Tài sản cố định là gì? Điều kiện ghi nhận, cách phân loại TSCĐ

Tài sản cố định là một bộ phận tài sản quan trọng của doanh nghiệp dù là loại hình thương mại hay sản xuất. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu cụ thể về khái niệm tài sản cố định, điều kiện ghi nhận và các quy định có liên quan.

1. Tài sản cố định là gì? 

Tài sản cố định là các tư liệu lao động có giá trị lớn, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh, được sử dụng nhằm tạo ra lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp, đồng thời đáp ứng các điều kiện ghi nhận TSCĐ của nhà nước. Những TSCĐ thường thấy trong doanh nghiệp như: nhà cửa, máy móc, thiết bị, ô tô…

2. Điều kiện ghi nhận

2.1. Điều kiện ghi nhận tài sản cố định hữu hình

• Theo chuẩn mực kế toán VAS 03: Tài sản cố định hữu hình là những tài sản có hình thái vật chất do doanh nghiệp nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ hữu hình.
• Theo Điều 3 thông tư 45/20130TT-BTC, tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ như sau:

Các tư liệu lao động là những tài sản hữu hình đáp ứng các tiêu chí: Có kết cấu độc lập; Hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau để cùng thực hiện các chức năng nhất định mà nếu thiếu bất kỳ một bộ phận nào thì cả hệ thống không thể hoạt động được

Nếu thoả mãn đồng thời cả ba tiêu chuẩn dưới đây thì được coi là tài sản cố định:

• Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó; (1)
• Có thời gian sử dụng trên 1 năm trở lên; (2)
• Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách tin cậy và có giá trị từ 30.000.000 đồng trở lên. (3)

 Lưu ý

Khi xem xét hệ thống gồm nhiều tài sản riêng lẻ liên kết với nhau, bộ phận đó vẫn được coi là tài sản cố định độc lập nếu thỏa mãn các điều kiện sau:

• Thiếu bộ phận này, hệ thống vẫn thực hiện được chức năng chính;
• Bộ phận có thời gian sử dụng hữu ích khác với toàn hệ thống, hoặc góp phần tạo ra lợi ích kinh tế cho DN theo những tiêu chuẩn quy định khác nên được sử dụng các tỉ lệ và phương pháp khấu hao khác với toàn hệ thống;
• Do yêu cầu quản lý, sử dụng,bộ phận này phải được quản lý riêng;
• Đáp ứng đầy đủ 3 tiêu chí ghi nhận tài sản cố định bên trên.

2.2. Điều kiện ghi nhận tài sản cố định vô hình

• Theo chuẩn mực kế toán VAS 04: Tài sản cố định vô hình là tài sản không có hình thái vật chất nhưng xác định được giá trị và do doanh nghiệp nắm giữ, sử dụng trong sản xuất, kinh doanh, cung cấp dịch vụ hoặc cho các đối tượng khác thuê phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ vô hình.

Ví dụ: Bản quyền, bằng sáng chế, chương trình phần mềm…

• Điều 3 thông tư 45/20130TT-BTC cũng quy định: Mọi khoản chi phí thực tế mà doanh nghiệp đã chi ra thoả mãn đồng thời cả ba tiêu chuẩn quy định tại khoản 1 Điều này, mà không hình thành TSCĐ hữu hình được coi là TSCĐ vô hình. 

** Lưu ý: Những khoản chi phí không đồng thời thỏa mãn cả ba tiêu chuẩn nêu tại khoản 1 Điều 3 Thông tư này thì được hạch toán trực tiếp hoặc được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp.

3. Một số sai sót thường gặp khi xác định tài sản cố định

3.1 Tính sai nguyên giá nên ghi nhận TSCĐ vào công cụ dụng cụ và ngược lại

Căn cứ vào điều kiện số 3 trong điều kiện ghi nhận TSCĐ, để được ghi nhận là TSCĐ thì tài sản đó phải có nguyên giá từ 30 triệu đồng trở lên. Như vậy, các trường hợp thỏa mãn những điều kiện còn lại nhưng không thỏa mãn điều kiện về nguyên giá thì cũng không được ghi nhận là TSCĐ mà sẽ ghi nhận là CCDC.

