Một nghiên cứu từ McKinsey & Company chỉ ra rằng các nhà quản lý có kỹ năng quản lý thời gian kém thường mất tới gần 70% thời gian xử lý công việc vi mô, hoàn toàn không mang lại kết quả.
Tưởng như đơn giản nhưng quản lý thời gian là kỹ năng quan trọng người quản lý cần nắm chắc để giúp năng suất và cải thiện hiệu quả làm việc. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ 10 phương pháp quản lý thời gian giúp các nhà quản lý tối ưu hóa đạt được mục tiêu của mình.
| MISA AMIS gửi tặng: TRỌN BỘ TÀI LIỆU VÀ BÀI VIẾT CHỌN LỌC 14+ KỸ NĂNG THIẾT YẾU CHO MANAGER |
1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là quá trình lập kế hoạch và kiểm soát cách sử dụng thời gian cho các hoạt động cụ thể nhằm tăng cường hiệu quả, năng suất và chất lượng công việc.
Hiểu một cách đơn giản, kỹ năng quản lý thời gian chính là việc tổ chức, phân bổ công việc trong một khoảng thời gian nhất định nhằm tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Kỹ năng này giữ vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả công việc, bởi kết quả thường được xem xét dựa trên mức độ hoàn thành trong một quỹ thời gian cố định, thay vì dựa vào việc hoàn thành nhanh hay chậm.
Trong cùng một khoảng thời gian với khối lượng công việc tương đương, có người đạt được kết quả tối ưu, trong khi người khác lại không thể hoàn thành đúng hạn. Chính vì vậy, khả năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc một cách khoa học là yếu tố cốt lõi để tạo dựng thành công và mở ra cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp.
Xem thêm: Lãnh đạo bản thân – Những kỹ năng đem lại lợi ích trong công việc
2. Vai trò của việc quản lý thời gian tối ưu trong doanh nghiệp
Cha đẻ của ngành Quản trị kinh doanh hiện đại, Peter Drucker, đã khẳng định kỹ năng quản lý thời gian chính là nền tảng để thành công trong mọi khía cạnh của cuộc sống. Cụ thể, quản lý thời gian tối ưu sẽ mang lại những lợi ích sau:
“Cho đến khi chúng ta có thể quản lý thời gian, chúng ta không thể quản lý gì khác.” – Peter F. Drucker
- Tăng năng suất: Quản lý thời gian tốt cho phép bạn đặt ưu tiên và phân bổ thời gian hợp lý để nâng cao năng suất. Bằng cách tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất, bạn có thể đạt được nhiều thành tựu trong thời gian ngắn hơn.
- Giảm căng thẳng và thúc đẩy sự tập trung: Theo một cuộc thăm dò của TimeWatch, 91% người tham gia cho rằng quản lý thời gian hiệu quả giảm căng thẳng trong công việc, trong khi 86% cho rằng nó nâng cao khả năng tập trung. Kiểm soát thời gian giúp tránh quá tải, giảm áp lực deadline và hỗ trợ đưa ra quyết định chính xác.
- Cân bằng giữa công việc và cuộc sống: Sắp xếp thời gian khoa học giúp người quản lý phân bổ thời gian cho cả sự nghiệp và cuộc sống cá nhân. Khi hoạch định rõ ràng thời gian của từng hoạt động, bạn có thể tận hưởng cuộc sống thư thái, dễ chịu hơn.
- Loại bỏ trì hoãn: Trì hoãn phản ánh sự quản lý thời gian kém, gây chậm trễ và ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ. Kế hoạch rõ ràng và mục tiêu cụ thể sẽ giúp bạn định hướng hành động, hạn chế tối đa trì hoãn và đảm bảo hoàn thành đúng hạn.
- Ngăn thói quen xấu: Quản lý thời gian thiết lập giới hạn rõ ràng, loại bỏ trì hoãn, thiếu tổ chức, và tạo động lực thực hiện dự án lớn với mục tiêu và thời hạn cụ thể.
