Kỹ năng tạo động lực cho nhân viên – Kỹ năng sống còn của nhà quản lý

Trong bất kỳ tổ chức nào, nguồn lực quý báu nhất không phải là máy móc, tiền bạc, hay công nghệ tiên tiến, mà chính là con người – nhân viên.

Khả năng tạo động lực cho nhân viên không chỉ là một nhiệm vụ quan trọng của các nhà quản lý và lãnh đạo, mà còn là một nghệ thuật đòi hỏi kiến thức, kỹ năng và cảm nhận tinh tế.

Sự động viên, truyền cảm hứng và khích lệ là những yếu tố quan trọng để thúc đẩy hiệu suất làm việc, tạo ra một môi trường làm việc tích cực và giúp nhân viên phát triển tiềm năng của họ.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá những kỹ năng và đặc điểm quan trọng của lãnh đạo hiệu quả trong việc tạo động lực cho nhân sự. Chúng ta sẽ đi sâu vào những chi tiết cụ thể về cách tạo ra một môi trường làm việc tràn đầy năng lượng, đánh thức sự tinh thần sáng tạo và cống hiến, từ đó giúp đội ngũ phát triển mạnh mẽ và đạt được sự thành công bền vững.

Tặng bạn: Ebook Quản lý và tăng năng suất công việc của nhân viên dưới quyền

1. Tạo sao cần có động lực và thúc đẩy động lực cho nhân viên

Với quản lý:

• Phát triển kỹ năng lãnh đạo: Quản lý học cách thúc đẩy và tạo động lực cho nhân viên giúp phát triển kỹ năng lãnh đạo. Việc quản lý một đội ngũ đòi hỏi sự tương tác, lắng nghe và thấu hiểu để giúp nhân sự và đội ngũ phát triển, hoàn thành mục tiêu bộ phận. Hơn nữa, việc tạo động lực cho nhân sự cũng là 1 trong những kỹ năng quản lý cần phải có để phát triển nhân sự và phát triển bản thân (Theo mô hình 5 cấp độ lãnh đạo do John Maxwell đúc kết) dưới đây.

• Nâng cao hiệu suất: Khi quản lý tạo động lực cho nhân viên, họ giúp đội ngũ làm việc hiệu quả hơn. Nhân viên động viên thường có năng suất cao hơn và làm việc với sự cam kết lớn hơn.
• Tạo môi trường làm việc tốt hơn: Sự động viên tạo ra một môi trường làm việc tích cực, tạo niềm vui và cảm giác tự hào cho quản lý và nhân viên. Điều này có thể làm giảm căng thẳng và tạo ra sự hài lòng trong công việc.

Với Nhân viên:

• Tăng tính cam kết: Khi nhân viên cảm nhận được sự động viên và sự quan tâm từ quản lý, họ có xu hướng cam kết hơn với công việc và tổ chức. Họ thấy mình được coi trọng và đóng góp của mình được đánh giá cao.
• Phát triển sự nghiệp: Sự động viên có thể giúp nhân viên phát triển kỹ năng và khả năng cá nhân. Sự thúc đẩy từ quản lý có thể giúp họ thăng tiến trong sự nghiệp và đạt được mục tiêu cá nhân.
• Tăng tính sáng tạo: Khi nhân viên được động viên, họ thường có động lực để tạo ra ý tưởng mới và thử nghiệm giải pháp sáng tạo. Điều này có thể cải thiện sự sáng tạo và đổi mới trong tổ chức.

Với Tổ chức:

• Tăng năng suất và lợi nhuận: Sự động viên giúp tăng năng suất và hiệu suất làm việc của nhân viên, điều này có thể dẫn đến sự tăng trưởng và tạo ra lợi nhuận lớn hơn cho tổ chức.
• Giữ chân nhân tài: Tạo động lực cho nhân viên giúp giữ chân nhân tài chất lượng cao. Những người cảm thấy họ được động viên và cam kết sẽ ở lại tổ chức lâu hơn và góp phần vào sự ổn định của tổ chức.
• Xây dựng hình ảnh tốt: Tổ chức tạo điều kiện để nhân viên phát triển và cảm thấy hạnh phúc thường có hình ảnh tốt trong cộng đồng và thu hút thêm những ứng viên tài năng.

Như vậy, tạo động lực cho nhân viên không chỉ mang lại lợi ích cá nhân cho quản lý và nhân viên mà còn đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển và thành công của tổ chức. Nó giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, tạo niềm vui và đảm bảo sự phát triển bền vững của tổ chức.

2. Các yếu tố thúc đẩy động lực làm việc của nhân viên

2.1. Theo tháp nhu cầu Maslow

Lý thuyết Nhu cầu của Abraham Maslow, còn được gọi là Tháp Nhu cầu Maslow, là một lý thuyết nổi tiếng về động lực trong tâm lý học.

