3 công việc cần lưu ý của kế toán doanh nghiệp thương mại

Hoạt động tài chính kế toán trong quản trị doanh nghiệp thương mại đương nhiên có phần khác biệt với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, xây lắp. Với vai trò là kế toán doanh nghiệp thương mại, chúng ta cần hiểu rõ những việc cần đặc biệt lưu ý, những sai sót thường gặp cũng như trang bị cho mình các kỹ năng để giải quyết những khó khăn này.

1. Kế toán doanh nghiệp thương mại là công việc gì?

Kế toán doanh nghiệp thương mại là hoạt động ghi nhận, tổng hợp và phân tích các thông tin tài chính liên quan đến quá trình mua bán hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp. Đặc thù của loại hình này là tập trung vào việc lưu trữ, chuyển đổi và tiêu thụ hàng hóa mà không phát sinh các hoạt động sản xuất chế biến.

Mục tiêu trọng yếu của kế toán doanh nghiệp thương mại là cung cấp thông tin minh bạch, kịp thời giúp nhà quản lý ra quyết định kinh doanh chính xác và tuân thủ pháp luật về thuế, tài chính.

Các công việc tiêu biểu của kế toán công ty thương mại:

• Quản lý hàng tồn kho: Theo dõi, kiểm kê, định giá, đảm bảo số liệu kho thực tế khớp với sổ sách và phần mềm quản trị.
• Hạch toán mua hàng, bán hàng: Ghi nhận chứng từ, doanh thu, giá vốn, công nợ khách hàng – nhà cung cấp, kiểm soát thu hồi công nợ.
• Quản lý vốn và dòng tiền: Lập kế hoạch, quản trị dòng tiền, giám sát sử dụng vốn lưu động, đảm bảo thanh khoản và tối ưu hiệu suất tài chính.
• Lập báo cáo, kê khai thuế: Lập báo cáo tài chính, kê khai và quyết toán các loại thuế (GTGT, TNDN, TNCN), đảm bảo tuân thủ chuẩn mực và pháp luật.
• Tham mưu và phân tích: Phân tích dữ liệu tài chính, dự báo rủi ro, tư vấn chiến lược, hỗ trợ ra quyết định cho ban lãnh đạo.

2. 3 công việc cần chú ý nhất của các kế toán doanh nghiệp thương mại

3 công việc cần chú ý nhất của các kế toán doanh nghiệp thương mại là:

• Công tác kế toán kho tại doanh nghiệp thương mại
• Việc ghi nhận các khoản doanh thu bán hàng
• Kế toán các khoản dự phòng, trích lập dự phòng (nợ khó đòi; hàng tồn kho…)

2.1. Công tác kế toán kho tại doanh nghiệp thương mại

2.1.1. Tính giá nhập kho hàng hóa và hạch toán hàng nhập kho

Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02), hàng tồn kho được tính theo giá gốc.

Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.

Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.

Giá nhập kho hàng hóa trong các trường hợp:

a. Nhập khẩu hàng hóa

Công ty thương mại ngoài việc mua hàng nội địa còn nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài, kế toán nên lưu ý việc tính giá nhập kho hàng hóa nhập khẩu.

Giá gốc hàng nhập khẩu bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, chi phí hải quan (chi phí dịch vụ khai hải quan, phí nâng/hạ cont, giao cont, kiểm định, vệ sinh, xếp dỡ…) và các chi phí khác có liên quan đến việc mua hàng hóa.

Kế toán phải tập hợp đầy đủ hóa đơn, chứng từ cho mỗi lô hàng để ghi nhận giá gốc chính xác. Đồng thời, kế toán cũng nên lưu ý về việc xác định tỷ giá.

Ví dụ: Công ty nhập khẩu sản phẩm A với số lượng 150.000 kg, đơn giá 2 USD/kg

• TH1: Nếu thanh toán trước thì ghi nhận giá gốc hàng tồn kho theo tỷ giá bán của ngân hàng thương mại tại ngày thanh toán.

Ngày 01/02/2021 thanh toán trước cho nhà cung cấp số tiền: 300.000 USD, tỷ giá bán 23.050

Theo thông tư 200/2014/TT-BTC kế toán định khoản:

Nợ TK 331: 300.000 x 23.050 (theo tỷ giá ngày thanh toán)

Có TK 112: 300.000 x 23.050

Ngày 01/03/2021 hàng về nhập kho

Nợ TK 156: 300.000 x 23.050 (theo tỷ giá ngày ứng trước)

Có TK 331: 300.000 x 23.050

• TH2: Nếu thanh toán sau khi nhập khẩu thì ghi nhận giá gốc hàng tồn kho theo tỷ giá bán của ngân hàng thương mại tại ngày nhận nợ.

