Trong bối cảnh kinh tế số đầy biến động, truyền thông doanh nghiệp không còn đơn thuần là hoạt động hỗ trợ, mà đã trở thành một yếu tố sống còn, quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Qua bài viết MISA AMIS tổng hợp các nội dung toàn diện và chuyên sâu về truyền thông doanh nghiệp.
1. Truyền thông doanh nghiệp là gì?
Truyền thông doanh nghiệp (Corporate Communication) là một chức năng quản lý, bao gồm tổng thể các hoạt động giao tiếp có kế hoạch và chiến lược, nhằm xây dựng và duy trì mối quan hệ tương hỗ cùng có lợi giữa doanh nghiệp và tất cả các bên liên quan.
Hiểu một cách đơn giản, truyền thông doanh nghiệp là cách doanh nghiệp nói và lắng nghe với thế giới bên trong và bên ngoài. Nó bao gồm mọi hình thức giao tiếp, từ thông cáo báo chí, quảng cáo, quan hệ công chúng, đến truyền thông nội bộ, tương tác trên mạng xã hội và giao tiếp trực tiếp với khách hàng…
Tải miễn phí ebook: Xây dựng văn hóa doanh nghiệp để tăng trưởng gấp 4 lần – Hướng dẫn chi tiết dành cho CEO
2. Các bộ phận của truyền thông doanh nghiệp
Truyền thông doanh nghiệp bao gồm nhiều bộ phận khác nhau, nhưng có thể chia thành hai mảng chính: truyền thông bên ngoài và truyền thông nội bộ.
2.1. Truyền thông bên ngoài (External Communication)
Truyền thông bên ngoài là các hoạt động giao tiếp của doanh nghiệp hướng tới các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. Mục tiêu chính là xây dựng hình ảnh thương hiệu, quảng bá sản phẩm/dịch vụ, thu hút khách hàng, nhà đầu tư và tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với cộng đồng.
Các hình thức truyền thông bên ngoài phổ biến:
- Quan hệ công chúng (Public Relations – PR): Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với giới truyền thông, tổ chức sự kiện, họp báo, phát hành thông cáo báo chí, quản lý khủng hoảng truyền thông.
- Marketing và Quảng cáo (Marketing & Advertising): Thực hiện các chiến dịch marketing, quảng cáo trên các kênh truyền thông khác nhau (TV, radio, báo chí, trực tuyến, mạng xã hội) để quảng bá sản phẩm/dịch vụ, tăng nhận diện thương hiệu và thúc đẩy doanh số.
- Truyền thông mạng xã hội (Social Media Communication): Xây dựng và quản lý kênh truyền thông trên các mạng xã hội (Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, TikTok…), tương tác với khách hàng, xây dựng cộng đồng trực tuyến.
- Truyền thông trực tuyến (Online Communication): Xây dựng và quản lý website, blog, email marketing, SEO, quảng cáo trực tuyến, content marketing.
- Quan hệ nhà đầu tư (Investor Relations – IR): Cung cấp thông tin minh bạch và kịp thời cho nhà đầu tư, tổ chức hội nghị nhà đầu tư, báo cáo thường niên, duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà đầu tư.
- Quan hệ cộng đồng (Community Relations): Tham gia các hoạt động cộng đồng, tài trợ, thiện nguyện, xây dựng hình ảnh doanh nghiệp có trách nhiệm xã hội.
2.2. Truyền thông nội bộ (Internal Communication)
Truyền thông nội bộ là các hoạt động giao tiếp trong phạm vi doanh nghiệp, giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa các phòng ban, nhằm xây dựng văn hóa doanh nghiệp, tăng cường sự gắn kết, truyền đạt thông tin và đảm bảo hiệu quả làm việc.
Các hình thức truyền thông nội bộ phổ biến bao gồm:
- Kênh truyền thông chính thức: Bản tin nội bộ (bản in, email, trực tuyến), website hay mạng xã hội nội bộ, thông báo trên bảng tin, email toàn công ty…
- Giao tiếp trực tiếp: Họp giao ban, họp toàn công ty, đối thoại trực tiếp giữa lãnh đạo và nhân viên, các buổi đào tạo, team building, sự kiện nội bộ.
Ngoài ra, trong truyền thông nội bộ có một số phương thức không chính thức như: môi trường văn hóa doanh nghiệp, tin đồn, giao tiếp cá nhân giữa các nhân viên trong phòng ban, giữa các phòng ban bộ phận…
Sử dụng mạng xã hội nội bộ, điển hình như MISA AMIS Mạng xã hội mang lại nhiều lợi thế vượt trội, giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để các bài toán truyền thông nội bộ nhờ:
- Các thông tin quan trọng như doanh thu, biến động nhân sự, các hoạt động khen thưởng… được cập nhật liên tục, minh bạch, giúp nhân viên luôn nắm bắt tình hình và chủ động tham gia vào các hoạt động chung.
