Trong môi trường kinh doanh hiện đại, khách hàng yêu cầu ngày càng cao về tốc độ, sự linh hoạt và chính xác trong việc vận chuyển sản phẩm, đồng thời kỳ vọng về một trải nghiệm xuất sắc. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải thiết lập, liên tục cải tiến và tối ưu hóa quy trình logistics của mình để duy trì sự hài lòng của khách hàng và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu các quy trình logistics và workflows chính và cách tối ưu chúng và nâng cao hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp.

1. Quy trình logistics là gì?

Quy trình logistics là một chuỗi các hoạt động liên quan đến việc lên kế hoạch, triển khai, quản lý việc di chuyển và lưu trữ hàng hóa, sản phẩm từ điểm xuất phát đến điểm đích cuối cùng. Mục đích của quy trình này là đảm bảo hàng hóa được giao đúng hạn, trong tình trạng tốt với chi phí hợp lý nhất.

Bước đầu tiên để có một chuỗi cung ứng hoạt động tốt, tối ưu hóa là quản lý chặt chẽ tất cả các hoạt động liên quan đến các quy trình logistics khác nhau. Doanh nghiệp phải đảm bảo rằng các nguồn lực và thông tin được phân phối hợp lý trên tất cả các mắt xích trong chuỗi logistics của mình.

Trong bối cảnh Công nghiệp 4.0 đang phát triển mạnh mẽ, tự động hóa trong logistics là giải pháp ngày càng nhiều công ty hướng tới để duy trì tính cạnh tranh. Việc quản lý các quy trình logistics được cải thiện đáng kể khi tất cả hoặc một phần hoạt động trong chuỗi cung ứng được tự động hóa.

2. Tầm quan trọng của quy trình logistics đối với doanh nghiệp

Quy trình logistics không chỉ là phần mở rộng của hoạt động sản xuất và phân phối, mà nó còn là yếu tố quyết định cho sự thành công và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Một quy trình logistics chặt chẽ và hiệu quả giúp đảm bảo rằng sản phẩm đến tay khách hàng nhanh chóng và an toàn, đồng thời giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa quy trình làm việc.

Dưới đây là những lợi ích mà một quy trình logistics hiệu quả mang lại cho doanh nghiệp.

• Giảm chi phí: Quy trình logistics hiệu quả giúp giảm chi phí liên quan đến vận chuyển, lưu trữ và quản lý hàng tồn kho, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận.
• Cải thiện dịch vụ khách hàng: Giao hàng nhanh chóng, đúng hạn và ít lỗi góp phần nâng cao sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.
• Tăng cường hiệu suất: Việc tự động hóa và tối ưu hóa các hoạt động logistics giúp tăng hiệu suất làm việc, cho phép doanh nghiệp xử lý lượng công việc lớn hơn mà không cần tăng quá nhiều nguồn lực.
• Nâng cao khả năng cạnh tranh: Doanh nghiệp có quy trình logistics mạnh mẽ có thể cung cấp dịch vụ tốt hơn và nhanh chóng thích ứng với thay đổi của thị trường, tạo lợi thế cạnh tranh.
• Quản lý rủi ro hiệu quả: Quy trình logistics giúp phát hiện và giảm thiểu rủi ro trong chuỗi cung ứng, từ rủi ro vận chuyển cho đến rủi ro thị trường.
• Tối ưu hóa quản lý tồn kho: Kỹ thuật quản lý kho hiện đại giúp duy trì mức tồn kho tối ưu, giảm chi phí lưu trữ và tối đa hóa lưu lượng hàng hóa.
• Phản ứng linh hoạt trước sự biến động: Quy trình logistics linh hoạt giúp doanh nghiệp nhanh chóng thay đổi kế hoạch và chiến lược để đáp ứng nhu cầu thị trường biến đổi.

3. 5 quy trình logistics quan trọng và cách tối ưu hóa chúng

Đây là 5 quy trình logistics phổ biến nhất: mua sắm, lưu trữ hàng hóa, quản lý hàng tồn kho, chọn và gửi đơn hàng, vận chuyển và giao hàng.

3.1. Mua hàng

Mục đích của việc mua hàng là cung cấp nguyên liệu, hàng hóa cho một trung tâm logistics, trung tâm sản xuất hoặc điểm bán hàng nhằm thực hiện công việc kinh doanh một cách thuận lợi (sản xuất, phân phối hoặc bán hàng). 

Việc có một cơ sở được tổ chức tốt và phối hợp chặt chẽ là điều cần thiết để quản lý việc mua hàng một cách hiệu quả và mang lại lợi nhuận. 

