Xây dựng văn hóa số – Chìa khóa chuyển đổi số thành công của doanh nghiệp

Sau đại dịch Covid, tất cả các công ty đều cần đẩy mạnh việc xây dựng văn hóa số để tạo ra năng lực vận hành và thích ứng nhanh chóng, hiệu quả.

Vậy văn hóa số là gì? Làm thế nào để doanh nghiệp xây dựng văn hóa thành công? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu ngay.

I. Tổng quan về văn hóa số 

Môi trường làm việc số là thuật ngữ không còn xa lạ với các doanh nghiệp hiện nay. 

Những đổi mới trong công nghệ, khoa học, kỹ thuật khiến cho đời sống con người được cải thiện. Nền kinh tế mở cửa rộng rãi, hội nhập với thế giới làm cho những công nghệ mới đó có tác động mạnh mẽ đến các doanh nghiệp của Việt Nam nói riêng và các doanh nghiệp trên toàn thế giới nói chung. 

Cùng với đó, nhu cầu làm việc từ xa của nhân viên sau đại dịch Covid-19 và sự thay đổi của xã hội do công nghệ số phát triển mạnh mẽ, ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển đổi từ môi trường làm việc truyền thống sau môi trường số số tối ưu hơn.

Văn hóa số trong doanh nghiệp và xã hội cũng bắt đầu hành thành từ đây. Những đổi mới về công nghệ được áp dụng một cách mạnh mẽ vào môi trường làm việc. Từ đó dẫn đến sự thay đổi mạnh mẽ ở hầu hết các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp.

Văn hóa số xây dựng hệ thống thông tin đồng bộ, tạo ra một môi trường thống nhất hơn trong từng phòng ban. Đặc biệt, khi ứng dụng công nghệ số vào văn hóa, doanh nghiệp từng bước xóa bỏ giới hạn làm việc cũ, kết nối xuyên suốt toàn bộ tổ chức.

II. Tại sao doanh nghiệp phải xây dựng văn hóa số

Chuyển đổi số là quá trình doanh nghiệp tạo ra những năng lực vận hành mới, hiệu quả cao hơn. Điều này dẫn đến các cơ hội phát triển, các mô hình kinh doanh mới được khai thác và xuất hiện nhiều hơn. Có thể nói, việc xây dựng văn hóa số là quá trình bắt đầu trong một quá trình không ngừng đổi mới theo mô hình phát triển hiện đại, hội nhập của các doanh nghiệp. 

Trong quá trình đó, doanh nghiệp sẽ phải thay đổi mọi thứ từ cơ sở vật chất như công nghệ mới nhất, xây dựng hệ thống cơ sở hạ tầng hay thiết lập các quy trình mới… Tuy nhiên, nếu không có sự trợ giúp của nhân viên – nguồn nhân lực cốt lõi của công ty thì rất khó để chuyển đổi sang giá trị mới thành công.

Quá trình chuyển đổi không phải chỉ là trách nhiệm của riêng ban lãnh đạo mà còn của những cá nhân tham gia vào trong quá trình đó. Do vậy, để mọi cá nhân trong công ty đồng lòng, gắn kết chặt chẽ trong quá trình chuyển đổi số, doanh nghiệp cần xây dựng văn hóa số.

Văn hóa số được hình thành dựa trên quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, khi doanh nghiệp ứng dụng các công nghệ mới vào trong quá trình hoạt động, vận hành. Các công nghệ tạo ra các tác động và thay đổi trong cách thức liên kết trong và giữa các bộ phận, tạo ra niềm tin của mỗi nhân sự đối với tổ chức chung. Đội ngũ cùng nhau tư duy, hành động và hợp tác trong môi trường công nghệ tạo nên các chuỗi giá trị văn hóa doanh nghiệp mới. 