- Đẩy mạnh tương tác đa chiều, gia tăng gắn kết giữa nhân viên và lãnh đạo, đảm bảo thông tin được trao đổi nhanh chóng, minh bạch theo cả hai chiều. Nhân viên chủ động đóng góp ý kiến, kết nối và tương tác với đồng nghiệp.
- Khi nhân viên được trao quyền bày tỏ quan điểm, được lắng nghe và tôn trọng, họ sẽ cảm thấy gắn bó hơn với tập thể.
- Có khả năng truy cập linh hoạt trên mọi thiết bị có Internet, mạng xã hội nội bộ đảm bảo nhân viên luôn kết nối và cập nhật thông tin, dù ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời điểm nào.
2.3. So sánh truyền thông bên ngoài và truyền thông nội bộ
| Đặc điểm | Truyền thông bên ngoài | Truyền thông nội bộ |
| Đối tượng | Khách hàng, công chúng, nhà đầu tư, đối tác,… | Nhân viên, lãnh đạo, các phòng ban trong công ty |
| Mục tiêu chính | Xây dựng thương hiệu, quảng bá, thu hút | Gắn kết nhân viên, truyền đạt thông tin, xây dựng văn hóa |
| Kênh | PR, marketing, quảng cáo, mạng xã hội,… | Intranet, bản tin nội bộ, họp, ứng dụng,… |
| Thông điệp | Hướng ngoại, tập trung vào sản phẩm/dịch vụ, lợi ích | Hướng nội, tập trung vào mục tiêu, giá trị, văn hóa công ty |
| Đo lường | Doanh số, nhận diện thương hiệu, phản hồi khách hàng | Mức độ gắn kết, sự hài lòng, hiệu suất nhân viên |
2.4. Doanh nghiệp nên lựa chọn truyền thông bên ngoài hay truyền thông nội bộ trước?
Nhiều lãnh đạo, CEO nhà quản trị băn khoăn nên xây dựng bộ phận truyền thông nội bộ trước hay truyền thông bên ngoài trước. Câu trả lời là cả hai, nhưng với ưu tiên và trọng tâm khác nhau tùy theo giai đoạn phát triển của doanh nghiệp và mục tiêu cụ thể.
- Giai đoạn doanh nghiệp mới thành lập/startup
Ở giai đoạn khởi nghiệp doanh nghiệp nên ưu tiên truyền thông nội bộ để xây dựng đội ngũ vững mạnh, văn hóa doanh nghiệp tích cực, đảm bảo sự đồng lòng và hiệu quả làm việc từ bên trong. Sau đó, mới tập trung vào truyền thông bên ngoài để xây dựng thương hiệu và thu hút khách hàng.
- Giai đoạn doanh nghiệp đang phát triển
Khi doanh nghiệp đã qua giai đoạn khởi đầu khó khăn và phát triển, lãnh đạo nhà quản trị doanh nghiệp cần cân bằng giữa truyền thông nội bộ và truyền thông bên ngoài. Các hoạt động chiến lược thường bao gồm việc duy trì truyền thông nội bộ mạnh mẽ để giữ vững sự gắn kết và hiệu suất, đồng thời đẩy mạnh truyền thông bên ngoài để mở rộng thị trường và tăng trưởng doanh số.
- Giai đoạn doanh nghiệp lớn/ổn định
Khi doanh nghiệp đã phát triển ổn định và lớn mạnh, lãnh đạo, nhà quản trị vẫn nên tập trung vào cả hai bộ phận. Tuy nhiên doanh nghiệp có thể ưu tiên truyền thông bên ngoài để duy trì vị thế thương hiệu, quản lý danh tiếng, thu hút đầu tư và mở rộng sang thị trường mới. Mặc dù không được đặt trọng số ưu tiên, doanh nghiệp không được bỏ quên truyền thông nội bộ để duy trì sự gắn kết và động lực cho nhân viên, đặc biệt khi quy mô doanh nghiệp lớn, bộ máy nhân sự cồng kềnh có thể khiến doanh nghiệp “ì ạch”, các liên kết giao tiếp bị đứt quãng và mất kết nối.
3. Truyền thông doanh nghiệp là công việc quan trọng với nhà quản lý, nhà quản trị doanh nghiệp
Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh và thông tin bùng nổ, truyền thông doanh nghiệp đóng vai trò then chốt đối với sự thành công bền vững của doanh nghiệp.
