Cải tiến liên tục là chính sách cốt lõi mà các doanh nghiệp cần thực hiện để quản trị vận hành thành công. MISA AMIS sẽ cung cấp cho các bạn thêm một số thông tin cần thiết về quy trình cải tiến liên tục hiệu quả nhất.
| MISA AMIS TẶNG BẠN EBOOK MIỄN PHÍ: XÂY DỰNG ĐỘI NGŨ HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ XUẤT SẮC |
I. Ý nghĩa của quá trình cải tiến liên tục trong doanh nghiệp
Quá trình cải tiến liên tục có nguồn gốc từ ngành công nghiệp sản xuất ô tô của Nhật Bản vào những năm 1950. Cụ thể, nguyên tắc “Kaizen” có nghĩa là “thay đổi để tốt hơn”. Đặc điểm nổi bật của Kaizen đó là việc cải tiến sẽ phải theo từng bước và quy mô nhỏ.
Nói cách khác đây là một con đường tiến bộ nhỏ được theo đuổi một cách nhất quán, luôn lặp đi lặp lại và không bao giờ có kết thúc. Kaizen không được thiết kế để đạt được thành công trong ngắn hạn. Các công ty thành công hiện nay bởi vì nếu họ luôn theo đuổi, làm theo các nguyên tắc và luôn luôn cố gắng cải tiến.
Cải tiến liên tục giúp nâng cao hiệu suất và hiệu quả công việc. Quá trình cải tiến liên tục giúp tìm ra các vấn đề, giảm thiểu các rủi ro và tránh gây lãng phí các nguồn lực trong các hoạt động kinh doanh.
Công tác cải tiến cũng giúp nâng cao chất lượng của sản phẩm và dịch vụ. Quá trình này giúp doanh nghiệp nắm bắt được những sự thay đổi trong nhu cầu của khách hàng. Điều này sẽ trực tiếp tăng sự hài lòng cũng như tăng tỉ lệ quay lại của khách hàng trong tương lai.
II. Mục tiêu của cải tiến của doanh nghiệp
Mục tiêu cốt lõi của cải tiến liên tục là tăng sự hài lòng, sự thỏa mãn của khách hàng. Điều này có thể đến từ việc nâng cấp, cải thiện các đặc điểm của sản phẩm hoặc hoặc hệ thống của công ty bạn. Từ đó, việc quản lý nâng cao chất lượng cũng như quá trình vận hành sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Một mục tiêu khác của cải tiến liên tục đó là cắt giảm chi phí. Đây có thể là giảm về giá thành sản phẩm, cắt giảm về chi phí quy trình, chi phí nguyên vật liệu hoặc chi phí quản lý.
Một mục tiêu khác của cải tiến là xây dựng, tìm kiếm và áp dụng các phương pháp và công nghệ mới để nâng cao hiệu suất và tăng sự cạnh tranh của doanh nghiệp với các đối thủ. Suy cho cùng, các mục tiêu khác đều phục vụ chung cho giá trị cuối cùng của cải tiến liên tục là nâng cao sự hài lòng và thỏa mãn của khách hàng.
III. Các điều kiện cần có để cải tiến liên tục
Để có thể đạt được thành công lâu dài thông qua việc ứng dụng quá trình cải tiến liên tục, một tổ chức, công ty cần tất cả mọi người cùng tham gia để sẵn sàng liên tục thực hiện những cải tiến nhỏ phù hợp với bối cảnh công việc tương ứng của họ. Để làm được điều này, điều quan trọng nhất là các điều kiện khung phải phù hợp.
Lãnh đạo cao nhất phải đưa ra các quyết định sáng suốt có lợi cho công ty và củng cố nó trong văn hóa doanh nghiệp. Tất cả những người có liên quan phải nhận thức được rằng với quá trình cải tiến liên tục sẽ không có những thay đổi quá bất ngờ, đột ngột. Thay vào đó sẽ là việc dần tối ưu hóa và hoàn thiện từng lĩnh vực quan trọng nhất của một công ty.
IV. Đối tượng tham gia vào quá trình cải tiến
Một đặc điểm quan trọng khác của quá trình cải tiến liên tục chính là các cải tiến không chỉ được lập kế hoạch và thực hiện bởi các nhà lãnh đạo, mà chủ yếu bởi chính từ các nhân viên. Việc thực hiện trực tiếp của tất cả mọi người có tầm quan trọng lớn đến toàn bộ quá trình.
Phương pháp này được tạo ra nhằm mục đích thúc đẩy các nhân viên tham gia tích cực hơn vào quá trình cải tiến. Do vậy, họ sẽ có nhiệm vụ, trách nhiệm trong việc xác định và thực hiện các cải tiến trong nhiệm vụ được giao. Về lâu dài, những tối ưu hóa nhỏ này sẽ dẫn đến tăng chất lượng sản phẩm, dịch vụ và quy trình vận hành.
>> Xem thêm: Horenso là gì? Các nguyên tắc Horenso làm việc nhóm hiệu quả
V. Phương pháp cải tiến liên tục doanh nghiệp có thể ứng dụng ngay
Một phương pháp cải tiến liên tục mà doanh nghiệp có thể áp dụng ngay đó chính là chu trình PDCA. Chu trình PDCA là một công cụ được thiết kế để thực hiện cải tiến liên tục cho doanh nghiệp, bao gồm 4 bước:
- Plan: Lên kế hoạch
- Do: Thực hiện
- Check: Kiểm tra
- Act: Hành động
Các công ty khi mong muốn cải thiện quy trình vận hành của họ thường sẽ triển khai PDCA để giảm thiểu sai sót và tối đa hóa kết quả đầu ra. Nếu việc triển khai hiệu quả, các công ty có thể lặp lại chu trình PDCA nhiều lần và biến nó trở thành một quy trình hoạt động tiêu chuẩn trong tổ chức của mình.