>> Xem thêm: Những lợi ích của việc số hóa doanh nghiệp nhà quản trị cần biết

III. Các đặc điểm nổi bật của văn hóa số 

Dựa trên nền tảng văn hóa số, doanh nghiệp sẽ tạo ra được nguồn nhân lực với những giá trị nổi bật như tư duy đột phá, đa dạng ý tưởng mới mẻ, có khả năng tự thích ứng mạnh mẽ, sẵn sàng đón nhận thách thức, tiếp thu các phản hồi để biến chúng thành cơ hội mới. Nhờ đó doanh nghiệp luôn có lợi thế cạnh tranh vượt trội hơn trên thị trường trong ngắn hạn và dài hạn.

Việc áp dụng văn hóa số hay công nghệ số vào trong công việc hằng ngày còn giúp cho công ty đạt hiệu suất cao, góp phần nâng cao giá trị và năng suất của công ty.

Ngoài ra, một số đặc điểm khác của văn hóa hiện đại mà mọi người thường biết tới đó là phạm vi toàn cầu. Văn hóa số cho phép mọi người vượt ra khỏi giới hạn về mặt không gian và thời gian, hỗ trợ mọi người cập nhật và chia sẻ thông tin từ khắp nơi trên thế giới. 

Sự tương tác trong văn hóa số cũng là một điểm ưu việt không thể bỏ qua. Thay vì giao tiếp, tương tác ở bên ngoài đời thật, mọi người có thể tương tác với nhau thông qua các nền tảng trực tuyến, thông qua các ứng dụng trò chuyện Online,…

IV. Thách thức trong quá trình xây dựng văn hóa số 

Trong một khảo sát với khoảng 1700 các lãnh đạo cao cấp, các nhà quản lý và nhân viên tại hơn 340 doanh nghiệp của 8 quốc gia có nền công nghệ phát triển hàng đầu vào năm 2017, có tới 62% số người được khảo sát nhận định văn hóa là rào cản lớn nhất trong chuyển đổi số. 

Thách thức tiếp theo là sự xuất hiện của các hệ thống và các ứng dụng công nghệ thông tin lỗi thời. Một số người vẫn chưa nhận thức được tầm quan trọng và giá trị của văn hóa số. 

Kỹ năng số cũng là một thách thức lớn trong việc sử dụng công nghệ thông tin và truy cập Internet. Bởi lẽ, thực tế không phải bất kì ai cũng có khả năng sử dụng công nghệ một cách hiệu quả. Do đó, việc học và sử dụng các kỹ năng kỹ thuật cần thiết để sử dụng và tận dụng văn hóa số là điều kiện tiên quyết đối với bất kì cá nhân nào.

>> Đọc ngay: Cẩm nang chiến lược xây dựng môi trường làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp

V. Lộ trình xây dựng văn hóa số cho doanh nghiệp

1. Thấu hiểu xu hướng thay đổi tất yếu

Để xây dựng văn hóa số, bước đầu tiên doanh nghiệp cần thấu hiểu những giá trị văn hóa số cần xây dựng.

Mặc dù mỗi doanh nghiệp đã tồn tại những giá trị văn hóa riêng đặc trưng, nhưng trong bước này, doanh nghiệp phải làm rõ hơn những yếu tố sau:

• Những thay đổi tất yếu nào sẽ xảy ra?
• Hành vi của mỗi cá nhân trong tổ chức sẽ biến đổi ra sao?
• Làm thế nào để đảm bảo rằng nhân sự sẽ thể hiện hành vi theo đúng những gì mà doanh nghiệp kỳ vọng? 

Khi trả lời được các câu hỏi trên, doanh nghiệp đã tạo dựng cho mình một điểm bắt đầu, chính là những nền tảng thiết lập văn hóa số.

2. Thử nghiệm từng bước trong nội bộ

Sau khi đã xác định đầy đủ những giá trị văn hóa số, doanh nghiệp, công ty cần thử nghiệm trên đội nhóm. Nhóm thử nghiệm nên có đầy đủ các thành viên đại diện cho đa dạng tầng lớp nhân sự. Trong đó, các nhà lãnh đạo cấp cao với vai trò là những người dẫn dắt và lan tỏa mạnh mẽ các giá trị mới tới cho mọi người. 

