Theo GS. Jordan Peterson, nếu tổ chức có trải nghiệm hội nhập nhân sự mới xuất sắc thì khả năng lưu giữ nhân sự mới tăng 82% và hiệu suất nhân sự mới tăng lên 72%. Một quy trình tuyển dụng và tiếp nhận thử việc tốt không chỉ giúp thu hút những ứng viên tài năng mà còn nâng cao trải nghiệm của họ, tạo dựng một hình ảnh thương hiệu tuyển dụng tích cực.
Nằm trong hệ sinh thái MISA AMIS, phần mềm AMIS Quy trình kết nối AMIS tuyển dụng là giải pháp cho phép doanh nghiệp tự động hóa hoàn toàn quy trình tiếp nhận thử việc để loại bỏ các thao tác thủ công để nâng cao trải nghiệm ứng viên. Trong bài blog này, chúng ta sẽ khám phá cách hai hệ thống này hỗ trợ doanh nghiệp chiến thắng trong cuộc đua tìm kiếm nhân tài.
1. Quy trình tiếp nhận thử việc thủ công ảnh hưởng tới trải nghiệm ứng viên như thế nào?
1.1. Các bước trong quy trình tiếp nhận thử việc
Thông thường Quy trình tiếp nhận thử việc sẽ kéo dài nhân sự sẽ kéo dài khoảng 2 tháng và trải qua nhiều bước, liên quan đến nhiều phòng ban và có khá nhiều biểu mẫu, hồ sơ cần lập.
Cụ thể, quy trình này sẽ diễn ra theo các bước như sau:
- Phòng nhân sự: Trong ngày đầu tiên đi làm của nhân sự, phòng HR phải gửi thông báo chương trình thử việc và chuyển đến phòng đào tạo.
- Phòng đào tạo: Trong 7 ngày đầu nhân sự đi làm, phòng đào tạo sẽ sắp xếp đào tạo định hướng cho nhân viên mới theo chương trình chung của công ty.
- Cán bộ chuyên môn: Cán bộ chuyên môn phụ trách quản lý trực tiếp đào tạo, hỗ trợ và hướng dẫn công việc cho nhân viên mới, đồng thời thêm nhân viên mới vào các nhóm phòng ban, tạo tài khoản riêng theo từng phòng ban của hệ thống quản trị.
- Nhân viên mới: Tham gia đào tạo và thực hành, áp dụng vào công việc thực tế.
- Phòng nhân sự & cán bộ chuyên môn: Kết thúc thời gian thử việc, phòng nhân sự và cán bộ chuyên môn cần đánh giá kết quả thử việc của nhân sự dựa vào mức độ hoàn thành KPIs, tác phong, thái độ,…
- Phòng nhân sự: Trường hợp nhân viên vượt qua thử việc, phòng nhân sự tiến hành làm hợp đồng lao động chính thức. Trường hợp nhân viên không vượt qua thử việc, phòng nhân sự gia hạn thời gian thử việc hoặc giải quyết nghỉ việc.
1.2. Khó khăn khi thực hiện quy trình tiếp nhận thử việc thủ công
Khi thực hiện quy trình tiếp nhận thử việc thủ công, đội ngũ gặp rất nhiều khó khăn như:
- Khó phối hợp: Quy trình tiếp nhận thử việc cần có sự phối hợp liền mạch của cả phòng nhân sự, phòng đào tạo, quản lý chuyên môn, nhân sự. Khi chạy quy trình thủ công, đội ngũ mất rất nhiều thời gian để nhắn tin, trao đổi, đồng bộ, chuyển tiếp công việc. Sự phối hợp thiếu liền mạch có thể khiến cho các bước trong quy trình thực hiện bị chậm trễ.
- Khó theo dõi tiến độ: Quy trình tiếp nhận thử việc thường bao gồm nhiều bước như xác nhận hợp đồng, chuẩn bị tài liệu, đào tạo,… Khi thông tin và tiến độ được cập nhật ghi chép và lưu trữ bằng giấy tờ hoặc các file tản mát, việc theo dõi toàn bộ quy trình trở nên khó khăn. Các bộ phận liên quan có thể gặp khó khăn trong việc truy cập và cập nhật thông tin kịp thời.