Cụ thể hơn, chu trình PDCA có thể được áp dụng khi doanh nghiệp:
- Bắt đầu một dự án mới
- Cải tiến cho một quy trình có sẵn
- Lập kế hoạch thu thập và phân tích dữ liệu trong kinh doanh
- Xác định các nguyên nhân gốc rễ gây sai sót trong quy trình vận hành,…
Tuy nhiên, việc triển khai chu trình PDCA đòi hỏi tương đối nhiều về thời gian và sự tập trung nguồn lực. Vì vậy, đây không phải là cách tiếp cận thích hợp để giải quyết các tình huống đòi hỏi sự sáng tạo và nhanh nhạy.
TRẢI NGHIỆM NGAY BỘ GIẢI PHÁP TỐI ƯU QUẢN TRỊ CÔNG VIỆC, QUY TRÌNH MISA AMIS VĂN PHÒNG SỐ
VI. 5 bí quyết giúp doanh nghiệp cải tiến liên tục hiệu quả
1. Truyền thông chủ trương đến tất cả các cấp
Việc thấm nhuần và hiểu về Kaizen như một thực tiễn lâu dài, thay vì một sáng kiến quản lý tạm thời, là điều quan trọng để duy trì sự cải tiến liên tục.
Đảm bảo nhân viên hiểu được triết lý của Kaizen sẽ giúp duy trì văn hóa cải tiến liên tục xuyên suốt trong công ty. Do đó, việc truyền thông tới tất cả các nhân viên để họ hiểu rõ quy trình này là điều cần thiết để có thể vận hành nó một cách trơn tru và hiệu quả nhất
2. Trao nhiều quyền chủ động hơn cho nhân viên
Những nhân viên thường là những người tiếp xúc và xử lý các vấn đề liên quan đến doanh nghiệp của bạn (ví dụ như nhân viên kinh doanh). Họ là tài sản cũng như mấu chốt lớn nhất của doanh nghiệp trong nỗ lực áp dụng Kaizen của doanh nghiệp vì vậy hãy cung cấp cho họ những sự hỗ trợ cũng như các quyền lực cần thiết để thực hiện các cải tiến.
Ngoài ra, việc cải tiến trong các lĩnh vực làm việc của họ sẽ khuyến khích cảm giác làm chủ công việc của mình. Điều này giúp họ cải thiện động lực, tinh thần và năng suất làm việc tổng thể trong doanh nghiệp.
3. Chuẩn hóa trong quy trình phối hợp công việc
Để cải tiến bền vững, các quy trình phải được tiêu chuẩn hóa và có thể lặp lại nhiều lần. Tiêu chuẩn hóa công việc là rất quan trọng vì nó tạo ra cơ sở căn bản để mọi người tuân theo. Công việc tiêu chuẩn hóa cũng làm giảm sự thay đổi, thúc đẩy tính kỷ luật và các nỗ lực trong cải tiến phát huy tác dụng.
Ví dụ, MISA AMIS Quy trình là một trong những giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp quản lý quy trình toàn diện nhất hiện nay. Từ việc theo dõi, thực hiện đến đánh giá quy trình chất lượng, phần mềm đều đáp ứng đầy đủ yêu cầu phối hợp liên phòng ban, tăng nhanh tốc độ phục vụ khách hàng và trải nghiệm của nhân sự.
4. Ban hành bộ quy trình tiêu chuẩn
Mặc dù có khá nhiều tài nguyên có sẵn để hướng dẫn bạn thực hiện các cải tiến Kaizen, nhưng điều quan trọng nhất là người đứng đầu phải hiểu rõ về công ty. Người quản lý phải thiết kế, ban hành bộ quy trình phù hợp nhất để đảm bảo việc ứng dụng cải tiến liên tục đạt hiệu quả cao nhất.
Hãy bắt đầu bằng cách tạo ra các hướng dẫn dựa trên kinh nghiệm cải thiện nơi làm việc. Luôn nhớ rằng những hướng dẫn này phải dành cho đồng nghiệp, người kế nhiệm và nhân viên, đảm bảo họ hiểu được những vấn đề đã nêu ra.
5. Thực thi và lặp lại quá trình cải tiến
Nhân viên thường rất dễ thoái lui do quen thuộc với cách làm việc cũ hơn. Việc thực thi những thay đổi đã thực hiện đối với quy trình là điều quan trọng để những cải tiến đó kéo dài. Đó cũng là chìa khóa để duy trì sự cải tiến liên tục trong một khoảng thời gian dài. Người quản lý nên lặp lại quy trình cải tiến thường xuyên để nhân viên có thể dần dần thay đổi và thích nghi được với mô hình mới.
Hãy cố gắng quan sát lại nơi làm việc sau khi thực hiện Kaizen. Có thể doanh nghiệp vẫn sẽ nhận ra được một số vấn đề và nảy ra những ý tưởng cải tiến mới.
VII. Kết
Việc triển khai quy trình cải tiến liên tục trong doanh nghiệp đòi hỏi một cam kết lâu dài đối với các nỗ lực và cải tiến. Để xây dựng tư duy cải tiến liên tục trong văn hóa tổ chức lâu dài đòi hỏi quá trình thực hành hàng ngày. Khi đó, toàn bộ đội ngũ sẽ thấy hiệu quả, năng suất và chất lượng trong công việc ngày càng gia tăng.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