Doanh nghiệp logistics thường gặp vấn đề trong khi thực hiện quy trình mua hàng như: 

• Phối hợp thủ công: Sự phối hợp thủ công giữa các bộ phận như mua hàng, kho bãi, và tài chính có thể gây ra sự hiểu lầm và thông tin sai lệch, làm ảnh hưởng đến quyết định mua hàng.
• Quy trình chậm chạp: Việc xử lý giấy tờ và quyết định mua hàng thủ công có thể gây ra sự chậm trễ trong chuỗi cung ứng, ảnh hưởng đến thời gian phản ứng với nhu cầu của thị trường.
• Khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát: Quản lý thủ công không hiệu quả có thể gây khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát quá trình mua hàng, từ việc phê duyệt đến nhận hàng và thanh toán.

Doanh nghiệp có thể tích hợp hệ thống quản lý kho hàng (WMS) hoặc AMIS Kế toán (giải pháp đáp ứng nghiệp vụ quản lý kho) với AMIS Quy trình để tối ưu và tự động hóa quy trình mua hàng trong logistics.

AMIS Kế toán hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi tồn kho, quản lý xuất nhập kho và tự động nhắc hàng trong kho sắp hết để doanh nghiệp có kế hoạch mua hàng kịp thời. 

Trong khi đó, AMIS Quy trình cho phép doanh nghiệp tự động hóa các bước trong quy trình mua hàng từ việc tạo đơn đặt hàng, phê duyệt, đến theo dõi và quản lý giao hàng. Điều này giúp các bộ phận phối hợp nhanh chóng chặt chẽ, giảm thiểu công việc thủ công và tăng cường hiệu suất hoạt động.

3.2. Lưu trữ hàng hóa

Lưu trữ bao gồm các hoạt động liên quan đến việc lưu trữ và bảo quản hàng hóa một cách phù hợp trong khoảng thời gian cần thiết. Để thực hiện hoạt động này, công ty cần chọn hệ thống lưu trữ phù hợp nhất với nhu cầu logistics của mình, xem xét cả cấu trúc của cơ sở và đặc điểm của chính hàng hóa. Việc chọn đúng số lượng và loại thiết bị để xử lý sản phẩm là cần thiết, bởi vì năng suất của kho phụ thuộc vào điều này.

Tự động hóa và số hóa đã trở thành công cụ tốt nhất trong việc tối ưu hóa lưu trữ hàng hóa. Các công ty có thể sử dụng các giải pháp tự động hóa như cẩu tự động, băng chuyền và xe chuyển hàng,… để tăng năng suất và giảm thiểu lỗi.

3.3. Quản lý hàng tồn kho

Một quy trình logistics quan trọng khác là kiểm soát hàng tồn kho để xác định thời gian và lượng hàng cần thiết nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Quản lý tồn kho hiệu quả có tác động trực tiếp đến năng suất của các hoạt động liên quan trong quy trình logistics và giảm thiểu nguy cơ tồn đọng hàng hóa hoặc hết hàng.

Để theo dõi hàng hóa một cách chính xác và hiệu quả, việc cài đặt một hệ thống quản lý kho hàng (WMS) là khuyến nghị. Nếu doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thì AMIS Kế toán sẽ là một lựa chọn phù hợp và tiết kiệm nhưng vẫn đáp ứng các nghiệp vụ cần thiết.

AMIS Kế toán đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ quản lý tồn kho của doanh nghiệp như: kiểm soát về giá trị, số lượng, hàng hóa tồn kho, theo dõi việc luân chuyển, sử dụng nguyên liệu, vật tư, lập và kiểm soát phiếu xuất nhập kho cũng như các báo cáo khác khi cần thiết,… Ngoài ra, tích hợp dữ liệu tài chính và kho trong cùng một hệ thống giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quyết định mua hàng và quản lý vốn lưu động một cách hiệu quả.

3.4. Lựa chọn và gửi hàng

Quy trình xử lý đơn hàng bao gồm việc đóng gói các sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng sao cho chúng có thể được gửi đi với chi phí thấp nhất và trong thời gian ngắn nhất có thể. Cùng với vận chuyển, quy trình logistics này có ảnh hưởng lớn nhất đến sự hài lòng của khách hàng cuối cùng – dịch vụ tốt chỉ có thể đạt được nếu đơn hàng được giao đúng hạn và không có lỗi.

Quy trình lựa chọn và gửi hàng bao gồm nhiều hoạt động khác nhau. Đó là việc di chuyển của nhân viên quanh kho, việc lấy sản phẩm từ các giá đỡ, phân loại và tổng hợp hàng hóa, đóng gói và chuyển hàng lên xe tải.