- Tốn thời gian: Việc trao đổi, đồng bộ thông tin qua các nền tảng chat hoặc soạn thảo các hồ sơ, giấy tờ liên quan đến việc tiếp nhận thử việc mất nhiều thời gian, công sức.
- Tốn kém chi phí: Quản lý quy trình thủ công đòi hỏi sự tham gia của nhiều nhân viên để theo dõi, xử lý và xác nhận thông tin, dẫn đến chi phí nhân lực cao hơn. Ngoài ra, việc in ấn, lưu trữ giấy tờ bản cứng cũng gây ra sự tốn kém không nhỏ.
- Lãnh đạo không nắm được tình hình thực hiện quy trình: Lãnh đạo không nắm được tình hình thực hiện quy trình, có bao nhiêu quy trình đang chạy, nhân viên đang vướng ở bước nào, nghẽn ở đâu để xử lý.
Như vậy, quy trình thủ công chậm chạp và thiếu nhất quán có thể làm giảm trải nghiệm của ứng viên, ảnh hưởng đến ấn tượng ban đầu về công ty.
>> Xem thêm: Tổng quan về MISA AMIS Quy trình – Giải pháp tự động hóa các quy trình liên phòng ban
2. AMIS Quy trình kết nối AMIS Tuyển dụng hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa quy trình tiếp nhận thử việc
Nằm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS, AMIS Quy trình là phần mềm mạnh mẽ hỗ trợ doanh nghiệp số hóa tập trung và tự động hóa toàn bộ quy trình từ Tài chính – Kế toán, Marketing – Bán hàng, Nhân sự, Hành chính tổng hợp,… Phần mềm có khả năng liên kết và tự động hóa các quy trình liên phòng ban phức tạp để tạo thành hệ sinh thái khép kín, từ đó tăng năng suất và hiệu quả hoạt động.
Điểm tạo nên sức mạnh của AMIS Quy trình chính là khả năng kết nối với các phần mềm trong nền tảng MISA AMIS để hỗ trợ đội ngũ tự động hóa quy trình, giảm thiểu các tác vụ thủ công và phối hợp đội ngũ liền mạch.
Đặc biệt, AMIS Quy trình được liên kết chặt chẽ với AMIS Tuyển dụng. Hệ thống cho phép thiết lập tự động khởi tạo quy trình Tiếp nhận thử việc trên AMIS Quy trình khi có Đề xuất tiếp nhận thử việc trên AMIS Tuyển dụng. Điều này giúp HR tiết kiệm thời gian nhập liệu và tạo lượt chạy thủ công.
Cụ thể, quy trình sẽ được thực hiện như sau:
- Sau khi hoàn tất quá trình tuyển dụng, HR tạo Đề xuất tiếp nhận thử việc trên AMIS Tuyển dụng. Sau đó, Gửi duyệt đề xuất sang AMIS Quy trình. HR hoàn toàn không cần tạo đề xuất và nhập liệu thông tin thủ công để chạy quy trình.
- Lượt chạy Quy trình tiếp nhận thử việc tương ứng sẽ được tạo tự động trên AMIS Quy trình.
- Người dùng xem chi tiết lượt chạy trên AMIS Quy trình để kiểm tra, bổ sung thông tin và Gửi lượt chạy.
Khi thực hiện quy trình tiếp nhận thử việc trên AMIS Quy trình, doanh nghiệp có thể loại bỏ hoàn toàn những khó khăn trước đây như:
- Hệ thống tự động chuyển giao công việc đến đầu mối tiếp theo. Nhân viên nắm rõ việc mình làm, phối hợp với ai, báo cáo với ai, tránh bỏ bước, thiếu bước.
- Trao đổi tập trung và theo dõi kết quả, tiến độ thực hiện ngay trên phần mềm, loại bỏ thời gian trao đổi thủ công.