Ngày 01/03/2021 hàng về nhập kho, tỷ giá bán 23.100

Theo thông tư 200/2014/TT-BTC kế toán định khoản:

Nợ TK 156: 300.000 x 23.100 (theo tỷ giá tại ngày nhận nợ)

Có TK 331: 300.000 x 23.100

• TH3: Thanh toán ứng trước một phần thì ghi nhận giá gốc hàng tồn kho theo tỷ giá bán của ngân hàng thương mại tại ngày nhận nợ.

Ngày 01/02/2021 thanh toán trước 1 phần: 100.000 USD, tỷ giá bán 23.050

Theo thông tư 200/2014/TT-BTC kế toán định khoản:

Nợ TK 331: 100.000 x 23.050 (theo tỷ giá ngày thanh toán)

Có TK 112: 100.000 x 23.050

Ngày 01/03/2021 hàng về nhập kho, tỷ giá bán 23.100

Nợ TK 156: 100.000 x 23.050 + 200.000 x 23.100

Có TK 331: 100.000 x 23.050 + 200.000 x 23.100

Xem thêm: Tổ chức bộ máy kế toán công ty thương mại hoạt động hiệu quả

b. Gia công chế biến

Công ty thương mại mua sản phẩm với mã quy cách lớn và muốn cắt thành các quy cách nhỏ để bán. Lúc này công ty sẽ chọn thuê một đơn vị gia công chế biến hoặc tự thực hiện.

Giá gốc hàng tồn kho bao gồm giá xuất kho đi gia công chế biến, chi phí gia công chế biến (chi phí gia công chế biến từ đơn vị thuê ngoài hoặc chi phí nguyên vật liệu, nhân công, chi phí chung nếu công ty tự gia công chế biến), chi phí vận chuyển và các chi phí khác có liên quan khác.

c. Nhận hàng mẫu từ nhà cung cấp không trả tiền

• TH1: Công ty nhận hàng mẫu không kèm theo điều kiện phải mua hàng, kế toán ghi nhận giá trị hàng mẫu này vào thu nhập khác.

Ví dụ: Công ty nhận được 10kg hàng mẫu, giá 15.000đ/kg chưa bao gồm thuế GTGT từ nhà cung cấp B, không kèm theo điều kiện mua hàng

Theo thông tư 200/2014/TT-BTC kế toán định khoản:

Nợ TK 156: 10 x 15.000

Có TK 711: 10 x 15.000

• TH2: Công ty mua hàng hóa và được tặng kèm thêm một số hàng hóa. Số hàng tặng kèm công ty không phải trả tiền.

Kế toán xác định và ghi nhận riêng hàng hóa tặng thêm theo giá trị hợp lý (giá niêm yết của nhà cung cấp công bố hoặc giá trị thị trường của hàng hóa tương tự).

Giá trị hàng hóa nhập kho là giá đã trừ giá trị hàng hóa được tặng thêm.

Ví dụ: Công ty mua 5.000 kg sản phẩm M, giá 20.000đ/kg chưa bao gồm thuế GTGT, được tặng 20kg sản phẩm N. Giá bán niêm yết sản phẩm N của nhà cung cấp là 5.000đ/kg;

Theo thông tư 200/2014/TT-BTC kế toán định khoản:

Nợ TK 156 (M): 5.000 x 20.000 – 20 x 5.000

Nợ TK 156 (N): 20 x 5.000

Có TK 331: 5.000 x 20.000

• TH3: Công ty nhận hàng mẫu từ nhà cung cấp để tặng cho khách hàng.

Giao dịch này là giao dịch giữ hộ, kế toán theo dõi trên hệ thống quản trị nội bộ và không ghi nhận vào sổ sách kế toán của công ty. Khi lập báo cáo tài chính, số lượng hàng hóa này được phản ánh trên Thuyết minh BCTC.

Khi hết chương trình tặng hàng mẫu, nếu số lượng hàng hóa còn lại không phải trả cho nhà cung cấp, kế toán ghi nhận như TH1.

Phần mềm Kế toán online MISA AMIS là giải pháp đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán kho trong doanh nghiệp đa lĩnh vực

• Tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp
• Quản lý hàng hóa theo nhiều đặc tính, đơn vị tính, lô, hạn sử dụng
• Thiết lập định mức nguyên vật liệu để lắp ráp/tháo dỡ/tính giá thành
• Quản lý phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định của cơ quan thuế
• Cung cấp đầy đủ biểu mẫu chứng từ, hệ thống sổ sách kế toán, cho phép kế toán tùy chỉnh mẫu báo cáo theo nhu cầu quản trị

2.1.2 Giá xuất kho hàng hóa

a. Bán hàng dưới giá vốn

Vì một số lý do khách quan như hàng hóa lưu kho đã quá lâu, nhanh lỗi thời, dễ hao hụt, sản phẩm gần hết thời hạn sử dụng (thực phẩm, dược phẩm…) nên công ty thương mại xuất bán với giá bán thấp hơn giá vốn trên sổ sách kế toán.

