Cắt giảm nhân sự là gì? Những lưu ý khi cắt giảm nhân sự 

Việc cắt giảm một số lượng nhân sự nhất định nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động là điều thường thấy ở bất cứ doanh nghiệp nào đang vận hành. Vậy cắt giảm nhân sự là gì? Và nhà quản trị cần lưu tâm điều gì khi cắt giảm nhân sự? Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây. 

TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY

1. Cắt giảm nhân sự là gì?

Pháp luật hiện hành không quy định cụ thể về định nghĩa cắt giảm nhân sự. Tuy nhiên có thể hiểu cắt giảm nhân sự là việc thay đổi số lượng nhân sự tổ chức, cụ thể là giảm bớt số lượng người lao động trong doanh nghiệp.

Thực hiện hoạt động cắt giảm là việc doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn đã được ký kết với một số lượng người lao động (từ 2 người trở lên) cùng lúc, dựa vào các quy định của pháp luật hoặc chấp nhận các hậu quả pháp lý có thể xảy ra khi chấm dứt trái quy định.

Cắt giảm nhân sự được thực hiện theo chiến lược hoạt động mới của tổ chức hoặc do những nguyên nhân khách quan và chủ quan khiến ban lãnh đạo buộc phải thực hiện để duy trì hoạt động kinh doanh cho doanh nghiệp mình. 

2. Các hình thức cắt giảm nhân nhân sự 

2.1 Cắt giảm số lượng nhân viên

Trong quá trình hoạt động, một doanh nghiệp có thể đánh giá giá trị mà nhân sự mang lại sau đó quyết định cắt giảm dựa trên các tiêu chí và tiêu chuẩn cụ thể. Kết quả của việc này là số lượng nhân viên giảm trong khi vẫn đảm bảo khối lượng công việc cần thiết. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì giá trị lợi nhuận và giảm thiểu chi phí liên quan đến việc trả lương và các nghĩa vụ khác đối với nhân sự.

Việc xem xét giá trị mà nhân viên mang lại cùng với số lượng công việc mà họ đảm nhận sẽ đảm bảo: Công việc được phân bổ hợp lí hay chưa; Các nhân viên khác có thể tiếp nhận một phần công việc này hay không. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu cắt giảm vị trí công việc, đây là hoạt động nhà quản trị nhân sự bắt buộc phải xem xét trước. 

2.2. Cắt giảm các bộ phận hoạt động không năng suất

Trong quá trình hoạt động của một doanh nghiệp, có thể xảy ra tình trạng chồng chéo khi nhiều phòng ban kết hợp cùng nhau. Cùng một nhiệm vụ nhưng có nhiều người làm, nhiều bộ phận phụ trách, vừa phức tạp vừa không thống nhất.

Nhà quản trị sẽ xem xét cắt giảm các bộ phận có hiệu suất làm việc yếu kém, có chức năng trùng lặp với bộ phận khác, hoặc không có đóng góp gì cho công ty. Sau khi cắt giảm doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí hoạt động cho những bộ phận không cần thiết này.

3. Thủ tục cắt giảm nhân sự 

Bước 1: Xây dựng và thực hiện phương án sử dụng nhân sự 

Theo Điều 44, Khoản 1 Bộ luật Lao động (2019), phương án sử dụng lao động cần bao gồm những thông tin chính sau:

• Số lượng và danh sách người lao động tiếp tục sử dụng, người lao động được đào tạo lại để tiếp tục sử dụng và người lao động được chuyển đổi sang làm việc không trọn thời gian.
• Số lượng và danh sách người lao động nghỉ hưu.
• Số lượng và danh sách người lao động mà hợp đồng lao động sẽ chấm dứt.
• Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động, người lao động và các bên liên quan trong thực hiện phương án sử dụng lao động. 

• Biện pháp và nguồn tài chính đảm bảo thực hiện phương án. 

Doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu kế hoạch nhân sự dưới đây:

Bước 2: Trao đổi với công đoàn về cắt giảm nhân sự

Trong quá trình lập phương án sử dụng lao động mới, người sử dụng lao động cần trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện cho người lao động tại cơ sở (nếu có). Điều này giúp cho việc cắt giảm nhân sự được thảo luận kỹ lưỡng, đảm bảo quyền lợi của người lao động, tránh những mâu thuẫn trong tổ chức.

Bước 3: Thông báo bằng văn bản đến người lao động

Khi quyết định cắt giảm nhân sự, Phòng nhân sự cần thông báo trước ít nhất 30 ngày cho người lao động. Những thông tin quan trọng trong bước này:

• Thông tin về địa chỉ của người sử dụng lao động và đại diện theo quy định pháp luật.
• Số lượng lao động dự kiến bị chấm dứt hợp đồng lao động.
• Lý do và thời điểm cụ thể cho việc chấm dứt hợp đồng lao động.
• Dự tính chi phí chi trả trợ cấp mất việc.

Bước 4: Tiến hành trả trợ cấp mất việc

Sau khi nhận bàn giao công việc từ người lao động và cùng họ hoàn thiện thủ tục nghỉ việc, doanh nghiệp cần chủ động tiến hành trả trợ cấp mất việc cho nhân viên. Những khoản trợ cấp này phụ thuộc vào điều khoản trong hợp đồng lao động và chính sách của công ty, bao gồm:

• Tiền lương còn lại
• Trợ cấp mất việc
• Tiền phép năm chưa sử dụng hết
• Các khoản tiền khác liên quan đến quyền lợi của người lao động.

4. Những sai lầm cần lưu ý khi cắt giảm nhân sự 

4.1 Đánh giá sai quy mô sa thải nhân sự 

Nếu cắt giảm nhân sự quá mức, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với tình trạng thiếu hụt lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh, dẫn đến giảm doanh thu. Đặc biệt, việc cắt giảm nhân sự chủ chốt, đội ngũ nhân sự có năng suất lao động cao có thể khiến công ty đối mặt với nguy cơ phá sản.

Để tránh sai lầm này, trước khi thực hiện cắt giảm nhân sự, nhà quản trị cần dự tính mức độ khó khăn mà doanh nghiệp sẽ phải đối mặt. Tiếp theo, nên đánh giá năng lực làm việc và cân nhắc sự cân đối giữa các phòng ban – dây chuyền sản xuất để đảm bảo quy mô nhân sự đáp ứng đủ mức sản lượng, doanh thu mong đợi.

Đây là một lưu ý quan trọng, vì chỉ cần có một phòng ban kinh doanh tốt và một dây chuyền sản xuất có năng suất cao, doanh nghiệp có thể vượt qua khó khăn. Thành công của doanh nghiệp phụ thuộc vào kết quả lao động của một tập thể nhân viên liên kết chặt chẽ với nhau.

4.2. Cắt giảm nhân sự hàng loạt 

Ban lãnh đạo nên tiến hành thảo luận và đánh giá kỹ để xác định danh sách nhân sự cần cắt giảm một cách hợp lý. Không nên thực hiện cắt giảm một cách tự động và quá đà. Điều này sẽ làm giảm chi phí sử dụng lao động, nhưng cũng ảnh hưởng đến sản lượng và chất lượng hàng hóa của công ty.

Doanh nghiệp cần suy nghĩ về mô hình kinh doanh của mình để tìm ra phương pháp cắt giảm nhân sự tối ưu, đồng thời giải quyết khó khăn hiện tại và tận dụng tối đa những năng lực cốt lõi đã có. Cần xác định nguồn doanh thu hiện tại của công ty đến từ đâu? Nhóm khách hàng nào? Sản phẩm nào? Mức độ cắt giảm nhân sự tối đa để không ảnh hưởng đến các yếu tố trên là bao nhiêu?

4.3. Cắt giảm nhân sự trong âm thầm 

Sự cắt giảm trong âm thầm không khiến cho tình hình nội bộ tốt hơn mà ngược lại còn gây ra những bất mãn trong đội ngũ nhân viên. Sa thải không công khai sẽ khiến các nhân viên còn lại cảm thấy bất an, không yên tâm làm việc. Một số doanh nghiệp còn gián tiếp gây khó dễ cho nhân viên họ muốn cắt giảm, khiến nhân viên phải tự xin nghỉ – đây là điều tối kỵ mà các doanh nghiệp cần tránh.