4. Những lầm tưởng về kỹ năng quản lý thời gian
Quản lý thời gian là quá trình lập kế hoạch và tổ chức thời gian dành cho các hoạt động, nhiệm vụ hoặc dự án một cách hợp lý. Nhờ đó người thực hiện có thể tối đa hóa năng suất, hiệu quả và đạt được mục tiêu mong muốn.
Tuy nhiên, nhiều người vẫn thường xuyên mắc sai lầm khi quản lý thời gian làm việc như:
- Cố gắng phân chia nhiều nhiệm vụ trong cùng một ngày, tận dụng từng giây phút nghỉ ngơi
- Tuân thủ cứng nhắc, không chấp nhận linh hoạt lịch trình cố định để xử lý những nhiệm vụ quan trọng, cấp thiết
- Hy sinh ngày nghỉ, thời gian dành cho gia đình, sức khỏe của bản thân để cố gắng hoàn thành nhiều việc hơn
Trên thực tế, phương pháp quản lý thời gian hiệu quả phải mang lại sự cân bằng cho chủ thể. Người quản lý giảm bớt căng thẳng, có thời gian nghỉ ngơi nhưng vẫn đảm bảo tiến độ công việc kịp thời với chất lượng tốt nhất.
Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý thời gian hiệu quả mới nhất năm 2023
5. 10 kỹ năng quản lý thời gian dành cho người quản lý
5.1. Đặt mục tiêu SMART
Đặt mục tiêu SMART là thuật ngữ không hề xa lạ với các nhà quản trị, quản lý doanh nghiệp. Mục tiêu SMART không chỉ cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn, mà còn giúp tất cả mọi người hiểu rõ lý do tại sao cần bám đuổi mục tiêu.
Do đó, việc đặt mục tiêu SMART giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ cốt lõi, loại bỏ sự lãng phí thời gian, nhân lực. Bạn cũng có thể theo dõi tiến độ và duy trì động lực bằng cách nhỏ chia mục tiêu dễ quản lý theo từng giai đoạn.
5.2. Sắp xếp công việc ưu tiên
Rob Rawson, Giám đốc điều hành của TimeManagement.com luôn phân chia danh sách công việc hàng ngày dựa trên mức độ ưu tiên. Nếu không, những email và các nhiệm vụ nhỏ lẻ phát sinh liên tục trong ngày sẽ khiến ông “trật bánh”.
Để sắp xếp thứ tự chuẩn xác, hãy xem xét cả yếu tố năng lượng cần thiết cho các nhiệm vụ. Mức năng lượng và khả năng tập trung của con người thường bị dao động. Vì vậy, người quản lý nên ưu tiên hoàn thành những việc cần nhiều thời gian, nhiều năng lượng hơn. Như vậy, bạn hạn chế tình trạng hết năng lượng hay tư duy kém hiệu quả trước những quyết định quan trọng.
5.3. Sử dụng “giờ năng lượng”
Giờ năng lượng (Power Hour) là cách quản lý thời gian khéo léo khi người quản lý dành ra một giờ mỗi ngày để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng.
Trong một giờ đó, bạn phải loại bỏ mọi thứ gây xao nhãng nhằm đạt được năng suất tối đa:
- Lập kế hoạch: Xác định những việc cần làm trong một giờ. Nếu bạn cần thực hiện nhiều nhiệm vụ thì cần xác định khoảng thời gian dành cho từng nhiệm vụ
- Thu thập công cụ hỗ trợ: Hãy nghĩ về những gì yếu tố cần có để hoàn thành nhiệm vụ như bút, giấy, sách, máy tính, đồ ăn nhẹ hoặc trà…
- Loại bỏ những phiền nhiễu: Chọn nơi làm việc yên tĩnh, đóng cửa văn phòng, đeo tai nghe, tắt tiếng điện thoại, tắt thông báo để không bị phân tâm bởi cuộc gọi/tin nhắn
5.4. Nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau
Nhóm các nhiệm vụ tương tự nghĩa là tổng hợp các công việc cùng tính chất, thao tác và hoàn thành chúng cùng lúc. Kỹ thuật này giúp người quản lý tối ưu quy trình làm việc, giảm thời gian xử lý thao tác thủ công. Đồng thời, nó cũng tiết kiệm năng lượng cần thiết để chuyển đổi giữa các tác vụ.