- Đối với bên ngoài
Truyền thông doanh nghiệp là công cụ mạnh mẽ để định vị thương hiệu, truyền tải giá trị cốt lõi, tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy trong tâm trí khách hàng và công chúng. Một thương hiệu mạnh là tài sản vô giá, thu hút khách hàng, đối tác và nhân tài.
Trong thế giới kinh doanh, danh tiếng là yếu tố sống còn cũng giống như uy tín của con người. Việc truyền thông doanh nghiệp chủ động giúp doanh nghiệp xây dựng và bảo vệ danh tiếng, ứng phó hiệu quả với các rủi ro và khủng hoảng, duy trì lòng tin và sự ủng hộ từ các bên liên quan.
- Đối với bên trong, nội bộ doanh nghiệp
Bên cạnh đó, truyền thông nội bộ hiệu quả giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu chung, cảm thấy được trân trọng và gắn bó với doanh nghiệp, tạo động lực làm việc và nâng cao hiệu suất.
Trong thị trường lao động cạnh tranh, doanh nghiệp có văn hóa truyền thông tốt, minh bạch và coi trọng nhân viên sẽ dễ dàng thu hút và giữ chân nhân tài hơn.
- Truyền thông doanh nghiệp là một trong những nhân tố thúc đẩy doanh số và lợi nhuận
Việc truyền thông Marketing hiệu quả giúp tiếp cận đúng đối tượng mục tiêu, truyền tải thông điệp hấp dẫn, thúc đẩy nhu cầu mua hàng và tăng doanh số. Truyền thông doanh nghiệp giúp xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà đầu tư, đối tác, cộng đồng, chính phủ, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh và phát triển bền vững.
4. Hướng dẫn xây dựng chiến lược, các bước thiết lập và quy trình truyền thông doanh nghiệp hiệu quả
Việc xây dựng chiến lược truyền thông doanh nghiệp hiệu quả đòi hỏi sự bài bản, có kế hoạch và tuân thủ theo một quy trình nhất định. Dưới đây là các bước cơ bản:
Bước 1: Phân tích và đánh giá hiện trạng
Để bắt đầu xây dựng chiến lược truyền thông doanh nghiệp hiệu quả, bước đầu tiên và vô cùng quan trọng là tiến hành phân tích, đánh giá hiện trạng một cách toàn diện. Trong đó, phân tích SWOT đóng vai trò then chốt, giúp doanh nghiệp nhìn nhận rõ điểm mạnh, điểm yếu nội tại, cũng như cơ hội và thách thức từ môi trường bên ngoài trong hoạt động truyền thông.
Tiếp theo, doanh nghiệp cần xác định rõ đối tượng mục tiêu truyền thông, phân loại và phân tích chi tiết từng nhóm (nội bộ, bên ngoài) để thấu hiểu nhu cầu, mong muốn và hành vi của họ. Đồng thời, việc nghiên cứu đối thủ cạnh tranh, đánh giá chiến lược truyền thông của họ, rà soát hiệu quả, chi phí và mức độ phù hợp của các kênh truyền thông hiện tại là vô cùng quan trọng.
Bước 2: Xác định mục tiêu truyền thông
Để xác định mục tiêu truyền thông hiệu quả, doanh nghiệp cần thiết lập mục tiêu theo công thức SMART, tức là cụ thể, đo lường được, khả thi, phù hợp và có thời hạn. Ví dụ mục tiêu là tăng 20% nhận diện thương hiệu trong 6 tháng hoặc cải thiện 15% mức độ hài lòng của nhân viên trong năm tới.
Lưu ý mục tiêu truyền thông phải gắn liền và hỗ trợ cho mục tiêu kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp.
Bước 3: Xây dựng thông điệp cốt lõi
Để xây dựng thông điệp truyền thông hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định thông điệp chủ đạo – ngắn gọn, dễ nhớ, khác biệt, và thể hiện giá trị cốt lõi. Đồng thời, cần điều chỉnh thông điệp linh hoạt để phù hợp với từng nhóm đối tượng mục tiêu, đảm bảo tính cá nhân hóa và hiệu quả truyền tải cao nhất.
Bước 4: Lựa chọn kênh và công cụ truyền thông
Để lựa chọn kênh truyền thông hiệu quả, doanh nghiệp cần căn cứ vào đối tượng mục tiêu, mục tiêu truyền thông và ngân sách, cân nhắc các kênh như Website, mạng xã hội, báo chí, sự kiện, Email Marketing, quảng cáo trực tuyến và kênh nội bộ. Đồng thời, việc sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý, phân tích dữ liệu, đo lường hiệu quả và quản lý dự án là yếu tố then chốt để tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả truyền thông.