Theo lý thuyết này, con người có một loạt nhu cầu cấp bách được tổ chức thành một tháp, từ cơ bản nhất ở phía dưới đến nhu cầu cao cấp ở phía trên.

Dưới đây là cách một số yếu tố thúc đẩy động lực của nhân viên có thể áp dụng vào tháp nhu cầu Maslow:

Nhu cầu vật lý (Physiological Needs):

• Lương và phúc lợi: Đảm bảo rằng nhân viên có lương và phúc lợi cơ bản để duy trì cuộc sống hàng ngày là một yếu tố quan trọng. Lương hấp dẫn và các chính sách phúc lợi có thể thỏa mãn nhu cầu vật lý.
• Môi trường làm việc an toàn: Tạo môi trường làm việc an toàn, với các biện pháp bảo vệ sức khỏe và an toàn, để đảm bảo rằng nhân viên không phải lo lắng về sự an toàn của họ trong quá trình làm việc.

Nhu cầu an toàn (Safety Needs):

• Bảo đảm công việc ổn định: Đảm bảo rằng nhân viên không phải lo lắng về việc mất việc là một yếu tố quan trọng để thỏa mãn nhu cầu an toàn.
• Bảo hiểm và chăm sóc sức khỏe: Cung cấp bảo hiểm sức khỏe và các lợi ích khác để bảo vệ nhân viên và gia đình khỏi rủi ro tài chính.

Nhu cầu hoà nhập:

• Xây dựng môi trường làm việc gắn kết: Tạo môi trường làm việc mà nhân viên cảm thấy họ là một phần của một gia đình là một cách để thỏa mãn nhu cầu tình yêu và gia đình.
• Xây dựng quan hệ đồng nghiệp tốt: Khuyến khích tương tác tích cực giữa đồng nghiệp để tạo ra một cảm giác thân thiện và hỗ trợ trong tổ chức.

Nhu cầu tôn trọng:

• Cơ hội thăng tiến: Cung cấp cơ hội cho nhân viên phát triển và thăng tiến trong công việc để họ có thể cảm thấy đánh giá và tôn trọng.
• Công nhận và khen ngợi: Công nhận và khen ngợi cho thành tích và đóng góp cá nhân của nhân viên là một cách để thỏa mãn nhu cầu về sự đánh giá và tự trọng.

Nhu cầu tự khẳng định:

• Khám phá và phát triển: Khuyến khích nhân viên phát triển kỹ năng, thú chơi, và đam mê cá nhân. Cung cấp cơ hội cho họ để thực hiện tiềm năng tối đa của mình.
• Tạo môi trường sáng tạo: Tạo ra môi trường làm việc thúc đẩy sáng tạo và đổi mới, nơi mà nhân viên có thể đưa ra ý tưởng và giải pháp mới.

Lý thuyết Maslow về Tháp Nhu cầu không chỉ giúp chúng ta hiểu về nhu cầu cơ bản của nhân viên mà còn giúp quản lý tạo ra một môi trường làm việc thúc đẩy động lực và phát triển cá nhân của họ. Đảm bảo rằng các yếu tố này được quản lý một cách tốt có thể giúp nâng cao sự hài lòng và hiệu suất của nhân viên.

>>> Đọc thêm: Cách áp dụng thuyết Maslow trong quản trị nhân sự

2.2. Thuyết hai nhân tố của Herzberg

Học thuyết này cho rằng động lực là kết quả của nhiều yếu tố, bao gồm cả các yếu tố tạo ra sự thỏa mãn và ngăn ngừa sự không thoả mãn.

Các yếu tố này có thể tác động tích cực hoặc tiêu cực, tùy thuộc vào cách chúng được thực thi và đáp ứng. Học thuyết này phân thành hai nhóm chính:

Nhóm yếu tố thúc đẩy: Bao gồm những yếu tố như sự thỏa mãn, thành đạt, sự thừa nhận thành tích, trách nhiệm và chức năng công việc. Đây là những nhu cầu cơ bản của người lao động khi làm việc, nếu không được đáp ứng sẽ trở nên không hài lòng và có thể tạo động lực khi được đáp ứng.

Nhóm yếu tố duy trì: Bao gồm môi trường làm việc, chính sách quản trị, tiền lương, hướng dẫn công việc, quan hệ với đồng nghiệp và điều kiện làm việc. Các yếu tố này khi được tổ chức tốt thì nó có tác dụng ngăn ngừa sự bất mãn đối với công việc của người lao động.

Tải ngay Ebook miễn phí: Bí quyết quản lý và tăng năng suất công việc của nhân viên dưới quyền

2.3. Mối quan hệ giữa hai học thuyết

Maslow chia nhu cầu của con người thành 5 cấp độ từ thấp đến cao. Khi một cấp độ nhu cầu được đáp ứng, con người sẽ có nhu cầu cao hơn. Herzberg tập trung vào 2 yếu tố chính: thúc đẩy và duy trì.

