[Phỏng vấn] 10 năm trong nghề và những bộc bạch/chia sẻ kinh nghiệm kế toán kho

“Chân ướt chân ráo” vào nghề kế toán kho, làm thế nào để có những bước khởi đầu thuận lợi nhất? Trong bài phỏng vấn này, cùng MISA gặp gỡ và lắng nghe chia sẻ của chị Trang với kinh nghiệm kế toán kho hơn 10 năm trong nghề để có những cái nhìn “thực tế” và “sâu sắc” hơn. 

Chia sẻ kinh nghiệm kế toán kho với hơn 10 năm trong nghề

Chào chị Trang, chị có thể chia sẻ với MISA một số thông tin về công việc và doanh nghiệp chị đang làm việc được không?

Tính đến nay tôi đã có hơn 10 năm kinh nghiệm làm kế toán, trải qua một số môi trường doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực với quy mô và loại hình khác nhau. Hiện tại tôi đang là kế toán trưởng tại một công ty thương mại chuyên kinh doanh và phân phối các sản phẩm về trà, cụ thể là Bách Trà. Ngoài việc ký gửi bán tại các đại lý, chúng tôi còn có cửa hàng phục vụ các sản phẩm chế biến từ trà. 

Vì là một doanh nghiệp thương mại nên việc theo dõi, quản lý kho hàng khá đơn giản, không phức tạp và gặp nhiều vấn đề như các công ty sản xuất hay xây lắp. Chúng tôi áp dụng phương án phân loại kho để theo dõi, kiểm soát như kho công ty, kho trưng bày, kho hàng mẫu, kho hàng hỏng hay kho đại lý. 

Thông thường tại doanh nghiệp của chị, quy trình kế toán kho diễn ra như thế nào?

Chúng tôi có thủ kho và kế toán kho riêng, thủ kho chủ yếu phụ trách các công việc liên quan đến việc theo dõi, quản lý số lượng hàng hóa; kế toán kho sẽ chịu trách nhiệm ghi nhận và hạch toán những nghiệp vụ liên quan. Như tôi có trình bày ở trên do đặc thù của loại hình kinh doanh và sản phẩm không có quá nhiều mẫu mã, quy cách, giá cả ổn định trong thời gian dài nên mọi quy trình kế toán kho diễn ra khá đơn giản, chúng tôi cố gắng cắt giảm bớt các khâu không cần thiết và chú trọng, tập trung vào việc chuẩn chỉ trong từng khâu để hạn chế nhầm lẫn, sai sót xảy ra. 

Đối với quy trình nhập kho, đầu tiên thủ kho nhận phiếu mua hàng, kiểm tra hàng hóa đúng theo tiêu chuẩn và số lượng trên phiếu; sau đó chuyển thông tin cho kế toán kho – kế toán kho ghi nhận và kiểm tra lại hóa đơn, đối chiếu với thông tin trên phần mềm quản lý hóa đơn mua vào; khi mọi thông tin đã khớp và chính xác kế toán kho nhập phiếu nhập kho. 

Còn đối với quy trình xuất kho thì kế toán kho sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng/yêu cầu từ phòng kinh doanh sẽ lập phiếu bán hàng kiêm phiếu xuất kho và chuyển đến thủ kho để thủ kho thực hiện công tác xuất hàng hóa. Lúc này kế toán kho đồng thời lập và lưu trữ hóa đơn bán hàng. 

Ngoài ra để đảm bảo thực tế và sổ sách có sự chính xác với nhau, chúng tôi sẽ kiểm tra kho hàng để xác định số lượng có sự trùng khớp trước mỗi lần nhập. 

Theo chị, kế toán kho có mối quan hệ như thế nào với các kế toán phần hành khác hoặc các bộ phận khác tại doanh nghiệp của chị?

Cá nhân tôi cho rằng kế toán kho là một vị trí quan trọng vì là người sẽ kiểm soát khâu đầu tiên liên quan đến hàng hóa của doanh nghiệp, kế toán kho làm tốt thì doanh nghiệp mới tránh được các rủi ro không đáng có. 

Thực tế tại doanh nghiệp chúng tôi, kế toán kho có mối quan hệ mật thiết với hai bộ phận chính là kế toán công nợ, và phòng kinh doanh. Kế toán kho là người ghi nhận, kiểm soát số liệu hàng hóa nhập – xuất – tồn cũng như xác nhận tình trạng công nợ phải thu – phải trả một cách chi tiết, cụ thể, kịp thời trên chứng từ và sau đó chuyển thông tin đến cho kế toán công nợ để kế toán theo dõi, kiểm soát các khoản đó. 

Bên cạnh đó, kế toán kho là cầu nối cập nhật, báo cáo hoặc cảnh báo số liệu, tình trạng hàng tồn kho cho bộ phận nhập hàng/ kinh doanh nhanh nhất để lập các kế hoạch cần thiết cho việc xuất – nhập và không làm ảnh hưởng đến hoạt động cung ứng của doanh nghiệp. 

Đồng thời, kế toán kho cũng là người nắm bắt và chia sẻ thông tin nhanh nhất tới các bộ phận khác khi có nhu cầu về tình trạng hàng hóa của công ty. 

Kế toán phần hành kho tại Bách Trà. Ảnh: Chị Trang cung cấp

Từ thực tế tại doanh nghiệp của chị, đâu là khó khăn hoặc bất cập cho kế toán kho? Theo chị đâu là nguyên nhân và chị có dự định/giải pháp gì để giải quyết?

Hiện nay thì chúng tôi có sử dụng phần mềm kế toán kho tích hợp với phần mềm kế toán MISA AMIS để hỗ trợ, cộng thêm việc các nghiệp vụ phát sinh không nhiều nên doanh nghiệp chúng tôi không gặp vấn đề gì lớn, mọi quy trình theo dõi, quản lý, kiểm soát diễn ra khá trơn tru và hiệu quả. 

