Các kỹ năng mềm nhà quản lý tài ba cần có & cách cải thiện để thành công

Năng lực chuyên môn là điều kiện cần nhưng chưa đủ để đảm bảo thành công. Nhà quản lý không chỉ cần am hiểu sâu sắc về ngành nghề mình theo đuổi, mà còn phải sở hữu một loạt các kỹ năng mềm để đạt được hiệu quả cao trong công việc và dẫn dắt đội ngũ xuất sắc.

Có thể nói, kỹ năng năng mềm chính là yếu tố giúp bạn trở thành một nhà quản trị tài ba. Trong bài viết này, hãy cùng MISA AMIS khám phá những kỹ năng quan trọng nhất của nhà quản lý và cách cải thiện, rèn luyện nó.

Tặng bạn: Ebook Quản lý và tăng năng suất công việc của nhân viên dưới quyền

1. Kỹ năng mềm là gì?

Theo nghiên cứu của Fortune 500, kỹ năng mềm chiếm tới 75% khả năng thành công trong công việc. một nghiên cứu khác tiết lộ rằng việc đào tạo kỹ năng mềm cho nhà quản lý và cả người lao động sẽ nâng cao năng suất làm việc lên 12%.

Chúng ta thường nghe về hai loại kỹ năng: kỹ năng mềm và kỹ năng cứng. Trong đó, kỹ năng mềm (soft skills) còn được gọi là kỹ năng xã hội hay kỹ năng cá nhân. Đây là những kỹ năng cần thiết để tương tác hiệu quả với người khác.

Các kỹ năng mềm bao gồm khả năng giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề và thích ứng với các tình huống khác nhau,… Khác với kỹ năng cứng, như kỹ năng kỹ thuật hay chuyên môn, kỹ năng mềm thường liên quan đến thái độ và cách thức một cá nhân tương tác trong môi trường xã hội và công việc.

Kỹ năng mềm đặc biệt quan trọng đối với nhà quản lý và CEO. Những kỹ năng mềm này giúp người quản lý không chỉ tăng cường hiệu quả công việc, cải thiện sự tương tác với nhân viên mà còn ảnh hưởng tới việc thực hiện chiến lược và quản lý thay đổi trong tổ chức.

2. Phân biệt kỹ năng cứng và kỹ năng mềm

Kỹ năng cứng và kỹ năng mềm là hai nhóm kỹ năng quan trọng mà mọi cá nhân cần phát triển để thành công trong sự nghiệp và cuộc sống.

Kỹ năng cứng bao gồm các kỹ năng cụ thể và đo lường được như lập trình, kế toán hoặc sử dụng phần mềm, thường được học qua đào tạo chuyên môn và có thể kiểm chứng qua các bài kiểm tra hoặc chứng chỉ. Ngược lại, kỹ năng mềm liên quan đến khả năng tương tác và làm việc với người khác như giao tiếp, làm việc nhóm và giải quyết vấn đề, thường phát triển qua kinh nghiệm và tự nhận thức.

Ở nơi làm việc, nhà quản lý cần phát triển đồng đều cả hai kỹ năng. Ví dụ, người đứng đầu có chuyên môn xuất sắc nhưng thiếu kỹ năng ứng xử thì sẽ gặp khó khăn khi làm việc nhóm, dẫn đến kết quả công việc kém. Mặt khác, nhà quản lý bắt buộc phải có kiến thức chuyên môn chính xác để hướng dẫn, chỉ đạo nhân viên. 