Trong thời gian thử nghiệm, các hành vi mới và giá trị văn hóa số sẽ được thực hiện mỗi ngày. Quá trình thử nghiệm được đo lường và thảo luận để đánh dấu lại các mốc điểm chuẩn. Đồng thời, xác định người chịu trách nhiệm và hoàn thiện lộ trình cho việc lan tỏa giá trị văn hóa số sau đó.

3. Tiến hành thay đổi, xây dựng văn hóa số cho toàn doanh nghiệp

Tiếp theo, những giá trị này sẽ được lan tỏa rộng rãi, triển khai trên toàn bộ tổ chức.

Mặc dù đã được thử nghiệm thành công và đúc kết được kinh nghiệm trong quá trình đó, nhưng quá trình mở rộng vẫn sẽ gặp nhiều khó khăn, thách thức. Tổ chức càng lớn thì càng nhiều thử thách hơn, do tổ chức lớn thì thường sẽ có nhiều nền văn hóa pha trộn.

Lúc này, các cấp lãnh đạo sẽ như “ngọn đuốc” soi sáng, mở đường tiên phong trong quá trình triển khai mở rộng các giá trị mới.

4. Đo lường, chiều chỉnh và giữ gìn các giá trị văn hóa quan trọng

Khi đã thực hiện việc lan tỏa, mở rộng văn hóa số tới toàn bộ tổ chức, các kết quả đã đạt được cần được đo lường theo từng khoảng thời gian hàng quý hoặc hàng năm. Ban lãnh đạo căn cứ vào báo cáo để kịp thời điều chỉnh chính sách phù hợp, bám sát các mục tiêu dài hạn của tổ chức.

Đặc biệt, với những giá trị văn hóa đã đạt được, doanh nghiệp cần thiết lập các quy tắc nhằm duy trì và bảo vệ chúng.

VI. Kết luận

Có thể nói, văn hóa số trong doanh nghiệp đang trở thành ưu tiên hàng đầu của nhiều doanh nghiệp. Thế nhưng, quá trình ứng dụng công nghệ đấy thì không hề dễ dàng. Nó yêu cầu sự tìm hiểu, đầu tư một cách nghiêm túc về ngân sách, nhân sự và cải tiến toàn bộ quy trình trong công ty, trong đó, đội ngũ nhân viên chính là những người trực tiếp thực hiện các bước chuyển đổi. 

Với mong muốn hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hành trình kiến tạo môi trường làm việc số, xây dựng văn hóa số đồng bộ, MISA AMIS Văn phòng số là bộ giải pháp phần mềm hỗ trợ quản trị, vận hành toàn diện. Bộ giải pháp tích hợp 8 ứng dụng tiện ích giúp doanh nghiệp thiết lập nền tảng giao tiếp, cộng tác thông minh giữa các phòng ban, bộ phận:

• MISA AMIS Công việc: Phần mềm giao việc, cập nhật tiến độ công việc, dự án nhanh chóng
• MISA AMIS Quy trình: Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc liên phòng ban
• MISA AMIS WeSign: Phần mềm ký tài liệu từ xa ngay trên điện thoại
• MISA Esign: Phần mềm cung cấp chữ ký số từ xa không cần USB Token
• MISA AMIS Mạng xã hội: Phần mềm giao tiếp, truyền thông chủ trương, chính sách nội bộ cho doanh nghiệp
• MISA AMIS Ghi chép: Phần mềm lưu trữ tài liệu khoa học, an toàn, phân quyền truy cập theo từng đối tượng
• MISA AMIS Phòng họp: Phần mềm tìm kiếm, đặt trước và quản lý phòng họp dễ dàng
• MISA AMIS Tài sản: Phần mềm kiểm kê, kiểm đếm tài sản tiện lợi, thông minh