Trong tình huống này, công ty phải có hồ sơ, tài liệu để chứng minh cho việc bán hàng dưới giá vốn. Hồ sơ, tài liệu có thể là bảng giá bán thực tế của hàng hóa trên thị trường; hồ sơ về chất lượng hàng hóa đã được kiểm định bởi một bên thứ ba…

Rủi ro bị ấn định thuế và xử phạt vi phạm nếu công ty không cung cấp được hồ sơ tài liệu để giải trình với cơ quan thuế.

b. Xuất hàng khuyến mại, hàng mẫu, hàng biếu, tặng, cho không thu tiền

• Quy định của Pháp luật về việc thông báo hoạt động khuyến mại: Nghị định 81/2018/NĐ-CP ngày 22/05/2018 của Chính Phủ quy định chi tiết Luật thương mại về hoạt động xúc tiến thương mại:

Điều 17. Thông báo hoạt động khuyến mại

1. Thương nhân thực hiện thủ tục hành chính thông báo hoạt động khuyến mại đến tất cả các Sở Công Thương nơi tổ chức khuyến mại (tại địa bàn thực hiện khuyến mại) trước khi thực hiện chương trình khuyến mại.

2. Các trường hợp không phải thực hiện thủ tục hành chính thông báo thực hiện khuyến mại khi khuyến mại theo các hình thức quy định tại Khoản 8 Điều 92 Luật thương mại và các Điều 8, Điều 9, Điều 10, Điều 11, Điều 12, Điều 14 Nghị định này:

3. a) Thương nhân thực hiện các chương trình khuyến mại quy định tại Khoản 1 Điều này có tổng giá trị giải thưởng, quà tặng dưới 100 triệu đồng”

Tại khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về việc lập hóa đơn hàng khuyến mại như sau:

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định này. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

• Quy định của Pháp luật về giá tính thuế sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ khuyến mại: Theo Khoản 2 Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP:

Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại theo quy định của pháp luật về thương mại, giá tính thuế được xác định bằng không (0), trừ trường hợp bán hàng, cung cấp dịch vụ với giá thấp hơn giá bán hàng, cung cấp dịch vụ trước đó, được áp dụng trong thời gian khuyến mại (khuyến mại bằng hình thức giảm giá) thì giá tính thuế là giá bán đã giảm áp dụng trong thời gian khuyến mại đã đăng ký hoặc thông báo theo quy định của pháp luật thương mại về hoạt động xúc tiến thương mại…

….

Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định tại khoản này nhưng không thực hiện theo quy định về khuyến mại của pháp luật về thương mại thì giá tính thuế thực hiện như hàng hóa biếu, tặng, cho quy định tại khoản 1 Điều này.

Như vậy trường hợp Công ty có thực hiện chương trình khuyến mại không thu tiền của khách hàng, không thực hiện theo quy định của pháp luật về thương mại thì khi xuất hàng, Công ty phải lập hóa đơn kê khai, tính nộp thuế GTGT theo quy định như trên.

• Về hạch toán kế toán:
  • TH1: Trường hợp xuất hàng theo chương trình khuyến mại không kèm điều kiện mua hàng, kế toán ghi nhận giá trị hàng mẫu xuất tặng vào chi phí bán hàng.

Ví dụ: Công ty xuất 10kg sản phẩm A dùng làm hàng mẫu, khuyến mại không thu tiền, giá vốn 13.000đ/kg

Theo khoản a mục 3.1.14 điều 29 thông tư 200/2014/TT-BTC kế toán định khoản:

Nợ TK 641: 10 x 13.000

Có TK 156: 10 x 13.000

• • TH2: Trường hợp xuất hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo nhưng khách hàng chỉ được nhận hàng khuyến mại, quảng cáo kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa.

Ví dụ: Ngày 01/07/2021 Công ty ký hợp đồng bán cho khách hàng A với thông tin sau:

– Bán 1000kg sản phẩm M, giá bán chưa thuế 25.000đ/kg, thuế GTGT 10%. Giá vốn 15.000đ/kg.

– Khuyến mại 10kg sản phẩm N, giá bán 5.500đ/kg không thu tiền. Giá vốn 3.000đ/kg.

– Khách hàng A thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng

Theo khoản b mục 3.1.14 điều 29 thông tư 200/2014/TT-BTC kế toán định khoản:

Ghi nhận doanh thu

Nợ TK 112: 1.000 x 25.000 x 1.1

Có TK 511: 1.000 x 25.000

Có TK 3331: 1.000 x 25.000 x 10%

Ghi nhận giá vốn

Sản phẩm M

Nợ TK 632: 1.000 x 15.000

Có TK 156: 1.000 x 15.000

Sản phẩm N (hàng khuyến mại)

Nợ TK 632: 10 x 3.000

Có TK 156: 10 x 3.000

2.1.3 Kiểm kê kho

Kiểm kê kho là đối chiếu giữa số lượng tồn kho thực tế và số lượng tồn kho trên sổ sách. Công ty cần xây dựng kế hoạch và thực hiện kiểm kê hàng tháng, quý, năm tùy theo đặc điểm loại hình và tính chất của hàng hóa nhằm đảm bảo công tác quản lý tài sản cũng như phục vụ tốt cho công tác kiểm tra, kiểm toán…

Doanh nghiệp cần bố trí nhân lực và thời gian đảm bảo kiểm kê kho hợp lý, tránh làm gián đoạn quá trình kinh doanh bình. Trong quá trình kiểm kê, công ty sẽ có thông tin về:

• Cách sắp xếp hàng hóa đã hợp lý chưa, hàng hóa có dễ dàng lấy ra không, có mặt nào bị khuất tầm nhìn không.
• Công tác phòng cháy, chữa cháy nếu xảy ra sự cố sẽ xử lý như thế nào.