Trước khi thực hiện quyết định cắt giảm nhân sự, doanh nghiệp cần thông báo bằng văn bản chính thức, rõ ràng. Điều này mang lại lợi ích cho cả hai bên. Người lao động bị ảnh hưởng sẽ có thời gian chuẩn bị, bàn giao công việc chưa hoàn thành. Các nhân viên trong công ty sẽ có sự thông cảm với khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp phải và nỗ lực hơn để hoàn thành nhiệm vụ.

4.4. Thiếu trách nhiệm khi cắt giảm nhân sự

Quá trình cắt giảm không tránh khỏi gây lo lắng và gây tổn thương cho đội ngũ nhân viên. Trong tình huống này, lãnh đạo thường đối mặt với tình trạng cảm thấy mắc lỗi và tìm cách tránh cắt giảm nhân sự. Tuy nhiên, điều này có thể gây hiểu lầm không tốt tới người lao động công ty. 

Do đó, khi tiến hành cắt giảm nhân sự, lãnh đạo cần tạo điều kiện để gặp gỡ và thực hiện các cam kết đã đưa ra. Chẳng hạn như chuyển đổi nhân sự sang công việc mới hoặc trợ cấp thất nghiệp đầy đủ cho người lao động. Đồng thời, họ cần thể hiện tinh thần chia sẻ khó khăn và đồng cảm với nhân sự bị sa thải. Điều này không chỉ tạo ra tâm lý ổn định cho những nhân viên đang làm việc mà còn thể hiện sự tôn trọng và quan tâm đối với toàn thể đội ngũ. 

5. Theo dõi hiệu quả nhân viên thông qua phần mềm AMIS Đánh giá 

Phương pháp đánh giá thủ công, chủ quan tại các doanh nghiệp sẽ gây ra khó khăn trong việc đưa ra quyết định thăng chức, thuyên chuyển hay cắt giảm nhân sự cho doanh nghiệp.

AMIS Đánh Giá sẽ giúp doanh nghiệp nắm được năng lực của từng nhân viên, từng phòng ban một cách toàn diện và chi tiết. Từ đó nhà quản trị sẽ xác định được phương án cắt giảm nhân sự hoặc giữ lại để tiếp tục bồi dưỡng, tránh lãng phí nhân tài. 

Dùng ngay miễn phí

AMIS Đánh Giá được nhiều doanh nghiệp Việt Nam lựa chọn bởi những tính năng sau: 

• Phần mềm lưu trữ năng suất làm việc trong toàn bộ quá trình, đánh giá nhân sự liên tục và toàn diện. 
• Đánh giá đa dạng phương pháp: ASK, Khung năng lực, KPI, Performance Review,…
• Nhanh chóng xác định điểm mạnh, điểm yếu của từng cá nhân qua kết quả đánh giá. Từ đó xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng, kiến thức phù hợp.
• Thiết lập kỳ đánh giá định kỳ cho một bộ phận phòng ban hoặc 1 vị trí công việc linh hoạt theo tuần, tháng, quý, vụ, năm hoặc lịch ngẫu nhiên.

Phần mềm kết nối linh hoạt với các phân hệ khác cùng hệ thống AMIS như Quản lý bán hàng, công việc… để tự động lấy dữ liệu đánh giá và chuyển kết quả đánh giá về hệ thống thông tin nhân sự để lưu trữ hồ sơ, phục vụ công tác quản trị và hoạch định nhân sự

6. Kết luận 

Trên đây là các thông tin nhằm giải đáp câu hỏi “cắt giảm nhân sự là gì?”. Việc giảm số lượng nhân sự cần được thực hiện cẩn trọng để tránh gây ra những xáo trộn không cần thiết trong đội ngũ, cũng như tránh những tranh chấp về quyền lợi giữa các bên. Hy vọng quy trình và những lưu ý trên sẽ giúp ích cho các nhà quản trị.