Back Office là gì? Tổng hợp các vị trí và yêu cầu làm việc tại Back Office

Back Office là thuật ngữ thường xuyên xuất hiện trong quá trình quản lý doanh nghiệp. Vậy Back Office là gì? Làm thế nào để người quản lý tối ưu các hoạt động Back Office để tăng năng suất làm việc và dẫn dắt doanh nghiệp phát triển? 

Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu trong bài viết dưới đây!

MISA gửi tặng Trọn bộ tài liệu Vận hành tối ưu cho doanh nghiệp

1. Back office là gì?

Back Office đề cập đến các vị trí trong một công ty không phải làm việc trực tiếp với khách hàng. Back Office về cơ bản là bộ phận cung cấp hỗ trợ cho văn phòng làm việc, hoặc các vị trí tiếp xúc với khách hàng, với các trách nhiệm khác nhau của họ.

Nhân viên tại back office xử lý một số nhiệm vụ hành chính, bao gồm duy trì hồ sơ và quản lý dữ liệu. Ví dụ, tại một trung tâm cuộc gọi, hầu hết các công việc có thể là tiếp xúc với khách hàng. Tuy nhiên, các công việc Back Office tại một trung tâm cuộc gọi có thể bao gồm kế toán, nhân sự, phân tích và quản lý văn phòng.

Thông thường, Back Office tạo ra ít thu nhập hơn cho một công ty so với văn phòng làm việc. Mặc dù nhân viên Back Office không tương tác với khách hàng của công ty, nhưng họ tương tác với những người làm việc ở văn phòng chính.

Nếu bạn đang tìm kiếm công việc Back Office, hãy cân nhắc tìm một ngành mà bạn quan tâm và có các vị trí Back Office phù hợp với kỹ năng của bạn. Dưới đây là danh sách các phòng ban thường là một phần của Back Office, bất kể họ làm việc trong ngành nào như: phòng hành chính nhân sự, phòng IT, phòng kỹ thuật, phòng kế toán. 

2. Vai trò của bộ phận Back Office trong doanh nghiệp

Back Office là bộ phận rất quan trọng, không thể thiếu bên trong mỗi doanh nghiệp:

• Back Office được xem là xương sống của doanh nghiệp vì những công việc thuộc back office thường sẽ sắp xếp, xử lý các công việc quan trọng ở nhiều khía cạnh khác nhau.
• Back Office giúp tăng năng suất làm việc cho doanh nghiệp: Các bộ phận của back office chịu trách nhiệm cung cấp những thông tin cần thiết nhằm duy trì hiệu quả làm việc, giúp quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ hơn. Nhờ đó, các nhân viên sẽ chủ động hơn, cải thiện hiệu quả công việc của mình hơn.  
• Back Office hỗ trợ doanh nghiệp trong việc bảo mật dữ liệu, thông tin của doanh nghiệp, của khách hàng: Back Office có trách nhiệm đối với việc sắp xếp, bảo mật những thông tin quan trọng của doanh nghiệp. 

MISA AMIS Văn phòng số là bộ phần mềm xây dựng môi trường số, nâng cao năng suất nhân sự, tiết kiệm chi phí, kiến tạo văn hóa cho mọi doanh nghiệp. Đây là giải pháp được hơn 250.000+ doanh nghiệp lựa chọn để vận hành bộ máy Back Office tối ưu nhất:

Các doanh nghiệp tiêu biểu đã tin chọn MISA AMIS Văn phòng số có thể kể đến là Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương, Đại học Công nghệ Đồng Nai, Công ty Cổ phần Công nghệ Novatek, Cao đẳng Dầu khí,.. và vô số khách hàng khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Văn phòng số tại đây:

3. Sự khác biệt của khối Back Office và Front Office

Tiêu chí	Front office	Back office
Định nghĩa	Kết nối và giao dịch trực tiếp với khách hàng để tạo ra doanh thu	Đảm nhiệm các nhiệm vụ liên quan đến hoạt động nội bộ của công ty
Vị trí	Bộ phận lễ tân, nhân viên kinh doanh, cố vấn dịch vụ	Kế toán, nhân viên tuyển dụng, lập trình viên
Chức năng	Chào đón khách hàng, cung cấp thông tin, tư vấn các sản phẩm hoặc dịch vụ. Thực hiện giao dịch trực tiếp và duy trì quan hệ với khách hàng. Đóng góp vào việc xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.	Hỗ trợ các hoạt động nội bộ như kế toán, quản lý nhân sự, marketing và kỹ thuật. Cung cấp dữ liệu và thông tin cần thiết cho bộ phận trực tiếp. Đảm bảo sự vận hành trôi chảy và hiệu quả cho toàn doanh nghiệp.
Kỹ năng	Giao tiếp, thuyết trình tốt. Xử lý tình huống nhanh. Phong thái chuyên nghiệp và luôn thân thiện.	Chuyên môn cao. Làm việc độc lập và nhóm hiệu quả. Quản lý thời gian tốt.

