Kế toán hợp tác xã cần làm những gì? Công việc cụ thể và chi tiết

Công tác kế toán trong hợp tác xã (HTX) đóng vai trò then chốt trong việc quản lý tài chính, đảm bảo hoạt động minh bạch và hiệu quả. Kế toán hợp tác xã cần làm những gì để đảm bảo tài chính được quản lý chặt chẽ, minh bạch và tuân thủ pháp luật?

Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về công việc của kế toán hợp tác xã và quy trình kế toán hợp tác xã theo quy định mới nhất.

1. Vai trò của kế toán trong hợp tác  xã

Trong hệ thống tổ chức của một hợp tác xã (HTX), kế toán không chỉ đóng vai trò tác nghiệp, mà còn là một bộ phận nghiệp vụ có chức năng cung cấp dữ liệu tài chính – kế toán làm cơ sở cho các quyết định điều hành, quản trị và phân phối.

Đặc thù của HTX là hoạt động trên nguyên tắc tự chủ, tự chịu trách nhiệm, đồng sở hữu và vì lợi ích của các thành viên, do đó mọi thông tin kế toán phải đảm bảo khả năng phản ánh trung thực, kịp thời và đầy đủ về hiện trạng tài sản, nguồn vốn, doanh thu – chi phí và hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Ngoài chức năng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bộ phận kế toán còn có trách nhiệm xác định chi phí theo từng hoạt động cụ thể (sản xuất, cung ứng dịch vụ, đầu tư công cụ – tài sản,…), phân tích khả năng thanh toán, giám sát vòng quay vốn lưu động, và hỗ trợ Hội đồng quản trị trong việc lập kế hoạch tài chính – phân bổ thu nhập – lập quỹ – và đánh giá năng lực sinh lời.

Đối với HTX có nhiều thành viên, đa dạng hoạt động và phân chia lợi ích theo mức độ tham gia sử dụng dịch vụ hoặc theo tỷ lệ vốn góp, báo cáo kế toán trở thành cơ sở duy nhất để phân bổ thu nhập và xác lập nghĩa vụ tài chính của từng thành viên. Bởi vậy, vai trò của kế toán trong HTX không chỉ là “người ghi sổ”, mà là “hệ thống thông tin quản trị” của cả tổ chức.

2. Kế toán hợp tác xã cần làm những gì?

Để quản lý tài chính hiệu quả và tuân thủ đúng pháp luật, kế toán hợp tác xã cần thực hiện các nhiệm vụ quan trọng sau đây:

Ghi nhận và xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Công việc nền tảng của kế toán hợp tác xã là thu thập, kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của chứng từ gốc và ghi nhận vào hệ thống sổ sách kế toán. Các nghiệp vụ này bao gồm:

• Thu tiền từ hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ, vốn góp từ thành viên.
• Ghi nhận chi phí nguyên vật liệu, nhân công, khấu hao, dịch vụ thuê ngoài, chi phí phân phối.
• Theo dõi các nghiệp vụ tạm ứng, hoàn ứng, thanh toán nội bộ.
• Hạch toán các giao dịch tài chính đặc biệt: vay vốn, trả nợ, nhận hỗ trợ hoặc tài trợ từ các nguồn bên ngoài.

Quản lý và tổ chức sổ sách kế toán

Theo Thông tư 71/2024/TT-BTC, hợp tác xã được phép chủ động xây dựng hệ thống biểu mẫu sổ sách và tài khoản kế toán phù hợp. Tuy nhiên, kế toán cần đảm bảo:

• Mỗi sổ sách kế toán đều có mã định danh rõ ràng, mở đầu kỳ và kết chuyển cuối kỳ đúng quy định.
• Các tài khoản kế toán được sử dụng đúng nguyên tắc theo hướng dẫn tại Phụ lục I của Thông tư 71.
• Đảm bảo dữ liệu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết nhất quán, chính xác và minh bạch.

Lập và nộp báo cáo tài chính, báo cáo thuế

Định kỳ, kế toán hợp tác xã cần thực hiện các báo cáo sau:

• Lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính.
• Tổng hợp thông tin khai thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
• Kiểm tra, kết chuyển lãi lỗ, xác định và phân phối thu nhập.
• Nộp báo cáo đầy đủ, đúng thời hạn cho Hội đồng quản trị và cơ quan quản lý nhà nước cấp huyện.

