Hướng dẫn hạch toán tài khoản 642 theo thông tư 200

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp phản ánh các chi phí quản lý chung của đơn vị, tài khoản này có 8 tài khoản cấp 2. Bài viết dưới đây chúng ta cùng tìm hiểu chi tiết cách hạch toán tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp.

1. Nguyên tắc kế toán tài khoản 642

a) Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của đơn vị gồm:

• Các khoản chi phí về lương (tiền lương, thù lao đối với viên chức quản lý, tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản chi mang tính chất tiền lương phải trả cho người lao động, một số khoản chi khác);
• Các khoản trích bảo hiểm (BH): BH xã hội, BH y tế, BH thất nghiệp và kinh phí công đoàn cũng như các khoản đóng góp khác theo chế độ quy định;
• Chi cho lao động nữ theo chế độ quy định;
• Chi trang phục giao dịch, chi bảo hộ lao động theo quy định;
• Chi thưởng sáng kiến cải tiến, thưởng tăng năng suất lao động, thưởng tiết kiệm vật tư và chi phí, chi nghiên cứu khoa học;
• Chi phí vật tư, văn phòng phẩm;
• Các khoản chi về tài sản, như: Khấu hao TSCĐ, chi mua BH tài sản, chi mua sắm công cụ, dụng cụ, chi bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, chi trả tiền thuê tài sản;
• Các loại thuế, phí, lệ phí, như: chi án phí, lệ phí thi hành án, tiền thuê đất;
• Khoản lập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả;
• Chi dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, xăng dầu, chi khám chữa bệnh định kỳ cho người lao động và các khoản chi y tế theo chế độ quy định, chi về thuê chuyên gia trong và ngoài nước,…);
• Chi phí bằng tiền khác (lễ tân, giao dịch đối ngoại, khánh tiết, hội nghị khách hàng, chi đào tạo, tập huấn cán bộ, chi công tác phí, chi phí thanh tra, kiểm tra, kiểm toán, chi tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế do nguyên nhân khách quan bất khả kháng, chi phòng cháy, chữa cháy, quốc phòng an ninh, chi cho công tác bảo vệ môi trường, chi cho tổ chức Đảng, đoàn thể trong trường hợp nguồn kinh phí của các tổ chức này không đủ trang trải chi phí hoạt động theo chế độ quy định, chi đóng phí hiệp hội ngành nghề trong và ngoài nước,…).

b) Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ chế độ quản lý tài chính đối với BHTG Việt Nam.

c) Tài khoản 642 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí theo quy định. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ vào bên Nợ TK 911 – Xác định kết quả hoạt động.

>> Đọc thêm: Kế toán các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp – Tài khoản 642

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Bên Nợ:

• Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ;
• Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).

Bên Có:

• Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp;
• Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);
• Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 911 – Xác định kết quả hoạt động.

Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, có 8 tài khoản cấp 2:

• Tài khoản 6421 – Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên và người lao động khác của đơn vị, như tiền lương, thù lao, tiền công, các khoản phụ cấp của viên chức quản lý, cán bộ nhân viên và người lao động khác; các khoản trích BH xã hội, BH y tế, kinh phí công đoàn, BH thất nghiệp và các khoản đóng góp khác theo chế độ quy định,…
• Tài khoản 6422 – Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý đơn vị như văn phòng phẩm, vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ,….
• Tài khoản 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý.
• Tài khoản 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho đơn vị như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trong văn phòng,…
• Tài khoản 6425 – Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: chi án phí, lệ phí thi hành án, tiền thuê đất,… và các khoản phí, lệ phí khác.
• Tài khoản 6426 – Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí quản lý của đơn vị.
• Tài khoản 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý của đơn vị, như: chi điện, nước, điện thoại, fax, xăng dầu, chi khám chữa bệnh định kỳ cho cán bộ, nhân viên, người lao động và các khoản chi y tế theo chế độ quy định, chi về thuê chuyên gia trong và ngoài nước, chi sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ, tiền thuê TSCĐ,…
• Tài khoản 6428 – Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của đơn vị, ngoài các chi phí đã kể trên, như: Chi phí lễ tân, giao dịch đối ngoại, khánh tiết, hội nghị khách hàng, chi đào tạo, tập huấn cán bộ, chi công tác phí, chi phí thanh tra, kiểm tra, kiểm toán; chi trang phục giao dịch, chi thưởng sáng kiến cải tiến, thưởng năng suất lao động; chi tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế do nguyên nhân khách quan bất khả kháng, chi phòng cháy, chữa cháy, quốc phòng an ninh, chi cho tổ chức Đảng, đoàn thể trong trường hợp nguồn kinh phí của các tổ chức này không đủ trang trải chi phí hoạt động theo chế độ quy định, chi đóng phí hiệp hội ngành nghề trong và ngoài nước,…

>> Có thể bạn quan tâm: Cách quản trị chi phí hiệu quả nhất cho từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp

3. Hướng dẫn hạch toán tài khoản 642 theo thông tư 200/2014/TT-BTC

a) Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho cán bộ, nhân viên của đơn vị, trích BH xã hội, BH y tế, kinh phí công đoàn, BH thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác (như BH nhân thọ, BH hưu trí tự nguyện…) của viên chức quản lý, cán bộ nhân viên và người lao động khác, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)

Có TK 3341 – Phải trả công nhân viên

Có TK 3348 – Phải trả người lao động

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác.

b) Giá trị vật liệu xuất dùng, hoặc mua đưa ngay vào sử dụng như: văn phòng phẩm, ấn chỉ chuyên dùng, xăng, dầu, mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ chung của đơn vị,…, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Có các TK 111, 112, 141, 331,…

c) Trị giá công cụ, dụng cụ xuất dùng hoặc mua ngoài đưa ngay vào sử dụng không qua kho được tính trực tiếp một lần vào chi phí quản lý đơn vị, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Có các TK 111, 112, 331,…

d) Trích khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động nghiệp vụ, quản lý BHTG, quản lý của đơn vị, như: Nhà cửa, vật kiến trúc, kho tàng, máy móc, thiết bị truyền dẫn,…, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6424)

Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.

