Trong hoạt động kinh doanh, có nhiều trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân, hộ kinh doanh không xuất hóa đơn. Khi đó, bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn đóng vai trò quan trọng trong việc hợp lý hóa chi phí. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ các quy định pháp lý cũng như cách lập bảng kê đúng chuẩn. Bài viết này MISA AMIS sẽ giúp bạn nắm vững các trường hợp áp dụng, hướng dẫn chi tiết cách lập bảng kê theo đúng quy định hiện hành.
1. Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn là gì?
Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn là chứng từ kế toán được doanh nghiệp lập khi mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân, hộ kinh doanh không có hóa đơn. Mẫu bảng kê này được quy định theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.
2. Trường hợp áp dụng Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn
Căn cứ khoản 1, điểm 2.4 khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/20Ị4/TT-BTC) như sau:
2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:
…
2.4. Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:
– Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
– Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, sống, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phấm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;
– Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
– Mua phê liệu của người trực tiếp thu nhặt;
– Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
– Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).
Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê và được tính vào chi phí được trừ. Các khoản chi phí này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điếm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.”
Như vậy, chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn và lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ sẽ được tính vào chi phí hợp lý đối với các trường hợp sau:
- Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
- Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, sống, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phấm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;
- Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
- Mua phê liệu của người trực tiếp thu nhặt;
- Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
- Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).
3. Mẫu Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn
Mẫu bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn quy định tại mẫu số 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC.
Tải mẫu Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn tại đây
4. Nội dung và cách lập bảng kê
Doanh nghiệp cần lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn dựa trên số lượng thực tế của các mặt hàng đã mua, sắp xếp theo thứ tự thời gian. Bảng kê phải được ghi chép đầy đủ theo các tiêu chí quy định và được tổng hợp hàng tháng để phục vụ công tác kế toán.
Hàng hóa được kê khai trong bảng kê phải có chứng từ mua bán giữa người mua và người bán làm căn cứ. Chứng từ này phải ghi rõ số lượng, giá trị hàng hóa, ngày tháng mua hàng, địa chỉ người bán, số CMND/CCCD của người bán, đồng thời có chữ ký xác nhận của cả hai bên.
Trường hợp doanh nghiệp có nhiều trạm thu mua tại các địa điểm khác nhau, mỗi trạm phải lập bảng kê riêng. Sau đó, doanh nghiệp tiến hành tổng hợp chung từ tất cả các trạm để đảm bảo thống nhất và minh bạch trong quản lý.
Cách lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn
Để lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn đúng quy định, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Xác định giao dịch cần lập bảng kê
- Kiểm tra xem giao dịch mua hàng có thuộc trường hợp phải lập bảng kê không (mua hàng từ cá nhân, hộ kinh doanh không có hóa đơn, có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm).
- Đảm bảo có đầy đủ chứng từ mua bán giữa người mua và người bán để làm căn cứ lập bảng kê.
Bước 2: Thu thập thông tin cần thiết
- Thời gian mua hàng (ngày/tháng/năm).
- Thông tin doanh nghiệp: tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, địa điểm thu mua, người phụ trách thu mua.
- Thông tin người bán:
- Họ tên đầy đủ.
- Địa chỉ thường trú.
- Số CMND/CCCD.
- Chi tiết hàng hóa, dịch vụ mua vào:
- Tên hàng hóa/dịch vụ.
- Số lượng, đơn giá, thành tiền.
Bước 3: Lập bảng kê theo mẫu 01/TNDN
- Sắp xếp thông tin theo thứ tự thời gian phát sinh giao dịch.
- Điền đầy đủ thông tin của người bán, hàng hóa, dịch vụ, giá trị giao dịch vào bảng kê.
- Tổng hợp tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ đã mua trong kỳ.
Bước 4: Xác nhận và ký kết
- Người lập bảng kê ký tên và ghi rõ họ tên.
- Người bán ký xác nhận vào bảng kê.
- Chủ doanh nghiệp ký tên, đóng dấu xác nhận.
Bước 5: Lưu trữ và tổng hợp bảng kê
- Đối với doanh nghiệp có nhiều trạm thu mua, mỗi trạm lập bảng kê riêng, sau đó tổng hợp bảng kê chung.
- Cuối tháng, doanh nghiệp tổng hợp bảng kê để hạch toán chi phí và phục vụ quyết toán thuế.
- Lưu trữ bảng kê và chứng từ liên quan để xuất trình khi cơ quan thuế kiểm tra.
5. Lưu ý khi lập bảng kê
Lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn là quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp hợp lý hóa chi phí, đảm bảo tuân thủ quy định thuế và tránh rủi ro về kế toán. Để lập bảng kê đúng chuẩn, kế toán viên cần lưu ý những điểm quan trọng sau:
- Xác định đối tượng áp dụng: Bảng kê chỉ được lập khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân, hộ kinh doanh không có hóa đơn. Nếu người bán là hộ kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm, doanh nghiệp phải yêu cầu xuất hóa đơn theo quy định.
- Đảm bảo thông tin chính xác, đầy đủ: Các thông tin trên bảng kê phải rõ ràng, bao gồm tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, người phụ trách thu mua để đảm bảo tính hợp lệ khi quyết toán thuế.
- Ghi nhận chi tiết giao dịch: Mọi giao dịch cần được ghi nhận theo thứ tự thời gian, nêu rõ họ tên người bán, số CMND/CCCD, địa chỉ, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào.
- Chứng từ mua bán đi kèm: Doanh nghiệp cần có chứng từ mua bán giữa hai bên, ghi rõ ngày tháng, địa điểm giao dịch, nội dung hàng hóa/dịch vụ mua vào, đồng thời có chữ ký xác nhận của bên mua và bên bán.
- Tổng hợp và quản lý bảng kê định kỳ: Bảng kê cần được tổng hợp theo tháng để doanh nghiệp kiểm soát chi phí và quản lý hiệu quả. Nếu doanh nghiệp có nhiều điểm thu mua, mỗi trạm phải lập bảng kê riêng, sau đó tổng hợp vào bảng kê chung để đảm bảo đồng bộ dữ liệu.
- Tuân thủ quy trình kiểm tra và lưu trữ: Doanh nghiệp phải lưu trữ bảng kê và chứng từ đầy đủ, đúng quy định để tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra. Việc quản lý minh bạch sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp lệ của chi phí và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế.
Kết luận
Lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp hợp thức hóa chi phí mà còn đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Để quản lý tài chính – kế toán hiệu quả, nhiều doanh nghiệp đã tin tưởng sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS, giúp tối ưu quy trình hạch toán và báo cáo thuế.
Tính năng nổi bật của phần mềm kế toán online MISA AMIS:
- Tự động hạch toán, giảm sai sót khi nhập liệu.
- Kết nối trực tiếp với hệ thống hóa đơn điện tử, ngân hàng, cơ quan thuế.
- Hỗ trợ lập báo cáo tài chính nhanh chóng, chính xác.
- Quản lý công nợ, doanh thu, chi phí mọi lúc, mọi nơi.
- Tích hợp AI giúp kiểm soát rủi ro, tối ưu dòng tiền.
Sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Đăng ký dùng thử ngay 15 ngày miễn phí để trải nghiệm!
contact@misa.com.vn
0904 885 833
https://www.misa.vn/