Tặng bạn ebook: Nhóm hiệu suất cao – Bí quyết thúc đẩy 200% nội lực nhân sự

3. Tại sao các kỹ năng mềm quan trọng với nhà quản lý 

Theo một khảo sát, 57% giám đốc điều hành cấp cao nhận định kỹ năng mềm vô cùng quan trọng với nhà quản lý vì những lợi ích sau:

• Cải thiện hiệu quả giao tiếp và mối quan hệ làm việc:Kỹ năng mềm giúp nhà quản lý giao tiếp một cách rõ ràng và hiệu quả, tạo điều kiện cho việc truyền đạt thông tin, ý tưởng và kỳ vọng một cách minh bạch. Điều này không chỉ cải thiện quá trình làm việc mà còn giúp xây dựng mối quan hệ tốt với cấp dưới, đồng nghiệp và các bên liên quan khác.
• Gắn kết và thúc đẩy động lực đội ngũ: Nhà quản lý sử dụng kỹ năng mềm như khả năng lãnh đạo và động viên có thể tạo ra môi trường làm việc năng động và tích cực, khuyến khích nhân viên phát huy hết khả năng và cam kết với công việc. Sự gắn kết này cũng giúp tăng cường lòng trung thành và giảm thiểu tỷ lệ nhân viên nghỉ việc.
• Xử lý xung đột hiệu quả: Xung đột là không thể tránh khỏi trong bất kỳ tổ chức nào. Nhà quản lý có kỹ năng mềm như giải quyết vấn đề và quản lý cảm xúc có thể giải quyết các mâu thuẫn một cách công bằng và hiệu quả, đảm bảo duy trì một môi trường làm việc hòa hợp và sản xuất.
• Ứng phó với thách thức và sự thay đổi: Trong môi trường kinh doanh thường xuyên thay đổi, nhà quản lý cần có khả năng thích nghi và phản ứng linh hoạt với các tình huống mới. Kỹ năng mềm giúp nhà quản lý nhận diện và tận dụng cơ hội, cũng như đối phó với những thách thức không lường trước được.
• Phát triển và duy trì văn hóa doanh nghiệp: Nhà quản lý có vai trò quan trọng trong việc hình thành và duy trì văn hóa tổ chức. Kỹ năng mềm giúp họ truyền đạt giá trị, chuẩn mực và thái độ làm việc đến nhân viên, từ đó tạo ra một môi trường làm việc đồng bộ và tích cực.
• Xây dựng uy tín và danh tiếng: Uy tín và danh tiếng của nhà quản lý không chỉ phụ thuộc vào thành tích chuyên môn mà còn cả cách họ xử lý các mối quan hệ và tình huống trong công việc. Kỹ năng mềm như trung thực, minh bạch và đạo đức nghề nghiệp giúp xây dựng niềm tin và sự tôn trọng từ phía nhân viên cũng như các đối tác.

Hiện nay, quy trình tuyển dụng của Google yêu cầu kỹ năng “Học hỏi và Lãnh đạo mới nổi”. Yêu cầu này đề cập đến hai yếu tố sau:

• Làm việc là học tập: Đối với mọi công việc, điều đầu tiên mà Google tìm kiếm ở nhà quản lý là khả năng nhận thức chung chứ không phải IQ. Đó là khả năng học tập, xử lý thông tin nhanh chóng và tập hợp các thông tin khác nhau với nhau để giải quyết vấn đề.
• Lãnh đạo mới nổi: Thuật ngữ “lãnh đạo mới nổi” dùng để chỉ khả năng lãnh đạo trái ngược với phong cách lãnh đạo truyền thống. Google đề cao những nhà quản lý biết cách kết nối, trao quyền, hỗ trợ nhóm và thúc đẩy các thành viên tiến bộ.

Google không phải là công ty duy nhất sử dụng phương pháp phỏng vấn này. Apple, IBM và Bank of America cũng đang trở thành các công ty đánh giá cao kỹ năng mềm của nhà quản lý hơn một tấm bằng đại học hay đơn xin việc đầy thành tích.

4. Các kỹ năng mềm quan trọng nhất cho nhà quản lý

Các kỹ năng cần thiết để quản lý xuất sắc rất nhiều và đa dạng. Diễn đàn kinh tế thế giới (World Economic Forum) đã cho ra mắt Báo cáo Future of Jobs 2023 nhằm mang đến thông tin tổng quan về xu hướng việc làm và những kỹ năng cần có đối với người lao động trong giai đoạn 2023-2027. Trong đó, các kỹ năng người lao động cần có bao gồm:

Ở vị trí quản lý, các nhà lãnh đạo sẽ cần nhiều kỹ năng mềm hơn để tăng cường hiệu quả lãnh đạo và đạt được thành công trong sự nghiệp. Dưới đây là 12 kỹ năng mềm quan trọng nhất mà người quản lý cần có.

