Kế toán bán hàng là gì? Mô tả công việc và nghiệp vụ cần có

Kế toán bán hàng (KTBH) không phải là một thuật ngữ xa lạ đối với người làm nghề kế toán. Tuy nhiên, với những người mới vào nghề, đây là một thuật ngữ khá mới mẻ. Vậy thì công việc KTBH là gì, nhân viên KTBH làm gì trong doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu tại bài viết dưới đây.

1. Kế toán bán hàng là gì?

Kế toán bán hàng (KTBH trong tiếng Anh là Sales Accountant) là vị trí chịu trách nhiệm việc ghi nhận và quản lý các giao dịch bán hàng của doanh nghiệp, bao gồm lập hóa đơn, theo dõi công nợ khách hàng, kiểm tra và đối chiếu số liệu bán hàng, ghi nhận doanh thu và chi phí liên quan. Ngoài ra, công việc của nhân viên KTBH còn bao gồm lập báo cáo định kỳ về tình hình doanh thu và công nợ, giúp ban lãnh đạo có dữ liệu để đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả.

2. Vai trò của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Hoạt động bán hàng là yếu tố cốt lõi trong các doanh nghiệp thương mại, đòi hỏi sự giám sát và quản lý chặt chẽ để đảm bảo hiệu quả trong quá trình sản xuất, mua bán và tồn kho. Trong đó, nhân viên KTBH đóng vai trò quan trọng với các nhiệm vụ chính sau:

• Ghi chép, tổng hợp và cung cấp thông tin, số liệu liên quan đến hoạt động bán hàng.
• Hỗ trợ các nhà quản lý nắm bắt tình hình kinh doanh, giúp phát hiện và khắc phục nhanh chóng các thiếu sót.
• Cung cấp dữ liệu để đưa ra quyết định chiến lược, thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.

3. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng

Nhân viên KTBH thực hiện các nhiệm vụ sau:

• Theo dõi và giám sát tiến độ triển khai kế hoạch bán hàng: Kế toán bán hàng theo dõi chặt chẽ các chỉ tiêu bán hàng và tiến độ thực hiện, đối chiếu với kế hoạch để đảm bảo mục tiêu được thực hiện đúng hướng và có những điều chỉnh kịp thời khi cần.
• Phân phối lợi nhuận từ doanh thu bán hàng: Trên cơ sở doanh thu thực tế, kế toán phân bổ lợi nhuận cho các bộ phận và cá nhân liên quan, đảm bảo sự công bằng và minh bạch, đồng thời tạo động lực khuyến khích nhân viên nâng cao hiệu quả làm việc.
• Tổng hợp các khoản chi phí bán hàng phát sinh: KTBH ghi nhận chi tiết các chi phí liên quan đến bán hàng, như chi phí vận chuyển, marketing và bảo hành, giúp doanh nghiệp quản lý ngân sách hiệu quả và kiểm soát các khoản chi tiêu.
• Quản lý tiền hàng: Kế toán bán hàng đảm bảo thu hồi các khoản tiền hàng đúng hạn, tránh tình trạng công nợ kéo dài, qua đó duy trì dòng tiền ổn định và hạn chế rủi ro tài chính cho doanh nghiệp.
• Lập báo cáo bán hàng: Định kỳ, kế toán tổng hợp và lập báo cáo chi tiết về doanh thu, chi phí, và công nợ, cung cấp số liệu cho ban quản lý để đánh giá hiệu quả bán hàng và hỗ trợ các quyết định kinh doanh.

4. Mô tả công việc của kế toán bán hàng

4.1. Công việc hàng ngày

• Tập hợp các chứng từ liên quan như bảng báo giá, đơn đặt hàng của khách hàng, hợp đồng bán hàng, phiếu xuất kho hàng hóa…làm căn cứ ghi nhận vào phần mềm, sổ sách kế toán để quản lý bán hàng theo báo giá, đơn hàng, hợp đồng…
• Kế toán bán hàng phải kiểm tra chứng từ, số lượng thực xuất, giá bán sản phẩm và thông tin khác theo quy định đơn vị để lập và gửi hóa đơn cho khách hàng.
• Phân loại chứng từ theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu (nếu có) làm căn cứ ghi nhận vào sổ sách liên quan.
• Quản lý chính sách giá, chính sách bán hàng… để đảm bảo bán hàng theo đúng chính sách và ghi nhận doanh thu phù hợp.
• Vào bảng kê chi tiết các hóa đơn bán hàng; tính toán chính xác tổng doanh thu, thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra trong ngày.
• Kiểm tra, đối chiếu số liệu xuất, tồn kho với thủ kho vào cuối ngày.
• Quản lý chứng từ, sổ sách liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.
• Quản lý công nợ, đốc thúc công nợ trong trường hợp doanh nghiệp không có kế toán công nợ riêng.
• Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện công tác bán hàng.
• Hỗ trợ công việc, liên kết số liệu với kế toán phần hành có liên quan.