Sự liên kết giữa hai học thuyết của Abraham Maslow và Frederick Herzberg nằm ở khía cạnh của động lực và nhu cầu của con người trong môi trường làm việc. Mặc dù họ tiếp cận chủ đề này từ góc độ khác nhau, nhưng có sự tương đồng và bổ sung giữa hai học thuyết này:

• Tập trung vào nhu cầu và động lực: Cả hai học thuyết đề cập đến nhu cầu và động lực của con người. Maslow phân loại nhu cầu thành một tháp nhu cầu từ thấp đến cao, trong khi Herzberg tập trung vào hai loại yếu tố chính: thúc đẩy và duy trì. Cả hai đều cho rằng đáp ứng các nhu cầu cơ bản của nhân viên: lương, chính sách, điều kiện làm việc có thể tạo ra động lực.

Nếu trong một Doanh nghiệp, chế độ chính sách mà đảm bảo tốt cho người lao động thì sẽ kích thích người lao động hăng say làm việc. Mặt khác nếu chế độ chính sách của Doanh nghiệp mà không thỏa mãn được nhu cầu cơ bản của người lao động, họ sẽ không có tinh thần làm việc và gắn bó lâu dài.

• Thỏa mãn nhu cầu cơ bản: Cả hai học thuyết đều đánh giá cao việc thỏa mãn nhu cầu cơ bản của nhân viên. Maslow cho rằng khi những nhu cầu cơ bản như chính sách, điều kiện làm việc được đáp ứng, con người mới tập trung vào nhu cầu cao hơn. Herzberg cũng nhấn mạnh về việc duy trì các yếu tố liên quan đến môi trường làm việc để ngăn ngừa sự bất mãn.
• Tạo điều kiện tốt cho động lực: Cả hai học thuyết đều cho rằng tạo điều kiện tốt trong môi trường làm việc là quan trọng để tạo động lực. Maslow đề cập đến môi trường xã hội và môi trường công việc, trong khi Herzberg tập trung vào môi trường làm việc và chính sách quản lý.

Herzberg có thể xem như một sự bổ sung cho Maslow. Trong khi Maslow tập trung vào việc đáp ứng nhu cầu, Herzberg đi sâu hơn bằng việc phân biệt giữa yếu tố thúc đẩy (như thành tựu và trách nhiệm) và yếu tố duy trì (như môi trường làm việc và tiền lương).

Tóm lại, sự liên kết giữa hai học thuyết này là cả hai đều nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thỏa mãn nhu cầu cơ bản của nhân viên và tạo điều kiện thuận lợi để tạo ra động lực trong môi trường làm việc. Herzberg có thể coi là một sự phát triển và sâu sắc hơn trong việc hiểu rõ hơn về nguồn gốc của động lực trong công việc.

Đừng bỏ qua bài viết: Quản lý con người là gì? Các kỹ năng quản lý cho nhà lãnh đạo 

3. Động lực nội tại và động lực ngoại sinh

3.1. Động lực nội tại và động lực ngoại sinh

Theo thống kê, động lực nội tại đóng góp đến 80% hiệu quả công việc

Động lực có thể được chia thành hai loại chính: động lực nội tại và động lực bên ngoài, và chúng có những hiệu ứng khác nhau với nhân viên.

Động lực nội tại:

Đây là loại động lực đến từ bên trong chính bản thân người lao động. Nó xuất phát từ sự quan tâm sâu sắc đến việc mở rộng kiến thức và khả năng cá nhân. Khi người lao động có động lực nội tại, họ tiến đến công việc với sự hứng thú, tò mò, đam mê và niềm vui khám phá. Họ học vì họ yêu thích học và không cần mong đợi bất kỳ phần thưởng ngoại tại nào, ngoài việc tự thấy tự hào và hài lòng sau khi hoàn thành một nhiệm vụ khó khăn.

Động lực bên ngoài:

Ngược lại, động lực này đến từ các yếu tố bên ngoài như tiền bạc, sự công nhận hoặc lời khen ngợi, và thường được duy trì bằng cách sử dụng các phần thưởng hoặc trừng phạt từ bên ngoài. Khi người lao động bị thúc đẩy bởi động lực bên ngoài, họ buộc phải làm việc vì yêu cầu từ bên ngoài, như hoàn thành công việc, đạt được kết quả tốt hoặc đối xử tốt. Kết quả, trải nghiệm làm việc thường trở nên buồn chán và không thú vị, và có thể gây kiệt sức.

