Làm sao để tự động kiểm tra lương nhân viên?

Rà soát bảng lương thủ công mỗi tháng khiến doanh nghiệp đối mặt với nhiều sai sót và tốn kém thời gian. Vậy làm sao để tự động kiểm tra lương nhân viên một cách hiệu quả, đảm bảo chính xác? MISA AMIS sẽ hướng dẫn bạn đọc các bước triển khai cùng các công cụ hỗ trợ đắc lực để giải đáp vấn đề này.

1. Tại sao việc kiểm tra lương thủ công không còn hiệu quả?

Quy trình kiểm tra công lương thủ công thường thấy ở các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ. Đến kỳ lương, bộ phận nhân sự hoặc kế toán sẽ tính toán và xuất bảng lương chi tiết. Sau đó in ra giấy hoặc gửi file cho nhân viên.

Một cách khác là gửi một bảng tính tổng hợp chung, nơi mỗi người tự tìm đến dòng thông tin của mình để đối chiếu. Nhân viên sẽ phải tự mình rà soát các mục như số ngày công, các khoản phụ cấp, thưởng, phạt và những khoản khấu trừ. Nếu phát hiện bất kỳ sai sót nào, họ cần phản hồi lại trực tiếp cho phòng nhân sự để được điều chỉnh. Cách làm này khá tốn thời gian, dễ xảy ra nhầm lẫn và thiếu chứng từ rõ ràng, đôi khi dẫn đến những tranh cãi không đáng có.

Rủi ro sai sót từ con người

• Nhập liệu thủ công, copy – paste dễ xảy ra lỗi khi xử lý khối lượng dữ liệu lớn.
• Một lỗi nhỏ có thể ảnh hưởng hàng chục, hàng trăm nhân sự.
• Thiếu kiểm soát chéo, khó phát hiện sai sót khi không có công cụ tự động đối chiếu.

Lãng phí thời gian và nguồn lực

• HR mất nhiều ngày rà soát bảng lương, thời gian dành cho công việc giá trị cao bị giảm.
• Quản lý phải kiểm tra lại nhiều vòng, quy trình kéo dài, chậm trễ.

Thiếu minh bạch, bảo mật kém và gây bất mãn nội bộ

• Nhân viên không hiểu lương được tính thế nào, dẫn đến thắc mắc, khiếu nại tăng cao.
• Việc gửi file qua lại có thể gây lộ dữ liệu, dẫn đến bàn tán, mâu thuẫn
• Ảnh hưởng niềm tin vào doanh nghiệp, môi trường làm việc bị ảnh hưởng tiêu cực.

Khó khăn trong việc tuân thủ pháp luật

• Sai quy định làm thêm giờ, BHXH, thuế TNCN, rủi ro bị truy thu, xử phạt.
• Thiếu bằng chứng kiểm soát, khó chứng minh khi hệ thống tài liệu về lương không được quản lý chặt chẽ.

2. Tự động kiểm tra lương nhân viên là gì?

Tự động kiểm tra lương nhân viên là việc sử dụng một hệ thống hoặc công cụ phần mềm để tự động đối chiếu, xác thực và kiểm tra các thành phần trong bảng lương dựa trên các quy tắc đã được thiết lập sẵn. Nó không thay thế hoàn toàn vai trò của bộ phận nhân sự, mà là một trợ thủ đắc lực giúp giảm thiểu các thao tác thủ công, lặp đi lặp lại trong toàn bộ quy trình trước khi chi trả lương.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp lựa chọn cài đặt các phần mềm quản lý nhân sự hoặc nền tảng tính lương chuyên nghiệp nhằm tự động hóa việc kiểm tra và tính toán bảng lương. Các hệ thống này thường tích hợp quy tắc tính công, ca làm việc, phụ cấp, thưởng phạt và trích xuất dữ liệu theo thời gian thực từ máy chấm công hoặc ứng dụng di động của nhân viên.

Bảng lương sau khi tự động tính toán sẽ được gửi đến từng cá nhân qua email hoặc qua hệ thống nội bộ đã cấu hình quyền truy cập rõ ràng. Một số giải pháp hiện nay còn ứng dụng AI hỗ trợ kiểm tra dữ liệu, phát hiện bất thường hoặc gợi ý điều chỉnh, góp phần nâng cao độ chính xác cho doanh nghiệp.

Một hệ thống tự động sẽ rà soát chéo nhiều loại dữ liệu, bao gồm:

• Dữ liệu chấm công: So sánh ngày công, giờ làm thêm, ngày nghỉ phép với dữ liệu từ máy chấm công.
• Công thức lương: Kiểm tra logic của công thức tính lương, phụ cấp, thưởng và phạt.
• Khấu trừ: Đối chiếu các khoản khấu trừ BHXH, thuế TNCN với quy định hiện hành.
• So sánh bất thường: So sánh lương kỳ này với các kỳ trước để phát hiện những thay đổi đột biến và đối chiếu với chính sách nội bộ.

