Số hóa không chỉ là quá trình chuyển đổi từ hệ thống giấy tờ sang dữ liệu kỹ thuật số. Nó còn là cơ hội để doanh nghiệp tái cấu trúc quy trình làm việc, tối ưu hóa hiệu suất và mở rộng quy mô hoạt động. Ví dụ về số hóa đến từ bán lẻ đến sản xuất, từ dịch vụ tài chính đến y tế, mỗi lĩnh vực đều có thể tận dụng công nghệ số để nâng cao giá trị cho khách hàng và tạo ra môi trường làm việc linh hoạt hơn cho nhân viên.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn đọc các ví dụ về số hóa một cách chi tiết theo từng loại hình hoặc ngành nghề. Qua đó, các nhà quản lý có thể thấy được cách công nghệ số giúp doanh nghiệp đạt được thành công.
1. Số hóa doanh nghiệp và vai trò quan trọng trong chuyển đổi số
Số hóa là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng truyền thống (như văn bản giấy, hình ảnh analog) sang dạng số. Trong bối cảnh rộng lớn hơn, số hóa thường chỉ việc áp dụng công nghệ kỹ thuật số vào các hoạt động kinh doanh để cải thiện quy trình làm việc, tăng cường hiệu suất và tạo ra giá trị mới.
Quá trình số hóa bao gồm sử dụng máy tính, thiết bị thông minh, internet và nền tảng số để chuyển đổi và tối ưu hóa cách thức hoạt động của doanh nghiệp. Số hóa giúp làm cho thông tin dễ truy cập và chia sẻ, đồng thời tạo điều kiện cho việc phân tích dữ liệu, hỗ trợ quyết định và cải thiện dịch vụ.
2. Các hình thức số hóa trong doanh nghiệp và ví dụ cụ thể
Với các phòng ban chuyên biệt và các nghiệp vụ phức tạp, các hình thức số hóa trong doanh nghiệp vì thế cũng trở nên đa dạng. Dưới đây là một số hình thức số hóa phổ biến các tổ chức thường áp dụng để tăng cường hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
2.1. Số hóa văn bản, tài liệu
Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý, thường là giấy tờ, sang dạng số để lưu trữ, quản lý, truy cập thông qua máy tính và các thiết bị kỹ thuật số khác.
Số hóa tài liệu giúp giảm bớt nhu cầu về không gian lưu trữ vật lý, tăng cường khả năng bảo mật và dễ dàng chia sẻ thông tin. Nó cũng hỗ trợ tìm kiếm và truy xuất dữ liệu một cách nhanh chóng, từ đó cải thiện quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất công việc.
Ví dụ: Chuyển đổi hồ sơ giấy sang dạng số bằng cách sử dụng hệ thống Google Drive để soạn thảo, lưu trữ và tăng cường khả năng truy cập. Hay sử dụng AMIS Ghi chép để ghi chép lại biên bản các cuộc họp, quy trình/quy định và lưu trữ tất cả loại tài liệu tập trung, an toàn.
2.2. Số hóa hình ảnh
Số hóa hình ảnh là quá trình chuyển đổi hình ảnh từ dạng vật lý hoặc analog (như ảnh chụp phim, bản vẽ, tài liệu in) sang dạng số để có thể lưu trữ, xử lý, và chia sẻ trên các thiết bị kỹ thuật số và qua internet. Quá trình này thường được thực hiện bằng cách sử dụng máy quét hình ảnh hoặc máy ảnh kỹ thuật số, sau đó sử dụng phần mềm chuyên dụng để chỉnh sửa, lưu trữ và quản lý các tệp ảnh số.
Ví dụ: Sử dụng máy quét chất lượng cao để chuyển đổi các ảnh, bản đồ, bản vẽ cổ, tài liệu trên giấy hoặc các phương tiện truyền thống khác thành dạng kỹ thuật số.
2.3. Số hóa quy trình
Số hóa quy trình là quá trình chuyển đổi các quy trình làm việc và hoạt động kinh doanh từ phương thức truyền thống, thủ công sang dạng kỹ thuật số, thường thông qua việc áp dụng công nghệ thông tin và phần mềm. Mục tiêu của số hóa quy trình là tăng cường hiệu quả, tối ưu hóa chi phí, cải thiện tốc độ và chất lượng dịch vụ, giảm thiểu rủi ro và sai sót, và cung cấp trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng và nhân viên.
Ví dụ: Trước đây để ký được 1 hợp đồng, nhân sự phải trình ký trực tiếp qua nhiều lớp. Giờ đây, doanh nghiệp có thể ứng dụng AMIS WeSign và AMIS Quy trình để số hóa hợp đồng, tài liệu và tạo các luồng ký ngay trên phần mềm. Lãnh đạo có thể ký hợp đồng mọi lúc mọi nơi trên điện thoại.
2.4. Số hóa công việc
Số hóa công việc là quá trình chuyển đổi các hoạt động, quy trình làm việc và tác vụ từ dạng truyền thống (thường giao việc trực tiếp, sử dụng Excel) sang giao việc, theo dõi tiến độ, hiệu suất trên các phần mềm quản lý công việc, dự án.
Ví dụ: Áp dụng phần mềm AMIS Công việc để quản lý dự án, tạo ra một môi trường làm việc cộng tác, nơi mọi thành viên dự án có thể theo dõi tiến độ, giao việc, và cập nhật tình hình công việc một cách dễ dàng.
2.5. Số hóa hợp đồng và giao dịch
Số hóa hợp đồng và giao dịch là quá trình chuyển đổi các hợp đồng và giao dịch từ dạng vật lý, truyền thống sang dạng kỹ thuật số. Quá trình này không chỉ bao gồm việc chuyển đổi nội dung hợp đồng và tài liệu liên quan sang định dạng số mà còn áp dụng các công nghệ như chữ ký số và nền tảng giao dịch trực tuyến để thực hiện, quản lý và lưu trữ hợp đồng và giao dịch một cách tự động và hiệu quả.