>> Xem thêm: Nguồn lực là gì? 5 nguồn lực doanh nghiệp cần tận dụng tối đa

4. Các vị trí của bộ phận Back Office

Một số vị trí Back Office bạn có thể ứng tuyển:

4.1. Kế toán viên

Một nhân viên kế toán xử lý các nhiệm vụ kế toán cơ bản như: 

• Chuẩn bị ngân sách, lập báo cáo tài chính và thực hiện các nhiệm vụ kế toán chung.
• Phân tích thủ tục nội bộ và hỗ trợ kiểm toán.
• Sử dụng thành thạo phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu và phần mềm kế toán.
• Đảm bảo tính chính xác, chi tiết và áp dụng kỹ năng toán học tốt.

4.2. Giám đốc điều hành an ninh

Người quản lý hoạt động an ninh là một vị trí cấp cao trong một tổ chức. Nhiệm vụ chính của họ là:

• Giám sát các hoạt động liên quan đến bảo mật dữ liệu và công nghệ thông tin.
• Quản lý ngân sách cho các hoạt động an ninh.
• Đào tạo và hướng dẫn nhân viên an ninh.
• Phân tích và giải quyết các vấn đề an ninh một cách hiệu quả.

4.3. Chuyên gia phân tích tài chính

Một nhà phân tích tài chính dự đoán hiệu suất đầu tư của một tổ chức. Họ thu thập và đánh giá dữ liệu để đề xuất các hành động cho nhóm quản lý cấp trên. Các nhà phân tích tài chính làm việc trong các công ty bảo hiểm, ngân hàng, quỹ hưu trí, quỹ tương hỗ và các cơ sở khác. Nhiệm vụ của họ cũng bao gồm chuẩn bị báo cáo tài chính và xác định chi phí hoạt động. Các nhà phân tích tài chính phải có kỹ năng toán học và phân tích tốt.

4.4. Trợ lý tài chính

Dưới đây là một số nhiệm vụ chính của trợ lý tài chính hỗ trợ bộ phận tài chính của một tổ chức:

• Nhập dữ liệu vào hệ thống máy tính và cập nhật hồ sơ tài chính.
• Chuẩn bị bảng cân đối kế toán và xử lý hóa đơn.
• Lập báo cáo tài chính và duy trì bảng lương.
• Đảm bảo độ chính xác chi tiết trong công việc và áp dụng kỹ năng phân tích, tính toán tốt.

4.5. Chuyên gia công nghệ thông tin (CNTT)

Một chuyên gia CNTT làm việc với các hệ thống dựa trên máy tính. Họ thường quản lý mạng, phát triển phần mềm và giám sát hệ thống cơ sở dữ liệu. Các chuyên gia CNTT bảo vệ khách hàng của một tổ chức khỏi vi phạm dữ liệu. Họ làm việc với các nhà quản lý kỹ thuật để xác định sự phát triển của mạng và cộng tác với các chuyên gia bên ngoài để xác định hệ thống mạng phù hợp.

4.6. Nhà phân tích dữ liệu

Một nhà phân tích dữ liệu thu thập, tổ chức, giải thích và trình bày dữ liệu cho người khác hiểu. Một nhà phân tích dữ liệu xác định các xu hướng và mẫu trong dữ liệu và phát triển các báo cáo. Họ cũng cung cấp cho các chuyên gia kinh doanh dữ liệu được giải thích mà họ cần để đưa ra quyết định. Các nhà phân tích dữ liệu cộng tác với các nhà khoa học dữ liệu, kỹ sư dữ liệu và các chuyên gia khác làm việc với dữ liệu.

4.7. Nhà phân tích rủi ro

Sau đây là những nhiệm vụ chính của một nhà phân tích rủi ro, người đảm nhận vai trò quan trọng trong việc đánh giá và quản lý các yếu tố rủi ro trong môi trường kinh doanh.

• Xác định và đánh giá mức độ rủi ro của các quyết định kinh doanh.
• Đánh giá các điều kiện kinh tế, tài liệu tài chính và khách hàng tiềm năng.
• Phân tích dữ liệu và dự báo các rủi ro liên quan đến các hoạt động tài chính.
• Áp dụng kỹ năng tư duy phản biện và giải quyết vấn đề để đưa ra các giải pháp hiệu quả.

4.8. Quản trị mạng

Quản trị viên mạng duy trì các mạng như mạng diện rộng (WAN), mạng cục bộ (LAN), mạng nội bộ, internet và các phân đoạn mạng. Họ cũng cài đặt phần cứng và đào tạo người dùng cách truy cập mạng. Quản trị viên mạng khắc phục sự cố mạng và giải quyết sự cố kết nối. Họ phải có kỹ năng giải quyết vấn đề và tư duy phản biện mạnh mẽ để thực hiện nhiệm vụ và trách nhiệm của mình.