Bước 5: Lập kế hoạch hành động và triển khai
Để lập kế hoạch hành động truyền thông, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch chi tiết theo từng giai đoạn, bao gồm đầy đủ các hoạt động cụ thể, thời gian thực hiện, nguồn lực (nhân sự, tài chính, công cụ) cần thiết, người chịu trách nhiệm và ngân sách dự kiến. Đồng thời, cần thiết lập lịch trình triển khai rõ ràng để chủ động kiểm soát tiến độ thực hiện từng hoạt động truyền thông.
Bước 6: Đo lường, đánh giá và điều chỉnh
Để đo lường và đánh giá hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định KPIs phù hợp mục tiêu (như lượng truy cập Website, tương tác mạng xã hội, nhận diện thương hiệu, mức độ hài lòng nhân viên, doanh số) và sử dụng các công cụ đo lường như phân tích website, mạng xã hội, khảo sát, phỏng vấn, báo cáo để thu thập dữ liệu.
Việc đánh giá định kỳ (tuần, tháng, quý) là cần thiết để theo dõi tiến độ, phát hiện vấn đề, và linh hoạt điều chỉnh chiến lược, kế hoạch khi thị trường và môi trường kinh doanh thay đổi.
Xem thêm: Cải tiến hoạt động truyền thông nội bộ với mạng xã hội dành riêng cho doanh nghiệp
5. Các xu hướng truyền thông mới nhất hiện nay
Lĩnh vực truyền thông trong doanh nghiệp đang chứng kiến những xu hướng mới, đòi hỏi doanh nghiệp phải nhanh chóng thích ứng để duy trì lợi thế cạnh tranh:
- Video marketing: Video trở thành định dạng nội dung vua, thu hút sự chú ý và tương tác cao trên các nền tảng trực tuyến. Doanh nghiệp nên chú trọng sản xuất video chất lượng cao, sáng tạo và phù hợp với từng kênh truyền thông.
- Nội dung do người dùng tạo (User-Generated Content – UGC): Khai thác sức mạnh của cộng đồng, khuyến khích người dùng tạo nội dung về thương hiệu, sản phẩm/dịch vụ. UGC tạo sự tin tưởng cao và lan tỏa thông điệp hiệu quả.
- Truyền thông dựa trên dữ liệu (Data-driven Communication): Sử dụng dữ liệu để đo lường, phân tích hiệu quả truyền thông, đưa ra quyết định dựa trên bằng chứng, tối ưu hóa chiến dịch và tăng ROI.
- AI và tự động hóa: Ứng dụng AI (trí tuệ nhân tạo) và tự động hóa trong truyền thông (chatbot, social media automation, email marketing automation) để tăng hiệu quả, tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng.
- Ứng dụng công nghệ: Sử dụng các ứng dụng giao tiếp nội bộ (Slack, Microsoft Teams, Workplace by Facebook…), nền tảng chia sẻ thông tin, mạng xã hội nội bộ.
6. Case study truyền thông sáng tạo
6.1. Truyền thông nội bộ xuất sắc tại Google
Google nổi bật với văn hóa doanh nghiệp cởi mở và minh bạch, nơi truyền thông nội bộ được xây dựng trên nền tảng minh bạch, đa dạng kênh, khuyến khích giao tiếp tự do và lắng nghe phản hồi từ nhân viên. Nhờ vậy, Google đã xây dựng được đội ngũ gắn kết, sáng tạo và nhiệt huyết, đóng góp vào thành công chung của công ty.
6.2. Chiến lược và hành động truyền thông Marketing sáng tạo của Coca Cola
Coca-Cola, bậc thầy Marketing sáng tạo, đã chứng minh điều đó qua chiến dịch “Share a Coke” nổi tiếng. Điểm đặc biệt của chiến dịch này là cá nhân hóa sản phẩm bằng cách in tên người dùng lên vỏ chai, kích thích chia sẻ mạnh mẽ trên mạng xã hội, tích hợp đa kênh tiếp cận và gắn kết cảm xúc người tiêu dùng. Kết quả, chiến dịch tạo nên cơn sốt toàn cầu, tăng doanh số, củng cố thương hiệu và mang về nhiều giải thưởng marketing danh giá.
Kết luận
Để thành công trong kỷ nguyên số, doanh nghiệp cần nhận thức rõ vai trò chiến lược của truyền thông, xây dựng chiến lược bài bản, linh hoạt thích ứng với xu hướng mới và không ngừng học hỏi từ những doanh nghiệp đã thành công. MISA AMIS hy vọng bài viết này đã cung cấp cho quý vị những kiến thức và thông tin hữu ích.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