5.5. Ủy quyền nhiệm vụ
Ủy quyền là cách quản lý thời gian hiệu quả đòi hỏi người quản lý giao nhiệm vụ, giám sát, nghiệm thu kết quả cho những nhân sự có năng lực. Ủy quyền không có nghĩa là người quản lý trốn tránh trách nhiệm. Ngược lại, người quản lý càn biết cách tận dụng cách thế mạnh của từng thành viên và phân bổ nhiệm vụ hợp lý.
Nhà thần kinh học Earl Miller đã khẳng định, phần lớn con người không thể tập trung vào nhiều thứ cùng một lúc: “Mọi người không thể đa nhiệm tốt và khi mọi người nói rằng họ có thể làm được, thì họ đang tự lừa dối mình.”
Cách làm việc hiệu quả thực sự là tập trung vào một việc tại một thời điểm và hoàn thành nó trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.
5.6. Lên lịch những việc cần làm
Liệt kê danh sách các nhiệm vụ cần làm giúp giải phóng không gian tinh thần và giảm căng thẳng. Lên lịch cho danh sách đó lại đảm bảo rằng tiến độ công việc luôn diễn ra đúng hạn.
Bạn có thể quản lý thời gian tối ưu, tránh lãng phí năng lượng vào những nhiệm vụ ít ưu tiên bằng cách chỉ định thời gian cụ thể. Lên lịch cho nhiệm vụ cũng tránh phát sinh tư duy trì hoãn vì bạn bắt buộc phải đi theo kế hoạch đề ra.
MISA AMIS xin giới thiệu giải pháp MISA AMIS Công việc giúp quản lý tiến độ, thời gian theo Check-list công việc tốt nhất cho doanh nghiệp. Phần mềm này phù hợp với nhiều ngành nghề, lĩnh vực và quy mô từ 5 người dùng trở lên.
5.7. Thiết lập thời hạn
Đặt thời hạn hoàn thành tạo ra cảm giác cấp bách, thúc đẩy người quản lý cố gắng đạt được mục tiêu. Cách đặt thời hạn chia nhỏ một bức tranh công việc lớn thành các nhiệm vụ nhỏ, dễ quản lý hơn và sắp xếp thứ tự rõ ràng.
5.8. Ngăn chặn phiền nhiễu
Sự xao nhãng là một trong những yếu tố “giết chết” năng suất lao động. Những phiền nhiễu thường xuyên xuất hiện nhất là điện thoại, email và thông báo từ mạng xã hội. Nhiều nghiên cứu đã chứng minh, những thông tin bên ngoài tác động vô cùng lớn đến khả năng tập trung của con người khi làm việc.
Do vậy, loại bỏ những yếu tố gây xao nhãng là cách quản lý thời gian thông minh giúp bạn phân bổ thời gian tốt hơn. Để bắt đầu, bạn chỉ cần xây dựng thói quen đặt điện thoại ở chế độ trên máy bay hoặc tắt thông báo khi làm việc.
5.9. Vượt qua sự trì hoãn
Đôi khi sự trì hoãn không chỉ đến từ kỹ năng quản lý thời gian kém, mà có thể bắt nguồn từ những vấn đề tâm lý.
Để vượt qua sự trì hoãn, điều quan trọng là bạn phải duy trì động lực cùng khát vọng tự thân. Hãy tập trung vào mục tiêu, mong muốn của cá nhân bạn với công việc chứ không phải nghĩa vụ bắt buộc của người đứng đầu.
Ngoài ra, người quản lý có thể ứng dụng một số kỹ thuật vượt qua sự trì hoãn như đặt mục tiêu hợp lý. Ví dụ, bạn nên chia nhỏ các nhiệm vụ lớn, thiết lập bảng kế hoạch công việc linh hoạt cũng như phân bổ thời gian giải trí sau đó làm phần thưởng cho mình.
5.10. Sử dụng ứng dụng quản lý thời gian thông minh
Trong quá trình làm việc, người quản lý khó tránh khỏi những thời điểm bị quá tải vì hàng loạt nhiệm vụ, dự án sắp diễn ra. Việc liên tục cố gắng bắt kịp cũng có thể ảnh hưởng đến kế hoạch làm việc ban đầu.