đ) Tiền thuê đất phải nộp Nhà nước, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)

Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

e) Án phí, lệ phí thi hành án, lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)

Có các TK 111, 112,…

g) Kế toán dự phòng các khoản phải thu khó đòi khi lập Báo cáo tài chính:

– Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ kế toán này lớn hơn số đã trích lập kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)

Có TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293).

– Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ kế toán này nhỏ hơn số đã trích lập kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:

Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293)

Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426).

– Việc xác định thời gian quá hạn của khoản nợ phải thu được xác định là khó đòi phải trích lập dự phòng được căn cứ vào thời gian trả nợ gốc theo hợp đồng, không tính đến việc gia hạn nợ giữa các bên.

h) Tiền điện, nước, điện thoại, fax, xăng dầu, chi khám chữa bệnh định kỳ cho cán bộ nhân viên và người lao động khác, các khoản chi y tế theo chế độ quy định, chi về thuê chuyên gia trong và ngoài nước phải trả, chi phí sửa chữa TSCĐ một lần với giá trị nhỏ, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427)

Có các TK 111, 112, 331, 335,…

i) Đối với chi phí sửa chữa TSCĐ:

– Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:

+ Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí quản lý, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427)

Có TK 335 – Chi phí phải trả (nếu việc sửa chữa đã thực hiện trong kỳ nhưng chưa nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn chứng từ).

Có TK 352 – Dự phòng phải trả (nếu đơn vị trích trước chi phí sửa chữa cho TSCĐ theo yêu cầu kỹ thuật phải bảo dưỡng, duy tu định kỳ).

+ Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh, ghi:

Nợ các TK 335, 352

Có các TK 331, 241, 111, 112, 152,…

– Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan đến đơn vị trong nhiều kỳ, định kỳ kế toán phân bổ dần chi phí sửa chữa TSCĐ để tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp từng phần chi phí sửa chữa lớn đã phát sinh, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427)

Có TK 242 – Chi phí trả trước.

k) Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác khi phát sinh như chi hội nghị, tiếp khách, chi trang phục giao dịch, chi cho lao động nữ, chi cho nghiên cứu, đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và chi phí quản lý khác, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427, 6428)

Có các TK 111, 112, 331,…

l) Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí quản lý đơn vị, ghi:

Nợ các TK 111, 112,…

Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

m) Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý đơn vị vào TK 911 để xác định kết quả hoạt động trong kỳ, ghi:

Nợ TK 911 – Xác định kết quả hoạt động

Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Ví dụ: Bảng tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Thực hiện các nghiệp vụ hạch toán liên quan đến chi phí doanh nghiệp

Trả lời: Căn cứ theo thông tư 200/2014/TT-BTC và Quyết định 23/2012/QĐ-TTg kế toán doanh nghiệp thực hiện hạch toán các khoản chi liên quan đến chi phí doanh nghiệp như sau:

1. Ghi nhận chi phí lương cho người lao động:

Nợ TK 642: 12.000.000

           Có TK 334: 12.000.000

Ghi nhận các khoản trích theo lương:

• Khoản trích theo lương tính vào chi phí doanh nghiệp: 

12.000.000 x 21% = 2.520.000

Trong đó: 

• BHXH (17%): 2.040.000
• BHYT (3%): 360.000
• BHTN (1%): 120.000
• KPCĐ: 500.000

Kế toán viên hạch toán:

Nợ TK 642: 3.020.000

          Có TK 3383: 2.040.000

          Có TK 3384: 360.000

          Có TK 3386: 120.000

          Có TK 3382: 500.000

– Khoản trích theo lương tính vào lương của người lao động:

12.000.000 X 10,5% = 1.260.000

Trong đó:

• BHXH (8%): 960.000
• BHYT (1,5%): 180.000
• BHTN (1%): 120.000

Kế toán viên hạch toán:

Nợ TK 334: 1.260.000

           Có TK 3383: 960.000

           Có TK 3384: 180.000

           Có TK 3386: 120.000

2. Ghi nhận khấu hao tài sản cố định phục vụ cho mục đích bán hàng và quản lý doanh nghiệp:

Nợ TK 642: 2.500.000

           Có TK 214: 2.500.000

3. Ghi nhận dịch vụ mua ngoài phục vụ bán hàng và quản lý doanh nghiệp:

Nợ TK 642:  5.370.000

           Có TK 331: 5.370.000

4. Ghi nhận các khoản chi bằng tiền mặt phục vụ bán hàng và quản lý doanh nghiệp:

Nợ TK 642:  6.200.000

          Có TK 111: 6.200.000

Trong xu thế ứng dụng công nghệ trong quản lý tài chính – kế toán, việc sử dụng các công cụ quản lý tự động được xem là giải pháp hiệu quả hiện nay. Các phần mềm như phần mềm kế toán online MISA AMIS giúp kế toán hạn chế tối đa các sai sót trong công tác hạch toán kế toán, đồng thời tiết kiệm thời gian và công sức của kế toán viên một cách hiệu quả so với việc thực hiện các thao tác thủ công như trước đây.

Tham khảo ngay phần mềm kế toán MISA AMIS để công tác quản lý tài chính – kế toán hiệu quả hơn.