Công ty thiệt hại trăm triệu mỗi tháng do mắc phải 4 sai lầm quản lý kho

Quản lý kho hàng hóa ở nhiều địa điểm khác nhau đòi hỏi sự kết hợp nhiều nghiệp vụ và không hề dễ dàng do số liệu phân tán rời rạc, không tập trung. Dưới đây là 4 lỗi kinh điển khi quản lý nhiều kho hàng khiến thiệt hại trăm triệu mỗi tháng mà bạn cần tránh.

1. Không xác định định mức tồn kho định kỳ

Tuy nhiên, việc để hàng tồn nhà kho quá lớn sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như làm tăng nhiều chi phí bảo quản, mặt bằng,…để lưu trữ hàng hóa.

Hơn nữa, nếu không nắm bắt được số liệu hàng tồn ở mỗi kho hàng sẽ dẫn đến tình trạng kho thiếu hàng nhập hàng gây lãng phí, kho thừa hàng không bán được hàng gây tồn động vốn.

2. Không sắp xếp hàng hóa, vật tư khoa học

Hàng hóa được sắp xếp khoa học trên các giá kệ hàng là một trong những yếu tố giúp việc tìm kiếm, vận chuyển, nhập xuất kho được tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và sức lực. Những hàng hóa được sử dụng thường xuyên, số lượng lớn nên để ở vị trí gần với cửa ra vào và ngược lại.

 

3. Không kiểm tra hàng hóa, vật tư định kỳ thường xuyên

Công tác kiểm tra hàng hóa vật tư định kì thường xuyên là một hoạt động cần thiết để xác định lượng hàng hóa thực tế trong kho với trên giấy tờ, sổ sách quản lý có chính xác hay không? Đây cũng là một hoạt động giúp hàng hóa được luân chuyển liên tục, tránh tình trạng hàng hóa/vật tư bị hỏng hóc, hao mòn, giảm giá trị sử dụng trong kho mới được thanh lý.

Nếu kho không được kiểm tra thường xuyên thì rất có khả năng thủ kho gian lận, đặc biệt là những kho ở xa trụ sở chính công ty, không có kế toán riêng biệt và chỉ báo cáo vào cuối tháng, cuối kỳ, cuối năm.

Việc ghi chép sổ sách chỉ phù hợp khi kho của bạn có lèo tèo vài mặt hàng, lượng xuất nhập tồn cũng ít. Còn khi công ty đã phát triển có từ 2 kho trở lên thì công việc ghi chép sổ sách sẽ tốn rất nhiều thời gian, nguồn lực mà lại không thực sự chính xác.

Bạn có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ như các file báo báo, thống kê bằng exel miễn phí để hưởng những lợi ích sau:- Không còn phải ghi chép thủ công vào sổ sách như lúc trước.- Không còn tốn nhiều thời gian để tổng kết, thống kê báo cáo vào cuối tháng.- Không cần tốn bất kỳ chi phí nào cho việc quản lý.- Chỉ cần biết sử dụng excel cơ bản.

Ngoài ra, sử dụng phần mềm quản lý chuyên biệt cũng là một biện pháp tốt giúp bạn tốn ít thời gian, chi phí thuê nhân sự, chi phí kiểm mà còn cập nhật liên tục tình trạng của kho giúp người quản lý đưa ra các quyết định kịp thời cho công việc kinh doanh của mình.