Động lực nội tại thường bền vững hơn và thúc đẩy cá nhân theo đuổi đam mê và sở thích của họ. Họ tự quyết định khi nào nên làm việc, làm gì và chịu trách nhiệm cho điều gì. Họ không cần phải dẫn dắt hoặc nhận phần thưởng, vì họ thích làm việc và tự nguyện đóng góp mà không cần đòi hỏi gì.

3.2. Dấu hiệu nhận biết nhân sự có động lực nội tại (nội lực) lớn

Những nhân sự có động lực nội tại lớn thường thể hiện qua những dấu hiệu và hành vi sau:

• Chủ động trong công việc: Họ có xu hướng tự quản lý công việc mà không cần sự can thiệp từ bên ngoài. Họ thường tự đặt ra mục tiêu và lập kế hoạch để đạt được chúng.
• Sự tò mò và ham học hỏi: Những người có động lực nội tại thường thích tìm hiểu và học hỏi thêm về lĩnh vực công việc của họ. Họ không ngừng nâng cao kiến thức và kỹ năng.
• Sự sáng tạo và đổi mới: Họ thường có khả năng tạo ra các ý tưởng mới và sáng tạo trong công việc. Họ không ngừng đặt ra câu hỏi và tìm cách cải thiện hiệu suất làm việc.
• Cam kết và sự hứng thú: Những người này thường làm việc với sự cam kết cao đối với mục tiêu và sứ mạng của tổ chức. Họ có sự hứng thú và đam mê trong công việc hàng ngày.
• Sự tự trọng và tự tin: Họ có lòng tự trọng về khả năng của mình và tự tin trong việc đối mặt với thách thức. Sự tự tin này thường xuất phát từ sự thành tựu và sự hài lòng từ công việc.
• Sự chịu trách nhiệm: Họ thường chịu trách nhiệm đối với công việc của họ và có ý thức về vai trò của mình trong tổ chức. Họ không tránh trách nhiệm mà thậm chí tìm cách đóng góp nhiều hơn.
• Tự thúc đẩy và sự kiên nhẫn: Họ có khả năng tự thúc đẩy mình khi gặp khó khăn và không dễ bị nản chí. Sự kiên nhẫn giúp họ vượt qua thử thách và đạt được mục tiêu dài hạn.
• Tạo ảnh hưởng tích cực: Những người này thường có khả năng tạo ảnh hưởng tích cực đối với người khác trong tổ chức. Họ thường được đồng nghiệp kính trọng và coi là nguồn động viên.
• Tư duy tích cực: Họ có tư duy tích cực và nhìn nhận thách thức như cơ hội để phát triển và học hỏi thêm.

Những dấu hiệu này có thể giúp quản lý nhận biết và khám phá những nhân viên có động lực nội tại mạnh, và đồng thời tạo điều kiện để họ phát triển, trở thành những nhà quản lý tương lai, và đóng góp tối đa trong tổ chức.

>>> Có thể bạn quan tâm: 15 Bí quyết gia tăng động lực cho nhân viên 

4. Quản lý nên làm gì để tạo động lực cho nhân viên

4.1. 8 câu hỏi quản lý cần suy nghĩ khi nhân viên mất động lực

• Nhân viên có hài lòng về mức lương hiện tại với các công việc họ đã đóng góp cho công ty không?
• Nhân viên có cảm thấy công việc của mình đóng góp vào kết quả và sự phát triển của bộ phận không?
• Nhân viên có cơ hội xây dựng mối quan hệ xã hội và tình bạn trong môi trường làm việc không?
• Nhân viên có cơ hội phát triển kỹ năng và tiến thêm trong sự nghiệp tại công ty không?
• Nhân viên có hỗ trợ và tài trợ đối với sức khỏe tinh thần và cảm xúc của họ không? 
• Có các chính sách và biện pháp bảo vệ và đảm bảo ổn định cho nhân viên không?
• Nhân viên có được lắng nghe, tôn trọng và thể hiện quan điểm cá nhân không?
• Nhân viên có được ghi nhận những đóng góp của mình dù là nhỏ nhất không?

Các câu hỏi này có thể giúp quản lý hiểu rõ hơn về nhu cầu của nhân viên và giúp tạo ra môi trường làm việc thuận lợi cho họ.

Xem thêm: 12 kỹ năng mềm nhà quản lý cần có: Hướng dẫn nhanh và chi tiết nhất

4.2. Cách tạo động lực cho nhân viên

4.2.1. Ghi nhận và khen thưởng thành tích

Để tạo động lực làm việc, việc khen thưởng và công nhận thành tích đóng vai trò quan trọng. Các hình thức khen thưởng và ghi nhận hiệu quả bao gồm:

• Khen thưởng công khai: Công nhận thành tích của nhân viên trong các cuộc họp, trên kênh truyền thông nội bộ giúp họ tự hào và được tôn vinh.
• Phần thưởng cụ thể: Tạo các phần thưởng như tiền thưởng, quà tặng, hoặc thêm ngày nghỉ để khích lệ tinh thần. Đảm bảo các phần thưởng phù hợp và khuyến khích nhân viên phấn đấu hơn nữa.