4.1 Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp là chìa khóa thành công ở bất kỳ công việc nào. Đó là lý do tại sao nó đứng đầu trong danh sách các kỹ năng mềm dành cho nhà quản lý.

Người quản lý cần giao tiếp trôi chảy, chuyên nghiệp và rõ ràng. Nó đảm bảo tất cả yêu cầu giao việc đến đúng người, đúng thời điểm, hạn chế việc sai lệch thông tin. Kỹ năng giao tiếp cho phép nhà quản lý xây dựng mối quan hệ với các thành viên, theo dõi sự tương tác cũng như quản lý xung đột thông minh.

Cách tốt nhất để cải thiện những kỹ năng này là thực hành thường xuyên. Bạn cần duy trì trao đổi với cấp dưới, chăm chú lắng nghe họ, đặt câu hỏi ngược lại để khuyến khích sự phản hồi tích cực.

Xem thêm: Kỹ năng giao tiếp – 10 kỹ năng để trở thành nhà lãnh đạo EQ cao

4.2 Kỹ năng giải quyết vấn đề

Giải quyết vấn đề là việc nhà quản lý đề xuất các giải pháp giúp công việc diễn ra thuận lợi, đúng tiến độ. Nó cũng hữu ích trong các cuộc đàm phán với đối tác, khách hàng.

Để tìm ra hướng giải quyết hiệu quả, bạn nên giữ tâm thế cởi mở, lắng nghe đề xuất từ đồng nghiệp. Khi nhiều ý tưởng mới mẻ xuất hiện, bạn đảm bảo mọi người tiếp tục hoàn thành nhiệm vụ mà không bị gián đoạn.

Nhà quản lý cũng nên khuyến khích nhân viên tự suy nghĩ trong mức độ độc lập nhất định. Bạn có thể hướng dẫn họ từng bước của quá trình giải quyết vấn đề thay vì trực tiếp giao việc, chỉ đạo họ thực thi.

4.3 Quản lý công việc theo nhóm

Các chuyên gia khẳng định một nhà quản lý giỏi phải chứng tỏ được năng lực dẫn dắt của mình khi làm việc nhóm.

Làm việc theo nhóm giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều nguồn lực, đạt được mục tiêu nhanh chóng đồng thời gắn bó đội ngũ bền chặt hơn. Tuy nhiên, làm việc nhóm cần đòi hỏi nhà quản lý kết hợp nhiều kỹ năng mềm.

Ví dụ, nhà quản phải giao tiếp khéo léo để thống nhất công việc hay giải quyết vấn đề chính xác để đưa ra hướng đi phù hợp nhất khi đội nhóm gặp khó khăn.

Thực tế, khi quản lý công việc đội nhóm thủ công, người quản lý sẽ gặp rất nhiều khó khăn khiến cho hiệu suất đội ngũ bị ảnh hưởng, không đảm bảo mục tiêu chung và ảnh hưởng đến sự phối hợp như:

• Nhân sự không chủ động trong công việc, hay đổ lỗi, không hoàn thành chỉ tiêu quản lý giao, không chỉ rõ những khó khăn. Và họ thiếu sự liên kết, dần dần trở thành các xung đột.
• Sử dụng Excel để giao việc và theo dõi deadline. Khi khối lượng công việc quá tải, cả quản lý lẫn nhân viên đều không theo dõi kịp, dễ quên/sót việc, ảnh hưởng đến mục tiêu chung.
• Nhân viên chưa biết cách theo dõi, đo lường hiệu quả theo KPI/mục tiêu, báo cáo thủ công tạo ra gánh nặng.
• Quản lý không giám sát hoặc theo dõi được tiến độ công việc, mức độ hoàn thành KPI của nhân viên; không phát hiện điểm nóng kịp thời hay chỉ ra được những khó khăn để hỗ trợ.
• Nhân viên mất rất nhiều thời gian để thực hiện các quy trình cần sự luân chuyển giữa các bộ phận, khiến cho tiến độ bị chậm. Đội ngũ càng mở rộng càng bị rối, khó quản lý và dần trở nên mất kiểm soát. 
• Nhân viên không có động lực làm việc dẫn tới thiếu trách nhiệm, chậm deadline, trễ tiến độ công việc, hiệu suất thấp.