Sau khi hoàn tất kiểm kê, nếu xảy ra vấn đề thừa, thiếu hàng tồn kho, công ty phải xác định nguyên nhân để tiến hành xử lý.

Bên cạnh đó qua quá trình kiểm kê giúp doanh nghiệp đánh giá được quy trình quản lý hàng tồn kho của mình đã hợp lý, hiệu quả hay chưa và có những phương án tối ưu hoạt động.

2.2. Kế toán ghi nhận các khoản doanh thu bán hàng

a. Điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng

Kế toán doanh nghiệp thương mại lưu ý Doanh thu được ghi nhận theo Chuẩn mực kế toán số 14 và các quy định kế toán hiện hành: Thông tư 200/2014/TT-BTC, Thông tư 133/2016/TT-BTC…

Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 (VAS 14), Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả năm (5) điều kiện sau:

Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01) quy định như sau:

“Các nguyên tắc kế toán cơ bản

Phù hợp

Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó.”

b. Xuất bán hàng cho các bên có quan hệ liên kết

Các công ty có quan hệ liên kết phát sinh giao dịch liên kết bao gồm: mua, bán hàng hóa phải thực hiện kê khai giao dịch liên kết.

Cơ quan thuế sẽ kiểm tra, thanh tra theo nguyên tắc giao dịch độc lập và bản chất quyết định hình thức để không công nhận các giao dịch liên kết làm giảm nghĩa vụ thuế của công ty với ngân sách nhà nước.

Giao dịch độc lập được xác định theo nguyên tắc giao dịch giữa các bên độc lập, không có quan hệ liên kết tại các Hiệp định thuế có hiệu lực thi hành tại Việt Nam.

Doanh nghiệp phải lập các báo cáo về các bên liên kết theo các phụ lục đính kèm của Nghị định 132/2020/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 20/12/2020, áp dụng từ kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2020 và thay thế Nghị định 20/2017/NĐ-CP và Nghị định 68/2020/NĐ-CP.

Xem thêm: Tổ chức bộ máy kế toán công ty thương mại hoạt động hiệu quả

2.3. Kế toán các khoản dự phòng

2.3.1. Dự phòng nợ phải thu khó đòi

a. Quy chế nội bộ 

Công ty thương mại nên thiết lập hạn mức nợ cho mỗi khách hàng dựa trên các tiêu chí:

• Lịch sử thanh toán: khách hàng đã trả đúng hạn hay không, có lần nào thanh toán trễ hạn không, nếu có thì trễ hạn bao lâu và lý do là gì?
• Đánh giá từ nhân viên kinh doanh khi đến công ty của khách hàng: cơ sở vật chất, nhà xưởng, kho bãi..
• Đánh giá thông qua hồ sơ của công ty: vốn điều lệ, thâm niên kinh doanh, đối tác của khách hàng.
• Bảo lãnh từ bên thứ ba (ngân hàng): có nên yêu cầu khách hàng mở L/C để đảm bảo thanh toán hay không?

Thông qua đó, công ty thương mại sẽ đưa ra quy định nội bộ về quá hạn thanh toán cho mỗi khách hàng, làm cơ sở cho việc lập dự phòng.

b. Quy định của Pháp luật thuế về điều kiện để các khoản phải thu được trích lập dự phòng

Theo điều 6 Thông tư 48/2019/TT-BTC áp dụng từ năm tài chính 2019:

“1. Đối tượng lập dự phòng là các khoản nợ phải thu (bao gồm cả các khoản doanh nghiệp đang cho vay và khoản trái phiếu chưa đăng ký giao dịch trên thị trường chứng khoán mà doanh nghiệp đang sở hữu) đã quá hạn thanh toán và các khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng có khả năng doanh nghiệp không thu hồi được đúng hạn, đồng thời đảm bảo điều kiện sau:

a) Phải có chứng từ gốc chứng minh số tiền đối tượng nợ chưa trả, bao gồm:

– Một trong số các chứng từ gốc sau: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, cam kết nợ;

– Bản thanh lý hợp đồng (nếu có);

– Đối chiếu công nợ; trường hợp không có đối chiếu công nợ thì phải có văn bản đề nghị đối chiếu xác nhận công nợ hoặc văn bản đòi nợ do doanh nghiệp đã gửi (có dấu bưu điện hoặc xác nhận của đơn vị chuyển phát);

– Bảng kê công nợ;

– Các chứng từ khác có liên quan (nếu có).

b) Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:

– Nợ phải thu đã quá thời hạn thanh toán từ 06 tháng trở lên (tính theo thời hạn trả nợ gốc ban đầu theo hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác, không tính đến thời gian gia hạn trả nợ giữa các bên), doanh nghiệp đã gửi đối chiếu xác nhận nợ hoặc đôn đốc thanh toán nhưng vẫn chưa thu hồi được nợ.

– Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng doanh nghiệp thu thập được các bằng chứng xác định đối tượng nợ có khả năng không trả được nợ đúng hạn theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều này.

– Riêng đối với các khoản nợ mua của doanh nghiệp mua bán nợ (có đăng ký ngành nghề và hoạt động mua bán nợ theo đúng quy định của pháp luật), thời gian quá hạn được tính kể từ ngày chuyển giao quyền chủ nợ giữa các bên (trên cơ sở biên bản hoặc thông báo bàn giao quyền chủ nợ) hoặc theo cam kết gần nhất (nếu có) giữa doanh nghiệp đối tượng nợ và doanh nghiệp mua bán nợ.

2. Mức trích lập

a) Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:

– 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm.

– 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.

– 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.

– 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.

Như vậy, công ty thương mại có thể lập dự phòng theo quy chế nội bộ hoặc theo quy định của thuế. Nếu có sự khác nhau giữa quy chế nội bộ và quy định của thuế, doanh nghiệp phải thực hiện việc điều chỉnh số liệu các khoản chi phí lập dự phòng được trừ theo quy định của Pháp luật thuế khi xác định thu nhập chịu thuế.

2.3.2. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Theo điều 4 Thông tư 48/2019/TT-BTC áp dụng từ năm tài chính 2019, Đối tượng lập dự phòng bao gồm nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa kho bảo thuế, thành phẩm (sau đây gọi tắt là hàng tồn kho) mà giá gốc ghi trên sổ kế toán cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được và đảm bảo điều kiện sau:

• Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của Bộ Tài chính hoặc các bằng chứng hợp lý khác chứng minh giá vốn hàng tồn kho.
• Là hàng tồn kho thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm.

Mức trích lập dự phòng tính theo công thức sau:

Mức trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho

=

Lượng hàng tồn kho thực tế tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm

x

Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán

–

Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho

3. Quy trình kế toán công ty thương mại

Đối với doanh nghiệp thương mại, việc xây dựng quy trình kế toán bài bản giúp kiểm soát hiệu quả hoạt động mua – bán – tồn kho – công nợ – thuế và lập báo cáo tài chính cuối kỳ. Dưới đây là 8 bước tiêu chuẩn trong quy trình kế toán công ty thương mại, được trình bày theo hướng vừa chi tiết, vừa thực tế, phù hợp áp dụng cho doanh nghiệp từ quy mô nhỏ đến vừa

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ đầu vào

Ngay khi phát sinh giao dịch mua hàng, kế toán cần thu thập và kiểm tra toàn bộ chứng từ để đảm bảo tính pháp lý và điều kiện khấu trừ thuế. Đây là bước nền tảng giúp tránh sai sót kéo theo ở các bước sau.

Công việc cần thực hiện:

• Thu thập đầy đủ hóa đơn điện tử, hợp đồng, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận.
• Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn: đúng tên, mã số thuế, ngày tháng, mô tả hàng hóa, giá trị, chữ ký số hợp lệ.
• Đối chiếu hóa đơn với nội dung hợp đồng và hàng hóa thực tế.
• Lưu trữ chứng từ đúng định dạng để phục vụ kê khai thuế và quyết toán sau này.

Bước 2: Ghi nhận và nhập kho hàng hóa

Sau khi hoàn tất khâu kiểm tra chứng từ, hàng hóa cần được ghi nhận vào kho và cập nhật vào phần mềm kế toán để theo dõi số lượng và giá trị tồn kho chính xác.

Công việc cần thực hiện:

• Lập phiếu nhập kho dựa trên hóa đơn và biên bản giao nhận.
• Ghi nhận thông tin chi tiết: mã hàng, đơn vị tính, số lượng, giá nhập, kho lưu trữ.
• Phối hợp với thủ kho để xác nhận tình trạng hàng hóa.
• Cập nhật tồn kho trên phần mềm theo từng mặt hàng và vị trí lưu trữ.

Bước 3: Theo dõi công nợ phải trả

Công nợ nhà cung cấp cần được theo dõi sát sao để đảm bảo doanh nghiệp thanh toán đúng hạn, không bị gián đoạn chuỗi cung ứng và giữ được uy tín đối tác.

Công việc cần thực hiện:

• Cập nhật các khoản phải trả theo từng hóa đơn và nhà cung cấp.
• Ghi chú các điều khoản thanh toán: hạn nộp, chiết khấu sớm (nếu có), số tiền đã thanh toán.
• Lập bảng theo dõi công nợ định kỳ để kiểm soát dòng tiền ra.
• Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp vào cuối tháng hoặc quý.