Trước đây, đặc thù mà doanh nghiệp chúng tôi có nhiều đại lý ký gửi, việc theo dõi riêng cho từng đại lý đang khá là khó khăn và bất cập. Tuy nhiên hiện nay, nhờ sử dụng phần mềm kế toán hỗ trợ mà bất cập này đã được giải quyết nên mọi việc trở nên thuận lợi, dễ dàng hơn. 

Qua trải nghiệm và kinh nghiệm hành nghề của mình, theo chị đâu là những lỗi sai mà nhiều kế toán kho thường gặp phải và chị có lời khuyên gì dành cho những người mới vào nghề để tránh những lỗi sai đó không?

Bản thân mình gặp rất nhiều tình huống xảy ra sai sót do kế toán kho không biết cách hệ thống mã hàng hóa, thường xuyên nhầm mã hàng, đặc biệt là trong các doanh nghiệp xây lắp hoặc sản xuất mẫu mã, quy cách chủng loại nhiều. Chưa kể nhiều kế toán kho còn xem nhẹ việc cập nhật tình trạng xuất – nhập – tồn dẫn đến thực trạng khi có chênh lệch trên sổ sách và kho thực tế thì không tìm ra được nguyên nhân; hay ghi nhận hàng tồn kho thiếu chứng từ hợp lệ. 

Một lỗi sai mà tôi thường gặp nữa đó là kế toán kho chưa nắm rõ chuyên môn nên dẫn đến hạch toán sai, ví dụ sai nhóm tài khoản hoặc ghi nhận sai giá gốc. 

Vậy theo chị, để tránh những lỗi sai trên và làm tốt nhiệm vụ của một kế toán kho những người mới vào nghề cần trau dồi những kiến thức kỹ năng nghề nghiệp gì?

Tôi nghĩ một kế toán nói chung hay kế toán kho nói riêng việc nắm rõ kiến thức chuyên môn nghiệp vụ là một điều hiển nhiên, tiên quyết. Đương nhiên phụ thuộc vào yêu cầu và mức độ phức tạp của doanh nghiệp, công việc của kế toán kho đòi hỏi với các mức độ khó dễ khác nhau. Thêm vào đó, một điều nữa mà tôi nghĩ kế toán kho cũng cần chú ý đó là phải hiểu rõ các loại sản phẩm của doanh nghiệp, nắm chắc các quy trình để phối hợp cùng các bộ phận. 

Một trong những kỹ năng mà cá nhân tôi cho rằng vô cùng quan trọng với người làm kế toán hay kế toán kho đó là sự cẩn thận trong quá trình thực hiện từng đầu việc một, phải thường xuyên có sự so sánh, đối chiếu nhiều lần để hạn chế tối đa nhầm lẫn. 

Góc nhìn cá nhân của chị về kế toán kho ngày nay khi có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán nói riêng và CNTT nói chung? Doanh nghiệp của chị có đang sử dụng sản phẩm nào của MISA không?

Hiện nay thì hầu hết các doanh nghiệp đều áp dụng phần mềm kế toán vào quá trình quản lý, vận hành khiến cho các công việc trở nên đơn giản hơn rất nhiều, trong kế toán kho cũng vậy, đơn cử như việc sử dụng phần mềm kiểm tra hóa đơn đầu vào giúp việc cập nhật trở nên chính xác nhanh chóng tiết kiệm hơn. Hoặc thay vì phải đối chiếu các loại giấy tờ sổ sách để thống kê số lượng hàng tồn kho thì bây giờ tôi chỉ cần tùy chỉnh thông tin là có thể xuất được ngay theo nhu cầu mong muốn. Hoặc có thể dễ dàng so sánh thông tin hàng tồn kho giữa các kỳ khác nhau để đánh giá về hoạt động kinh doanh hay là làm cơ sở để đặt hàng dự trữ.

Có một thực trạng mà trước đây tôi làm từng gặp đó là doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán bán hàng và kế toán kho khác nhau và thường xuyên xảy ra việc chênh lệch số liệu giữa hai bộ phận, rút kinh nghiệm doanh nghiệp chúng tôi sử dụng phần mềm tích hợp cả bán hàng và quản lý kho của MISA, hệ thống thông tin số liệu, báo cáo đồng nhất, rất thuận tiện. 

Với phần mềm kế toán tích hợp đó của MISA, chị có cảm thấy thế nào về tính năng, giao diện,.?

Tôi thấy hài lòng với giao diện và hầu hết các tính năng, thao tác đơn giản, dễ dàng, dễ quan sát, thực hiện. Đặc biệt giúp chúng tôi giải quyết được tất cả những khó khăn, bất cập trước đó gặp phải như theo dõi, quản lý đại lý hay tích hợp kế toán với bán hàng. 

Cuối cùng, là một người lâu năm trong nghề theo chị đâu là một vài hướng đi về cơ hội phát triển của người làm kế toán kho? 

Tôi nghĩ kế toán kho mở ra khá nhiều vị trí khác nhau trong bộ máy kế toán, điển hình như kế toán giá thành, kế toán bán hàng, kế toán công nợ hoặc thậm chí có thể đảm nhiệm vị trí kế toán thuế, do mức độ liên quan về mặt nghiệp vụ phát sinh. 

Xin chân thành cảm ơn chị Trang đã dành thời gian với MISA ngày hôm nay. Chúc chị nhiều sức khỏe và thành công trên hành trình phía trước!

Tham khảo ngay phần mềm kế toán MISA AMIS để quản lý công tác kế toán hiệu quả hơn.

Tác giả: Vũ Thúy