Để tối ưu hóa quy trình lựa chọn và gửi hàng trong logistics, doanh nghiệp cần tập trung vào việc tự động hóa quy trình, từ việc sử dụng công nghệ như hệ thống lựa chọn hàng tự động đến việc cải thiện bố trí kho để giảm thời gian di chuyển của nhân viên. Cuối cùng, lập kế hoạch vận chuyển hiệu quả và phân tích dữ liệu từ quy trình là chìa khóa để cải thiện liên tục và nâng cao hiệu suất.

3.5. Vận chuyển và giao hàng 

Giao hàng – quá trình cuối cùng trong việc giao hàng là một trong những thách thức chính trong lĩnh vực logistics. Từ khi ra khỏi trung tâm phân phối cho đến khi đến điểm đích cuối cùng, sản phẩm phải vượt qua nhiều trở ngại như tắc nghẽn giao thông khiến thời gian giao hàng kéo dài, điều kiện thời tiết khắc nghiệt ảnh hưởng đến việc đảm bảo an toàn và bảo mật cho hàng hóa,….

Để tối ưu hóa quy trình vận chuyển và giao hàng, doanh nghiệp có thể:

• Tích hợp công nghệ theo dõi GPS để tối ưu hóa lộ trình và theo dõi chuyến hàng theo thời gian thực.
• Tích hợp hệ thống quản lý vận chuyển với các hệ thống khác như quản lý kho hàng (AMIS Kế toán) và hệ thống thông tin khách hàng (AMIS CRM) để cập nhật thông tin về tình trạng vận chuyển và dự kiến giao hàng, giúp tăng cường sự hài lòng và tin cậy của khách hàng.
• Phân tích dữ liệu để cải tiến liên tục và cải thiện giao tiếp với khách hàng cũng là yếu tố quan trọng để nâng cao chất lượng dịch vụ.

4. Đồng bộ hóa các quy trình logistics để tăng cường hiệu suất doanh nghiệp

Quy trình logistics cần được mô tả chi tiết để đạt hiệu suất cao trong công việc. Một quy trình được phác thảo không rõ ràng có thể dẫn đến thất thoát kinh doanh, mất khách hàng và làm hỏng uy tín.

Là chủ doanh nghiệp logistics hoặc làm việc với các công ty logistics hay quản lý hoạt động logistics nội bộ, hãy tuân theo các bước sau để quản lý hiệu quả quy trình làm việc logistics:

• Hiểu và ghi chép nhu cầu logistics của mỗi bộ phận trong doanh nghiệp.
• Xác định các nhiệm vụ chồng chéo, nhiệm vụ tốn thời gian hoặc gặp thách thức, rủi ro và giải pháp, cũng như thời hạn cần thiết cho mỗi nhiệm vụ.
• Xây dựng một nhóm nòng cốt để quản lý vận chuyển logistics cả trong và ngoài tổ chức.
• Vạch ra workflow logistics của mỗi quy trình/bước, thảo luận với các bên liên quan, cập nhật theo phản hồi.
• Sử dụng giải pháp phần mềm ở mọi nơi có thể để tự động hóa quy trình.

Việc phối hợp các quy trình logistics không những cải thiện dịch vụ cho khách hàng cuối mà còn tối ưu hóa chi phí và nguồn lực của doanh nghiệp. Trước sự phức tạp của bức tranh logistics hiện nay, việc tự động hóa quyết định thông qua phần mềm logistics và các giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện như MISA AMIS có thể là chìa khóa để đạt được hiệu quả.

Với 40+ ứng dụng liên kết chặt chẽ với nhau trong một nền tảng, MISA AMIS hỗ trợ doanh nghiệp quản trị toàn diện từ tự động hóa các quy trình logistics cho đến quản lý hoạt động Tài chính – Kế toán, Kho, Khách hàng, Nhân sự (Nhân sự khối văn phòng, Tài xế, nhân viên giao hàng), công việc/dự án, tài sản, phương tiện, thiết bị, tài liệu,… Đặc biệt, MISA AMIS cung cấp cho doanh nghiệp các báo cáo chi tiết và phân tích dữ liệu giúp ra quyết định kinh doanh hiệu quả.

Đăng ký tư vấn miễn phí

Nếu bạn muốn tận dụng triệt để lợi ích từ việc tự động hóa và số hóa quy trình logistics và toàn bộ các hoạt động khác của công ty mình, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi. Đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp của MISA AMIS sẵn sàng tư vấn về giải pháp tối ưu cho nhu cầu của doanh nghiệp bạn.