Tài khoản 242 – Chi phí trả trước được sử dụng để theo dõi các khoản chi phí đã chi trả nhưng liên quan đến nhiều kỳ kế toán. Việc hạch toán tài khoản này giúp doanh nghiệp phân bổ chi phí một cách hợp lý, đảm bảo phản ánh chính xác kết quả kinh doanh trong từng kỳ.
1. Tài khoản 242 là tài khoản gì?
Tại điều 47, thông tư 200/2014/TT-BTC quy định:
Tài khoản 242 – Chi phí trả trước dùng để phản ánh các chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến kết quả hoạt động SXKD của nhiều kỳ kế toán và việc kết chuyển các khoản chi phí này vào chi phí SXKD của các kỳ kế toán sau.
2. Nội dung phản ánh và nguyên tắc kế toán của TK 242 – Chi phí trả trước
Theo quy định tại khoản 1, điều 47 thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về nguyên tắc kế toán của tài khoản 242 như sau:
a) Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến kết quả hoạt động SXKD của nhiều kỳ kế toán và việc kết chuyển các khoản chi phí này vào chi phí SXKD của các kỳ kế toán sau.
b) Các nội dung được phản ánh là chi phí trả trước, gồm:
- Chi phí trả trước về thuê cơ sở hạ tầng, thuê hoạt động TSCĐ (quyền sử dụng đất, nhà xưởng, kho bãi, văn phòng làm việc, cửa hàng và TSCĐ khác) phục vụ cho sản xuất, kinh doanh nhiều kỳ kế toán.
- Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo, quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động được phân bổ tối đa không quá 3 năm;
- Chi phí mua bảo hiểm (bảo hiểm cháy, nổ, bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ phương tiện vận tải, bảo hiểm thân xe, bảo hiểm tài sản,…) và các loại lệ phí mà doanh nghiệp mua và trả một lần cho nhiều kỳ kế toán;
- Công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê liên quan đến hoạt động kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán;
- Chi phí đi vay trả trước về lãi tiền vay hoặc lãi trái phiếu ngay khi phát hành;
- Chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn doanh nghiệp không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, phân bổ tối đa không quá 3 năm;
- Số chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại là thuê tài chính;
- Số chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại là thuê hoạt động;
- Trường hợp hợp nhất kinh doanh không dẫn đến quan hệ công ty mẹ – công ty con có phát sinh lợi thế thương mại hoặc khi cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước có phát sinh lợi thế kinh doanh;
- Các khoản chi phí trả trước khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh của nhiều kỳ kế toán.
Chi phí nghiên cứu và chi phí cho giai đoạn triển khai không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ vô hình được ghi nhận ngay là chi phí sản xuất kinh doanh, không ghi nhận là chi phí trả trước.
c) Việc tính và phân bổ chi phí trả trước vào chi phí SXKD từng kỳ kế toán phải căn cứ vào tính chất, mức độ từng loại chi phí để lựa chọn phương pháp và tiêu thức hợp lý.
d) Kế toán phải theo dõi chi tiết từng khoản chi phí trả trước theo từng kỳ hạn trả trước đã phát sinh, đã phân bổ vào các đối tượng chịu chi phí của từng kỳ kế toán và số còn lại chưa phân bổ vào chi phí.
đ) Đối với các khoản chi phí trả trước bằng ngoại tệ, trường hợp tại thời điểm lập báo cáo có bằng chứng chắc chắn về việc người bán không thể cung cấp hàng hoá, dịch vụ và doanh nghiệp sẽ chắc chắn nhận lại các khoản trả trước bằng ngoại tệ thì được coi là các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ và phải đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm báo cáo (là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch).
> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn cách đánh giá chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cuối kỳ
3. Kết cấu của TK 242
Kết cấu của tài khoản 242 được thể hiện như sau:
| Bên Nợ | Bên Có |
| Các khoản chi phí trả trước phát sinh trong kỳ. | Các khoản chi phí trả trước đã tính vào chi phí SXKD trong kỳ. |
| Số dư bên Nợ: Các khoản chi phí trả trước chưa tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ. | |
4. Sơ đồ chữ T hạch toán tài khoản 242 theo thông tư 200
Sơ đồ chữ T của tài khoản 242 – Chi phí trả trước minh họa cách doanh nghiệp ghi nhận và phân bổ chi phí trả trước qua các kỳ kế toán. Đây là công cụ trực quan, giúp kế toán viên nắm rõ quy trình hạch toán và đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
5. Cách hạch toán tài khoản 242
Căn cứ khoản 3, điều 47 thông tư 200/2014/TT-BTC được bổ sung bởi Điều 14 Thông tư 177/2015/TT-BTC quy định về Cách hạch toán tài khoản 242 trong một số giao dịch kinh tế chủ yếu như sau:
a. Khi phát sinh các khoản chi phí trả trước phải phân bổ dần vào chi phí hoạt động của nhiều kỳ, ghi
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước
Có các TK 111, 112, 153, 331, 334, 338,…
Định kỳ tiến hành phân bổ chi phí trả trước vào chi phí hoạt động căn cứ vào nội dung của các khoản chi phí trả trước để phân bổ vào các tài khoản chi phí có liên quan, ghi:
Nợ TK 631 – Chi hoạt động BHTG (bảo hiểm tiền gửi)
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 242 – Chi phí trả trước.
b. Khi trả trước tiền thuê TSCĐ theo phương thức thuê hoạt động và phục vụ hoạt động của đơn vị cho nhiều kỳ, ghi
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước
Có các TK 111, 112
Định kỳ tiến hành phân bổ chi phí trả trước tiền thuê TSCĐ vào chi phí hoạt động trong kỳ, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 242 – Chi phí trả trước.
c. Đối với công cụ, dụng cụ liên quan đến hoạt động của đơn vị trong nhiều kỳ, khi xuất dùng, ghi
- Khi xuất dùng, ghi:
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước
Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ.
- Định kỳ tiến hành phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ đã xuất kho theo tiêu thức hợp lý. Căn cứ để xác định mức chi phí phải phân bổ mỗi kỳ có thể là thời gian sử dụng mà công cụ, dụng cụ tham gia vào hoạt động, khi phân bổ, ghi:
Nợ TK 631 – Chi hoạt động BHTG
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 242 – Chi phí trả trước.
d. Trường hợp mua TSCĐ và bất động sản đầu tư theo phương thức trả chậm, trả góp
- Khi mua TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình hoặc mua bất động sản đầu tư theo phương thức trả chậm, trả góp và đưa về sử dụng ngay cho SXKD, hoặc để nắm giữ chờ tăng giá hoặc cho thuê hoạt động, ghi:
Nợ các TK 211, 213, 217 (nguyên giá – ghi theo giá mua trả tiền ngay)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (phần lãi trả chậm là số chênh lệch giữa Tổng số tiền phải thanh toán trừ (-) Giá mua trả tiền ngay trừ (-) Thuế GTGT (nếu có))
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
- Định kỳ, thanh toán tiền cho người bán, kế toán ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có các TK 111, 112 (số phải trả định kỳ bao gồm cả giá gốc và lãi trả chậm, trả góp phải trả định kỳ).
- Định kỳ, tính vào chi phí theo số lãi trả chậm, trả góp phải trả, ghi:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Có TK 242 – Chi phí trả trước.
>> Đọc thêm: Hướng dẫn hạch toán tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp theo thông tư 200
đ. Trường hợp chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh lớn, đơn vị không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ, phải phân bổ chi phí vào nhiều kỳ kế toán, khi công việc sửa chữa hoàn thành
- Kết chuyển chi phí sửa chữa TSCĐ vào tài khoản chi phí trả trước, ghi:
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước.
Có TK 241 – XDCB dở dang (2413).