Ví dụ: Ứng dụng MISA Esign (chữ ký số) và AMIS WeSign (nền tảng ký tài liệu số) để tự động hóa toàn bộ quy trình ký kết giữa cá nhân và tổ chức, tiết kiệm 85% thời gian và chi phí so với phương thức ký kết truyền thống.
3. Ví dụ về số hóa doanh nghiệp theo ngành nghề, lĩnh vực
Số hóa doanh nghiệp đã trở thành một yếu tố quan trọng trong mọi ngành nghề và lĩnh vực, giúp tăng cường hiệu quả, nâng cao khả năng cạnh tranh và mở rộng quy mô hoạt động. Dưới đây là một số ví dụ điển hình về cách các ngành nghề khác nhau áp dụng số hóa vào hoạt động kinh doanh của mình.
3.1. Ví dụ về số hóa trong ngành Bán lẻ
Các cửa hàng bán lẻ phát triển ứng dụng di động và trang web để khách hàng có thể dễ dàng duyệt qua sản phẩm, đặt hàng và thanh toán trực tuyến. Các tính năng như quét mã QR để kiểm tra thông tin sản phẩm, đánh giá và bình luận của khách hàng cũng được tích hợp để tăng cường trải nghiệm mua sắm.
3.2. Ví dụ về số hóa trong ngành Tài chính và ngân hàng
Ngân hàng triển khai các dịch vụ ngân hàng số cho phép khách hàng thực hiện gần như tất cả các giao dịch tài chính từ xa, bao gồm mở tài khoản, chuyển khoản, thanh toán hóa đơn và đầu tư trực tuyến qua ứng dụng di động hoặc website ngân hàng.
3.3. Ví dụ về số hóa trong ngành sản xuất
Sử dụng cảm biến IoT để thu thập dữ liệu từ máy móc và thiết bị sản xuất, giúp theo dõi hiệu suất và trạng thái của máy móc trong thời gian thực. Dữ liệu này sau đó được phân tích để dự đoán bảo trì, giảm downtime và tối ưu hóa quy trình sản xuất.
3.4. Ví dụ về số hóa trong ngành Y tế
Các cơ sở y tế chuyển từ hồ sơ bệnh nhân giấy sang hệ thống EHR, cho phép bác sĩ và nhân viên y tế dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin sức khỏe của bệnh nhân từ xa, cũng như chia sẻ thông tin này giữa các chuyên gia y tế khác nhau.
3.5. Ví dụ về số hóa trong ngành Giáo dục
Các trường học và tổ chức giáo dục phát triển nền tảng e-learning, nơi học viên có thể truy cập tài liệu học, tham gia lớp học trực tuyến, nộp bài tập và thực hiện bài kiểm tra qua internet. Công nghệ này mở rộng cơ hội học tập cho sinh viên ở mọi nơi.
3.6. Ví dụ về số hóa trong ngành Du Lịch và khách sạn
Các doanh nghiệp trong ngành du lịch, khách sạn và các dịch vụ lưu trú khác cung cấp nền tảng đặt phòng trực tuyến, cho phép khách hàng tìm kiếm, so sánh giá cả, đọc đánh giá và đặt phòng mà không cần qua trung gian.
3.7. Ví dụ về số hóa trong ngành Vận tải và Logistics
Các công ty vận tải và logistics áp dụng phần mềm quản lý chuỗi cung ứng để tối ưu hóa lịch trình vận chuyển, theo dõi hàng hóa trong thời gian thực và quản lý kho bãi, giúp giảm chi phí và cải thiện dịch vụ khách hàng.
MISA AMIS Văn phòng số là bộ giải pháp đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp từng bước số hóa từ số hóa thông tin, số hóa quy trình cho đến số hóa toàn diện.
Được phát triển bởi MISA với hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm, với 1 bộ giải pháp duy nhất, doanh nghiệp có thể xây dựng môi trường làm việc thông minh, loại bỏ mọi giấy tờ, quy trình thủ công. Từ đó, đội ngũ dễ dàng nâng cao năng suất nhân sự, tiết kiệm chi phí.
- AMIS Ghi chép & AMIS Văn thư: Số hoá toàn bộ văn bản, tài liệu của doanh nghiệp và lưu trữ một cách khoa học, an toàn, dễ dàng truy cập.
- AMIS Quy trình: Thiết lập và tự động hóa toàn bộ quy trình liên thông giữa các phòng ban một cách liền mạch.
- AMIS Công việc: Giao việc, phối hợp thực hiện công việc, theo dõi tiến độ dự án, đánh giá hiệu suất nhân sự trên một hệ thống.
- AMIS WeSign: Ký tài liệu số, tự động hóa toàn bộ quy trình ký kết giữa cá nhân và tổ chức.
- AMIS Mạng xã hội: Nền tảng giao tiếp trực tuyến, nhân viên trong tổ chức dễ dàng trao đổi thông tin, thảo luận tra cứu các tin tức mới nhất của doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi.
Số hóa đang tạo ra những thay đổi tích cực trong nhiều ngành nghề và lĩnh vực khác nhau. Dù đang ở đâu trên con đường này thì việc áp dụng công nghệ một cách chiến lược và thông minh sẽ mở ra cánh cửa của sự đổi mới, tăng trưởng và thành công bền vững. Hy vọng rằng, những ví dụ về số hóa trên sẽ cung cấp cái nhìn chi tiết hơn về tiềm năng và cơ hội mà số hóa mang lại, giúp doanh nghiệp của bạn tiến xa hơn trên con đường phát triển.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
