6 rủi ro khi giao kết hợp đồng điện tử và cách phòng tránh

Trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, phát sinh rủi ro là điều mà cá nhân, doanh nghiệp không thể lường trước. Điều này gây ảnh hưởng không nhỏ đến các bên tham gia giao kết hợp đồng. Vậy nguyên nhân dẫn đến rủi ro khi giao kết hợp đồng điện tử là do đâu và làm thế nào để phòng tránh? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Rủi ro về tính pháp lý

Hợp đồng điện tử được công nhận giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng truyền thống theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Điều kiện là hợp đồng điện tử phải đáp ứng được các yêu cầu của pháp luật về chữ ký, phương thức,… đối với hợp đồng điện tử. Nếu chữ ký điện tử bằng hình ảnh hay các chữ ký không được chứng thực bởi cơ quan chức năng có thẩm quyền thì chữ ký đó không có giá trị pháp lý với bên đại diện, và đương nhiên, hợp đồng điện tử sử dụng loại chữ ký đó trở nên vô hiệu, không có giá trị pháp lý.

Để hạn chế tối đa các rủi ro về tính pháp lý khi các bên giao kết hợp đồng điện tử, việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín, được chứng nhận bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền là vô cùng quan trọng.

>> Tìm hiểu thêm về: Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử

2. Rủi ro về chứng thực hợp đồng điện tử

Các bên tham gia có thể thỏa thuận, giao kết hợp đồng điện tử từ xa bằng phương tiện điện tử mà không cần gặp mặt trực tiếp. Điều này mang đến một vấn đề là khi các bên có nhu cầu chứng thực hợp đồng điện tử thì có thể thực hiện được không và thực hiện như thế nào? Có hai quan điểm trả lời cho câu hỏi này như sau:

• Quan điểm 1: Không cần chứng thực hợp đồng điện tử vì mọi thủ tục đều được số hóa bằng công nghệ hiện đại nên hoàn toàn chứng minh được nội dung của hợp đồng điện tử.
• Quan điểm 2: Chứng thực hợp đồng điện tử là cần thiết bởi chứng thực giúp chứng thực viên tham gia, góp ý cho các bên và thay mặt Nhà nước ghi nhận những thỏa thuận trong hợp đồng điện tử của các bên với tư cách là người làm chứng trung thực.

Ở Việt Nam hiện nay, việc chứng thực các giao dịch, hợp đồng điện tử là vấn đề vẫn bị bỏ ngỏ. Nhiều cá nhân, doanh nghiệp chủ quan, hiểu sai về tính cần thiết của việc chứng thực hợp đồng điện tử dẫn đến tình trạng xem nhẹ việc chứng thực. Song, nhu cầu sử dụng công nghệ điện tử vào việc giao kết hợp đồng ngày càng tăng nhanh, càng đòi hỏi các cá nhân, doanh nghiệp chú trọng việc chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng điện tử. Đây là vấn đề cần được giải quyết sớm để hạn chế những khó khăn giao kết hợp đồng điện tử. Bởi trong hợp đồng điện tử tiềm ẩn mức độ rủi ro đáng kể, và chứng thực viên được hy vọng trở thành một trong những nhân tố quan trọng trong việc quản lý rủi ro về mặt pháp lý.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn có thể yên tâm giao kết hợp đồng điện tử bởi công nghệ hiện đại giúp các bên tham gia và pháp luật chứng minh được nội dung trong hợp đồng, các bên tham gia và giao dịch ký kết. Chưa kể, Nhà nước vẫn đang tìm các phương án cải thiện về vấn đề chứng thực hóa đơn điện tử. Để loại bỏ tối đa các rủi ro về chứng thực, cần nghiên cứu, tham khảo kinh nghiệm của nước ngoài về mô hình tổ chức, hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử,… 

3. Rủi ro về thiếu nội dung trong hợp đồng

Các vấn đề phát sinh rủi ro trong việc thiếu nội dung không chỉ xảy ra với hợp đồng truyền thống mà còn ở cả hợp đồng điện tử. Các rủi ro có thể bắt nguồn từ việc:

• Chưa rõ ràng và đầy đủ trong các điều khoản quy định về thời gian hay phương thức thanh toán hợp đồng điện tử;
• Không có hoặc không chặt chẽ về các điều khoản phạt vi phạm hợp đồng điện tử;
• Các điều khoản về rủi ro bất cả kháng như thiên tai, bão, lũ lụt, động đất, chính sách pháp luật,… không rõ ràng;
• Không có điều khoản quy định về cách xử lý nếu phát sinh tranh chấp về hợp đồng điện tử;
• Không có thỏa thuận, quy định rõ ràng về phương tiện giao dịch đơn vị cung cấp chứng thư số;…

Các rủi ro về nội dung trong hợp đồng nói chung, hợp đồng điện tử nói riêng đều dẫn đến hệ lụy tranh chấp của các bên tham gia làm cho một hoặc nhiều bên phải chịu thiệt hại về tài chính. 