4.2.2. Thiết lập mục tiêu rõ ràng và khả thi

Đặt mục tiêu cụ thể sẽ giúp nhân viên hiểu rõ vai trò của mình và cố gắng hoàn thành nhiệm vụ. Để giúp nhân viên đạt được các mục tiêu, doanh nghiệp cần:

• Đặt mục tiêu SMART: Các mục tiêu cần phải cụ thể (Specific), đo lường được (Measurable), phù hợp với khả năng (Achievable), mang lại giá trị (Relevant) và có thời hạn rõ ràng (Time-bound).
• Theo dõi và hỗ trợ: Đảm bảo rằng nhân viên hiểu rõ mục tiêu và nhận được sự hỗ trợ khi cần thiết. Điều này sẽ giúp họ cảm thấy tự tin và có động lực hoàn thành công việc.

4.2.3. Xây dựng môi trường làm việc tích cực

Một môi trường làm việc thân thiện và gắn kết sẽ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và sẵn sàng cống hiến:

• Khuyến khích tinh thần làm việc nhóm: Tạo cơ hội để nhân viên hợp tác và hỗ trợ nhau, giúp họ cảm thấy mình là một phần quan trọng trong tổ chức.
• Cải thiện không gian làm việc: Đầu tư vào không gian văn phòng và trang thiết bị giúp nhân viên làm việc thoải mái, từ đó nâng cao tinh thần và hiệu quả công việc.

4.2.4. Tạo điều kiện phát triển cá nhân

Phát triển cá nhân là một yếu tố quan trọng giúp nhân viên duy trì động lực. Một số cách bao gồm:

• Đào tạo và phát triển kỹ năng: Cung cấp các khóa đào tạo hoặc chương trình phát triển kỹ năng để nhân viên có cơ hội nâng cao chuyên môn.
• Cơ hội thăng tiến: Đưa ra các lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng để nhân viên cảm thấy có động lực cống hiến và phát triển lâu dài trong công ty.

4.2.5. Xây dựng mối quan hệ gắn kết và tôn trọng

Sự gắn kết và tôn trọng giữa cấp trên và nhân viên là nền tảng của môi trường làm việc tích cực:

• Lắng nghe ý kiến: Khuyến khích nhân viên chia sẻ ý tưởng và phản hồi, làm cho họ cảm thấy được tôn trọng và có giá trị trong tổ chức.
• Tạo không gian đối thoại: Thường xuyên gặp gỡ nhân viên để thảo luận về những khó khăn và nguyện vọng, giúp họ cảm thấy được hỗ trợ và đồng hành.

4.2.6. Tăng cường sự chủ động và sáng tạo

Để nhân viên làm việc hiệu quả hơn, doanh nghiệp cần khuyến khích sự tự chủ và sáng tạo của họ:

• Trao quyền: Để nhân viên tự quyết định trong công việc giúp họ cảm thấy tự tin và có trách nhiệm hơn với công việc mình làm.
• Khuyến khích sáng tạo: Đưa ra các dự án hoặc thử thách mới để nhân viên có cơ hội phát triển ý tưởng và đóng góp cho sự phát triển của doanh nghiệp.

4.2.7. Giảm áp lực không cần thiết

Áp lực công việc quá lớn sẽ khiến nhân viên mất đi động lực. Doanh nghiệp nên xem xét các cách để giảm thiểu áp lực, chẳng hạn:

• Cân bằng công việc và cuộc sống: Đảm bảo khối lượng công việc hợp lý và khuyến khích nhân viên nghỉ ngơi khi cần thiết.
• Giảm thiểu họp hành không cần thiết: Chỉ tổ chức các cuộc họp khi thật sự cần thiết để tiết kiệm thời gian và giúp nhân viên có thêm thời gian hoàn thành công việc chính.

4.2.8. Khuyến khích động lực từ bên trong

Động lực bền vững không chỉ đến từ các phần thưởng mà còn từ cảm giác thỏa mãn và hài lòng trong công việc. Do đó, doanh nghiệp cần:

• Khuyến khích tinh thần tự học hỏi: Tạo điều kiện để nhân viên đặt mục tiêu cá nhân và phát triển bản thân.
• Xây dựng văn hóa ghi nhận: Văn hóa công nhận thành quả cá nhân và nhóm sẽ giúp nhân viên cảm thấy có giá trị và động lực để tiếp tục cống hiến.

