Giải pháp xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Công ty của bạn có sự định hướng phát triển tốt, chiến lược kinh doanh khôn khéo và đội ngũ nhân viên giỏi nghề. Tuy nhiên, bạn có đảm bảo rằng những ý tưởng của bạn sẽ được thực thi một cách hoàn hảo, mang lại hiệu quả và thành công nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ? 

I. Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì? 

Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm và chính sách, được thực hiện bởi mọi thành viên trong tổ chức nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu một cách hợp lý. Nó là tổng hợp các nhiệm vụ cần thực hiện để đạt được những thành tựu mong muốn và tránh những rủi ro không mong muốn.

Hệ thống này không chỉ tập trung vào kết quả dựa trên con số tăng trưởng, mà còn theo dõi sự hoạt động của nhân viên, chính sách, hệ thống và các bộ phận trong công ty. Nếu các hoạt động vẫn đang diễn ra theo cách hiện tại, hệ thống sẽ xác định khả năng hoàn thành kế hoạch. Hơn nữa, việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả giúp giảm thiểu tổn thất tài sản của công ty đến mức thấp nhất.

II. Mục tiêu và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ 

1. Mục tiêu của xây dựng hệ thống kiểm soát 

Một thực tế phổ biến ngày nay là phương pháp quản lý lỏng lẻo trong nhiều công ty. Các công ty nhỏ thường được quản lý theo kiểu gia đình, trong khi các công ty lớn thường phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu quy chế thông tin kiểm tra chéo giữa các bộ phận để ngăn chặn gian lận.

2. Vai trò của công tác kiểm soát nội bộ 

Thiết lập một chương trình kiểm soát nội bộ là việc xây dựng một cơ chế giám sát dựa trên các quy định rõ ràng, không chỉ dựa trên lòng tin. Vai trò của hệ thống này là:

• Bảo vệ tài sản khỏi hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa đảo, trộm cắp.
• Đảm bảo độ chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính.
• Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty và các quy định pháp luật.
• Tận dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được các mục tiêu đã đề ra.
• Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và xây dựng lòng tin với họ.

MISA AMIS VĂN PHÒNG SỐ – GIẢI PHÁP VẬN HÀNH TỐI ƯU CHO MỌI DOANH NGHIỆP 

II. Những yếu tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ 

Tùy theo loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của công ty, hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ có sự đa dạng, nhưng tổng quan, hệ thống này cần bao gồm 5 thành phần quan trọng như sau:

1. Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố trong công ty có tác động đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và tạo ra nhận thức cho toàn bộ thành viên về tầm quan trọng của hệ thống này. Ví dụ, những nhà quản lý nhận thức về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, việc tổ chức bộ máy hợp lý, phân công rõ ràng, ban hành nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh bằng văn bản… Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.

2. Biện pháp xác định rủi ro

Dù công ty có quy mô, cấu trúc, loại hình hoạt động hoặc vị trí địa lý khác nhau, luôn có khả năng bị ảnh hưởng bởi các rủi ro từ các yếu tố nội bộ và ngoại vi. Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ cần xác định các rủi ro này.

3. Yếu tố nội bộ

Đây là các yếu tố bên trong như quản lý không minh bạch, thiếu đạo đức nghề nghiệp, chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc trong hệ thống máy tính, trang thiết bị, hạ tầng, sự không thay đổi của tổ chức và hạ tầng theo sự phát triển và mở rộng sản xuất, chi phí quản lý cao, thiếu kiểm tra đầy đủ do sự xa cách với công ty mẹ hoặc thiếu quan tâm…

4. Yếu tố bên ngoài

Đây là những yếu tố bên ngoài như tiến bộ công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành, thói quen tiêu dùng của khách hàng đối với sản phẩm/dịch vụ, sự xuất hiện của đối thủ cạnh tranh không mong muốn ảnh hưởng đến giá cả và thị phần, các luật pháp hay chính sách mới…

Để tránh thiệt hại do các yếu tố nội bộ và bên ngoài, cần thường xuyên xác định mức độ rủi ro hiện tại và tiềm ẩn, phân tích tác động của chúng, bao gồm tần suất xuất hiện, từ đó đề ra các biện pháp quản lý và giảm thiểu tác động.

5. Yếu tố giám sát và đánh giá

Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện hệ thống kiểm soát nội bộ để đảm bảo việc triển khai, điều chỉnh khi môi trường thay đổi, và cải thiện khi có khiếm khuyết. Ví dụ, thường xuyên rà soát và báo cáo về chất lượng và hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá và theo dõi việc tuân thủ chuẩn mực ứng xử của ban lãnh đạo và tất cả nhân viên trong công ty hay không…

>> Đọc thêm: Quản trị doanh nghiệp dịch vụ: 8 bí quyết quản trị thành công dành cho mọi nhà quản lý

III. Cách thức hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 

Hệ thống kiểm soát nội bộ có nhiệm vụ tìm hiểu và quản lý hệ thống quản lý của công ty, bao gồm cả các hoạt động chính thức và không chính thức, nhằm thiết lập các quy định và hướng dẫn về các yếu tố có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Một cách tổng quát, kiểm soát nội bộ bao gồm các quy trình quản lý thiết bị và công cụ kiểm soát sản xuất, kinh doanh và phân phối của công ty. Thông tin từ người chịu trách nhiệm kiểm soát nội bộ được thu thập và tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm trao đổi với nhân viên cơ sở và tiến hành điều tra thông qua các câu hỏi, hoặc thông qua các bằng chứng thực tế.

Sau đó, thông tin sơ bộ được ghi lại dưới dạng biểu đồ, mô tả hoặc kết hợp cả hai để tạo ra một hình ảnh cụ thể nhằm hỗ trợ công tác kiểm soát.

Phòng kiểm soát nội bộ là một bộ phận thuộc hệ thống quản lý, có chức năng hỗ trợ giám đốc công ty trong việc giám sát mọi hoạt động trong công ty và đảm bảo rằng tất cả nhân viên tuân thủ nội quy và quy chế của công ty.

Hơn nữa, bộ phận này còn có nhiệm vụ báo cáo kết quả kiểm tra và kiểm soát kịp thời, đồng thời đề xuất các giải pháp và đề xuất cần thiết nhằm đảm bảo an toàn và tuân thủ pháp luật trong mọi hoạt động của công ty.

IV. Dấu hiệu nhận biết doanh nghiệp cần cải tiến hệ thống kiểm soát

Nếu bạn nhận thấy một số dấu hiệu sau đây tồn tại thì cần dành thời gian để khắc phục ngay:

• Thiếu quy trình hoạt động rõ ràng: Công việc chỉ được thực hiện dựa trên các chỉ thị đơn lẻ, không có sự định rõ và ghi nhận bằng văn bản.
• Nhân viên chấp nhận làm việc “không công”: Điều này có thể cho thấy họ đang lợi dụng các lỗ hổng trong hệ thống quản lý của công ty để thu lợi cá nhân.
• Sự chồng chéo và thiếu trao đổi thông tin giữa các phòng ban: Khi xảy ra sai sót, các bộ phận trách nhiệm lại đẩy lỗi cho nhau mà không có sự hợp tác và trao đổi thông tin.
• Sự không yên tâm về tài chính của công ty: Đây có thể là dấu hiệu đáng lo ngại nhất cho thấy việc kiểm soát đã xảy ra vấn đề. Nếu bạn không cảm thấy an tâm về việc quản lý tài chính của công ty, hãy kiểm tra lại ngay lập tức hệ thống kiểm soát nội bộ. Thậm chí có thể bạn không biết liệu công ty có lời hay thua lỗ trong hoạt động kinh doanh, dù trên các tài liệu hợp đồng mua bán hoặc văn bản tài chính có thể cho thấy lợi nhuận.

V. Bộ tiêu chuẩn đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả

Bộ phận quản lý trong công ty có trách nhiệm thành lập, phát triển, điều hành và giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ để đảm bảo phù hợp với mục tiêu của công ty. Để hệ thống này hoạt động tốt, các nhà quản lý cần tuân thủ một số nguyên tắc như sau:

• Xây dựng một môi trường văn hóa tập trung vào sự liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, kèm theo các quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi.
• Xác định rõ các hoạt động có nguy cơ rủi ro cao để đề phòng và giảm thiểu.
• Đảm bảo rằng tất cả thành viên của công ty tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ.
• Quy định rõ ràng, cụ thể trách nhiệm kiểm tra và giám sát.
• Thực hiện các biện pháp kiểm tra độc lập định kỳ.

Ngoài việc thiết lập các quy chế kiểm soát nội bộ và kiểm tra giữa các phòng ban, nhiều công ty còn thành lập phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ và một ban kiểm soát. Những phòng và ban này có nhiệm vụ phát hiện sai sót của ban điều hành, kiểm tra tính đúng thủ tục và điều kiện trong các hợp đồng, kiểm tra quỹ để đảm bảo tiền không bị lạm dụng. Điều này nhằm giảm thiểu rủi ro tới mức thấp nhất.

MISA AMIS Văn phòng số là bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp, kiến tạo môi trường làm việc số do Công ty Cổ phần MISA thiết kế. MISA AMIS Văn phòng số bao gồm 8 phần mềm quản lý các nghiệp vụ cốt lõi quan trọng nhất. Trong đó, người lãnh đạo, quản lý dễ dàng kiểm soát mọi thông tin kết quả hoạt động hoặc chất lượng hoạt động của đội ngũ trên một nền tảng duy nhất. 

VI. Kết luận

Hệ thống kiểm soát nội bộ là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo sự hoạt động hợp pháp, an toàn và đáng tin cậy cho mọi doanh nghiệp. Bằng cách sử dụng giải pháp kiểm soát chuyên nghiệp, bạn có thể giảm thiểu rủi ro và phát hiện kịp thời các hành vi sai phạm.