4. Phương pháp tự động kiểm tra lương nhân viên phổ biến

Hiện nay, có nhiều giải pháp để tự động hóa việc kiểm tra lương, mỗi giải pháp có ưu và nhược điểm riêng.

Áp dụng công thức Excel/Google Sheets tự động

Với các doanh nghiệp nhỏ (dưới 30 nhân viên), việc sử dụng các hàm nâng cao và macro trong Excel hoặc Google Sheets có thể tự động hóa một phần quy trình. Tuy nhiên, giải pháp này có nhiều hạn chế về khả năng kiểm soát phiên bản và bảo mật dữ liệu.

Tích hợp hệ thống chấm công với tính lương

Đối với các doanh nghiệp sản xuất hoặc bán lẻ, nơi dữ liệu chấm công là quan trọng, việc tích hợp máy chấm công với phần mềm tính lương giúp giảm thiểu sai lệch giữa giờ công và lương thực nhận. Dữ liệu được cập nhật gần như theo thời gian thực.

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự (HRM)

Đây là giải pháp toàn diện, không chỉ kết nối công lương mà rộng hơn thế, mang tính hệ thống hơn. Dữ liệu chấm công, hồ sơ nhân sự, tính lương khớp nhau, có thể tích hợp thêm các dữ liệu về doanh số, đánh giá nhân viên. Bảng công lương cá nhân có thể được chuyển qua tài khoản của nhân viên, truy cập qua app một cách thuận tiện. Phần mềm HRM đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, nơi có nhiều chính sách lương phức tạp.

Thuê dịch vụ payroll outsourcing

Doanh nghiệp có thể thuê một đơn vị bên ngoài để xử lý toàn bộ quy trình lương. Giải pháp này giúp giảm tải vận hành cho bộ phận nội bộ nhưng sẽ khiến doanh nghiệp phụ thuộc vào đối tác và có thể tốn kém chi phí hơn.

5. Các bước thiết lập quy trình kiểm tra lương nhân viên tự động

Để chuyển đổi sang một quy trình kiểm tra lương tự động hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện một lộ trình bài bản. Dưới đây là 5 bước cốt lõi bạn có thể tham khảo.

Bước 1: Chuẩn hóa toàn bộ dữ liệu đầu vào

Đây là bước nền tảng quyết định sự thành công của cả quy trình. Doanh nghiệp cần rà soát, số hóa và thống nhất toàn bộ dữ liệu liên quan như thông tin hợp đồng lao động, chính sách lương thưởng, và đặc biệt là dữ liệu chấm công. Quá trình này bao gồm việc “làm sạch” dữ liệu, loại bỏ các thông tin trùng lặp, bổ sung những trường còn thiếu và đảm bảo tính nhất quán để hệ thống tự động có một nguồn đầu vào chính xác nhất.

Bước 2: Xây dựng quy chế và công thức lương rõ ràng

Để hệ thống có thể tự động tính toán, mọi quy tắc cần được văn bản hóa một cách chi tiết và dễ hiểu. Doanh nghiệp phải xây dựng một bộ quy chế lương thưởng hoàn chỉnh, định nghĩa rõ ràng cách tính lương cơ bản, lương ngoài giờ, các khoản phụ cấp, và quy tắc khấu trừ.

>>> Tham khảo mẫu quy chế lương thưởng

Bước 3: Lựa chọn công cụ tự động hóa phù hợp

Sau khi đã có dữ liệu sạch và quy chế rõ ràng, bước tiếp theo là lựa chọn một công cụ phù hợp. Tùy thuộc vào quy mô và ngân sách, doanh nghiệp có thể cân nhắc giữa việc sử dụng các file Excel nâng cao, triển khai một hệ thống quản trị nhân sự (HRM) toàn diện, hoặc đầu tư vào một phần mềm tính lương chuyên dụng. Điều quan trọng là công cụ được chọn phải đáp ứng được các yêu cầu đặc thù về cơ cấu lương và quy trình của công ty.

Bước 4: Thiết lập, chạy thử và kiểm tra chéo

Trước khi áp dụng chính thức, việc chạy thử nghiệm là cực kỳ quan trọng. Doanh nghiệp nên triển khai chạy song song hệ thống tự động với cách tính thủ công trong khoảng 1-2 kỳ lương đầu tiên. Việc này giúp đội ngũ nhân sự có cơ hội so sánh, đối chiếu kết quả, từ đó phát hiện các sai sót trong quá trình thiết lập và tinh chỉnh lại công thức cho đến khi hệ thống hoạt động hoàn toàn chính xác.

Bước 5: Phân quyền và tạo kênh phản hồi cho nhân viên

Cuối cùng, để đảm bảo tính bảo mật và vận hành trơn tru, doanh nghiệp cần thiết lập cơ chế phân quyền truy cập hệ thống một cách chặt chẽ, quy định rõ ai có quyền xem, chỉnh sửa hay phê duyệt dữ liệu. Song song đó, cần xây dựng một kênh tiếp nhận và xử lý phản hồi chính thức để nhân viên có thể dễ dàng gửi thắc mắc về lương của mình, giúp giải quyết các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng..