4.2. Công việc hàng tháng

Hàng tháng, nhân viên kế toán bán hàng thực hiện các công việc sau:

• Tính toán giá vốn hàng bán của sản phẩm, dịch vụ đã cung cấp. Trường hợp doanh nghiệp kinh doanh thương mại, phải xác định giá mua thực tế của hàng hóa và phân bổ chi phí thu mua cho hàng hóa đã tiêu thụ.
• Tính toán chính xác tổng doanh thu, thuế GTGT của từng nhóm hàng, từng đơn vị trực thuộc (cửa hàng, đại lý, chi nhánh).
• Hỗ trợ lập, kiểm tra bảng kê hàng hóa, dịch vụ bán ra.
• Lập báo cáo bán hàng, doanh thu, lãi gộp, công nợ phải thu, báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng… gửi lên ban giám đốc doanh nghiệp, đảm bảo cho các nhà quản lý đưa ra những quyết định kịp thời cho công tác bán hàng.

4.3. Những công việc cuối kỳ kế toán

• Nắm rõ thông tin về tất cả các khoản liên quan đến chi phí bán hàng; tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí này.
• Cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
• Cung cấp thông tin về bán hàng và doanh số theo yêu cầu của lãnh đạo doanh nghiệp phục vụ cho việc đánh giá kết quả thực hiện và lập kế hoạch kinh doanh cho năm tới.
• Kế toán bán hàng tham mưu cho ban giám đốc các công tác liên quan đến bán hàng, doanh thu, công nợ…
• Phối hợp với kế toán kho đối chiếu chéo số lượng, giá trị nhập xuất tồn kho; phối hợp với kế toán thanh toán, thủ quỹ,…chốt số liệu công nợ, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng… vào, ra trong ngày, tuần, tháng… để quản lý tiền mặt được hiệu quả nhất là đối với các doanh nghiệp thu tiền mặt nhiều như cửa hàng, siêu thị…
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS giúp doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ bán hàng và quản lý kế toán – tài chính, là giải pháp hiệu quả cho các doanh nghiệp hiện nay.

Dùng ngay miễn phí

5. Kiến thức chuyên môn cần có của KTBH (Sales Accountant)

Để làm kế toán bán hàng, bạn cần nắm vững các kiến thức sau:

5.1. Kiến thức về quy tắc ghi nhận kế toán bán hàng

• Kết quả bán hàng là phần lợi nhuận còn lại từ các hoạt động bán hàng sau khi đã trừ đi các chi phí liên quan.
• KTBH tính toán kết quả này dựa trên mức chênh lệch giữa doanh thu thuần và các chi phí như giá vốn, chi phí quản lý,… theo công thức sau:

Trong đó:

• Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh = Doanh thu thuần từ bán hàng và dịch vụ – Giá vốn hàng bán – Chi phí bán hàng.
• Kết quả hoạt động tài chính = Doanh thu từ hoạt động tài chính – Chi phí tài chính.
• Kết quả hoạt động khác = Thu nhập khác – Chi phí khác – Thuế thu nhập doanh nghiệp.

Thông qua cách tính này, kế toán bán hàng xác định rõ các nguồn lợi nhuận và các chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh.

5.2. Quy tắc ghi nhận doanh thu bán hàng

Doanh nghiệp cần đáp ứng 5 điều kiện sau để có thể ghi nhận doanh thu bán hàng:

• Đã chuyển giao rủi ro và lợi ích từ sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng.
• Đã thu nhận lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
• Đã xác định rõ và đảm bảo chắc chắn về khoản doanh thu.
• Đã mất quyền sở hữu đối với hàng hóa.
• Đã xác định được các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.

Những điều kiện này đảm bảo rằng doanh thu được ghi nhận một cách hợp lý và phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp.

5.3. Các chứng từ liên quan đến kế toán bán hàng

Những chứng từ kế toán làm căn cứ ghi nhận vào sổ sách kế toán bao gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng;

• Hóa đơn bán hàng;

• Phiếu xuất kho;

• Chứng từ thanh toán: Phiếu thu, giấy báo Nợ, giấy báo Có…;

• Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ; bảng kê thanh toán đại lý;

• Biên bản thừa thiếu hàng, biên bản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại…;
  • Biên bản xác nhận hoàn thành dịch vụ;
  • Báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng bán…;
• Các chứng từ liên quan khác có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.