Bước 4: Xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu

Doanh thu chỉ được ghi nhận khi doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ, kèm theo việc xuất hóa đơn hợp lệ. Đây là bước quan trọng ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh và nghĩa vụ thuế GTGT.

Công việc cần thực hiện:

• Kiểm tra điều kiện xuất hóa đơn: đã giao hàng? Khách hàng đã xác nhận?
• Lập và phát hành hóa đơn điện tử đúng quy định.
• Ghi nhận thông tin: tên hàng, số lượng, đơn giá, chiết khấu, mã số thuế khách hàng.
• Cập nhật doanh thu vào phần mềm kế toán để phục vụ báo cáo tài chính.

Bước 5: Theo dõi công nợ phải thu từ khách hàng

Công nợ phải thu cần được quản lý chặt chẽ để tránh phát sinh nợ xấu và đảm bảo dòng tiền vào được kiểm soát chủ động.

Công việc cần thực hiện:

• Cập nhật khoản phải thu tương ứng với từng hóa đơn bán hàng.
• Theo dõi hạn thanh toán, trạng thái thu tiền, công nợ quá hạn.
• Định kỳ gửi thông báo công nợ hoặc biên bản đối chiếu cho khách hàng.
• Ghi nhận các khoản thu tiền vào hệ thống để cập nhật số dư công nợ.

Trên MISA AMIS, kế toán có thể xem báo cáo công nợ chi tiết, tuổi nợ, và gửi email nhắc nợ trực tiếp qua phần mềm.

Dùng thử miễn phí

Bước 6: Kiểm kê và kiểm soát tồn kho

Việc kiểm kê định kỳ giúp doanh nghiệp kiểm soát thất thoát hàng hóa, phát hiện sai lệch giữa số liệu thực tế và số liệu kế toán để có biện pháp xử lý kịp thời.

Công việc cần thực hiện:

• Lập kế hoạch kiểm kê hàng tồn theo chu kỳ tháng, quý hoặc đột xuất.
• So sánh tồn kho thực tế với số liệu trên phần mềm.
• Xử lý chênh lệch (nếu có): báo cáo lý do, lập phiếu điều chỉnh, ghi nhận kết quả kiểm kê.
• Lập báo cáo tồn kho tổng hợp để phục vụ quyết định nhập hàng hoặc thanh lý.

Bước 7: Kê khai và nộp báo cáo thuế định kỳ

Kê khai thuế đúng hạn và đúng số liệu giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tránh bị xử phạt, đồng thời thể hiện năng lực quản trị kế toán minh bạch.

Công việc cần thực hiện:

• Lập tờ khai thuế GTGT, thuế TNDN tạm tính, thuế TNCN theo tháng/quý.
• Rà soát hóa đơn đầu vào – đầu ra để đảm bảo đủ điều kiện khấu trừ.
• Nộp tờ khai qua cổng thuế điện tử đúng hạn.
• Lưu trữ hồ sơ thuế đầy đủ phục vụ quyết toán.

Bước 8: Lập báo cáo tài chính và quyết toán cuối năm

Cuối năm, kế toán cần tổng hợp toàn bộ dữ liệu để lập báo cáo tài chính và thực hiện nghĩa vụ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Công việc cần thực hiện:

• Tổng hợp số liệu sổ kế toán để lập: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh BCTC.
• Kết chuyển doanh thu – chi phí, xác định lợi nhuận trước thuế.
• Lập tờ khai quyết toán thuế TNDN và nộp đúng hạn.
• Trình ký và gửi báo cáo cho cơ quan thuế, ban giám đốc hoặc kiểm toán (nếu có).

4. Các sổ sách chứng từ và tài khoản kế toán doanh nghiệp thương mại cần nắm

Để đảm bảo công tác kế toán diễn ra minh bạch, chính xác và tuân thủ quy định pháp luật, doanh nghiệp thương mại cần xây dựng đầy đủ hệ thống sổ sách kế toán, chứng từ kế toán và sử dụng đúng tài khoản kế toán theo chuẩn mực hiện hành. Dưới đây là các nhóm thông tin bắt buộc mà kế toán doanh nghiệp thương mại cần nắm vững.

4.1. Hệ thống chứng từ kế toán cần có

Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý để ghi sổ và lập báo cáo tài chính. Mọi nghiệp vụ phát sinh đều phải có chứng từ gốc kèm theo.

Một số chứng từ quan trọng bao gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): dùng cho cả đầu vào (mua hàng hóa, dịch vụ) và đầu ra (bán hàng).
• Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho: ghi nhận nhập – xuất hàng hóa.
• Hợp đồng kinh tế: mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Biên bản giao nhận hàng hóa, nghiệm thu dịch vụ.
• Phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ – báo có: dùng cho các giao dịch tiền mặt và ngân hàng.
• Biên bản đối chiếu công nợ, xác nhận công nợ với khách hàng và nhà cung cấp.