Lúc này, các phần mềm hỗ trợ công tác quản lý công việc, dự án như MISA AMIS Công việc của MISA JSC có thể hỗ trợ quản lý giải quyết toàn bộ những vấn đề trên để nâng cao năng suất nhân sự và đạt được những cột mốc thành công mới.

Dùng thử miễn phí

• Lên kế hoạch thông minh, giao việc dễ dàng: Dễ dàng khởi tạo danh sách công việc theo từng bộ phận hoặc dự án. Giao việc, phân bổ công việc đến từ nhân sự với deadline, mô tả, tài liệu được chia sẻ,…
• Nhân sự chủ động công việc: Biết mình cần làm gì, khi nào cần hoàn thành, phối hợp với ai, yêu cầu kết quả như thế nào,…
• Theo dõi tiến độ tức thời: Nắm bắt tiến độ xử lý công việc của từng cá nhân/phòng ban, tiến độ chung của dự án, lập tức phát hiện điểm nóng để xử lý kịp thời.
• Tự động hóa quy trình phối hợp: Thiết lập quy trình phối hợp dễ dàng để thực hiện công việc theo từng bước, giao nhân sự thực hiện, chỉ định nhân sự liên quan, trao đổi và thống nhất thuận tiện.
• Đo lường hiệu suất nhân viên tự động: Hiệu suất, hiệu quả làm việc của từng nhân viên, khối lượng thực hiện, phần trăm hoàn thành, tính cam kết,… được tự động đánh giá theo thời gian thực.

4.4 Khả năng thích ứng

Nhà quản lý linh hoạt sẽ đáp ứng được nhu cầu của bất kỳ tình huống phát sinh nào. Kỹ năng thích ứng giúp ngăn chặn các vấn đề phát sinh ngay từ đầu. Đồng thời tạo điều kiện cho nhà quản lý chủ động ứng phó với bối cảnh kinh doanh đầy biến động bên ngoài.

Khả năng thích ứng cũng có nghĩa là nhà quản lý phải nhanh chóng điều chỉnh hoạt động khi mọi thứ không diễn ra theo đúng kế hoạch. Bạn cần lường trước những thay đổi và cập nhật xu hướng mới nhất đang diễn ra để tái lập kế hoạch tương lai tốt hơn.

4.5 Kỹ năng lập kế hoạch

Trách nhiệm quan trọng của vai trò quản lý là đáp ứng các mục tiêu do tổ chức đưa ra. Bởi vậy, người quản lý thường xuyên phải phát triển những kế hoạch từ tổng quan đến chi tiết để đạt được kết quả mong muốn.

Kỹ năng lập kế hoạch giúp bạn xử lý khối lượng công việc lớn, hoàn thành nhiều nhiệm vụ và cộng tác với mọi người dễ dàng hơn. Trong đó, việc theo dõi bức tranh toàn cảnh, đánh giá mối quan hệ giữa các yếu tố khác nhau là biện pháp hữu ích để người quản lý trau dồi kỹ năng lập kế hoạch.

Các phần mềm như MISA AMIS Công việc hỗ trợ quản lý lập kế hoạch công việc, dự án một cách thông minh và phân bổ công việc cho từng phòng ban, cá nhân, đồng thời dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, dự án tức thời.

Dùng thử miễn phí

Bạn hoàn toàn có thể dùng thử miễn phí phần mềm này để cải thiện kỹ năng lập kế hoạch ngay từ hôm nay.

4.6 Quản lý thời gian 

Các nhà quản lý không chỉ cần đảm bảo thời hạn của dự án mà còn phải giải quyết các yêu cầu của ban lãnh đạo, đối tác hay sự hạn chế về ngân sách,… Do đó, kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng mềm cho phép bạn  quản lý công việc đúng tiến độ và hiệu quả.

Bạn cần xây dựng kế hoạch làm việc cụ thể, ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng và giám sát tiến trình thực hiện liên tục. Bên cạnh đó, bạn nên ủy quyền cho nhân viên một cách phù hợp để giảm tải những tác vụ thủ công, từ đó tập trung tối đa hóa thời gian hiện có.

Để làm được việc đó, nhà quản lý còn có thể sử dụng thêm công cụ hỗ trợ như phần mềm quản lý thời gian MISA AMIS Công việc. Ứng dụng MISA AMIS Công việc cung cấp nhiều tính năng thông minh như:

• Lập kế hoạch công việc theo đầu mục công việc con, công việc cha, nhà quản lý phân công đến từng người phụ trách, người liên quan,…
• Thiết lập được thời hạn hoàn thành, tự động nhắc việc khi tới hạn qua màn hình phần mềm hoặc email cá nhân
• Phân bổ mức độ ưu tiên/cấp thiết để nhân viên thực hiện nhiệm vụ đúng tiến độ, tối ưu thời gian biểu
• Trang bị sẵn bộ mẫu template quản lý công việc, dự án, thời gian cho các lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Người dùng được phép tùy chính dựa trên nhu cầu riêng.

Đặc biệt, mềm quản lý thời gian MISA AMIS Công Việc còn được các khách hàng gọi với nhiều cái tên như: phần mềm giao việc, công cụ quản lý thời gian, phần mềm theo dõi tiến độ, phần mềm quản lý dự án,… Tất cả đều được tích hợp trên một nền tảng duy nhất.

4.7 Tính nhất quán và tin cậy

Nhất quán và đáng tin cậy nghĩa là có mặt khi cần thiết, thực hiện công việc chính xác, tuân thủ các cam kết. Nhà quản lý phải thiết lập hình tượng tốt trong nhóm của mình bằng cách làm gương trong mọi công việc. Việc trở thành người đáng tin cậy cũng rất quan trọng. Nếu nhân viên không thể tin cậy vào bạn, họ sẽ gặp khó khăn khi hoạt động trong nhóm.

4.8 Sự đồng cảm và nhạy cảm

Sự đồng cảm, nhạy cảm đặc biệt quan trọng cho những nhà quản lý muốn xây dựng mối quan hệ lâu dài, trên và ngoài các mối quan hệ chuyên môn với đội nhóm của mình.

Thể hiện lòng trắc ẩn và sự đồng cảm tại nơi làm việc có thể tạo nên những trải nghiệm tích cực cho nhân viên của bạn. Mọi người đều không thể tránh khỏi tình trạng trầm cảm, lo lắng hoặc kiệt sức do áp lực công việc, cuộc sống. Một người quản lý giỏi cần nhanh chóng nhận ra các dấu hiệu bất ổn và động viên tinh thần cho họ.

4.9 Kỹ năng ra quyết định

Kỹ năng ra quyết định là giải pháp giảm thiểu sự liều lĩnh và thiếu quyết đoán của nhà quản lý. Đối với những người quản lý mới, quá trình ra quyết định ban đầu không hề dễ dàng. Khi bạn tập trung vào những chi tiết không quan trọng hoặc lo lắng về những kết quả xấu có thể xảy ra, quá trình ra quyết định sẽ gặp sai lầm.

Thế nhưng nhà quản lý có thể học cách ra quyết định bằng việc đặt câu hỏi đúng, tư duy hệ thống và trả lời từng vấn đề bằng số liệu khách quan.