5. Yêu cầu để làm việc tại bộ phận Back Office là gì?

5.1. Về chuyên môn

• Thành thạo máy tính: Nhân viên back office phải biết cách sử dụng hệ thống máy tính để thực hiện các nhiệm vụ hành chính và hậu cần. Mức độ thành thạo khác nhau tùy thuộc vào vai trò của back office. 
• Kế toán: Công việc kế toán liên quan đến việc duy trì hồ sơ tài chính, chuẩn bị báo cáo tài chính và xử lý các giao dịch kế toán. Trong các công ty nhỏ, có thể chỉ cần một người làm công việc này. Hiểu các nguyên tắc cơ bản của kế toán không chỉ giúp bạn tìm được công việc trong lĩnh vực này mà còn có thể phát triển thành nghề nghiệp lâu dài hoặc là kỹ năng bổ sung trong sơ yếu lý lịch, làm tăng khả năng thu hút các cơ hội việc làm khác.

• Quản lý dữ liệu: Công việc này bao gồm việc thu thập, sắp xếp và bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu. Các bộ phận như nhân sự, tiếp thị và kế toán đều yêu cầu quản lý dữ liệu để tối ưu hóa các quy trình làm việc. Việc làm quen với các hệ thống quản lý dữ liệu hoặc cơ sở dữ liệu giúp bạn nâng cao khả năng tổ chức và phân tích dữ liệu, từ đó cải thiện hiệu suất công việc và khả năng đáp ứng yêu cầu của nhiều vị trí back office.

• Công nghệ thông tin (CNTT): Với sự phụ thuộc vào công nghệ trong các công việc back office, hiểu biết cơ bản về CNTT trở thành yếu tố quan trọng. Kỹ năng CNTT không chỉ giúp bạn duy trì và cải thiện các hệ thống máy tính, phần mềm và mạng của công ty mà còn là yếu tố giúp bạn nổi bật trong các vị trí công việc này. Thêm kỹ năng CNTT vào sơ yếu lý lịch của bạn sẽ giúp bạn thu hút sự chú ý của các nhà tuyển dụng trong nhiều ngành nghề khác nhau.

5.2. Về kỹ năng mềm

• Kỹ năng giao tiếp: Nhân viên back office phải có kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản mạnh mẽ để thực hiện nhiệm vụ của họ một cách hiệu quả. Họ phải biết cách liên hệ với các nhà cung cấp, nhà cung cấp và nhân viên văn phòng trong một tổ chức.
• Khả năng làm việc ở môi trường có nhịp độ công việc nhanh: Nhiệm vụ diễn ra nhanh chóng và liên tục trong back office. Nhân viên phải ưu tiên và di chuyển giữa nhiều nhiệm vụ cùng một lúc và họ phải hiểu cách cân bằng môi trường làm việc có nhịp độ nhanh.
• Kỹ năng tổ chức: Nhân viên back office thường xử lý các thủ tục giấy tờ và thực hiện các nhiệm vụ pháp lý khác nhau. Họ phải có kỹ năng tổ chức đặc biệt để đảm bảo rằng một công ty đạt được mục tiêu của mình.

>> Đọc ngay: Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng tiêu biểu của doanh nghiệp

6. Những khó khăn mà các vị trí Back Office phải đối mặt trong doanh nghiệp

• Về thời gian: Nhân viên back office thường phải hoàn thành công việc đúng thời hạn. Việc đảm bảo tính chính xác và hoàn thành các nhiệm vụ theo deadline đòi hỏi kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả và khả năng sắp xếp công việc hợp lý.

• Về khối lượng công việc: Do bộ phận back office đảm nhận nhiều nhiệm vụ hỗ trợ và xử lý thông tin, nhân viên có thể phải đối mặt với khối lượng công việc lớn. Điều này tạo ra áp lực và yêu cầu họ có khả năng ưu tiên công việc, làm việc hiệu quả và tìm ra giải pháp để xử lý công việc một cách tối ưu.
• Về rủi ro: Việc xử lý thông tin và dữ liệu quan trọng, nhạy cảm trong bộ phận back office đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Bất kỳ sai sót nào cũng có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho tổ chức. Điều này tạo ra áp lực lớn, yêu cầu nhân viên phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình, quy định và luôn đảm bảo sự cẩn trọng, tỉ mỉ trong công việc.

7. Kết luận

Như vậy, những thông tin trên đã giúp các nhà quản lý hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ và các yêu cầu về khối Back Office là gì. Đây là bộ phận đóng vai trò quan trọng giúp hỗ trợ các hoạt động kinh doanh bên ngoài của doanh nghiệp như tài chính, kế toán, hành chính và nhân sự.

Ngoài ra, bộ phận Back Office này còn đảm bảo rằng các hoạt động diễn ra được thực hiện một cách hiệu quả và đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng cùng các bên liên quan khác.