Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu ngành xây dựng

Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp sử dụng trong ngành xây dựng (thường được gọi là vật liệu xây dựng – VLXD) là đối tượng quen thuộc của kế toán trong ngành xây dựng. Tại các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng thì đây gần như là các nguyên liệu, vật liệu không thể thiếu; bao gồm nhiều chủng loại, mã hiệu khác nhau và thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí hoạt động xây dựng và giá thành sản phẩm xây dựng. Việc quản lý, theo dõi, hạch toán VLXD vào giá trị công trình sao cho hợp lý là những vấn đề được nhiều bạn đọc quan tâm. 

Trong bài viết này, MISA sẽ cùng bạn đọc tìm hiểu một số vấn đề liên quan đến đặc điểm và công tác tổ chức quản lý vật liệu xây dựng trong các doanh nghiệp xây dựng.

1. Khái niệm vật liệu xây dựng

Theo giải thích tại khoản 1, điều 3 Nghị định 09/2021/NĐ-CP ngày 09/02/2021 của Chính phủ thì “Vật liệu xây dựng là sản phẩm, hàng hóa được sử dụng để tạo nên công trình xây dựng, trừ các trang thiết bị điện và thiết bị công nghệ.”

• Vật chất được tính là vật liệu xây dựng khi nó được sử dụng cho mục đích xây dựng. Ví dụ như đất đá được tạo ra khi san ủi tạo mặt bằng công trình giao thông: nếu sử dụng đất đá này để san lấp mặt bằng thì được gọi là vật liệu san lấp, nếu mang đổ thải thì được gọi là chất thải rắn trong xây dựng.
• Nguồn gốc vật liệu xây dựng bao gồm:
  • Nguồn tự nhiên: đất, đá, cát, gỗ …
  • Nguồn gốc nhân tạo (đã qua chế biến): gạch xây dựng, gạch ốp lát, sắt thép, ống nước …

2. Đặc điểm vật liệu xây dựng:

– Vật liệu xây dựng có những đặc điểm chung của nguyên liệu, vật liệu như:

+ Vật liệu xây dựng thường chỉ tham gia vào một chu kỳ trong hoạt động xây dựng như cát sử dụng trong vữa xây hoặc trong bê tông; gạch sử dụng trong xây móng, xây tường

+ Khi sử dụng làm vật liệu xây dựng thì vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo thành hình thái vật chất của sản phẩm mới (cát, đá, xi măng, phụ gia bê tông sử dụng để tạo ra bê tông, từ bê tông tạo ra các hình thái vật chất khác của sản phẩm như sàn bê tông, ống cống bê tông …)

+ Vật liệu xây dựng thuộc nhóm tài sản lưu động.

+ Vật liệu xây dựng được quản lý, theo dõi, hạch toán giống như các loại nguyên liệu, vật liệu trong các ngành nghề khác. Việc quản lý VLXD thường bao gồm cả quản lý về số lượng và giá trị.

– Đặc điểm riêng của vật liệu xây dựng:

+ Mỗi loại vật liệu xây dựng thường được gắn với một loại công trình cụ thể: gạch xây thường sử dụng trong các công trình dân dụng, công nghiệp (xây dựng nhà ở, nhà xưởng …); nhựa đường thường sử dụng trong các công trình giao thông …

+ Một loại vật liệu có thể bao gồm nhiều chủng loại, nhiều nguồn gốc khác nhau, tùy theo yêu cầu chất lượng và kỹ thuật của công trình trong hợp đồng xây dựng mà doanh nghiệp sử dụng các loại vật liệu đúng thoả thuận. Ví dụ tại hợp đồng xây dựng quy định loại xi măng PC40 Hải Phòng thì khi đưa vật liệu vào công trình phải sử dụng đúng loại xi măng này, không sử dụng xi măng Hải Phòng PC30 hoặc các loại xi măng của các nhà máy khác.

+ Mỗi công trình, hạng mục công trình xây dựng đều có dự toán riêng. Căn cứ vào dự toán để kế toán bóc tách các loại chi phí, các loại vật liệu và số lượng được sử dụng cho công trình. Việc sử dụng vật liệu xây dựng của công trình nào phải phù hợp với dự toán công trình của công trình đó (bao gồm sự phù hợp về chủng loại và số lượng vật liệu). 

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán kế toán xây dựng cơ bản tại doanh nghiệp

3. Yêu cầu về quản lý vật liệu xây dựng:

3.1. Phân nhóm vật liệu xây dựng

Vật liệu xây dựng thường gồm nhiều chủng loại, nhiều quy cách, nhiều nguồn gốc. 

Vì vậy để quản lý tốt vật liệu xây dựng, kế toán cần có sự phân nhóm chi tiết các loại vật liệu xây dựng để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán vật liệu xây dựng.