Thay vì tổng hợp dữ liệu và báo cáo thủ công dễ gây sai sót và chậm trễ trong quyết định, các phần mềm như MISA AMIS Công việc cung cấp cho các nhà lãnh đạo các báo cáo chính xác và trực quan về tiến độ công việc, dự án, hiệu suất nhân sự,… tức thời.

Dùng thử miễn phí ngay

Nhà quản lý chủ động nắm bắt được tình hình thực hiện công việc theo cá nhân, phòng ban, các điểm nóng phát sinh tức thời để đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác.

4.10 Tư duy sáng tạo

Tất cả doanh nghiệp đều đánh giá cao những nhà quản lý biết cách tiếp cận vấn đề sáng tạo, mới mẻ. Đây cũng là kỹ năng giúp bạn thích nghi với hoàn cảnh mới, thử thách mới. Những người có kỹ năng này đều dễ dàng thành công nhờ sẵn sàng thoát khỏi vùng an toàn và tối ưu hóa mọi công việc mình đảm nhận.

4.11 Kỹ năng tư duy phản biện

Khi áp lực cạnh tranh của thị trường tăng lên, các nhà quản lý phải đối mặt với những quyết định phức tạp hơn mỗi ngày. Vì vậy, tư duy phản biện là một trong những kỹ năng mềm cần có.

Bạn cần đặt ra nhiều câu hỏi về các giả định và nhìn nhận sự việc đa chiều, sâu sắc hơn. Tư duy phản biện cho phép bạn tìm thấy tiềm năng bứt phá trong mọi tình huống. Dù nhiệm vụ đó phức tạp, khó khăn thì bạn vẫn có thể tìm ra hướng đi mới bằng cách sử dụng kỹ năng này.

4.12 Kỹ năng chấp nhận và học tập

Chấp nhận là kỹ năng rất khó để hình thành vì nhà quản lý phải học cách lắng nghe, học tập từ những lời khen, chê của người khác. Tuy nhiên, nó sẽ giúp bạn rút ra những bài học hữu ích, bỏ qua định kiến cá nhân và đặt lợi ích tập thể lên hàng đầu.

5. Làm thế nào để cải thiện kỹ năng mềm cho nhà quản lý?

Xây dựng kỹ năng mềm không phải một quá trình đơn giản. Những nhà quản lý muốn trở thành người dẫn dắt giỏi, được mọi người tin phục cần phải nỗ lực nhiều hơn nữa.

Một số cách học tập và cải thiện kỹ năng mềm cho nhà quản lý bao gồm:

• Hội thảo và đào tạo: Những hội thảo trao đổi thường được thực hiện bởi các chuyên gia trong ngành và các chuyên gia có kiến thức chuyên môn quản trị. Việc tham gia hội thảo tạo điều kiện cho nhà quản lý tiếp cận nhiều kiến thức, kỹ năng hơn. Mặc dù vậy, các buổi đào tạo này thường mang tính ngắn hạn và thiếu tính hệ thống.
• Huấn luyện viên/Người cố vấn: Phương pháp cố vấn, huấn luyện chủ yếu dựa vào mối quan hệ giữa người quản lý và người hướng dẫn. Huấn luyện viên/người cố vấn sẽ đào tạo kỹ năng mềm dựa trên kinh nghiệm làm việc thực tế của họ.
• Khóa học/Tài liệu trực tuyến: Người quản lý cũng có thể tham gia các khóa học trực tuyến hoặc mua tài liệu, eBook để nghiên cứu. Những tài liệu này thường được biên soạn theo từng chủ đề, tái sử dụng được lâu dài.

6. Tạm kết

Có thể nói, nếu hiểu rõ tầm quan trọng của việc phát triển các kỹ năng mềm, nhà quản lý sẽ tạo ra sự khác biệt lớn trong sự nghiệp. Bạn vừa xây dựng được những mối quan hệ thân thiết, vừa quản lý nhân sự hiệu quả hơn. Do đó, ngoài những kiến thức chuyên môn, nhà quản lý cần không ngừng học tập, rèn luyện thêm những kỹ năng mềm bên trên để quản trị công việc, nhân sự thành công.