Tuy nhiên, có rất nhiều kế toán do nhầm lẫn trong quá trình xác định nguyên giá TSCĐ nên đã ghi nhận thành TSCĐ. Ví dụ: Công ty A mua một lô hàng trị giá 250 triệu đồng, chi phí vận chuyển 20 triệu đồng. Lô hàng gồm 10 máy tính để bàn sử dụng tại văn phòng.

Nếu hiểu sai, kế toán sẽ ghi nhận TSCĐ trị giá 270 triệu đồng.

Tuy nhiên, cách tính đúng phải là

⇒ Nguyên giá TSCĐ: (250+20) / 10 = 27 triệu đồng < 30 triệu đồng 

Tức là ghi nhận máy tính là công cụ dụng cụ.

Xem thêm: Công cụ dụng cụ là gì? Hướng dẫn phân bổ công cụ dụng cụ

3.2 Gộp mã khi ghi nhận TSCĐ

Đây là một sai lầm nghiêm trọng song lại thường xuyên xảy ra. Việc các doanh nghiệp mua cùng 1 lúc nhiều thiết bị giống nhau là điều bình thường, ví dụ doanh nghiệp có thể mua 3 chiếc máy in đời mới cùng loại giá 50 triệu đồng/máy để dùng cho văn phòng. 

Nhiều kế toán trong trường hợp này khi ghi tăng TSCĐ sẽ ghi chung mã cho cả 3 thiết bị. Tuy nhiên, không thể ghi nhận như vậy mà phải tách riêng từng thiết bị theo dõi với một mã riêng. Bởi lẽ, nếu xuất hiện trường hợp doanh nghiệp phải sửa chữa hoặc thanh lý một trong các thiết bị thì sẽ gây ra những sai sót trong ghi nhận.

Hiện nay, các doanh nghiệp thường sử dụng luôn phần mềm kế toán để theo dõi, ghi nhận TSCĐ đầy đủ, chính xác hơn, chẳng hạn như phần mềm kế toán MISA AMIS có thể hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ liên quan đến quản lý chứng từ, hạch toán, điều chuyển, sửa chữa hay thanh lý TSCĐ.

4. Phân loại tài sản cố định

4.1. Phân loại theo hình thái biểu hiện

Theo tiêu thức phân loại này, TSCĐ của doanh nghiệp được chia thành 2 loại:

• TSCĐ hữu hình là những tài sản được biểu hiện bằng những hình thái hiện vật cụ thể như nhà cửa, máy móc thiết bị…
• TSCĐ vô hình: là những TSCĐ không có hình thái vật chất, thể hiện 1 lượng giá trị đã được đầu tư có liên quan trực tiếp đến nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như bằng sáng chế phát minh, nhãn hiệu thương mại…

Cách phân loại này giúp cho người quản lý thấy được cơ cấu đầu tư của doanh nghiệp vào TSCĐ hữu hình và vô hình, từ đó lựa chọn các quyết định đầu tư đúng đắn hoặc điều chỉnh cơ cấu đầu tư sao cho phù hợp và có hiệu quả nhất.

4.2. Phân loại theo công dụng kinh tế

Theo tiêu thức phân loại này, TSCĐ của doanh nghiệp được chia thành 2 loại:

• TSCĐ dùng trong sản xuất kinh doanh là những TSCĐ hữu hình và vô hình trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bao gồm: nhà cửa, vật kiến trúc, thiết bị truyền dẫn, máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải; những TSCĐ không có hình thái vật chất khác…
• TSCĐ dùng ngoài sản xuất kinh doanh: là những TSCĐ dùng cho phúc lợi công cộng, không mang tính chất sản xuất kinh doanh. Bao gồm: nhà cửa, phương tiện dùng cho sinh hoạt văn hóa, thể dục thể thao, nhà ở và các công trình phúc lợi tập thể…

Cách phân loại này giúp cho người quản lý thấy rõ kết cấu TSCĐ và vai trò, tác dụng của TSCĐ trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, sử dụng TSCĐ và tính toán khấu hao chính xác.