Ví dụ về phân nhóm vật liệu xây dựng:

STT	Nhóm VLXD	Chi tiết 1 (quy cách)	Chi tiết 2 (nguồn gốc)
I	XI MĂNG
1		Xi măng PC30
1.1			Xi măng PC30 Hải Phòng
1.2			Xi măng PC30 Yên Bình
…			………….
2		Xi măng PC 40
2.1			Xi măng PC40 Hải Phòng
2.2			Xi măng PC40 Yên Bình
…			………….
II	THÉP
1		Thép D6-8
1.1			Thép D6-8 Thái Nguyên
1.2			Thép D6-8 Hoà Phát
…			………….
2		Thép D10
2.1			Thép D10 Thái Nguyên
2.2			Thép D10 Hòa Phát
…			………….
III	ĐÁ
1		Đá 1*2
2		Đá 2*4
3		Đá 4*6
4		Đá hộc
…		………

Việc phân loại theo nhóm vật liệu xây dựng hỗ trợ doanh nghiệp trong khâu sử dụng và bảo quản vật liệu do mỗi nhóm có những đặc tính cơ, lý, hóa khác nhau với điều kiện bảo quản khác nhau. Mặt khác, về cơ bản, nhiều loại vật tư xây dựng rất dễ bị hỏng, giảm chất lượng dưới tác động của môi trường, thời tiết, khí hậu; dễ bị mất mát, hao hụt gây khó khăn cho công tác bảo quản.

Phân loại nhóm vật liệu xây dựng cũng giúp cho công tác hạch toán kế toán có thể theo dõi, ghi nhận được thuận lợi và chính xác các loại vật liệu được nhập kho, sử dụng hoặc còn tồn tại doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Các lỗi thường gặp khi quyết toán thuế tại công ty xây dựng

3.2. Phân loại kho

Kế toán cần phân chia các loại kho để thuận lợi trong việc quản lý vật liệu xây dựng, đặc biệt là thuận lợi trong việc theo dõi nhập, xuất vật tư vào các công trình, hạng mục công trình cụ thể.

Thông thường, ngoài các kho vật liệu xây dựng được theo dõi chung tại công ty (thường gọi là kho công ty) thì kế toán cần lập theo dõi các kho theo công trình xây dựng (ví dụ kho công trình A, kho công trình B …). 

Việc phân loại kho có nhiều ý nghĩa quan trọng:

– Doanh nghiệp luôn quản lý, theo dõi được các loại vật liệu chi tiết theo từng kho quản lý. Với các kho công trình sẽ bảo đảm việc sử dụng vật liệu phù hợp với tiến độ thi công và dự toán công trình, hạn chế các lỗi hạch toán sử dụng vật liệu vượt định mức hoặc sai công trình.

– Các kho chi tiết theo từng công trình xây dựng sẽ quản lý một số loại vật liệu phù hợp với công trình xây dựng đó.

– Việc nhập, xuất khi chuyển kho như từ kho công ty đến các kho công trình hoặc ngược lại hay từ kho công trình này đến kho công trình khác là việc hạch toán nội bộ, khi thực hiện nhập, xuất chuyển kho thì chỉ thay đổi số lượng, giá trị vật liệu tại các chi tiết kho còn tổng số lượng, tổng giá trị vật liệu xây dựng của toàn doanh nghiệp không thay đổi.

3.3. Thống nhất đơn vị tính

Mỗi loại vật liệu xây dựng thường chỉ có một loại đơn vị tính số lượng như cát, đá đơn vị đo là m3, gạch xây là viên … Tuy nhiên cũng có một số loại vật liệu có nhiều đơn vị tính khi ghi nhận số lượng. Để phù hợp và thống nhất trong công tác quản lý thì kế toán cần thống nhất đơn vị tính.

Ví dụ:

– Xi măng thường có đơn vị tính là tấn do tính chất tương đối đồng nhất của bao bì (mỗi bao xi măng có khối lượng là 50 kg). Việc sử dụng đơn vị tính là tấn sẽ phù hợp với việc nhập kho từ người bán, tuy nhiên khi đưa vào sử dụng tại công trình thường là số lượng lẻ đến đơn vị kg (ki lô gam). Việc sử dụng đơn vị tính là tấn hay kg trong trường hợp này đều có thể quy đổi được giữa hai đơn vị tính. Tuy nhiên, để thống nhất trong ghi chép sổ kế toán thì cần xác định đơn vị tính cho phù hợp.

– Sắt cây các loại (loại từ D10 trở lên) khi mua từ người bán có thể có đơn vị tính là kg (ki lô gam) hoặc là cây (quy chuẩn 1 cây thép dài 11,7 m). Tuy nhiên dự toán xây dựng thường không thể hiện đơn vị tính là cây mà thường thể hiện đơn vị tính là kg. Vì vậy trong trường hợp này kế toán cần quy đổi đơn vị tính ngay từ khi nhập kho để thống nhất trong việc ghi chép sổ kế toán, thuận lợi trong việc theo dõi số lượng vật liệu đưa vào công trình xây dựng phù hợp với dự toán công trình. Việc quy đổi đơn vị tính từ cây sang kg thực hiện bằng định mức quy đổi do nhà sản xuất công bố.

