Nếu bạn là CEO, chủ doanh nghiệp, hay Manager và đang đối mặt với áp lực phê duyệt hàng loạt đơn đề xuất mỗi ngày, thì MISA AMIS Quy trình chính là giải pháp dành cho bạn.
Được phát triển để số hóa toàn bộ hệ thống đề xuất và tinh gọn quy trình phê duyệt và của doanh nghiệp, phần mềm quản lý mọi quy trình phối hợp liên phòng ban trên một nền tảng duy nhất, nâng cao hiệu quả và giảm tải khối lượng công việc cho doanh nghiệp.
Việc chuyển đổi sang các giải pháp số hóa quy trình, bao gồm cả trình ký và phê duyệt Online, có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm 40% thời gian và cải thiện năng suất lên đến 20%. (Forrester)
1. Thực trạng quy trình trình ký và phê duyệt tại doanh nghiệp hiện nay
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang đối mặt tình trạng bất cập trong quy trình trình ký và phê duyệt vì thực hiện theo phương pháp thủ công. Việc này không chỉ làm tốn thời gian mà còn tạo ra nhiều khó khăn trong việc quản lý và kiểm soát hiệu quả công việc.
Một trong những hạn chế lớn nhất khi duy trì cách làm thủ công là sự thiếu nhất quán, dễ sai sót phải sửa lại nhiều lần. Bên cạnh đó, nhân viên luôn phải chờ đợi các quản lý phê duyệt. Khi lãnh đạo không có mặt tại văn phòng, quy trình làm việc sẽ bị trì trệ, ảnh hưởng đến tiến độ và tốc độ phục vụ khách hàng.
Theo báo cáo từ McKinsey, các quy trình thủ công chiếm tới 30% thời gian làm việc của nhân viên, bao gồm xử lý giấy tờ, xin ký duyệt và chờ đợi phê duyệt đơn từ.
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, nhu cầu tối ưu hóa mọi quy trình nội bộ, nâng cao năng suất là ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp.
Rõ ràng, trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, doanh nghiệp cần thay đổi ngay, ưu tiên tự động mọi quy trình nội bộ, nâng cao năng suất. Phần mềm phê duyệt Online MISA AMIS Quy trình sẽ giúp doanh nghiệp làm được điều đó.
2. MISA AMIS Quy trình – Phần mềm phê duyệt Online và lợi ích với doanh nghiệp
MISA AMIS Quy trình là phần mềm phê duyệt Online được phát triển bởi MISA JSC, công ty công nghệ hàng đầu với hơn 30 năm kinh nghiệm và có hơn 250.000 khách hàng doanh nghiệp trên toàn quốc.
Phần mềm cung cấp khả năng thiết lập, theo dõi, giám sát và đặc biệt là quản lý phê duyệt đề xuất, quy trình mọi lúc, mọi nơi, đảm bảo rằng các tiến trình phối hợp được thực hiện nhanh chóng, minh bạch và hiệu quả.
| Đối tượng | Lợi ích của MISA AMIS Quy trình |
| Ban Lãnh đạo, Chủ doanh nghiệp | – Phê duyệt Online từ xa: Cho phép phê duyệt các văn bản, hợp đồng, đề xuất từ xa, không cần phải có mặt tại văn phòng.
– Nắm bắt toàn cảnh quy trình vận hành của công ty: Theo dõi tiến độ xử lý quy trình trong doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác hơn. |
| Quản lý | – Quản lý quy trình phối hợp liên phòng ban: Kiểm soát tiến trình phối hợp nhanh chóng, giám sát sự tuân thủ, giảm thiểu sai sót.
– Quản lý dữ liệu xuyên suốt: Tất cả các đề xuất, phê duyệt đều được quản lý trên một nền tảng duy nhất, dễ dàng theo dõi và báo cáo. |
| Nhân viên | – Tiết kiệm thời gian: Thao tác hoàn toàn trên phần mềm, không mất thời gian in ấn, đệ trình, chờ đợi phê duyệt.
– Thực hiện quy trình chuẩn, không cần hướng dẫn nhiều: Thực hiện đề xuất theo quy trình chuẩn hóa, chủ động theo dõi trạng thái của đề xuất. |
3. Tính năng phê duyệt Online của MISA AMIS Quy trình – Kiểm soát hàng trăm quy trình xuyên suốt
3.1. Chuẩn hóa các bước quy trình
MISA AMIS Quy trình cung cấp kho mẫu 500+ quy trình, đề xuất cho doanh nghiệp. Bạn có thể tham khảo sửa đổi hoặc sử dụng ngay.
Hệ thống cũng cho phép bộ phận ISO chủ động thiết lập các quy trình theo mục đích, đặc thù riêng của doanh nghiệp. Sau khi quy trình được chuẩn hóa và ban hành, đội ngũ nhân sự chỉ cần chọn mẫu quy trình mong muốn, điền thông tin theo từng bước, chọn người duyệt, đợi thông báo trạng thái,…
Nhờ đó, quản lý tiết kiệm thời gian hướng dẫn nhưng vẫn đảm bảo nhân sự thực hiện đúng quy trình, quy định của tổ chức.
3.2. Chọn người phê duyệt theo từng cấp
Tại mỗi quy trình, bạn có thể chỉ định rõ ràng từng cấp phê duyệt. Tùy theo mức độ phức tạp và yêu cầu của đề xuất mà chọn người phê duyệt cấp thấp đến cấp cao nhất.
Tính năng này đảm bảo rằng mọi yêu cầu đều được xem xét kỹ lưỡng bởi các cá nhân có thẩm quyền, tránh thất thoát và nâng cao tính minh bạch trong tổ chức. Đồng thời, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo sự nhất quán, kiểm soát chặt chẽ việc xử lý các quy trình phê duyệt nội bộ.
3.3. Thiết lập điều kiện quy trình linh hoạt
Phần mềm phê duyệt Online MISA AMIS Quy trình cho phép thiết lập quy trình với các điều kiện linh hoạt. Quy trình không chỉ đơn thuần đi theo tuần tự mà còn có thể được thiết kế để phê duyệt song song hoặc rẽ nhánh theo những điều kiện cụ thể.
Ví dụ, khi thiết lập một quy trình phê duyệt chi phí, bạn có thể cài đặt điều kiện để quy trình tự động chuyển đến cấp phê duyệt cao hơn nếu chi phí vượt quá một mức cụ thể.
Nếu chi phí dưới 10 triệu đồng, quy trình chỉ cần sự phê duyệt của trưởng phòng. Tuy nhiên, nếu chi phí vượt quá 10 triệu đồng, quy trình sẽ tự động rẽ nhánh và yêu cầu xác nhận từ trưởng bộ phận, giám đốc bộ phận trước khi gửi sang kế toán phê duyệt.
3.4. Lưu trữ quy trình và tìm kiếm dễ dàng theo từ khóa
Mọi quy trình đã chạy sẽ được hệ thống lưu trữ tự động và có thể truy cập khi cần thiết. Cả nhân viên và quản lý dễ dàng xem lại các quy trình cũ hoặc đánh giá hiệu quả của các phiên bản trước đó.
Đặc biệt, tính năng tìm kiếm theo từ khóa giúp việc truy xuất thông tin đơn giản hơn. Bạn có thể tìm kiếm quy trình dựa trên các từ khóa liên quan như tên quy trình, người phê duyệt, hoặc các tiêu chí khác được thiết lập trước đó.
Ngoài ra, MISA AMIS Quy trình còn cho phép bổ sung các cột thông tin và tùy chỉnh hiển thị, giúp bạn dễ dàng lọc và quản lý danh sách quy trình. Bạn có thể xem số lượt chạy của từng quy trình, theo dõi phiên bản của quy trình,…
3.5. Phê duyệt Online ngay trên điện thoại
Một trong những tính năng được người dùng đánh giá cao nhất ở MISA AMIS Quy trình là phê duyệt trực tiếp trên Mobile. Các CEO và nhà quản lý xem xét yêu cầu, thao tác từ chối hoặc phê duyệt nhanh chóng và tiện lợi, mọi lúc mọi nơi.
MISA AMIS Quy trình cho phép trao đổi phản hồi ngay trên nền tảng di động, giúp quá trình giao tiếp giữa các bộ phận liền mạch hơn. Tính năng cảnh báo sai sót hoặc chậm tiến độ cũng được tích hợp, đảm bảo mọi công việc được thực hiện đúng thời hạn.
3.6. Thông báo tự động cập nhật trạng thái đề xuất
Sau khi đẩy gười dùng luôn cập nhật trạng thái mới nhất của quy trình. Với tính năng này, khi có bất kỳ thay đổi nào trong quá trình phê duyệt hoặc thực hiện quy trình, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo đến các cá nhân liên quan thông qua các kênh như trình duyệt, ứng dụng di động, hoặc Email.
Người dùng có thể tùy chỉnh để nhận thông báo qua các ứng dụng khác nhau như MISA AMIS, Google Calendar, hoặc thậm chí trên các trình duyệt web. Điều này đảm bảo rằng mọi người luôn nắm bắt được tiến độ và trạng thái hiện tại của các công việc hoặc quy trình mà họ tham gia, giúp tránh sai sót và đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ, đúng kế hoạch.
Các thông báo này cũng có thể được bật hoặc tắt dễ dàng thông qua giao diện quản lý, giúp người dùng kiểm soát luồng thông tin một cách hiệu quả và tránh tình trạng quá tải thông tin. Tính năng này thực sự tối ưu trong việc giữ mọi người trong tổ chức liên kết và đồng bộ với nhau, đặc biệt là trong môi trường làm việc năng động và có nhiều quy trình phức tạp.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
