi ngày mà vẫn phải ghi chép thủ công, đối soát rời rạc giữa sales – kho – kế toán? Download bảng theo dõi tiến độ giao hàng được thiết kế khoa học sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ vòng đời đơn hàng từ lúc xuất kho đến khi khách ký nhận, hạn chế tối đa sai sót và thất thoát.
DOWNLOAD BẢNG THEO DÕI TIẾN ĐỘ GIAO HÀNG
>>CLICK VÀO ĐÂY<<
Sau khi tải file, doanh nghiệp có thể bắt đầu áp dụng theo 4 bước đơn giản:
- Bước 1: Tuỳ chỉnh các trường dữ liệu phù hợp với đặc thù sản phẩm và quy trình giao hàng (mã đơn, ngày xuất kho, đơn vị vận chuyển, ngày dự kiến giao, trạng thái…)
- Bước 2: Phân quyền truy cập rõ ràng giữa bộ phận sales, kho và kế toán để tránh chỉnh sửa chồng chéo
- Bước 3: Cập nhật trạng thái đơn hàng định kỳ (gợi ý: 2 lần/ngày vào đầu giờ sáng và cuối giờ chiều)
- Bước 4: Định kỳ tổng hợp dữ liệu cuối tuần/cuối tháng để đối soát với kế toán và đánh giá hiệu suất giao nhận
1. Vì sao cần theo dõi tiến độ giao hàng?
Trong bối cảnh chuỗi cung ứng ngày càng phức tạp và kỳ vọng của khách hàng về tốc độ giao hàng ngày càng cao, việc theo dõi tiến độ giao hàng đã trở thành một hoạt động bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, không phụ thuộc vào quy mô hay lĩnh vực kinh doanh.
Thay vì ghi chép thủ công bằng giấy bút – cách làm dễ phát sinh sai sót, thất lạc và khó tổng hợp – doanh nghiệp có thể sử dụng các mẫu theo dõi dạng số hoá. Excel cho phép tự động hoá các bước tính toán, thống kê và đánh giá thông qua hệ thống hàm và công thức linh hoạt.
Đặc biệt với các doanh nghiệp có nhiều đơn hàng giao đến nhiều khách hàng khác nhau trong cùng thời điểm, bảng theo dõi tiến độ giao hàng đóng vai trò là bản ghi tập trung, lưu lại:
- Số lượng hàng đã giao và đang giao
- Danh sách khách hàng nhận hàng
- Chủng loại sản phẩm trong từng đơn
- Trạng thái giao hàng (đang xử lý/đang vận chuyển/đã giao/hoàn hàng)
Toàn bộ dữ liệu này là nền tảng quan trọng cho các nghiệp vụ liên quan: thanh toán, xử lý sổ sách kế toán, mua sắm, quản lý chuỗi cung ứng và đối soát công nợ.
2. Lợi ích của quy trình theo dõi tiến độ giao hàng
Việc duy trì một bảng theo dõi tiến độ giao hàng có cấu trúc mang lại 3 nhóm giá trị cốt lõi:
Nhóm 1 – Vận hành & Hậu cần
- Quản lý đầy đủ hồ sơ giao hàng, đánh giá hiệu quả đội ngũ giao nhận
- Theo dõi mức tiêu thụ nguyên vật liệu, hỗ trợ quản lý chuỗi cung ứng
- Đáp ứng đơn hàng nhanh chóng, giảm tình trạng thiếu/sai sót khi giao
Nhóm 2 – Tài chính & Kế toán
- Có cơ sở dữ liệu chính xác để xuất hoá đơn và thu hồi công nợ
- Đối soát thuận tiện giữa bộ phận bán hàng, kho và kế toán
- Giảm rủi ro thất thoát do thiếu chứng từ giao nhận
Nhóm 3 – Phân tích & Ra quyết định
- Cung cấp dữ liệu lịch sử để phân tích cung – cầu
- Phát hiện sản phẩm bán chạy, khách hàng tiềm năng
- Là dữ liệu đầu vào quan trọng cho dự báo kinh doanh
3. Giới hạn của bảng theo dõi giao hàng bằng Excel trong bối cảnh hiện nay
Mặc dù Excel là công cụ phổ biến và miễn phí, nhưng khi quy mô doanh nghiệp mở rộng, phương pháp này bộc lộ một số hạn chế đáng lưu ý:
| Hạn chế | Tác động đến vận hành |
|---|---|
| Khó cập nhật theo thời gian thực giữa nhiều bộ phận | Đội sales, kho, kế toán làm việc trên các bản file rời rạc |
| Dễ sai sót khi nhập liệu thủ công | Rủi ro nhầm địa chỉ, sai số lượng, sai giá |
| Không tự động cảnh báo trễ giao hàng | Phát hiện vấn đề muộn, ảnh hưởng trải nghiệm khách hàng |
| Khó liên kết với dữ liệu khách hàng & công nợ | Phải đối soát thủ công giữa các file |
| Không có lịch sử thao tác | Khó quy trách nhiệm khi xảy ra sự cố |
Khi nào doanh nghiệp nên cân nhắc nâng cấp lên giải pháp chuyên nghiệp?
Bảng Excel phù hợp với các doanh nghiệp giai đoạn đầu, số lượng đơn hàng dưới 100 đơn/tháng và đội ngũ vận hành ít người. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp một trong các tình huống sau, đã đến lúc xem xét giải pháp số hoá toàn diện:
- Sales chốt đơn nhưng kho chưa nhận được thông tin để chuẩn bị hàng
- Kho đã giao hàng nhưng kế toán chưa biết để xuất hoá đơn và ghi nhận công nợ
- Khách hàng gọi điện hỏi tiến độ, nhân viên phải mở 3-4 file để tra cứu
- Cuối tháng đối soát giữa các phòng ban mất hàng giờ vì dữ liệu không khớp
Gốc rễ của vấn đề không nằm ở việc Excel “kém”, mà ở chỗ dữ liệu đơn hàng – khách hàng – công nợ bị tách rời trên nhiều file.
Một giải pháp tham khảo cho doanh nghiệp Việt Nam là MISA AMIS CRM – phần mềm quản lý khách hàng và bán hàng được phát triển bởi MISA, hiện đang được nhiều doanh nghiệp Việt ở các lĩnh vực khác nhau sử dụng. Module quản lý đơn hàng trong AMIS CRM cho phép:
- Kết nối liền mạch trong hệ sinh thái MISA AMIS: đồng bộ dữ liệu với AMIS Kế Toán, AMIS aiMarketing, AMIS Khuyến Mại – giúp dữ liệu đơn hàng, khách hàng và công nợ được liên thông tự động
- Quản lý và theo dõi đơn hàng, tồn kho tập trung, an toàn, bảo mật, liên kết đa sàn thương mại điện tử Shopee, Lazada, Tiktok Shop
- Theo dõi tình trạng xử lý đơn hàng theo thời gian thực, phát hiện và xử lý vấn đề kịp thời
Nhận tư vấn miễn phí về bài toán của doanh nghiệp
4. Tổng kết
Bảng theo dõi tiến độ giao hàng bằng Excel là giải pháp khởi đầu hiệu quả, đặc biệt với doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, khi quy mô vận hành mở rộng, việc đầu tư vào một hệ thống quản lý tích hợp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