4.2. Hệ thống sổ sách kế toán bắt buộc

Sổ sách kế toán giúp kế toán tổng hợp, theo dõi và trình bày toàn bộ hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Việc ghi chép đúng sổ là yêu cầu bắt buộc trong mọi mô hình kế toán.

Các sổ sách phổ biến bao gồm:

• Sổ nhật ký chung (hoặc nhật ký thu – chi với DN nhỏ): ghi chép theo trình tự thời gian các nghiệp vụ kinh tế.
• Sổ cái: theo dõi chi tiết từng tài khoản kế toán (ví dụ: TK 156, TK 511…).
• Sổ chi tiết công nợ phải thu – phải trả: theo từng khách hàng, nhà cung cấp.
• Sổ chi tiết hàng tồn kho: theo dõi nhập – xuất – tồn theo từng mặt hàng, mã hàng, kho hàng.
• Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng.
• Sổ theo dõi tài sản cố định, công cụ dụng cụ (nếu có).

4.3. Hệ thống tài khoản kế toán thường dùng trong doanh nghiệp thương mại

Doanh nghiệp thương mại thường không có hoạt động sản xuất nên tập trung vào các nghiệp vụ mua – bán hàng hóa, công nợ, thu – chi. Dưới đây là các tài khoản kế toán phổ biến:

Số hiệu	Tên tài khoản
111	Tiền mặt
112	Tiền gửi ngân hàng
131	Phải thu khách hàng
133	Thuế GTGT được khấu trừ
138	Phải thu khác
141	Tạm ứng
152	Nguyên vật liệu
153	Công cụ, dụng cụ
156	Hàng hóa
157	Hàng gửi đi bán chờ xác nhận
331	Phải trả người bán
333	Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
338	Phải trả khác
411	Vốn đầu tư của chủ sở hữu
511	Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
521	Các khoản giảm trừ doanh thu
632	Giá vốn hàng bán
641	Chi phí bán hàng
642	Chi phí quản lý doanh nghiệp

5. Bài tập và bài giải kế toán thương mại dịch vụ

Đề bài

Tại Công ty TNHH Nội thất An ZAN, chuyên sản xuất và kinh doanh SP A, kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, xuất kho theo phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO).

Trong kỳ, doanh nghiệp phát sinh các nghiệp vụ kinh tế như sau:

1. Nhập kho 2.500 kg nguyên liệu (NVL chính), đơn giá 950.000 đồng/kg, thuế GTGT 10%. Chưa thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. Chi phí vận chuyển và bốc dỡ lô hàng là 4.235.000 đồng (gồm 5% thuế GTGT), thanh toán hộ cho người bán bằng chuyển khoản. Một tuần sau, doanh nghiệp thanh toán cho nhà khách hàng sau khi trừ đi khoản thanh toán hộ tiền vận chuyển và bốc dỡ.
2. Nhập kho 1.500 kg vật tư phụ , đơn giá 45.000 đồng/kg, thuế GTGT 10%, thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Chi phí vận chuyển là 1.890.000 đồng (gồm 5% thuế GTGT), thanh toán bằng chuyển khoản
3. Xuất kho 1.200 kg nguyên liệu chính để sản xuất sản phẩm A.
4. Xuất kho toàn bộ 1.500 kg vật tư phụ, trong đó:
   • Dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm: 1.100 kg
   • Dùng cho bộ phận quản lý phân xưởng: 400 kg
5. Xuất kho một số công cụ dụng cụ (CCDC) trị giá 24.000.000 đồng, loại phân bổ 2 lần, dùng cho phân xưởng sản xuất.
6. Tính tiền lương phải trả như sau:
   • Nhân công trực tiếp sản xuất: 320.000.000 đồng
   • Bộ phận quản lý phân xưởng: 120.000.000 đồng
   • Bộ phận bán hàng: 60.000.000 đồng
   • Bộ phận quản lý doanh nghiệp: 90.000.000 đồng
7. Trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ:
   • Tính vào chi phí: 21.5%
   • Khấu trừ người lao động: 10.5%
8. Khấu hao tài sản cố định trong kỳ là 280.000.000 đồng, phân bổ như sau:
   • Bộ phận sản xuất: 200.000.000 đồng
   • Bộ phận bán hàng: 40.000.000 đồng
   • Bộ phận quản lý doanh nghiệp: 40.000.000 đồng
9. Chi phí điện, nước, điện thoại theo hóa đơn là 55.000.000 đồng (đã bao gồm 10% thuế GTGT), sử dụng cụ thể:
   • Bộ phận sản xuất: 25.000.000 đồng
   • Bộ phận bán hàng: 15.000.000 đồng
   • Bộ phận quản lý doanh nghiệp: 15.000.000 đồng

Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ

Bài giải:

1. Nhập kho nguyên vật liệu chính

a. Ghi nhận nhập kho NVL chính:

Nợ TK 1521: 2.500 × 950.000 = 2.375.000.000 đồng

Nợ TK 1331: 237.500.000 đồng

Có TK 331: 2.612.500.000 đồng

b. Doanh nghiệp thanh toán hộ cho người bán:

Nợ TK 331: 4.235.000 đồng

Có TK 112: 4.235.000 đồng

c. Thanh toán cho khách hàng sau khi trừ đi khoản thanh toán hộ tiền vận chuyển và bốc dỡ: (2.612.500.000 – 4.235.000 = 2.608.265.000)

Nợ TK 331: 2.608.265.000 đồng

Có TK 112: 2.608.265.000 đồng

2. Nhập kho vật tư phụ (sơn, keo)

a. Ghi nhận nhập kho:

Nợ TK 1522: 1.500 × 45.000 = 67.500.000 đồng

Nợ TK 1331: 6.750.000 đồng

Có TK 112: 74.250.000 đồng

b. Ghi nhận chi phí vận chuyển vật tư phụ:

Nợ TK 1522: 1.800.000 đồng

Nợ TK 1331: 90.000 đồng

Có TK 112: 1.890.000 đồng

3. Xuất kho 1.200 kg gỗ nguyên liệu cho sản xuất sản phẩm

Giá NVL xuất kho = 1.200 × 950.000 = 1.140.000.000 đồng

Nợ TK 621: 1.140.000.000 đồng

Có TK 1521: 1.140.000.000 đồng

4. Xuất kho toàn bộ vật tư phụ

• Tổng trị giá NVL phụ nhập kho : 67.500.000 + 1.800.000 = 69.300.000 đồng
• Đơn giá NVL phụ nhập kho: 69.300.000 / 1.500 = 46.200 đồng/kg
• Xuất cho sản xuất: 1.100 kg × 46.200 = 50.820.000 đồng
• Xuất cho quản lý phân xưởng: 400 kg × 46.200 = 18.480.000 đồng
• Tổng xuất kho: 69.300.000 đồng

Hạch toán:

Nợ TK 621:50.820.000 đồng

Nợ TK 627:18.480.000 đồng

Có TK 1522: 69.300.000 đồng

5. Xuất kho CCDC phân bổ 2 lần

Ghi nhận xuất kho:

Nợ TK 142: 24.000.000 đồng

Có TK 153: 24.000.000 đồng

Phân bổ kỳ này:

Nợ TK 627: 12.000.000 đồng

Có TK 142: 12.000.000 đồng

6. Ghi nhận lương phải trả

Nợ TK 622: 320.000.000 đồng

Nợ TK 627: 120.000.000 đồng

Nợ TK 641: 60.000.000 đồng

Nợ TK 642: 90.000.000 đồng

Có TK 334: 590.000.000 đồng

7. Trích BHXH, BHYT, KPCĐ (21.5% vào chi phí, 10.5% người lao động)

Nợ TK 622: 320.000.000 × 21.5% = 68.800.000 đồng

Nợ TK 627: 120.000.000 ×  21.5% = 25.800.000 đồng

Nợ TK 641: 60.000.000 ×  21.5%= 12.900.000 đồng

Nợ TK 642: 90.000.000 ×  21.5% = 19.350.000 đồng

Nợ TK 334: 590.000.000 × 10.5% = 61.950.000 đồng

Có TK 338: Tổng cộng = 188.800.000 đồng

8. Trích khấu hao tài sản cố định

Nợ TK 627: 200.000.000 đồng

Nợ TK 641: 40.000.000 đồng

Nợ TK 642: 40.000.000 đồng

Có TK 214: 280.000.000 đồng

9. Ghi nhận chi phí điện, nước, điện thoại

Tổng giá trị hóa đơn: 55.000.000 đồng (gồm thuế 10%)

→ Giá chưa thuế: 50.000.000 đồng, thuế GTGT: 5.000.000 đồng

Nợ TK 627: 25.000.000 đồng

Nợ TK 641: 15.000.000 đồng

Nợ TK 642: 10.000.000 đồng

Nợ TK 1331: 5.000.000 đồng

Có TK 331: 55.000.000 đồng

6. Phần mềm kế toán online cho doanh nghiệp thương mại MISA AMIS

Phần mềm kế toán online MISA AMIS đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ bán hàng và công nợ phải thu, mua hàng và công nợ phải trả, hàng tồn kho…mà hầu hết các doanh nghiệp thương mại đều cần để có thể quản lý tốt công tác tài chính – kế toán của doanh nghiệp như:

• Theo dõi chi tiết hoạt động mua hàng
• Theo dõi chi tiết hoạt động bán hàng và doanh số bán hàng của nhân viên
• Quản lý hàng tồn kho chặt chẽ
• Hạch toán lãi lỗ theo dự án, hợp đồng
• Quản lý chi tiết công nợ
• Quản lý hoạt động các cửa hàng, đại lý
• Cung cấp hệ thống biểu mẫu chứng từ, báo cáo phong phú đa dạng