- Định kỳ, tính và phân bổ chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí hoạt động trong kỳ, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 242 – Chi phí trả trước.
e. Trường hợp doanh nghiệp trả trước lãi tiền vay cho bên cho vay:
- Khi trả trước lãi tiền vay, ghi:
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước
Có các TK 111, 112.
- Định kỳ, khi phân bổ lãi tiền vay theo số phải trả từng kỳ vào chi phí tài chính hoặc vốn hoá tính vào giá trị tài sản dở dang, ghi:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (chi phí đi vay ghi vào chi phí SXKD trong kỳ)
Nợ TK 241 – XDCB dở dang (nếu chi phí đi vay được vốn hoá vào giá trị tài sản đầu tư xây dựng dở dang)
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (nếu chi phí đi vay được vốn hoá vào giá trị tài sản sản xuất dở dang)
Có TK 242 – Chi phí trả trước.
g. Khi doanh nghiệp phát hành trái phiếu theo mệnh giá để huy động vốn vay, nếu doanh nghiệp trả trước lãi trái phiếu ngay khi phát hành, chi phí lãi vay được phản ánh vào bên Nợ TK 242 (chi tiết lãi trái phiếu trả trước), sau đó phân bổ dần vào các đối tượng chịu chi phí.
- Tại thời điểm phát hành trái phiếu, ghi:
Nợ các TK 111, 112 (tổng số tiền thực thu)
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (chi tiết lãi trái phiếu trả trước)
Có TK 34311 – Mệnh giá trái phiếu.
- Định kỳ, phân bổ lãi trái phiếu trả trước vào chi phí đi vay từng kỳ, ghi:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (nếu tính vào chi phí tài chính trong kỳ)
Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (nếu được vốn hoá vào giá trị tài sản đầu tư xây dựng dở dang)
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (vốn hoá vào tài sản sản xuất dở dang)
Có TK 242 – Chi phí trả trước (chi tiết lãi trái phiếu trả trước) (số lãi trái phiếu phân bổ trong kỳ).
h. Trường hợp hợp nhất kinh doanh không dẫn đến quan hệ công ty mẹ – công ty con (mua tài sản thuần), tại ngày mua nếu phát sinh lợi thế thương mại
- Nếu việc mua, bán khi hợp nhất kinh doanh được bên mua thanh toán bằng tiền, hoặc các khoản tương đương tiền, ghi:
Nợ các TK 131, 138, 152, 153, 155, 156, 211, 213, 217.… (theo giá trị hợp lý của các tài sản đã mua)
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (chi tiết lợi thế thương mại)
Có các TK 331, 3411, … (theo giá trị hợp lý của các khoản nợ phải trả và nợ tiềm tàng phải gánh chịu)
Có các TK 111, 112, 121 (số tiền hoặc các khoản tương đương tiền bên mua đã thanh toán).
- Nếu việc mua, bán khi hợp nhất kinh doanh được thực hiện bằng việc bên mua phát hành cổ phiếu, ghi:
Nợ các TK 131, 138, 152, 153, 155, 156, 211, 213, 217,… (theo giá trị hợp lý của các tài sản đã mua)
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (chi tiết lợi thế thương mại)
Nợ TK 4112 – Thặng dư vốn cổ phần (giá phát hành nhỏ hơn mệnh giá)
Có TK 4111 – Vốn góp của chủ sở hữu (theo mệnh giá)
Có các TK 331, 3411… (theo giá trị hợp lý của các khoản nợ phải trả và nợ tiềm tàng phải gánh chịu)
Có TK 4112 – Thặng dư vốn cổ phần(giá phát hành lớn hơn mệnh giá).
i. Các doanh nghiệp chưa phân bổ hết lỗ chênh lệch tỷ giá trong giai đoạn trước hoạt động phải kết chuyển toàn bộ số lỗ lũy kế đang theo dõi trên TK 242 sang TK 635 – Chi phí tài chính để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Có TK 242 – Chi phí trả trước.