Vì thế, các bên tham gia giao kết hợp đồng điện tử cần thật cẩn thận trong quá trình thỏa thuận các điều kiện để thực hiện phương án để mọi thông tin trong hợp đồng phải thật sự rõ ràng và dễ hiểu, tránh hàm ý mập mờ, không minh bạch. Trước khi ký kết hợp đồng điện tử, cá nhân và đại diện doanh nghiệp phải đọc thật kỹ và hiểu toàn bộ nội dung trong hợp đồng, đảm bảo các nội dung khớp với các thỏa thuận trước đó.

4. Rủi ro về các chủ thể hợp đồng

Hợp đồng điện tử chỉ có hiệu lực khi các chủ thể tham gia ký kết có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật, người đại diện hợp pháp cho doanh nghiệp và việc giao kết hợp đồng điện tử hoàn toàn dựa trên tinh thần, nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng. Do đó, rủi ro về các chủ thể trong giao kết hợp đồng điện tử là do người tham gia ký kết hợp đồng điện tử không có tư cách pháp nhân theo luật định hoặc không phải là người đại diện hay người được ủy quyền hợp pháp của doanh nghiệp.

Do đó, để giảm thiểu rủi ro đến từ phía chủ thể hợp đồng trong giao dịch hợp đồng điện tử, các doanh nghiệp, cá nhân cần xem xét cân nhắc lựa chọn đối tác uy tín có đầy đủ hồ sơ năng lực công ty, giấy phép đăng ký kinh doanh, có kinh nghiệm từng làm việc lĩnh vực giao kết,… Đây cũng là một trong những phương án giúp nâng cao chất lượng làm việc, tiến độ thực hiện hợp đồng nhằm mang lại hiệu quả hợp tác cho các bên.

5. Rủi ro liên quan đến vấn đề kỹ thuật

Trong giao kết hợp đồng điện tử, các vấn đề phát sinh rủi ro liên quan đến vấn đề kỹ thuật là điều không thể tránh khỏi. Bởi trong quá trình giao kết hợp đồng điện tử như tạo lập, truyền gửi, nhận, lưu trữ các dữ liệu thông tin có thể phát sinh các sự cố về mạng Internet, trục trặc về thiết bị kỹ thuật hay thiết bị không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật để nhận, đọc và lưu trữ dữ liệu,… Điều này không chỉ làm ảnh hưởng đến giao kết hợp đồng điện tử mà còn gây mất thời gian, ảnh hưởng đến chất lượng làm việc của doanh nghiệp. 

Để khắc phục và phòng tránh rủi ro liên quan đến vấn đề kỹ thuật trong việc giao kết hợp đồng điện tử, các bên cần thường xuyên kiểm tra, sửa chữa và nâng cấp chất lượng công nghệ điện tử, cơ sở thiết bị kỹ thuật. Doanh nghiệp phải luôn đảm bảo thiết bị công nghệ luôn đạt hiệu quả làm việc, giúp mang lại hiệu quả thương mại, kinh doanh tránh việc trục trặc, ảnh hưởng gây chậm trễ và những rủi ro không đáng có trong quá trình giao kết hợp đồng điện tử.

6. Rủi ro bị lộ thông tin, dữ liệu hợp đồng

Việc giao kết hợp đồng điện tử là quá trình sử dụng dữ liệu thông tin được mã hóa và truyền phát trên không gian mạng Internet. Điều này giúp việc giao kết hợp đồng điện tử của các bên được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng hơn nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro rất lớn trong việc bị lộ thông tin và dữ liệu hợp đồng.

Có thể coi những dữ liệu thông tin cần bảo mật của các cá nhân, doanh nghiệp luôn là “miếng mồi ngon” của các tin tặc. Các hacker ngày càng tinh vi và tấn công thường xuyên, dày đặc vào hệ thống máy chủ của các doanh nghiệp bằng chương trình phá hoại hoặc các đoạn mã nhằm đánh cắp thông tin dữ liệu để trục lợi cá nhân. Chúng có thể rao bán thông tin hoặc thậm chí là đe dọa ngược lại nạn nhân. Đây được xem là rủi ro rất lớn không chỉ riêng việc giao kết hợp đồng điện tử. 

Để tránh rủi ro bị lộ thông tin, dữ liệu hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng và quan tâm đến việc kiểm soát dữ liệu thông tin, phân cấp phân quyền được phép truy cập vào hợp đồng điện tử. Ngoài ra, các bên khi tham gia giao kết hợp đồng điện tử cần cân nhắc, lựa chọn bên thứ ba uy tín để đảm bảo tuyệt đối việc bảo mật thông tin. 

Tóm lại, để hạn chế rủi ro khi giao kết hợp đồng điện tử, các cá nhân, doanh nghiệp cần lưu ý:

• • Nắm rõ các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình giao kết hợp đồng điện tử và cách phòng tránh;
  • Chú trọng đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin hiện đại để tạo điều kiện tốt nhất cho việc giao kết hợp đồng điện tử;
  • Hướng dẫn, đào tạo nguồn nhân lực làm việc hiệu quả, thành thạo quy trình giao kết hợp đồng điện tử;
  • Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ phần mềm hợp đồng điện tử uy tín để bảo mật thông tin;