Nhà quản lý còn có thể sử dụng thêm công cụ để hỗ trợ kịp thời, đồng thời cho phép nhân viên tự đánh giá kết quả, từ đó có động lực cố gắng hơn. Hiện nay, MISA AMIS Công việc là một trong những ứng dụng quản lý công việc, tiến độ và thời gian tối ưu nhất.

Phần mềm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu lập kế hoạch, giao việc, thiết lập thời hạn hoàn thành, cảnh báo đến hạn thông minh cho cả quản lý và nhân sự. Đặc biệt, các báo cáo đa chiều trên phần mềm còn cho phép mọi người cũng theo dõi hiệu suất tổng quan, dễ dàng đánh giá kết quả để cố gắng hoàn thành mục tiêu đề ra.

Ngoài ra, ứng dụng quản lý công việc MISA AMIS còn nằm trong bộ giải pháp quản trị vận hành toàn diện MISA AMIS Văn phòng số. Vì vậy, người quản lý có thể tối ưu nhiều quy trình phối hợp, rút ngắn thời gian phối hợp và nâng cao năng suất hiệu quả.

Lắng nghe những chia sẻ thực tế từ các doanh nghiệp đã sử dụng thành công MISA AMIS Công việc ngay:  

Dùng ngay miễn phí

5. Các kỹ năng tạo động lực hiệu quả cho nhân viên

Trong quá trình tạo động lực cho nhân viên, các kỹ năng quản lý của người lãnh đạo đóng vai trò quyết định. Dưới đây là các kỹ năng quan trọng giúp thúc đẩy tinh thần và hiệu suất làm việc của đội ngũ:

5.1. Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp hiệu quả là kỹ năng nền tảng giúp truyền tải thông điệp và lắng nghe nhân viên một cách chân thành.

Kỹ năng giao tiếp tốt giúp tạo ra sự tin tưởng và xây dựng mối quan hệ bền vững với đội ngũ.

Một số cách giao tiếp hiệu quả bao gồm:

• Thể hiện sự tôn trọng trong lắng nghe: Khi nhân viên chia sẻ, hãy chú ý lắng nghe và ghi nhận ý kiến của họ, ngay cả khi không thể thực hiện được ngay các ý tưởng đó.
• Đưa ra phản hồi mang tính xây dựng: Thay vì chỉ trích, hãy sử dụng các câu từ khích lệ và cung cấp góp ý một cách nhẹ nhàng, mang tính hướng dẫn.
• Giao tiếp minh bạch: Đảm bảo rằng các kỳ vọng và mục tiêu công việc được truyền đạt rõ ràng, giúp nhân viên nắm bắt được nhiệm vụ và mục tiêu mà họ cần hướng tới.

5.2. Kỹ năng khen thưởng và công nhận

Công nhận thành quả của nhân viên là một cách hiệu quả để tạo động lực. Những hình thức công nhận phù hợp giúp nhân viên cảm thấy đóng góp của mình có ý nghĩa.

Các hình thức khen thưởng phổ biến và hiệu quả gồm:

• Khen thưởng công khai: Trong các buổi họp, hãy ghi nhận công lao của nhân viên trước đồng nghiệp. Việc công khai khen thưởng không chỉ giúp nhân viên cảm thấy tự hào mà còn tạo động lực cho cả nhóm.
• Phần thưởng tài chính: Các khoản thưởng bằng tiền hoặc thưởng hiện vật có giá trị sẽ khích lệ tinh thần phấn đấu của nhân viên.
• Công nhận liên tục: Đừng chỉ chờ đến cuối năm mới khen thưởng; hãy ghi nhận và khen ngợi thường xuyên để nhân viên thấy rằng công sức của họ luôn được đánh giá cao.

>>> Bạn nên đọc: 10+ Cách khen thưởng nhân viên hiệu quả

5.3. Kỹ năng thiết lập mục tiêu

Đặt mục tiêu rõ ràng, hợp lý và cụ thể giúp nhân viên tập trung vào công việc và có hướng phấn đấu. Các phương pháp thiết lập mục tiêu hiệu quả bao gồm:

• Đặt mục tiêu SMART: Các mục tiêu cần đáp ứng tiêu chí cụ thể (Specific), đo lường được (Measurable), có thể đạt được (Achievable), liên quan (Relevant) và có thời hạn rõ ràng (Time-bound).
• Cung cấp lộ trình rõ ràng: Khi giao mục tiêu, hãy cung cấp hướng dẫn cụ thể để nhân viên có thể dễ dàng triển khai và đạt kết quả tốt.
• Theo dõi và đánh giá: Đảm bảo rằng quá trình thực hiện mục tiêu được giám sát và đánh giá định kỳ, từ đó đưa ra các hỗ trợ và điều chỉnh kịp thời.