Quản lý vốn góp, phân phối thu nhập và lập quỹ

Do đặc thù mô hình đồng sở hữu của hợp tác xã, kế toán cần theo dõi chặt chẽ:

• Thông tin chi tiết vốn góp của từng thành viên: số tiền, ngày góp, hình thức góp, tình trạng lũy kế đến hiện tại.
• Ghi nhận mức độ sử dụng dịch vụ của từng thành viên làm cơ sở phân phối lợi nhuận.
• Xác định thu nhập sau thuế, phân bổ vào các quỹ (quỹ dự phòng, quỹ đầu tư phát triển, quỹ phúc lợi), và phân chia cho thành viên đúng theo tỷ lệ quy định của hợp tác xã.

Phân tích và đánh giá tài chính phục vụ điều hành

Bên cạnh công việc ghi nhận số liệu, kế toán hợp tác xã còn phải thực hiện các phân tích tài chính để hỗ trợ Ban quản trị trong quyết định kinh doanh:

• Phân tích cơ cấu chi phí sản xuất, tìm ra các điểm có thể tiết kiệm, tối ưu.
• Đánh giá biên lợi nhuận gộp, hiệu quả kinh doanh theo từng ngành nghề hoặc dịch vụ cụ thể.
• Tính toán tỷ suất sinh lời trên vốn chủ sở hữu (ROE).
• Quản lý và đánh giá dòng tiền từ hoạt động kinh doanh để đảm bảo khả năng thanh khoản.

3.  Quy trình kế toán hợp tác xã theo Thông tư 71/2024/TT-BTC

Thông tư 71/2024/TT-BTC có hiệu lực từ 7/10/2024, là văn bản pháp lý quan trọng quy định chế độ kế toán áp dụng cho hợp tác xã (HTX) và liên hiệp hợp tác xã. Điểm mới đáng chú ý của thông tư này là cho phép HTX linh hoạt hơn trong tổ chức kế toán, trong khi vẫn đảm bảo tính tuân thủ theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS).

Quy trình kế toán của HTX có thể chia thành 4 giai đoạn chính: Thiết lập hệ thống kế toán – ghi nhận và hạch toán – lập báo cáo tài chính – kiểm tra và hoàn thiện cuối kỳ.

Thiết lập hệ thống kế toán

• Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm, quy mô, lĩnh vực hoạt động của hợp tác xã.
• Lựa chọn hình thức kế toán (ghi sổ thủ công hoặc sử dụng phần mềm kế toán) đáp ứng yêu cầu quản lý và tuân thủ Thông tư 71.
  Xây dựng quy trình lưu chuyển chứng từ, sổ sách rõ ràng, khoa học nhằm đảm bảo tính minh bạch và dễ kiểm tra, đối chiếu.
• Phân công nhiệm vụ, quyền hạn rõ ràng cho nhân viên kế toán, đảm bảo trách nhiệm và hiệu quả quản lý.

Ghi nhận và hạch toán các nghiệp vụ kế toán

• Thực hiện thu thập, kiểm tra, xử lý, lưu trữ chứng từ kế toán theo đúng quy định.
• Hạch toán chính xác, đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh vào sổ sách kế toán, tuân thủ các nguyên tắc kế toán được quy định trong VAS và Thông tư 71.
• Phân bổ và tính toán chính xác chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, dịch vụ theo đặc điểm của HTX.
• Theo dõi, quản lý tài sản, công nợ và nguồn vốn một cách thường xuyên, đảm bảo tính kịp thời và chính xác.
  

Lập báo cáo tài chính

• Định kỳ lập các báo cáo tài chính bắt bušộc theo quy định gồm: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, và thuyết minh báo cáo tài chính.
• Trình bày báo cáo tài chính theo đúng mẫu biểu và phương pháp quy định tại Thông tư 71, đảm bảo rõ ràng, minh bạch và đúng hạn.
• Thực hiện đối chiếu, kiểm tra số liệu trước khi hoàn thiện và trình duyệt báo cáo tài chính nhằm hạn chế sai sót, đảm bảo tính trung thực, chính xác.
  

Kiểm tra và lưu trữ chứng từ kế toán

• Kiểm tra, rà soát toàn bộ số liệu kế toán cuối kỳ, đảm bảo các số liệu phản ánh chính xác, đầy đủ tình hình tài chính thực tế của HTX.
• Phối hợp với Ban quản lý, Ban kiểm soát hoặc kiểm toán nội bộ tiến hành kiểm tra các hồ sơ, tài liệu kế toán nhằm phát hiện và khắc phục sai sót (nếu có).
• Hoàn thiện việc lưu trữ, bảo quản các chứng từ, sổ sách kế toán theo quy định để thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm toán hoặc quyết toán thuế sau này.