k. Khi kiểm kê tài sản tại thời điểm xác định giá trị doanh nghiệp để cổ phần hóa doanh nghiệp 100% vốn nhà nước, nếu khoản tiền thuê đất trả trước không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ vô hình, được đánh giá tăng vốn Nhà nước, ghi:
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước
Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu.
l. Khi kiểm kê tài sản tại thời điểm xác định giá trị doanh nghiệp để cổ phần hóa doanh nghiệp 100% vốn nhà nước, nếu giá trị thực tế của vốn Nhà nước lớn hơn giá trị ghi sổ của vốn Nhà nước, kế toán ghi tăng vốn Nhà nước và ghi nhận phần chênh lệch là lợi thế kinh doanh, ghi:
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước
Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu.
m. Lợi thế kinh doanh phát sinh khi cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước được phản ánh trên TK 242 và phân bổ dần tối đa không quá 3 năm, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 242 – Chi phí trả trước.
Ví dụ: Công ty A thuê tòa nhà từ 01/01/2021 của công ty X phục vụ cho bộ phận văn phòng và đã trả trước cho Công ty X 2 năm tiền nhà, Công ty X xuất hóa đơn như sau:
- Giá thuê chưa bao gồm thuế GTGT là 22 tỷ
- Thuế GTGT là 2,2 tỷ
- Tổng tiền thanh toán là : 24,2 tỷ
Công ty A đã thanh toán bằng TGNH cho công ty X.
Công ty A áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200
Yêu cầu: Định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên tại ngày phát sinh và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong năm 2021 liên quan đến nghiệp vụ trên.
Hướng dẫn hạch toán:
Căn cứ vào hướng dẫn tại thông tư 200 và bộ chứng từ tiến hành hạch toán như sau:
- Ghi nhận trích trước TGNH để thuê nhà
Nợ TK 242 (Chi phí trả trước dài hạn): 22.000.000.000
Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ): 2.200.000.000
Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng A): 24.200.000.000
Sau đó, kế toán sẽ ghi nhận chi phí trả trước này vào trong bảng phân bổ chi phí trả trước và phân bổ là 2 năm.
Một năm chi phí là:
| Chi phí tiền nhà 1 năm | = | 22.000.000.000 | = | 11.000.000.000 |
| 2 |
Như vậy, tiền nhà 1 tháng là:
| Chi phí tiền nhà 1 tháng | = | 11.000.000.000 | = | 916.667.000 |
| 12 |
Cuối mỗi tháng kế toán công ty A dựa vào phiếu kế toán phân bổ + bảng phân bổ chi phí trả trước hạch toán như sau:
Nợ TK 642: 916.667.000
Có TK 242: 916.667.000
Hiểu rõ cách hạch toán tài khoản 242 không chỉ giúp doanh nghiệp phân bổ chi phí hợp lý mà còn nâng cao tính minh bạch trong quản lý tài chính. Hy vọng nội dung bài viết trên sẽ là công cụ hữu ích và hỗ trợ hiệu quả các anh/chị kế toán viên trong công việc.
Hiện nay, việc sử dụng các công cụ quản lý tự động được xem là giải pháp hiệu quả. Trong đó, các phần mềm như phần mềm kế toán online MISA AMIS giúp kế toán hạn chế tối đa các sai sót trong công tác hạch toán kế toán tài khoản 242 nói riêng và các nghiệp vụ kế toán nói chung, giúp kế toán viên tiết kiệm thời gian và công sức một cách hiệu quả so với việc thực hiện các thao tác thủ công như trước đây.
Phần mềm kế toán online MISA AMIS cho phép kế toán doanh nghiệp quản lý tự động các chi phí trả trước được phân bổ cho nhiều kỳ, mang đến nhiều sự tiện lợi. Chi phí trả trước là các khoản chi phí thực tế đã phát sinh, nhưng chưa được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ phát sinh và cần phải phân bổ để tính vào chi phí của từng kỳ.
Tham khảo ngay phần mềm kế toán MISA AMIS để công tác quản lý tài chính – kế toán hiệu quả hơn.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
