Biến đổi khí hậu dẫn đến sự gia tăng về tần suất và mức độ nghiêm trọng của các thảm họa thiên nhiên như bão lụt. Bão Yagi đi vào miền Bắc Việt Nam đã và đang tiếp tục gây thiệt hại trên diện rộng. Đối mặt với điều này, các anh chị chủ doanh nghiệp, nhà quản trị không chỉ cần sẵn sàng các biện pháp phòng chống mà còn phải bình tĩnh và chủ động ứng phó, nhanh chóng khắc phục các thiệt hại do bão lũ gây ra để sớm nhất ổn định lại sản xuất kinh doanh.
Dưới đây MISA AMIS gợi ý danh sách các việc doanh nghiệp cần làm ứng phó thiệt hại do bão số 3:
1. Đảm bảo an toàn cho cán bộ nhân viên
Liên lạc với toàn bộ nhân viên để xác nhận tình trạng an toàn. Doanh nghiệp xem xét việc hỗ trợ về chỗ ở, di chuyển, hoặc bất kỳ điều kiện nào cần thiết cho sự an toàn của cán bộ nhân viên.
Doanh nghiệp cần xem xét điều kiện thực tế tại doanh nghiệp và địa phương nơi doanh nghiệp hoạt động để đánh giá các rủi ro và mức độ ảnh hưởng. Với các trường hợp nhân sự ở xa, con nhỏ, đoạn đường di chuyển có nhiều rủi ro… doanh nghiệp xem xét việc cho nhân sự làm việc online hoặc nghỉ làm để đảm bảo an toàn lớn nhất về người.
2. Thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản; đánh giá thiệt hại, sửa chữa và khắc phục
Khi cơn bão đã qua đi, những ảnh hưởng sau bão như mưa lớn, lũ quét hoặc sạt lở… còn tiếp tục diễn biến do đó, doanh nghiệp cần tiếp tục nâng cao cảnh giác và có những biện pháp chủ động bảo vệ tài sản. Trong trường hợp cần thiết, doanh nghiệp cần thuê các đơn vị/cá nhân cung cấp dịch vụ gia cố hoặc di chuyển tài sản đảm bảo an toàn cho tài sản. Liên tục cập nhật các bản tin thời tiết và đánh giá tình hình để có phương án phòng chống hoặc khắc phục.
Bên cạnh đó, lãnh đạo doanh nghiệp cần nhanh chóng kiểm tra thiệt hại về cơ sở vật chất, hàng tồn kho, tài sản… để lên kế hoạch khôi phục, khắc phục, sửa chữa tài sản đảm bảo hoạt động liên tục hoặc tạm thời ngưng/di dời hoạt động kinh doanh nếu cần thiết.
Đối với việc quản lý kho hàng hư hỏng, doanh nghiệp:
Kiểm kê thiệt hại: Lập biên bản kiểm kê về số lượng và giá trị hàng hóa bị hư hỏng, bao gồm hình ảnh và thông tin cụ thể. Đây là tài liệu quan trọng để làm việc với bảo hiểm và kiểm soát nội bộ.
Xử lý hàng hóa hư hỏng: Phân loại và quyết định xử lý hàng hóa bị hư hỏng (hủy bỏ, bán thanh lý hoặc khôi phục nếu có thể).
Liên hệ với nhà cung cấp: Nếu hàng tồn kho bị ảnh hưởng nặng nề, hãy nhanh chóng liên hệ với nhà cung cấp để đặt lại hàng hóa. Điều này đảm bảo doanh nghiệp tiếp tục hoạt động bình thường khi khôi phục.
Liên hệ với khách hàng: Trong trường hợp doanh nghiệp có hợp đồng cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng nhưng không thực hiện đúng theo hợp đồng do bão lũ, doanh nghiệp cần thông báo ngay tới khách hàng và đề xuất các biện pháp xử lý.
3. Yêu cầu quyền lợi bảo hiểm
Nếu doanh nghiệp có bảo hiểm cho rủi ro thiên tai hoặc các hợp đồng bảo hiểm bảo vệ tài sản đã có, doanh nghiệp cần cử cán bộ thông báo ngay với các công ty bảo hiểm để yêu cầu và được hướng dẫn làm thủ tục bồi thường sớm nhất. Doanh nghiệp chú ý thu thập và cung cấp tất cả các chứng từ liên quan đến sự thiệt hại.
4. Cập nhật các chương trình hỗ trợ dành cho doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi siêu bão Yagi
Doanh nghiệp cần chủ động cử cán bộ phụ trách việc cập nhật thông tin các gói, chương trình hỗ trợ dành cho doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi siêu bão Yagi từ chính phủ, các cơ quan chức năng, ngân hàng, tổng cục thuế, các tổ chức và hiệp hội.
Liên quan tới các chương trình hỗ trợ về tín dụng: Ngân hàng nhà nước đã có chỉ đạo yêu cầu các tổ chức tín dụng hỗ trợ khách hàng sau bão Yagi do đó doanh nghiệp cần chủ động cập nhật thông tin, liên hệ và trao đổi với cán bộ tín dụng của các ngân hàng để được thông tin sớm nhất về các chế độ, chính sách hỗ trợ và chuẩn bị các hồ sơ theo hướng dẫn.
Liên quan tới các chương trình hỗ trợ về thuế: Một số khu vực bị ảnh hưởng bởi thiên tai có thể được cơ quan thuế hỗ trợ về gia hạn thuế hoặc miễn giảm thuế tạm thời do đó doanh nghiệp cần chủ động cập nhật thông tin về gia hạn, ưu đãi hoặc hỗ trợ mới nhất về thuế. Liên hệ với cơ quan thuế để xin gia hạn thời gian nộp thuế nếu cần thiết.
…
5. Điều chỉnh hoạt động kinh doanh
Quản trị vận hành: Cân nhắc các phương án làm việc từ xa hoặc giảm tải tạm thời để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp không bị đình trệ trong thời gian khắc phục.
Quản lý dòng tiền: Kiểm tra và điều chỉnh dòng tiền, đảm bảo doanh nghiệp có đủ khả năng thanh toán các khoản chi khẩn cấp như sửa chữa, mua lại hàng tồn kho, và trả lương nhân viên trong giai đoạn khó khăn này.
Điều chỉnh kế hoạch tài chính: Cân nhắc việc điều chỉnh ngân sách và các khoản chi phí không cần thiết để giữ vững tài chính doanh nghiệp trong thời gian phục hồi sau thiên tai.
Tìm kiếm nguồn hỗ trợ tài chính (nếu cần): Doanh nghiệp có thể cân nhắc tiếp cận các khoản vay hỗ trợ từ ngân hàng hoặc các chương trình hỗ trợ khẩn cấp của chính phủ (nếu có) để khôi phục hoạt động kinh doanh.
6. Lưu trữ tài liệu và dữ liệu an toàn
Đảm bảo các tài liệu và dữ liệu kế toán quan trọng đã được sao lưu và bảo quản an toàn, phòng trường hợp hệ thống hoặc cơ sở vật chất bị hư hỏng do lũ lụt.
Trong trường hợp tài liệu quan trọng và kho hàng của công ty bạn bị lũ cuốn trôi hoặc hư hỏng, đây là những bước cần thực hiện ngay:
Sao lưu dữ liệu: Nếu trước đó bạn có sao lưu tài liệu điện tử, hãy khôi phục từ các bản sao lưu. Nếu không, liên hệ với các đối tác hoặc nhà cung cấp để thu thập lại các chứng từ và hợp đồng liên quan.
Liên hệ với các cơ quan có thẩm quyền: Thông báo với các cơ quan thuế và cơ quan chức năng liên quan về việc mất tài liệu. Cần trình bày chi tiết về sự cố để họ hướng dẫn việc làm lại tài liệu hoặc cho phép bổ sung các giấy tờ bị mất.
Tìm các giải pháp khôi phục tài liệu: Nếu tài liệu bị ướt, có thể liên hệ với các dịch vụ chuyên nghiệp khôi phục tài liệu trong trường hợp cần thiết.
7. Lập kế hoạch dự phòng và phục hồi
Sau sự cố, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống dự phòng cho việc lưu trữ tài liệu như việc số hóa hệ thống tài liệu, sử dụng lưu trữ đám mây. Đối với việc quản lý kho hàng hóa và tài sản, doanh nghiệp cần có hệ thống kiểm kê điện tử và kế hoạch bảo vệ tài sản khỏi thiên tai.
Doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị kế hoạch cụ thể cho việc ứng phó bao gồm việc bảo vệ cơ sở hạ tầng, tài liệu, dữ liệu và nhân viên trong trường hợp khẩn cấp cho tương lai trong điều kiện khí hậu biến đổi, thiên tai, dịch bệnh tiếp tục xảy ra.
8. Hỗ trợ cộng đồng
Xem xét việc đóng góp hoặc hỗ trợ cộng đồng địa phương đang chịu ảnh hưởng nặng nề từ bão lũ. Điều này không chỉ giúp ích về mặt nhân đạo mà còn nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt cộng đồng.
Đối với các khoản chi tài trợ, hỗ trợ của doanh nghiệp cho lĩnh vực giáo dục, y tế, và khắc phục hậu quả thiên tai được thực hiện đúng đối tượng và có đầy đủ hồ sơ chứng minh theo quy định sẽ được trừ vào thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Hướng dẫn chi tiết mời bạn đọc tham khảo tại đây.
MISA AMIS hy vọng những gợi ý trên hữu ích cho anh chị lãnh đạo, chủ doanh nghiệp, nhà quản trị để nhanh chóng vượt qua những khó khăn và ảnh hưởng của thiên tai, bão lũ.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