Bằng cách sử dụng ứng dụng quản lý thời gian, bạn không chỉ dễ dàng sắp xếp nhiệm vụ, theo dõi tiến độ mà còn giám sát thời gian hoàn thành của toàn bộ đội ngũ trên một nền tảng duy nhất.
Các ứng dụng quản lý thời gian như MISA AMIS Công việc có thể đáp ứng mọi yêu cầu quản lý quy trình công việc, dự án, quản lý thời gian mọi lúc mọi nơi:
- Giao việc và cập nhật tiến độ công việc nhanh chóng, truyền tải thông tin đầy đủ, đồng nhất, tập trung và trực tiếp tới nhân sự
- Báo cáo đo lường hiệu suất tự động theo thời gian thực, hỗ trợ người quản lý đưa ra những điều chỉnh tức thì để tối đa hóa kết quả công việc hoặc ra quyết định dựa trên số liệu
- Nhân viên và quản lý chủ động sắp xếp công việc ưu tiên, đặt thời hạn hoàn thành và nắm bắt bức tranh tổng quan của dự án lớn. Phần mềm tự động nhắc việc đến hạn, quá hạn, thông báo tới người liên quan về cập nhật mới
- Ứng dụng không yêu cầu cài đặt, giao diện thân thiện giúp người dùng dễ dàng nắm bắt luồng thao tác. Doanh nghiệp triển khai nhanh chóng, không phụ thuộc số lượng địa điểm, phòng ban
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
6. Cách cải thiện kỹ năng quản lý thời gian
- Chia nhỏ công việc: Phân chia nhiệm vụ lớn thành các bước nhỏ giúp dễ kiểm soát và giảm căng thẳng. Việc này còn hỗ trợ ước tính thời gian, xác định ưu tiên, lập kế hoạch, và theo dõi tiến độ.
- Sắp xếp không gian làm việc khoa học: Một không gian gọn gàng tăng khả năng tập trung, giảm xao nhãng. Hãy sắp xếp tài liệu cần thiết ở nơi dễ lấy và bày trí thêm những vật dụng giúp tạo động lực làm việc.
- Ghi chú công việc rõ ràng: Viết ra các đầu mục công việc để tránh bỏ sót và duy trì động lực hoàn thành. Cách này giúp bạn tránh trễ deadline và quản lý thời gian hiệu quả hơn.
- Sử dụng phần mềm hỗ trợ: Các phần mềm quản lý công việc với tính năng lập lịch, đặt mục tiêu, và theo dõi tiến độ giúp dễ dàng tổ chức công việc, giảm bỏ sót, và tăng năng suất làm việc.
7. 4 kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả
7.1. Pareto hay quy tắc 80/20
Quy tắc 80/20 được tạo ra bởi nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto. Nguyên tắc này chỉ ra rằng 20% hành động chịu trách nhiệm cho 80% kết quả. Mục tiêu của phân tích Pareto là giúp người quản lý ưu tiên các nhiệm vụ hiệu quả nhất để giải quyết vấn đề.
Cách thức ứng dụng quy tắc 80/20:
- Liệt kê các vấn đề đang gặp phải.
- Xác định nguyên nhân gốc rễ của từng vấn đề.
- Chấm điểm cho các vấn đề, ưu tiên cho những vấn đề quan trọng.
- Nhóm các vấn đề theo nguyên nhân và tính chất.
- Tính điểm cho từng nhóm, ưu tiên xử lý nhóm có điểm cao nhất.
7.2. Kỹ thuật Pomodoro
Kỹ thuật Pomodoro sử dụng đồng hồ bấm giờ giúp người dùng phân chia công việc thành các khoảng thời gian ngắn. Mỗi khoảng thời gian được gọi là một Pomodoro – tên gọi lấy cảm hứng từ theo bộ đếm thời gian hình quả cà chua.
Cách ứng dụng kỹ thuật Pomodoro:
- Chọn nhiệm vụ cần hoàn thành.
- Đặt hẹn giờ 25-30 phút và tập trung làm việc.