6. Lợi ích khi tự động hóa kiểm tra lương nhân viên

Lợi ích của việc tự động hóa đó là tác động đến hiệu quả vận hành của bộ phận nhân sự, kế toán và cả doanh nghiệp theo hướng tích cực.

Tiết kiệm thời gian và chi phí nhân sự

Bằng cách tự động hóa các khâu đối chiếu, thời gian chốt và xử lý lương có thể được rút ngắn từ vài ngày xuống chỉ còn vài giờ. Điều này giải phóng cho bộ phận nhân sự để họ tập trung vào các công việc có giá trị cao hơn như gắn kết nhân viên và hoạch định nguồn lực.

Giảm thiểu sai sót và rủi ro pháp lý

Hệ thống tự động có khả năng kiểm tra logic của hàng ngàn dòng dữ liệu trong thời gian ngắn, một công việc gần như bất khả thi nếu làm thủ công. Nó sẽ đưa ra những cảnh báo sớm về các sai lệch, giúp doanh nghiệp chủ động khắc phục trước khi phát sinh các rủi ro tài chính và pháp lý.

Tăng tính minh bạch và trải nghiệm nhân viên

Khi nhân viên có thể tự truy cập và xem phiếu lương chi tiết của mình, hiểu rõ từng khoản thu nhập và khấu trừ, sự tin tưởng vào doanh nghiệp sẽ tăng lên. Điều này giúp giảm thiểu các tranh cãi không đáng có và xây dựng một môi trường làm việc công bằng, minh bạch.

7. Lưu ý khi triển khai tự động kiểm tra lương

Để quá trình chuyển đổi thành công, doanh nghiệp cần chú ý đến ba yếu tố cốt lõi sau:

Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật lao động: Hệ thống tự động phải được cấu hình để tuân thủ chặt chẽ các quy định mới nhất của Luật Lao động, luật về BHXH và thuế TNCN.

Bảo mật thông tin lương nhân viên: Dữ liệu lương là thông tin cực kỳ nhạy cảm. Cần có cơ chế phân quyền truy cập chặt chẽ, mã hóa dữ liệu và các biện pháp an ninh mạng để ngăn chặn rò rỉ thông tin.

Đào tạo nhân sự sử dụng hệ thống: Để hệ thống phát huy tối đa hiệu quả, cần tổ chức các buổi đào tạo cho bộ phận nhân sự, cấp quản lý và cả nhân viên về cách sử dụng và tương tác với phần mềm.

8. Tự động hóa tính toán, kiểm tra lương nhân viên với phần mềm MISA AMIS HRM

Trong các giải pháp quản trị nhân sự, MISA AMIS HRM là một công cụ mạnh mẽ để tự động hóa và nâng cao độ chính xác trong toàn bộ quy trình tính lương.

Dùng thử & nhận tư vấn

• Phát hiện sai lệch chấm công: Tự động đối chiếu dữ liệu từ máy chấm công với đơn từ, lịch làm việc để cảnh báo các trường hợp bất thường.
• Kiểm tra logic công thức: Hệ thống rà soát toàn bộ công thức tính lương, thưởng, phụ cấp để đảm bảo tính logic và nhất quán.
• Cảnh báo vi phạm chính sách: Nếu một khoản chi trả vượt quá khung chính sách đã thiết lập, hệ thống sẽ tự động cảnh báo cho người phụ trách.
• Đồng bộ dữ liệu: các dữ liệu từ hồ sơ nhân viên, kết quả doanh số, đánh giá được tự động lấy từ các phân hệ khác trong hệ thống MISA AMIS để làm căn cứ tính lương.
• So sánh xu hướng lương: Phân tích biến động lương theo thời gian để phát hiện rủi ro và bất hợp lý.
• Tự động cập nhật chính sách pháp luật: MISA liên tục cập nhật các thay đổi về luật Lao động, thuế, BHXH vào phần mềm, giúp doanh nghiệp luôn tuân thủ quy định.
• Trợ lý ảo AI giúp người dùng tạo hoặc kiểm tra các công thức lương phức tạp
• Mỗi nhân viên có một tài khoản riêng để truy cập và xem phiếu lương chi tiết, gửi yêu cầu và nhận phản hồi trực tiếp trên hệ thống. Điều này giúp tăng tính minh bạch, giảm gánh nặng giải đáp thắc mắc cho HR, đồng thời hỗ trợ tự động kiểm tra lương nhân viên.

Việc tự động hóa quy trình kiểm tra và tính lương đã trở thành một yêu cầu tất yếu đối với các doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu quả và chuyên nghiệp. Bằng cách đầu tư thời gian để chuẩn hóa dữ liệu, xây dựng quy chế rõ ràng và lựa chọn công cụ phù hợp, doanh nghiệp có thể giải phóng nguồn lực khỏi các công việc thủ công, giảm thiểu rủi ro sai sót và xây dựng một môi trường làm việc tốt hơn cho nhân viên.