5.4. Kỹ năng đào tạo và phát triển

Đầu tư vào kỹ năng và kiến thức của nhân viên giúp họ cảm thấy được quan tâm và gắn bó hơn với công ty. Một số cách đào tạo và phát triển hiệu quả bao gồm:

• Xây dựng chương trình đào tạo bài bản: Cung cấp các khóa học hoặc hội thảo nâng cao kiến thức chuyên môn và kỹ năng mềm cho nhân viên.
• Khuyến khích tự học: Khuyến khích nhân viên tham gia các khóa học trực tuyến hoặc các hoạt động học tập ngoài công việc để phát triển bản thân.
• Hỗ trợ tài chính và thời gian: Một số công ty hỗ trợ học phí cho các khóa học nâng cao hoặc sắp xếp thời gian linh hoạt để nhân viên có thể hoàn thành các khóa học một cách thuận lợi.

5.5. Kỹ năng tạo ra sự gắn kết

Sự gắn kết là yếu tố quan trọng giúp nhân viên làm việc lâu dài và cống hiến hơn. Kỹ năng tạo ra sự gắn kết giữa nhân viên và tổ chức bao gồm:

• Xây dựng các hoạt động đội nhóm: Các buổi hoạt động ngoại khóa, teambuilding, hoặc các bữa tiệc nội bộ sẽ giúp nhân viên kết nối với nhau và cảm thấy gần gũi hơn với công ty.
• Xây dựng văn hóa công ty: Văn hóa công ty đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sự gắn kết. Hãy khuyến khích các giá trị như tôn trọng, đoàn kết, và chia sẻ.
• Tạo cơ hội phát triển nhóm: Để nhân viên có cơ hội làm việc và hợp tác chặt chẽ với đồng nghiệp, các dự án nhóm sẽ giúp họ phát triển mối quan hệ và xây dựng sự gắn kết với đồng đội.

[Tặng bạn Ấn phẩm] Lạt mềm buộc chặt – Bí quyết xây dựng đội ngũ nhân sự chủ động, gắn kết

6. Những lỗi cần tránh khi tạo động lực cho nhân viên

Tạo động lực cho nhân viên là một quá trình đòi hỏi sự tinh tế và quan tâm. Tuy nhiên, nếu áp dụng sai cách, những nỗ lực tạo động lực có thể gây phản tác dụng, làm nhân viên cảm thấy áp lực hoặc không được tôn trọng. Dưới đây là những lỗi phổ biến mà các nhà quản lý cần tránh:

6.1. Khen thưởng quá mức hoặc không hợp lý

Khen thưởng không công bằng: Nếu chỉ một số ít nhân viên được khen thưởng mà không có lý do rõ ràng, hoặc khen thưởng không dựa trên thành tích thực tế, điều này dễ gây ra tâm lý bất mãn và ganh đua trong đội ngũ.

Lạm dụng khen thưởng: Khen thưởng quá thường xuyên hoặc khen thưởng cho những đóng góp nhỏ có thể làm mất giá trị của các phần thưởng. Nhân viên sẽ dần mất đi động lực phấn đấu vì không thấy rõ sự khác biệt giữa làm tốt và làm bình thường.

6.2. Thiếu minh bạch trong đánh giá và công nhận thành tích

Quy trình đánh giá không rõ ràng: Khi nhân viên không hiểu rõ cách thức và tiêu chí đánh giá, họ có thể cảm thấy sự bất công hoặc hiểu nhầm rằng công sức của mình không được công nhận đúng mức.

Thiếu giao tiếp về tiến trình và kết quả: Không cập nhật cho nhân viên về tiến trình và kết quả của họ trong quá trình làm việc khiến họ dễ cảm thấy lạc lõng và không được công nhận.

6.3. Áp đặt áp lực quá lớn mà không có sự hỗ trợ cần thiết

Chỉ đặt kỳ vọng cao mà thiếu hỗ trợ: Đặt ra các mục tiêu quá cao mà không cung cấp đủ nguồn lực hoặc hỗ trợ cần thiết sẽ khiến nhân viên cảm thấy kiệt sức và mất động lực.
Tạo áp lực hoàn thành ngay lập tức: Đôi khi việc yêu cầu nhân viên hoàn thành công việc với tốc độ nhanh mà không hiểu rõ tình hình thực tế hoặc khả năng của họ sẽ tạo ra cảm giác căng thẳng, khiến họ nhanh chóng mất hứng thú và không đạt hiệu quả công việc tốt nhất.

6.4. Không cân bằng giữa khen thưởng và xử lý khi nhân viên không đạt kỳ vọng

Chỉ khen mà không xử lý khi có lỗi: Khen thưởng mà không có các biện pháp xử lý khi nhân viên làm việc không hiệu quả sẽ dẫn đến việc nhân viên lười biếng và mất đi trách nhiệm. Điều này cũng có thể tạo ra sự không công bằng giữa các nhân viên.