4.3. Phân loại theo quyền sở hữu

Căn cứ vào tình hình sở hữu có thể chia TSCĐ thành 2 loại:

• TSCĐ tự có: TSCĐ là những TSCĐ thuộc quyền sở hữu của chủ doanh nghiệp.
• TSCĐ đi thuê: TSCĐ là những TSCĐ thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp khác bao gồm:

– TSCĐ thuê hoạt động là những TSCĐ doanh nghiệp thuê về sử dụng trong 1 thời gian nhất định theo hợp đồng, khi kết thúc hợp đồng TSCĐ phải được trả lại bên cho thuê. Đối với loại TSCĐ này, doanh nghiệp không tiến hành trích khấu hao, chi phí thuê TSCĐ được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

– TSCĐ Thuê tài chính: xem chi tiết tại bài viết: Tài sản cố định thuê tài chính là gì?  

4.4. Phân loại theo tình hình sử dụng

Theo tiêu thức phân loại này, TSCĐ của doanh nghiệp được chia thành 3 loại:

• TSCĐ đang sử dụng là những TSCĐ đang sử dụng cho các hoạt động sản xuất kinh doanh hay các hoạt động khác của doanh nghiệp như hoạt động phúc lợi, sự nghiệp, an ninh quốc phòng.
• TSCĐ chưa cần dùng là những TSCĐ cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh hay các hoạt động khác của doanh nghiệp, song hiện tại chưa cần dùng, đang được dự trữ để sử dụng sau này.
• TSCĐ không cần dùng và chờ thanh lý là những TSCĐ không cần thiết hay không phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, cần được thanh lý, nhượng bán để thu hồi vốn đầu tư đã bỏ ra ban đầu.

Cách phân loại này giúp cho người quản lý thấy mức độ sử dụng có hiệu quả các TSCĐ của doanh nghiệp như thế nào, từ đó có biện pháp nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng của chúng.

4.5. Phân loại theo nguồn hình thành

Căn cứ vào nguồn hình thành có thể chia TSCĐ trong doanh nghiệp thành 2 loại:

• TSCĐ hình thành từ nguồn vốn chủ sở hữu
• TSCĐ hình thành từ các khoản nợ phải trả

Cách phân loại này giúp người quản lý thấy được TSCĐ của doanh nghiệp được hình thành từ nguồn nào, từ đó có biện pháp theo dõi, quản lý và sử dụng TSCĐ sao cho có hiệu quả nhất.

5. Các khái niệm liên quan tới tài sản cố định

Bên cạnh các nghiệp vụ liên quan đến tài sản cố định, phần mềm kế toán hỗ trợ như phần mềm kế toán online MISA AMIS được ra đời để tự động hóa đến 80% công việc mà một kế toán phải xử lý hàng ngày: 

• Tự động nhập liệu chứng từ mua hàng của đối tác, khách hàng từ hóa đơn điện tử của nhiều nhà cung cấp
• Tự động tổng hợp số liệu, tạo lập báo cáo tài chính đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo 
• Tự động đối chiếu và kiểm tra chứng từ, sổ sách, báo cáo… giúp kế toán nhanh chóng phát hiện nếu có lỗi sai, hướng dẫn chi tiết các bước sửa lỗi.  
• Tự động phân bổ các khoản chi phí chung, chi phí trả trước và xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái (nếu có) 
• Kết chuyển doanh thu, chi phí, xác định lãi lỗ sau 1 cú CLICK CHUỘT

Đặc biệt, tất cả nghiệp vụ trên đều có thể thực hiện mọi lúc, mọi nơi trên thiết bị máy tính có kết nối internet. Đăng ký trải nghiệm bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS để trực tiếp tham khảo về những tính năng, phân hệ này: