Hệ thống quản lý doanh nghiệp: Khái niệm, vai trò và các bước tối ưu 

Với một hệ thống quản lý doanh nghiệp chặt chẽ, nhà lãnh đạo có thể nâng cao hiệu quả quản trị, năng lực cạnh tranh của tổ chức cũng như hướng tới sự phát triển bền vững. Trong thời đại số, xây dựng một nền tảng quản trị phù hợp nên được coi là một trong những ưu tiên hàng đầu của người lãnh đạo.

Trong bài viết dưới đây, MISA AMIS sẽ cung cấp những thông tin quan trọng để bạn đọc hiểu đầy đủ về hệ thống quản trị doanh nghiệp và xây dựng được hệ thống phù hợp.

I. Hệ thống quản lý doanh nghiệp là gì? 

Hệ thống quản lý doanh nghiệp là hệ thống các quy tắc, cơ chế, quy định để điều hành, kiểm soát hoạt động của tổ chức, đơn vị. Nó hỗ trợ người lãnh đạo hiện thực hóa các chiến lược, chính sách, quy tắc, hướng dẫn, quy trình quản lý doanh nghiệp, thủ tục. Hệ thống quản lý doanh nghiệp được sử dụng trong tất cả các khâu triển khai, thực hiện kế hoạch, chiến lược kinh doanh cùng những nghiệp vụ quản lý liên quan khác.

Hệ thống quản lý doanh nghiệp sẽ được hoạch định khác nhau dựa trên từng phương pháp quản lý cụ thể như: 

• Hệ thống quản lý chất lượng theo chứng chỉ ISO: Mục tiêu là đảm bảo hệ thống đạt tiêu chuẩn, duy trì chất lượng sản phẩm/dịch vụ ổn định. 
• Hệ thống kiểm soát nội bộ: Doanh nghiệp chú trọng giảm thiểu nguy cơ, rủi ro ngay từ giai đoạn vận hành, sản xuất đến khi hoàn thiện sản phẩm/dịch vụ.
• Hệ thống sản xuất tinh gọn: Hệ thống giúp tăng năng suất, tăng sản lượng, giảm chi phí và rút ngắn thời gian sản xuất. 
• Hệ thống hoạch định nguồn lực trong doanh nghiệp (hệ thống ERP): Đây là hệ thống quản trị hầu hết các hoạt động của doanh nghiệp, có thể xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh. 
• Hệ thống quản trị doanh nghiệp toàn diện: Đây là hệ thống toàn diện hỗ trợ doanh nghiệp quản trị tất cả các hoạt động từ Kế toán – tài chính, Marketing – Bán hàng, Nhân sự, quản lý văn phòng số,… trên 1 nền tảng duy nhất.

Với khả năng liên thông các phòng ban trong doanh nghiệp và tập trung toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất mà không cần tốn chi phí hay có mức độ phức tạp như ERP, hệ thống quản trị doanh nghiệp toàn diện đang trở thành xu hướng lựa chọn của doanh nghiệp.

II. Các lợi ích hệ thống quản lý doanh nghiệp toàn diện

Như đã đề cập đến ở trên, hệ thống quản trị doanh nghiệp hiệu quả đem lại cho tổ chức rất nhiều lợi thế phát triển. Dưới đây là những ưu điểm nổi bật của hệ thống này.

1. Gia tăng lợi thế cạnh tranh

Các nền tảng quản lý doanh nghiệp hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh hiệu quả. Thay vì giữ nguyên cách làm việc thủ công hay sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ khiến cho sự phối hợp các phòng ban khó khăn, dữ liệu rời rạc, các hệ thống quản lý doanh nghiệp all-in-one hỗ trợ doanh nghiệp liên kết các phòng ban thông suốt, giúp cho việc vận hành trở nên trơn tru.

Hệ thống cũng cung cấp cho doanh nghiệp những công cụ cần thiết để tối ưu trải nghiệm khách hàng, quản lý công việc và nâng cao hiệu suất nhân viên. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể vận hành ổn định và nâng cao năng lực cạnh tranh một cách hiệu quả.

2. Nâng cao hiệu quả quy trình làm việc cũ

Nền tảng quản lý doanh nghiệp hiện đại loại bỏ hầu hết các luồng công việc lặp lại, hạn chế tối đa thao tác chuyển giao thông tin thủ công. Từ đó doanh nghiệp có thể cải thiện hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày bằng cách hợp lý hóa quy trình.

Tất cả nhân viên đều dễ dàng tiếp cận dữ liệu, kết nối với đầu mối tại phòng ban khác để hoàn thành nhiệm vụ. Lúc này, hệ thống quản trị doanh nghiệp giống như một trợ thủ đắc lực giúp cải tiến cách thức vận hành, nâng cao năng suất nhờ những quy trình liền mạch, liên thông và tự động hóa.

Ví dụ, với hệ thống quản trị toàn diện như MISA AMIS, doanh nghiệp có thể số hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình của doanh nghiệp từ Tài chính – Kế toán, Kinh doanh, Kỹ thuật cho đến Nhân sự, Hành chính tổng hợp,… và các quy trình liên phòng ban trên một nền tảng duy nhất. Hệ thống tự động chuyển tiếp công việc cho nhân sự theo quy trình được thiết lập sẵn, đội ngũ quản lý dễ dàng phê duyệt mọi lúc mọi nơi ngay trên mobile. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động.

3. Dự báo chính xác về thị trường

Hệ thống quản trị doanh nghiệp cung cấp nhiều báo cáo tổng hợp thời gian thực về số lượng khách hàng, số lượng hàng bán ra hay các giai đoạn cao điểm,…

Từ giai đoạn lập kế hoạch, dự trữ hàng tồn kho cho đến chiến lược tài chính, dịch vụ khách hàng,… người lãnh đạo đều có thể dựa vào các dự báo này để đưa ra các chiến lược phát triển phù hợp. 

Dự báo càng chính xác, doanh nghiệp càng tiết kiệm vốn hiệu quả, giảm chi phí kinh doanh cũng như quản lý đội ngũ chủ động.

Các hệ thống quản lý công ty như MISA AMIS cung cấp cho ban lãnh đạo hệ thống báo cáo đầy đủ, chính xác, được cập nhật tức thời để nhanh chóng nắm bắt bức tranh toàn cảnh của doanh nghiệp. Từ đó, đội ngũ quản lý có thể đưa ra các dự báo và quyết định kịp thời.

Mời bạn dùng thử và khám phá sức mạnh phần mềm quản lý doanh nghiệp MISA AMIS được phát triển bởi MISA JSC với 30 năm kinh nghiệm tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

4. Tạo nên sự hợp tác chặt chẽ trong nội bộ

Sự tương tác giữa các bộ phận đóng vai trò gắn kết giúp doanh nghiệp vận hành mạnh mẽ. Nếu doanh nghiệp có cách thức làm việc đơn lẻ thì rất dễ dẫn đến thất bại.

Với hệ thống quản trị doanh nghiệp hợp nhất, dữ liệu được tập trung nhất quán trên một nền tảng, các phòng ban có thể chia sẻ thông tin, cộng tác mọi lúc mọi nơi. Như vậy dù ở chi nhánh hay địa điểm nào, đội ngũ nhân sự cũng duy trì việc giao tiếp, phối hợp xử lý công việc tức thì.

Xem thêm: Quản lý doanh nghiệp – Quy trình và phương pháp quản lý hiệu quả

5. Mở rộng nguồn tài nguyên của doanh nghiệp

Hệ thống quản lý doanh nghiệp với các phần mềm chuyên biệt cho từng bộ phận được kết nối với nhau cùng khả năng mở rộng, tích hợp với các ứng dụng khác đáp ứng linh hoạt nhu cầu quản trị khi quy mô tổ chức thay đổi. 

Doanh nghiệp có thể tăng số lượng người dùng, thêm bớt các phần mềm cần thiết để phù hợp với thực trạng quản trị. Đây là một trong những điểm nổi bật của các nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện so với ERP hay các hệ thống riêng lẻ.

6. Sắp xếp quy trình hợp lý 

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng sở hữu hệ thống quy trình, thủ tục công việc. Tuy nhiên, quy trình tại doanh nghiệp siêu nhỏ và nhỏ khá đơn giản, có thể phối hợp với nhau qua việc giao tiếp trực tiếp hay nhắn tin. Vì vậy, doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ thường ưu tiên các phần mềm tối ưu từng nghiệp vụ. 

Ngược lại, khi doanh nghiệp phát triển sẽ kéo theo nhiều quy trình phức tạp, rắc rối hơn. Doanh nghiệp lúc này cần chú trọng thay đổi bộ máy, chuyên nghiệp hóa quy trình nhằm tìm kiếm cơ hội mới. 

Vì vậy, những doanh nghiệp vừa và lớn luôn cần hệ thống quản lý toàn diện để tự động hóa quy trình làm việc liên thông giữa các nghiệp vụ cốt lõi để nâng cao năng suất đồng thời ngăn chặn sự lãng phí và cải thiện chức năng sản xuất, bán hàng.

Các hệ thống quản lý doanh nghiệp toàn diện như MISA AMIS có khả năng hỗ trợ doanh nghiệp số hóa tập trung và tự động hóa toàn bộ quy trình, liên kết quy trình liên phòng ban để đội ngũ phối hợp trơn tru, liền mạch. Nhờ vậy, các tổ chức có thể nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu thời gian thực hiện các tác vụ thủ công và giảm bớt lỗi do nhân viên gây ra.

Xem Thêm: Phần mềm quản lý quy trình tự động, chuẩn hóa tốt nhất cho doanh nghiệp

7. Đảm bảo sự tuân thủ quy định

Một trong những lợi ích nổi bật của hệ thống quản lý doanh nghiệp là khả năng theo dõi, giám sát, đảm bảo nhân sự tuân thủ quy định chung. Các nền tảng này được thiết kế để theo dõi những thay đổi, vi phạm xảy ra khi làm việc. Nhờ đó, nó thúc đẩy mọi người hoạt động theo đúng quy định, quy trình nội bộ. 

III. 6 bước xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp 

Xây dựng một hệ thống quản lý doanh nghiệp hiệu quả là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự tham gia của nhiều bộ phận trong tổ chức. Dưới đây là 6 bước cơ bản để thiết lập một hệ thống quản lý doanh nghiệp:

 

Bước 1: Ban lãnh đạo thống nhất hướng triển khai 

Để thực thi hệ thống quản lý doanh nghiệp, ban lãnh đạo công ty cần đạt được sự đồng thuận. Họ phải thống nhất mục tiêu, ban hành chiến lược hành động và truyền thông đến từng thành viên. 

Người lãnh đạo sẽ chia nhỏ mục tiêu theo giai đoạn để phân chia công việc hợp lý. Trong khi đó, đội ngũ nhân sự nắm được vị trí của mình trên bức tranh tổng quan và tập trung hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn.  

Bước 2: Lựa chọn đơn vị tư vấn hoặc nhà cung cấp hệ thống quản lý doanh nghiệp

Nhà cung cấp phần mềm uy tín, chất lượng sẽ giúp quá trình chuyển đổi hệ thống quản lý diễn ra suôn sẻ. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp tìm ra nhà cung cấp, tư vấn phù hợp? 

Khi tìm hiểu về các lựa chọn trên thị trường, doanh nghiệp cần đánh giá dựa trên một số tiêu chuẩn sau: 

• Giải pháp mới làm nổi bật lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp như thế nào? 
• Giải pháp này giúp khắc phục khó khăn hiện tại của doanh nghiệp như thế nào? 
• Giải pháp có phù hợp với văn hóa và mô hình hoạt động của doanh nghiệp không? 
• Kinh nghiệm và mức độ uy tín của nhà cung cấp so với các đơn vị khác? 

Đọc ngay: 15+ phần mềm quản lý doanh nghiệp được đánh giá tốt nhất hiện nay

Bước 3: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và chức năng nghiệp vụ

Ở bước này, nhà lãnh đạo cần phác thảo sơ đồ cơ cấu tổ chức hợp lý, làm rõ chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận. Đây là một bước quan trọng, bởi vì nó đặt nền móng cho cách thức hoạt động của tổ chức và hệ thống.

3.1. Xây dựng hệ thống quản trị tài chính – kế toán 

Quản trị tài chính bao gồm quản trị nguồn vốn, tài sản, các quan hệ tài chính phát sinh như khoản phải thu – khoản phải trả với mục đích tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đây là nghiệp vụ cốt lõi nên doanh nghiệp cần thiết lập ngay sau khi đã xác định cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.

Các cấp quản lý cùng nhân sự chuyên môn của doanh nghiệp sẽ xây dựng quy trình, quy định, hướng dẫn từng bước tạm ứng, thanh quyết toán, theo dõi và thu hồi công nợ,…

3.2. Xây dựng dựng hệ thống quản trị nguồn nhân lực

Nguồn nhân lực là yếu tố quyết định cho sự ổn định và thành công của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự mạnh mẽ, từ khâu tuyển dụng đến đào tạo và đánh giá nhân viên. Việc cải thiện và phát triển năng lực của nhân viên là nền tảng để nâng cao hiệu quả công việc và đóng góp vào sự phát triển chung của tổ chức.

3.3. Xây dựng hệ thống quản trị bán hàng

Hoạt động bán hàng tạo ra khoản lợi nhuận chính cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Ban lãnh đạo công ty cần ưu tiên thiết lập các quy trình, hướng dẫn quản lý hoạt động mua hàng, kiểm soát bán hàng, lưu trữ thông tin khách hàng. Đồng thời, doanh nghiệp nên kết hợp quản lý xuất – nhập – tồn kho chi tiết để tránh thất thoát, hư hỏng hàng hóa.

3.4. Xây dựng hệ thống quản lý điều hành

Bước hoàn thiện hệ thống quản lý doanh nghiệp là ban hành quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý công việc, dự án cùng tài liệu, tài sản của doanh nghiệp. Điều này nhằm đảm bảo mọi hoạt động diễn ra một cách trôi chảy và hiệu quả.

Bước 4: Kiểm tra hiệu quả vận hành của hệ thống

Nhằm đảm bảo tiến độ công việc, doanh nghiệp phải kiểm tra và đánh giá hệ thống định kỳ. Việc kiểm tra đều đặn giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện những lỗi sai trong quy trình, dự đoán trước vấn đề có thể xảy ra.

Bước 5: Kiểm soát chi phí

Để tránh việc chi phí triển khai cao hơn chi phí dự tính ban đầu, người lãnh đạo cần hoạch định chi phí một cách chi tiết và quyết toán thường xuyên. 

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên lưu ý dự tính ngân sách từ khi bắt đầu cho đến hai tháng sau khi chiến dịch cải tiến hệ thống kết thúc.

Bước 6: Theo dõi hành trình và kết quả hoàn thành mục tiêu

Khác với thành công về doanh số, rất khó để xác định mức độ thành công của quá trình ứng dụng hệ thống quản lý doanh nghiệp. Bởi lẽ, nó bao gồm nhiều yếu tố vô hình như quản lý sự thay đổi hay sự tuân thủ của đội ngũ. 

Đó là lý do doanh nghiệp cần đặt ra các chỉ số cụ thể để đo lường mức độ hoàn thành mục tiêu như mốc thời gian, hiệu suất hoặc kết quả bán hàng,… Người lãnh đạo cũng phải kiểm tra báo cáo công việc mỗi ngày để nắm bắt kịp thời các ưu, nhược điểm trong cách thức làm việc mới.

IV. MISA AMIS – Hệ thống quản lý doanh nghiệp toàn diện nhất hiện nay

MISA AMIS là hệ thống quản lý doanh nghiệp được hơn 250.000 doanh nghiệp tin dùng. Với hệ sinh thái 40+ phần mềm chuyên biệt, MISA AMIS đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản trị toàn diện của doanh nghiệp từ Kế toán – tài chính, Marketing – bán hàng, Quản lý nhân sự cho đến Quản lý – điều hành công việc, dự án mọi lúc, mọi nơi.

Dùng thử miễn phí

Với khả năng kết nối linh hoạt với hơn 100+ phần mềm trong và ngoài nền tảng, MISA AMIS phù hợp với doanh nghiệp ở mọi quy mô, lĩnh vực, ngành nghề như: thương mại, sản xuất, dịch vụ, xây lắp, giáo dục,… Dưới đây là một những tính năng nổi bật giúp MISA AMIS trở thành nền tảng quản trị doanh nghiệp hàng đầu, được 250.000+ khách hàng đánh giá cao.

• Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn diện mọi hoạt động trên một nền tảng duy nhất, giúp giải quyết các khó khăn khi sử dụng các phần mềm riêng lẻ (dữ liệu phân tán, công việc chồng chéo, tốn kém chi phí,…).
• Được thiết kế phù hợp với nhu cầu quản lý toàn diện của doanh nghiệp Việt và được nghiên cứu phù hợp hệ thống tài chính – kế toán – thuế và các thông tư, nghị định, luật tại Việt Nam. Chính vì vậy, việc triển khai nhanh chóng, độ tương thích cao.
• Kết nối chặt chẽ các phòng ban bên trong (Kế toán, Bán hàng, Nhân sự,…), kết nối với 100+ đối tác bên ngoài (Thuế, Ngân hàng, sàn TMĐT, Logistics,…); kết nối dữ liệu giữa các chi nhánh, cửa hàng,… Toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp được hội tụ, liên thông giữa các bộ phận để phục vụ điều hành và ra các quyết định kịp thời.
• Giúp xây dựng quy trình thống nhất để số hóa tập trung và tự động hóa toàn bộ quy trình doanh nghiệp. Thông tin đầu ra của bộ phận/công việc này là đầu vào của bộ phận/công việc khác nên tiết kiệm được thời gian nhập liệu, giảm sai sót và đẩy nhanh hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Là nền tảng quản trị doanh nghiệp đầu tiên tại Việt Nam tích hợp thành công trợ lý trí tuệ nhân tạo AI.
• Làm việc trên nền tảng Cloud, nhân viên và quản lý có thể làm việc mọi lúc mọi nơi. CEO có thể xem báo cáo theo thời gian thực ngay trên điện thoại, kế toán viên có thể kê khai thuế qua mạng ngay khi làm việc tại nhà,…
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phù hợp với nhân sự thuộc mọi trình độ.
• Chi phí hợp lý phù hợp với từng giai đoạn phát triển bởi MISA AMIS cho phép doanh nghiệp lựa chọn triển khai một số nghiệp vụ theo nhu cầu ở thời điểm hiện tại. Trong tương lai, khi quy mô mở rộng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể bổ sung thêm các nghiệp vụ khác.
• Hỗ trợ nhiệt tình qua nhiều kênh như Tổng đài hỗ trợ, Đào tạo sử dụng, Livechat, Hotline,…

VI. Kết luận 

Có thể nói, việc tạo dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp không có công thức chung cho tất cả tổ chức. Tuy nhiên, nó là yêu cầu tất yếu để doanh nghiệp hệ thống lại quy trình, chuyển từ hình thức quản trị lạc hậu sang tự động hóa. Chỉ cần đầu tư thực hiện một lần, doanh nghiệp sẽ thu được vô số lợi ích lâu dài như nâng cao sức cạnh tranh, mở rộng quy mô và vận hành hiệu quả.