Quá chú trọng vào lỗi lầm: Trong trường hợp ngược lại, nếu nhà quản lý chỉ tập trung vào việc chỉ trích lỗi lầm mà không công nhận những điểm mạnh, nhân viên sẽ cảm thấy sợ hãi và thiếu tự tin.

6.5. Thiếu sự quan tâm đến đời sống cá nhân của nhân viên

Bỏ qua sự cân bằng công việc và cuộc sống: Chỉ chú trọng đến năng suất mà không quan tâm đến đời sống cá nhân của nhân viên sẽ khiến họ nhanh chóng cảm thấy kiệt sức. Điều này dễ dàng dẫn đến tình trạng mệt mỏi và hiệu suất làm việc giảm sút.

Không linh hoạt trong công việc: Đối với những nhân viên có hoàn cảnh cá nhân đặc biệt (như mới sinh con, người thân bị bệnh), việc yêu cầu họ tuân thủ quá nghiêm ngặt các quy định giờ giấc hay không linh hoạt trong công việc sẽ gây ra sự bất mãn và giảm động lực làm việc.

6.6. Lạm dụng các cuộc họp và yêu cầu báo cáo không cần thiết

Tổ chức họp hành quá nhiều: Những cuộc họp liên tục và không có mục đích rõ ràng sẽ làm mất thời gian và khiến nhân viên cảm thấy mệt mỏi, thiếu hiệu quả.

Yêu cầu báo cáo lặp lại: Bắt nhân viên phải báo cáo liên tục, đặc biệt là những báo cáo trùng lặp và không có giá trị thực tiễn sẽ khiến họ cảm thấy thời gian làm việc bị lãng phí.

>>> Tìm hiểu thêm: 7 điều bạn cần lưu ý nếu muốn tổ chức các cuộc họp hiệu quả “xịn” như Google

6.7. Không cung cấp cơ hội thăng tiến và phát triển

Thiếu cơ hội phát triển sự nghiệp: Nếu nhân viên không thấy được tương lai phát triển trong công ty, họ sẽ nhanh chóng mất động lực và cảm thấy công việc trở nên nhàm chán.

Không công nhận nỗ lực cá nhân: Dù nhân viên đã nỗ lực và đạt được thành tích, nếu không có cơ hội thăng tiến hoặc không được công nhận đúng mức, họ dễ mất đi động lực làm việc lâu dài.

6.8. Bác bỏ ý tưởng và sáng kiến của nhân viên

Từ chối ý tưởng mới mà không giải thích: Nếu nhân viên đưa ra ý tưởng và sáng kiến nhưng luôn bị bác bỏ mà không nhận được lý do rõ ràng, họ sẽ cảm thấy ý kiến của mình không được tôn trọng và có thể không muốn đóng góp nữa.

Thiếu khuyến khích sự sáng tạo: Một môi trường không khuyến khích sáng tạo sẽ làm cho nhân viên cảm thấy công việc đơn điệu và mất động lực cống hiến.

7. Tạm kết

Trong một thế giới công việc ngày càng cạnh tranh và đa dạng, kỹ năng tạo động lực không chỉ trở thành một yếu tố quan trọng mà còn là một khía cạnh quyết định sự thành công của cá nhân và tổ chức. Động lực không chỉ đơn thuần là việc cung cấp phần thưởng hay trừng phạt; nó nằm ẩn sau sâu bên trong tâm hồn mỗi người, và việc tạo nên động lực nội tại đòi hỏi sự nhạy bén, thông thái, và sự quan tâm từ phía quản lý và lãnh đạo.

Việc hiểu rõ sự kết nối giữa động lực nội tại và động lực bên ngoài, cũng như biết cách kết hợp cả hai để thúc đẩy sự phát triển và thành công, là khóa của kỹ năng tạo động lực. Điều này đòi hỏi sự linh hoạt, khả năng lắng nghe, và lòng tự tin từ phía quản lý để điều chỉnh phương pháp tạo động lực theo từng người và tình huống cụ thể.

Kỹ năng tạo động lực không chỉ giúp cải thiện hiệu suất làm việc mà còn tạo nên một môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy sự sáng tạo, và giúp nhân viên phát triển tối đa tiềm năng của họ. Điều này không chỉ mang lại lợi ích cho cá nhân mà còn đóng góp vào sự thành công và phát triển bền vững của tổ chức.

Trong cuộc hành trình phát triển kỹ năng tạo động lực, chúng ta hãy không bao giờ quên rằng con người là nguồn động lực mạnh mẽ nhất. Hãy luôn tôn trọng, ủng hộ, và thúc đẩy sự phát triển của nhân viên, và kết quả sẽ là một môi trường làm việc tràn đầy năng lượng và thành công không ngừng.