- Loại bỏ hoàn toàn giấy tờ thủ công, thiết lập các mẫu đề nghị/đề xuất chỉ với vài thao tác đơn giản nhờ việc đồng bộ dữ liệu giữa các phần mềm. Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí in ấn, chuyển phát mà còn đảm bảo thông tin chính xác, tránh sai sót.
- Lãnh đạo phê duyệt, ký duyệt đề nghị/đề xuất mọi lúc mọi nơi ngay trên mobile và nhanh chóng nắm bắt được tình hình áp dụng quy trình theo phòng ban/nhân viên, phát hiện và ghi nhận những điểm vi phạm trong quá trình giám sát.
Như vậy, kết nối AMIS Quy trình và AMIS Tuyển dụng, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình tiếp nhận thử việc, gia tăng năng suất, giảm thiểu chi phí và nâng cao trải nghiệm ứng viên nhờ quy trình liền mạch và hoàn toàn tự động hóa.
MỜI BẠN TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ TÍNH NĂNG KẾT NỐI TOÀN DIỆN VÀ NHẬN NGAY 500+ MẪU QUY TRÌNH
3. Hướng dẫn kết nối AMIS Quy trình và AMIS tuyển dụng và thiết lập tự động hóa quy trình tiếp nhận thử việc
Nếu doanh nghiệp sử dụng cả hai ứng dụng AMIS Quy trình và AMIS Tuyển dụng, hệ thống sẽ tự động kết nối với nhau.
Trường hợp chưa sử dụng AMIS Tuyển dụng hay AMIS Quy trình, doanh nghiệp có thể mua và cài đặt ứng dụng tại MISA Store.
3.1. Thiết lập tự động khởi tạo quy trình
Trên giao diện thiết lập Quy trình tiếp nhận thử việc, bạn vào Thiết lập nâng cao/Thiết lập tự động.
- Nhấn + Thêm sự kiện
- Chọn thiết lập Tự động chạy quy trình
- Thiết lập điều kiện: khi ứng dụng AMIS Tuyển dụng, Có đề xuất tiếp nhận thử việc
- Ghép trường dữ liệu: ghép các trường dữ liệu tương ứng giữa hai ứng dụng để tự động trích xuất thông tin vào lượt chạy, anh/chị có thể nhấn + Thêm dòng để lấy thêm thông tin nếu cần thiết
- Lưu thiết lập và Phát hành để áp dụng ngay
3.2. Quy trình được khởi tạo tự động
Khi hoàn tất quá trình tuyển dụng, HR tạo Đề xuất tiếp nhận thử việc trên AMIS Tuyển dụng. Sau đó, Gửi duyệt đề xuất sang AMIS Quy trình. Lượt chạy Quy trình tiếp nhận thử việc tương ứng sẽ được tạo tự động.
Người dùng Xem chi tiết lượt chạy trên AMIS Quy trình để kiểm tra, bổ sung thông tin và Gửi lượt chạy.
>> Xem thêm: Tự động tạo công việc khi hoàn thành quy trình với MISA AMIS Quy trình
4. Tạm kết
Tổ chức tư vấn Boston Consulting Group (BCG) chỉ ra rằng, doanh thu ở các tổ chức có trải nghiệm tuyển dụng tốt sẽ tăng lên hơn ba lần. Sự kết nối giữa AMIS Quy trình và AMIS Tuyển dụng mang đến cho doanh nghiệp một giải pháp toàn diện để tự động hóa quy trình tiếp nhận thử việc. Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu quả làm việc, giảm thiểu sai sót và chi phí, mà còn nâng cao trải nghiệm của ứng viên, tạo ấn tượng tốt từ những ngày đầu tiên.
Hãy khám phá và áp dụng bộ đôi AMIS Quy trình và AMIS Tuyển dụng để biến những thách thức trong quản lý nhân sự thành cơ hội phát triển bền vững cho doanh nghiệp của bạn:
0904 885 833
https://www.misa.vn/