Xem thêm: Nghiệp vụ kế toán bán hàng trong doanh nghiệp chi tiết nhất

5.4. Hệ thống báo cáo kế toán bán hàng

Hệ thống sổ sách và báo cáo mà nhân viên KTBH cần làm việc bao gồm:

• Sổ chi tiết bán hàng, sổ nhật ký bán hàng;
• Sổ tổng hợp bán hàng;
• Sổ cái các tài khoản có liên quan như: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, doanh thu, chi phí…;
• Tình hình thực hiện đơn đặt hàng;
• Tổng hợp lãi lỗ theo đơn đặt hàng;
• Chi tiết công nợ phải thu;
• Tổng hợp công nợ phải thu;
• Phân tích công nợ phải thu theo hạn nợ;
• Các sổ sách khác theo nhu cầu quản trị của doanh nghiệp.

5.5. Kiến thức về trình tự luân chuyển chứng từ kế toán

Hàng ngày, nhân viên KTBH căn cứ vào hợp đồng bán hàng lập Hóa đơn bán hàng. Hóa đơn bán hàng có 3 liên, trong đó liên 1 lưu lại quyển hóa đơn, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 lưu lại công ty.

Phụ thuộc vào phương thức thanh toán của khách hàng mà trình tự luân chuyển chứng từ sẽ khác nhau:

• Trường hợp khách hàng nợ: kế toán bán hàng lập biên bản giao nhận hàng hóa và xác nhận nợ. Chứng từ cũng được lập thành 3 liên. Trong đó liên 1 sử dụng khi xuất hàng ra khỏi kho, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 lưu lại quyển.
• Trường hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt: lúc này kế toán phải lập Phiếu thu thành 3 liên. Liên 1 thủ quỹ giữ, liên thứ 2 lưu tại nơi lập phiếu, liên thứ 3 giao cho người nộp tiền.
• Trường hợp khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản: doanh nghiệp nhận Giấy báo Có từ ngân hàng xác nhận về số tiền khách hàng đã thanh toán.

6. Yêu cầu về kỹ năng của nhân viên KTBH

Để thực hiện tốt công việc, nhân viên kế toán bán hàng cần trang bị những kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm. Những kỹ năng này giúp họ làm việc hiệu quả, xử lý chính xác các giao dịch và hỗ trợ các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Dưới đây là những kỹ năng quan trọng:

• Kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán: Thành thạo phần mềm kế toán giúp kế toán ghi nhận, xử lý và phân tích dữ liệu nhanh chóng và chính xác.
• Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề: KTBH cần phân tích dữ liệu, phát hiện sai sót và đưa ra biện pháp khắc phục kịp thời.
• Kỹ năng giao tiếp: Kỹ năng này giúp kế toán truyền đạt thông tin rõ ràng và dễ hiểu cho khách hàng và các bộ phận liên quan.
• Tính tỉ mỉ và chính xác: Kế toán cần cẩn thận, tỉ mỉ để đảm bảo số liệu tài chính chính xác và tránh sai sót.
• Kỹ năng quản lý thời gian: Quản lý thời gian hiệu quả giúp kế toán hoàn thành các công việc đúng hạn và ưu tiên nhiệm vụ quan trọng.

7. Quyền hạn của vị trí kế toán bán hàng

Nhân viên KTBH có một số quyền hạn quan trọng giúp đảm bảo quy trình bán hàng và thanh toán diễn ra thuận lợi, minh bạch. Những quyền này không chỉ hỗ trợ quản lý doanh thu hiệu quả mà còn góp phần duy trì dòng tiền ổn định cho doanh nghiệp. Cụ thể, kế toán bán hàng có các quyền sau:

• Yêu cầu điều chỉnh, thay đổi hoặc hủy hóa đơn khi cần.
• Đề xuất biện pháp giải quyết đối với các hóa đơn không hợp lệ hoặc chưa phù hợp.
• Trực tiếp đề xuất các phương án xử lý vấn đề thanh toán với trưởng ban kế toán nếu gặp khó khăn để đảm bảo thanh toán diễn ra suôn sẻ.
• Chủ động nhắc nhở và thu hồi công nợ, giám sát quá trình thanh toán công nợ của khách hàng.
• Đề xuất mức và lịch thanh toán công nợ với khách hàng, thông qua trưởng phòng kế toán.
• Làm việc dưới sự giám sát và chỉ đạo của kế toán trưởng để đảm bảo tuân thủ các quy định và quy trình của doanh nghiệp.

8. Quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Quy trình của KTBH trong doanh nghiệp được thực hiện qua các bước cụ thể như sau:

• Bước 1: Kế toán bán hàng tiếp nhận đơn đặt hàng/hợp đồng từ nhân viên bán hàng hoặc từ phòng kinh doanh của doanh nghiệp.
• Bước 2: Trên cơ sở đơn đặt hàng, KTBH kiểm tra lượng tồn kho của hàng hóa tại doanh nghiệp.
  • Nếu số lượng hàng tồn kho không đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng, KTBH phải thông báo lại cho bộ phận bán hàng để nhân viên bán hàng (hoặc phòng kinh doanh) tư vấn lại cho khách hàng hoặc hủy đơn hàng.
  • Nếu số lượng hàng tồn kho đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng, KTBH lập phiếu yêu cầu xuất kho và chuyển cho thủ kho để làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng. Đồng thời, lập hóa đơn, phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng hóa gửi cho nhân viên bán hàng (hoặc phòng kinh doanh) để giao cho khách hàng.
• Bước 3: Kế toán bán hàng hạch toán nghiệp vụ bán hàng phát sinh vào sổ tổng hợp và sổ chi tiết có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng này.

Lưu ý: Đối với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, sau khi hoàn thành cung cấp dịch vụ được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán tiến hành lập hóa đơn cho dịch vụ vừa cung cấp. Đồng thời, căn cứ vào các chứng từ có liên quan để hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên.

Quản lý và vận hành công việc phòng kế toán dễ dàng với bộ giải pháp MISA AMIS Văn Phòng Số giúp xây dựng môi trường làm việc loại bỏ mọi giấy tờ, quy trình thủ công, giúp nâng cao năng suất nhân sự, tiết kiệm chi phí, kiến tạo văn hoá làm việc số, từ đó gia tăng hiệu quả cho mọi doanh nghiệp.

9. Một số câu hỏi về kế toán bán hàng

Câu 1: Học ngành gì để làm kế toán bán hàng?

Để trở thành KTBH, bạn có thể theo học các ngành như: Kế toán, Tài chính – Ngân hàng, Quản trị kinh doanh hoặc Kinh tế. Các ngành này sẽ cung cấp nền tảng vững chắc về kiến thức tài chính, quản lý và kế toán, giúp bạn thực hiện hiệu quả các công việc liên quan đến KTBH.

Câu 2: Khi thanh toán cho người bán bằng tiền gửi ngân hàng kế toán lập chứng từ gì?

Khi thanh toán cho người bán qua ngân hàng, kế toán lập giấy ủy nhiệm chi và chứng từ chuyển khoản. Các chứng từ này được sử dụng để cập nhật vào hệ thống kế toán, đảm bảo tính chính xác và minh bạch.

Câu 3: Các phần mềm phục vụ cho KTBH?

Để thực hiện công việc kế toán bán hàng hiệu quả, nhân viên kế toán sử dụng các công cụ như bảng tính Excel và các phần mềm kế toán như Misa, Fast, TAX ONLINE. Những công cụ và phần mềm này giúp quản lý doanh thu, chi phí, công nợ và báo cáo tài chính, đồng thời tối ưu hóa quy trình kế toán.

Hiện nay, phần mềm kế toán online MISA AMIS hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình bán hàng, từ lập báo giá, nhận đơn hàng, hợp đồng đến xuất hóa đơn và các nghiệp vụ như chiết khấu, giảm giá, hàng trả lại, bán kèm quà tặng.

• Quản lý hóa đơn, in hóa đơn trực tiếp từ phần mềm, tuân thủ quy định về phát hành và sử dụng hóa đơn.
• Theo dõi tình hình bán hàng theo chi nhánh, phòng kinh doanh, nhân viên, báo cáo theo sản phẩm và thị trường.
• Hỗ trợ các nghiệp vụ bán hàng trong nước, xuất khẩu, qua đại lý, thu tiền ngay hoặc chưa thu tiền.
• Tự động xác định giá bán theo chính sách giá và chiết khấu của khách hàng.
• Cho phép xuất hóa đơn ngay khi lập chứng từ hoặc sau đó.
• Quản lý chặt chẽ việc phát hành hóa đơn, tuân thủ quy định của nhà nước.
• Cung cấp báo cáo quản trị giúp giám đốc và kế toán nắm bắt kết quả bán hàng.

Kế toán bán hàng là vị trí đảm nhận vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin mà MISA AMIS vừa cung cấp có thể giúp ích cho bạn khi tìm hiểu về công việc này.