4. Yêu cầu cần có của kế toán hợp tác xã

Để thực hiện đầy đủ vai trò kế toán trong hợp tác xã, người đảm nhận vị trí này cần đáp ứng đồng thời cả tiêu chuẩn chuyên môn và năng lực tổ chức công việc. Khác với kế toán trong doanh nghiệp, kế toán hợp tác xã phải am hiểu cả chế độ kế toán, quản lý nội bộ và các quy định đặc thù trong lĩnh vực kinh tế tập thể, cụ thể:

• Thành thạo các nghiệp vụ kế toán: Có khả năng thực hiện các nghiệp vụ kế toán tổng hợp, kế toán thuế, quản lý kho, tài sản cố định, kế toán tiền lương, chi phí sản xuất, lập chứng từ, sổ sách một cách chính xác, đầy đủ theo đúng chuẩn mực kế toán Việt Nam.
• Sử dụng thành thạo các phần mềm kế toán: Có khả năng vận hành thành thạo phần mềm kế toán chuyên dụng (như MISA, FAST, BRAVO) để đảm bảo quản lý dữ liệu chính xác, cập nhật liên tục và kịp thời.
• Kỹ năng lập và trình bày báo cáo tài chính: Thành thạo kỹ năng tổng hợp số liệu, phân tích và trình bày rõ ràng, minh bạch các báo cáo tài chính định kỳ, báo cáo thuế và báo cáo quản trị phục vụ Ban quản lý hợp tác xã và các cơ quan quản lý.
• Kỹ năng phân tích và kiểm soát số liệu: Có khả năng kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót, đảm bảo tính chính xác, minh bạch của thông tin tài chính hợp tác xã.
  Kỹ năng làm việc nhóm và làm việc độc lập: Có khả năng tự chủ trong công việc kế toán, đồng thời biết cách phối hợp hiệu quả với các phòng ban, đội ngũ quản lý và cơ quan liên quan để đạt mục tiêu chung của hợp tác xã.
• Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống: Có khả năng giao tiếp rõ ràng, linh hoạt khi làm việc với các bên nội bộ và bên ngoài (như cơ quan thuế, kiểm toán), biết xử lý tình huống phát sinh một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
• Kỹ năng cập nhật chính sách pháp luật: Chủ động, thường xuyên cập nhật và áp dụng nhanh chóng các chính sách, quy định mới liên quan tới kế toán, tài chính, thuế vào công việc nhằm giảm thiểu rủi ro pháp lý cho hợp tác xã.
• Phẩm chất cá nhân: Trung thực, cẩn trọng, tỉ mỉ và trách nhiệm cao trong việc quản lý và bảo mật thông tin tài chính, đảm bảo độ tin cậy và tính minh bạch cho hợp tác xã.

Kết luận

Triển khai đầy đủ và chính xác nghiệp vụ kế toán trong hợp tác xã không đơn thuần là yêu cầu tuân thủ pháp luật, mà còn là điều kiện tiên quyết để HTX xây dựng hệ thống báo cáo tài chính có độ tin cậy cao, phục vụ cả mục tiêu điều hành nội bộ lẫn yêu cầu giám sát của cơ quan quản lý nhà nước. Với sự ra đời của Thông tư 71/2024/TT-BTC, quy trình kế toán HTX đã được chuẩn hóa, linh hoạt hơn, nhưng đồng thời cũng đòi hỏi bộ phận kế toán phải chủ động nâng cao năng lực, cập nhật biểu mẫu mới, hệ thống tài khoản chi tiết và lập báo cáo đầy đủ, đúng kỳ, đúng chuẩn.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS – Hợp tác xã được thiết kế chuyên sâu cho đặc thù HTX, giúp tự động hóa hầu hết nghiệp vụ kế toán – từ ghi nhận, hạch toán đến lập báo cáo tài chính theo đúng Thông tư 71/2024/TT-BTC.

Một số tính năng nổi bật bao gồm:

• Tự động hạch toán doanh thu, chi phí, phân phối thu nhập theo mức độ sử dụng dịch vụ và tỷ lệ vốn góp của từng thành viên;
  
• Theo dõi chi tiết vốn góp, công nợ, quỹ và kết quả hoạt động theo từng mảng sản xuất/dịch vụ riêng biệt;
  
• Lập báo cáo tài chính đúng chuẩn Thông tư 71 và các biểu mẫu báo cáo thuế định kỳ;
  
• Kết nối dữ liệu từ xa, phân quyền rõ ràng, hỗ trợ cả HTX hoạt động tại vùng nông thôn, miền núi;
  
• Tích hợp báo cáo phân tích chi phí, tỷ suất lợi nhuận, tình hình thu – chi, phục vụ điều hành tài chính chiến lược.
  
  

Đăng ký tư vấn và Trải nghiệm ngay