- Khi hết thời gian, dừng lại và đánh dấu công việc đã hoàn thành.
- Nghỉ giải lao 3-5 phút để thư giãn.
- Lặp lại các bước cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ. Sau 4 lần, nghỉ dài hơn từ 20-30 phút.
Tham khảo Pomodoro là gì? Áp dụng phương pháp Pomodoro quản lý thời gian hiệu quả
7.3. Ma trận Eisenhower
Trước khi Dwight Eisenhower trở thành tổng thống vào năm 1953, ông đã từng là Tư lệnh Lực lượng Đồng minh trong Thế chiến II trong Quân đội Hoa Kỳ. Hàng ngày, ông phải đối mặt với những quyết định khó khăn khiến ông phát minh ma trận Eisenhower, hay ma trận khẩn cấp – quan trọng.
Cách ứng dụng ma trận Eisenhower:
- Sắp xếp các nhiệm vụ vào bốn góc phần tư, phân loại theo mức độ quan trọng và khẩn cấp.
- Nhiệm vụ khẩn cấp là những việc cần làm ngay, còn nhiệm vụ quan trọng là những việc đóng góp vào mục tiêu dài hạn.
- Chỉ thực hiện các nhiệm vụ ở hai góc phần tư trên cùng, còn lại có thể ủy quyền hoặc loại bỏ.
7.4. Phương pháp Time Blocking
Nhà phát minh, tỷ phú lừng danh Elon Musk được biết đến là người quản lý thời gian hiệu quả hàng đầu. Ông có thể làm việc hơn 80 giờ một tuần mà vẫn dành được thời gian riêng cho bản thân.
Bí quyết của Elon Musk nằm ở phương pháp Time Blocking. Hiểu đơn giản, đây là phương pháp lập kế hoạch và ấn định khung thời gian cho các đầu việc trong ngày.
Bạn sẽ chia thời gian (Time) của mình thành các khoản cố định (Block). Từ đó, người quản lý có cái nhìn tổng quát về thời gian biểu của bản thân, tự tạo áp lực phải làm việc đúng giờ.
Các bước mà Elon Musk sử dụng Time Blocking:
- Chia tờ giấy thành hai cột: bên trái ghi các giờ trong ngày và tạo các khối thời gian (nửa giờ hoặc một giờ).
- Ước tính thời gian cho từng nhiệm vụ và sắp xếp chúng vào các khối thời gian.
- Thêm thời gian đệm giữa các khối để linh hoạt điều chỉnh công việc trong ngày.
8. Cách nhận biết kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
Dù ai cũng có 24 giờ mỗi ngày, nhưng có người dễ dàng làm điều mình yêu thích, trong khi người khác luôn hối hả và không hoàn thành công việc. Điều khác biệt nằm ở cách quản lý thời gian hiệu quả. Quản lý kém gây giảm hiệu suất, chất lượng công việc và tăng căng thẳng không cần thiết.
Để kiểm tra hiệu quả quản lý thời gian, bạn hãy tự hỏi:
- Bạn có thời gian cho sở thích và đam mê không?
- Bạn có chăm sóc bản thân, gia đình, bạn bè đủ không?
- Bạn có thường xuyên vội vã hay trễ giờ không?
- Bạn có hủy các cuộc hẹn, hoạt động vì công việc không?
- Bạn có thấy một ngày quá ngắn không?
- Bạn có hay nản lòng hoặc thiếu kiên nhẫn không?
Nếu có ít nhất 3/5 câu trả lời là “Không”, bạn cần cải thiện kỹ năng quản lý thời gian để nâng cao chất lượng công việc và cuộc sống.
9. Kết luận
Bằng cách phát triển các kỹ năng quản lý thời gian, người quản lý có thể sắp xếp thời gian làm việc của mình và đội ngũ hiệu quả, đúng ưu tiên và hoàn thành được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.
Tuy nhiên, không phải tất cả các phương pháp đều phù hợp với mọi người. Bạn cần thử nghiệm để tìm ra cách quản lý thời gian hiệu quả nhất với nhu cầu, hoàn cảnh cụ thể của mình.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