>> Xem thêm: 4 vấn đề quan trọng cần lưu ý trong kế toán xây dựng

3.4. Quản lý theo định mức

Doanh nghiệp cần tổ chức quản lý vật tư theo định mức (sử dụng định mức trong khâu lập dự toán, dự trữ, bảo quản và sử dụng vật tư). 

Việc quản lý định mức dự trữ vật tư nhằm tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật tư, giúp doanh nghiệp chủ động nguồn vật liệu đầu vào, hạn chế biến động đến tình hình tài chính và tiến độ thi công của các công trình. Ngoài ra, quản lý theo định mức giúp doanh nghiệp kiểm soát được chi phí nguyên liệu vật liệu trực tiếp phát sinh trong quá trình thi công, đồng thời đảm bảo chất lượng công trình. 

Trên cơ sở quản lý theo định mức, và đặc thù của từng công trình, từng loại vật liệu, doanh nghiệp xây dựng cần tổ chức quản lý chi tiết vật tư theo từng khâu như: khâu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ vật tư. 

4. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu xây dựng

Kế toán vật liệu xây dựng thường thực hiện một số nhiệm vụ dưới đây:

– Thực hiện các công việc phân nhóm vật liệu, phân loại kho, chuẩn hóa đơn vị tính như đã nêu trên.

– Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch mua vật liệu về các mặt: số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại cho hoạt động xây dựng công trình. 

– Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu xây dựng để có những biện pháp xử lý vật tư thừa, thiếu, ứ đọng hoặc suy giảm chất lượng

– Hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện việc lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, đặc biệt là đối với các đội xây dựng hoặc các công trình có quản lý vật liệu xây dựng.

– Tổ chức ghi chép, phản ánh chi tiết và tổng hợp số liệu về tình hình mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ, tình hình nhập, xuất và tồn kho vật liệu xây dựng. Tính giá thành thực tế vật liệu xây dựng đã mua và nhập kho.

– Tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị vật liệu xây dựng thực tế đưa vào sử dụng theo từng công trình phù hợp với dự toán công trình.

Trong quá trình thực hiện công tác kế toán vật liệu xây dựng, kế toán cần thường xuyên cập nhật tình hình, kết hợp với công tác thống kê tại các đội xây dựng, tuân thủ dự toán đã lập đồng thời cũng cần tuân thủ đầy đủ các chuẩn mực, quy định kế toán về hạch toán vật liệu. 

Vật liệu xây dựng rất phong phú về hình thái vật chất, chủng loại, quy cách …, đòi hỏi kế toán cần có những hiểu biết nhất định đối với vật liệu xây dựng nói chung và từng loại vật liệu xây dựng được sử dụng tại doanh nghiệp nói riêng. 

Để thực hiện tốt nhiệm vụ kế toán vật liệu, cần thiết phải tổ chức phân loại vật liệu xây dựng, phân loại kho cho phù hợp với từng loại vật liệu, từng công trình xây dựng. Đồng thời, công tác quản lý vật liệu theo định mức phải luôn được chú trọng, bảo đảm thực hiện chi phí vật liệu phù hợp với định mức, dự toán, góp phần tăng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Trong bài viết này MISA đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin liên quan đến đặc điểm, công tác quản lý vật liệu xây dựng, nhiệm vụ của kế toán vật liệu xây dựng. Ở bài viết tiếp theo, MISA sẽ tiếp tục gửi đến bạn đọc các nội dung liên quan đến việc hạch toán vật liệu xây dựng, mời bạn đọc tiếp tục theo dõi.

Để giúp giải phóng nhân lực, giảm thiểu khối lượng công việc cho người làm kế toán doanh nghiệp xây dựng nói riêng và tất cả loại hình doanh nghiệp nói chung, MISA đã phát triển phần mềm kế toán online MISA AMIS với nhiều tính năng đáp ứng nhu cầu và đặc trưng doanh nghiệp xây dựng:

• Quản lý hồ sơ công trình.
• Quản lý tài sản cố định, khấu hao tài sản.
• Quản lý hoạt động đầu tư xây lắp.
• Quản trị dòng tiền.

Hiện nay, với thế mạnh về công nghệ, sự tiện dụng trong sử dụng, phần mềm kế toán MISA AMIS đã trở thành sự lựa chọn đáng tin cậy của hàng nghìn doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực xây lắp và xây dựng công trình trên toàn quốc. Anh chị quan tâm và muốn trải nghiệm thử phần mềm kế toán MISA AMIS có thể đăng ký dùng thử miễn phí 15 ngày:

>> DÙNG THỬ MIỄN PHÍ – PHẦN MỀM KẾ TOÁN ONLINE MISA AMIS

Tác giả: Lê Kim Tiến